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公司档案管理制度

2016-02-16 10:20:57 成考报名 来源:http://www.chinazhaokao.com 浏览:

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欢迎来到中国招生考试网http://www.chinazhaokao.com/成考报名栏目,本文为大家带来《公司档案管理制度》,希望能帮助到你。

公司档案管理制度篇一
《公司档案管理制度》

公司档案管理制度

一、总则

1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。

2、公司档案,是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。

3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借,必须专人专用。

7、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

公司档案管理制度篇二
《大型集团公司档案管理制度》

档案管理制度

第一章 总则

第一条 为了规范(集团)股份有限公司(以下简称公司)档案的分类、装订、归档、保管、查阅和销毁的管理,特制定本制度。

第二条 档案的范围

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

3、下属全资、控股子公司(以下简称子公司)备案形成的与经营有关的资料。

第二章 档案的管理部门

第三条 档案的管理部门

档案管理由行政部及财务中心共同管理,其中行政部为主管部门。

第四条 档案管理部门的职责

1、行政部档案管理的职责

(1)负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度,规范管理流程、分类目录、管理表格,规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。

(2)负责指导、培训、宣贯档案管理制度。

(3)负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。

(4)负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。

(5)负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。

(6)负责收集、整理各部门档案分类目录,汇总建立公司电子目录并写入OA档案系统。

2、财务中心档案管理的职责

(1)负责配合行政部编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。

(2)负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。

第三章 档案的分类管理

第五条 档案的分类原则

公司档案分类和分类编号由行政部统一集中管理。各部门不得擅自增、减、变更档案分类和分类编号。如有变更、调整、增加、删除需求,应由需求部门提出申请,经部门主管和行政部审批同意后再做调整。

第六条 档案的分类

档案分类可按内容、保存形式、密级性等多种方式分类。公司档案主要采取按实质内容进行分类。

1、按内容进行分类:具体各级的分类目录详见《档案分类管理

流程》中具体规定。主要有:

(1)、章程、规章制度、通知通报发文:主要包括章程、规章、制度、内部通知通报发文、外部政府机构、行业部门的发文、通知、批文等。

(2)、会议资料。主要包括日常会议纪要和专题会议资料等。

(3)、股东会、董事会、监事会决议和成员资料。包括股东会、董事会、监事会决议、股东会、董事会、监事会成员资料等。

(4)、企业基本资料。包括企业简介、资质、证照登记、变更、注销、年审资料、品牌形象等。

(5)、经营目标、计划、总结:包括经营目标与总结、经营计划与总结等。

(6)、经济合同。包括对外形成收款的经济业务合同、对外形成付款的经济业务合同、关联企业间收付款合同等。

(7)、案件资料。

(8)、行政后勤档案/员工福利(餐娱、文体、图书等)。包括基建项目、后勤福利文件、资产清单等。

(9)、人力资源部资料。包括人力配臵、人力开发、人力薪酬(成本)、劳资关系、员工信息管理等。

(10)、财务部门资料。包括财务人员管理资料、会计报表/报告、涉税资料、银行融资评级授信资料、银行资金帐户资料、重大财务事项资料、会计账簿、凭证、年度帐套备份光盘等。

(11)、战略投资部资料

(12)、工会文件

(13)、登记记录资料。包括印章使用登记表、收发文登记、档案管理登记资料、图书借阅登记表等。

(14)、签字印模。包括签字样本、印章印模等。

(15)、特殊业务资料。

2、按保存形式分类

(1)纸质形式

(2)电子档案形式:包括各种电子表格、电子文档、扫描方式等形式。

3、按保密性分类:分为绝密档案、机密档案、秘密档案、一般(无密级)档案。绝密、机密文件打印使用专用磁盘,绝密文件只能印1份,机密、秘密文件按审阅人数打印。文件机密级数,由发文单位的主管领导根据文件内容,对照密级分类标准进行确定。

(1)、绝密:处于最高保密等级,限指定人员知晓,一旦泄密会对集团公司安全、发展造成极其严重后果的资料,如导致公司财产损失伍万元以上;资金链断裂(七天内不能恢复链接);管理系统崩溃(三天内不能恢复运行)或组织架构动荡(高管三人以上投诉或两人以上离职的)等。绝密文件是集团公司的核心档案。包括但不限于:

A、总裁指定的绝密事项资料;

B外单位提供的绝密文件资料和相应的科研成果;

C公司的重大经营决策、战略投资计划;

D购买或开发的科研成果和专利等资料;

E资金运作计划、协议、等相关财务资料;

F重大项目的资料。

(2)、机密:保密等级次于绝密,集团相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给集团公司安全、发展造成严重损害的资料,如导致公司财产壹万元以上伍万元以下;资金链链接不稳(七天内恢复链接的);管理系统遭受破坏(技术平台、作业工具等三天内恢复使用的)或组织架构出现危机(高管两人以上投诉或一人离职的)等,包括但不限于:

A集团公司领导指定的机密事项资料;

B外单位提供的机密文件资料和相应的研究成果;

C集团及控股子公司的决策性会议纪要、股东会及董事会决议; D关于集团及控股子公司商业利益,发展的合同;

E公司发展规划、年度经营计划、业绩合同、经营分析会纪要等(未公开宣布者);

F尚未公布的技术基本资料、材料、图纸;

G投资计划书、项目协议、项目运作方案;

H财务帐薄、财务运行报告、验资报告、审计报告等;

I集团公司人事档案、工资;

J未公布的内部重大改革及人员变动的方案;

K涉及总裁个人的收发文件。

3、秘密:保密等级在绝密和机密之下,集团领导、部门领导、相关人员所知的资料。但如果非法泄露,会给集团公司带来损害和影

公司档案管理制度篇三
《中小企业档案管理制度》

第1章 档案管理制度

1. 目的:为加强档案的管理工作,维护档案的完整与安全,便于公司

各部门人员的利用,充分发挥档案在生产、管理中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》,特制定本制度。

2. 适用范围:本制度适用于公司在行政管理、生产建设、经营管理等

过程中所形成的具有保存价值的文件材料,包括行政、人事、工程、经营、财务等各种档案。

3. 职责

档案工作,设立资产档案管理员,隶属行政办公室,对公司内的档案资料实行统一管理,各部门设立二级档案员,由行政办公室档案员组织协调,监督和指导。

行政办公室负责组织各部门做好档案管理工作,档案室负责对档案文件进行验收、整理、保管和提供利用,并对各部门文件资料的收集、整理、归档工作进行组织、指导和监督。

各部门负责职责范围内档案的收集、整理工作,并将归档文件的电子文档存入指定的电脑,由行政办公室档案员负责刻录和归档。

人事档案、财务档案、销售档案分别由人力资源部、财务管理部和营销管理部设专人配合行政办公室档案管理员进行管理。

各部门应明确规定档案责任人(档案员)。档案责任人(档案员)对本部门档案的收集、建档、保管、借阅负全责。

归档

各部门应在每年元月底向公司办公室移交上年度文书档案并履行移交手续,重要资料应随时移交,集中管理,任何单位及个人不得据为己有。

归档范围及管理:

各类资质文件、各类规章制度、人事档案、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划、工作总结、设备及资产的登记资料等由行政办公室负责归档。

各工程项目立项申报资料、征地、拆迁批复、国土规划、城市规划、政府及主管部门批文、复函、证件等前期技术资料由前期开发部负责整理及归档,并按规定及时向档案室移交。

各工程项目设计方案、施工图,设计变更、洽商以及设计院、勘察单位之间往来资料,会议记录等资料由技术发展部负责整理及归档。

工程进度计划,施工总包、分包、监理、设备厂家的资质文件及其往来资料、会议记录,工程竣工验收资料及竣工图等与工程施工有关的资料由工程管理部负责整理及归档。

各类合同协议(承包、商务、销售、借贷、担保、转让等)的正本原件、工程预结算书等资料由合同管理部负责整理及归档。

各类证件(营业执照正、副本;组织机构代码证正、副本、IC卡、贷款卡;国税、地税税务登记证副本;开户许可证等)及各类财务凭证、帐薄、报表等均由财务管理部负责归档。

公司采购的设备、材料说明书、检验报告、质量保证书等资料由材料采购部负责整理及归档。

凡不属归档范围的文件、图纸、资料,由各部门二级档案员按规定进行整理、保管。

归档资料必须符合下列要求:

文件材料齐全完整,真实有效;不能有热敏纸,不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。

根据档案内容整理编号、编制卷内目录、装订立卷;

根据档案内容的历史关系,区别保存价值,进行分类、整理、立卷,案卷标题简明确切,便于保管和利用。

借阅

档案资料借阅需履行登记、签字手续,并填写档案借阅登记表。

本公司职工一般只能借阅秘密以下的档案,查借秘密档案,需经所在单位主管副总签字,方可借阅。

机密档案只限与工作有关的人员借阅, 由所在单位主管副总签署意见,经企管办主任批准后方可借阅。

本公司职工借阅的档案,原则上只能在档案阅览室查阅。如确因工作需要外借,必须经公司总经理(或常务副总)批准,外借的档案一般在一周内归还,所借档案达到规定借阅期限,如需继续使用,若无他人预约可办理续借手续。借出的档案,档案室有权根据工作需要随时催还,借阅人不得拒还。

外单位人员借阅非机要档案,必须持单位介绍信,经公司总经理签字同意,并办理借阅登记手续,所借阅的档案,只能在本档案室内查阅,不准外借,档案管理负责人并对摘抄的材料进行审查。 借阅档案要注意爱护和保管,不得转借。阅卷严禁吸烟、折叠、剪裁、拆卷、抽页、圈画、涂改、撕毁、摘抄、翻印、损坏。涉及密级内容和内部控制事项的档案,要注意保密,如有上述违规行为,要追究当事人责任。

查阅一般档案材料,经档案管理人员审核同意后方可进行复制、拍照、摘抄。

借出或归还档案时,档案管理人员和借阅人要当面检查案卷的完整情况,如发现档案缺损的情况要严肃查处。

借阅者未按本规定办理借阅手续,档案管理人员一律拒借,否则,追究档案管理人员的责任。 职工临时离开公司(出国、借调、外出学习等)、调动工作或解聘办理手续之前,人力资源部门要及时通知档案部门,经档案部门签字确认已还清所借档案后,方能办理相关手续。

本公司保管的人事、财务、车辆等档案只供本公司和主管政府机关查阅,不对外交流,外单位人员需要查阅必须经公司总经理批准。

财务档案原则上不许外借,需要查阅者必须经主管财务副总同意后,由财务部指定专人陪同查阅,财务账目不予复制,财务凭证如确实需要复制,必须在财务人员和档案管理人员监督下进行复制。 档案保存期限及销毁

工程项目竣工资料、开发文件、设计文件、其他重要档案永久保存。

行政档案视可利用价值定期销毁。

档案每三年鉴定一次,对超过保存期限的进行下架、分类。

由分管领导定期组织档案责任人、业务部门组成档案鉴定小组对超期档案进行鉴定,提交档案报告,并根据有关规定酌情处置。 销毁档案须填写档案鉴定与销毁审批表。

销毁档案由档案室负责执行,同时由主管领导指派监销人,监销人要在销毁清册上签名。经批准销毁的档案,不得当废纸出售或作其他用。

档案统计及管理要求

为了给分析、研究工作提供数据,要认真做好档案统计工作,建立健全各种统计台帐。 年终进行当年归档文件汇总,并统计当年档案借阅人次,分析利用率,总结档案利用与效果。 保密资料要全部入库,存放在档案室保密柜中,在重大节假日档案室要进行清点催还。

公司职工要严格遵守保密规定,若有泄密应追究责任,有严重泄密或窃密行为者,视其情节进行处理,并追究其刑事责任。

加强档案保管工作,做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作,定期检查档案保管工作。

附件1.

附件2.

附件3.

附件4.

档案鉴定与销毁审批表 存档登记表 档案借阅登记表 档案借阅申请单

档案借阅申请单

编号:

公司档案管理制度篇四
《企业档案管理制度》

公司档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,特制订本制度。

第二条 本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 重要原始档案遵循“双人双控,共同管理”原则,由总经办统一管理。

第二章 档案归档

第四条 归档范围

(一)

(二) 通用管理:证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等。 工程基建:设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理 (变更、进度控制、质量控制)、工程验收、工程报批资料等。

(三) 合同:原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计 合同、其他合同。

(四) 设备档案:公用系统、物料、仓库等辅助设备;生产部设备、工程部设 备、QC部设备等。

(五)

(六) 员工培训:培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。 计量:化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、 流量类等,设备内部校验记录归于设备档案中。

(七) 产品档案:产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白 批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告(含送检或抽检)、产品重大质量事故资料等。 (八)

(九)

供应商档案。 质量标准:原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。

(十) 检验方法:原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等。 (十一) 记录:除批记录以外的所有记录。包括辅助记录、出入库单、销毁记录、 盘存表、温湿度记录、物料请验单等;

(十二) 批记录:批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等。 (十三) 标准操作规程。

(十四) 验证文件:验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、QC设备验证、 工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等。

(十五) 行政类文件:

 行政法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的,或由企业发行的各种标 准、规章规程等;

 各类公文。本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复;

 各类证照、证书。包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、 土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等;  人事任命、劳动纠纷等;

 各类固定资产资料。包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、 保修卡等;

 所有加盖公章的文件复印件;

 在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟 等形式的历史记录。

第五条 归档时间

(一) 各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印 件须于文件产生的24小时(一个工作日)内到档案室办理归档手续;

(二) 设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随 时归档;

(三) 员工培训类资料按月归档,于每月25日之后次月5日之前到档案室办理 归档手续;

(四) 计量类资料按半年归档,于每年5月25日之后6月5日之前、11月25 日之后12月5日之前到档案室办理归档手续;

(五) 供应商档案按年度归档,于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的 资料到档案室办理归档手续;

(六)

(七)

手续;

(八) 验证文件随时产生随时归档,验证主计划按年度归档,于每年1月25 记录文件。辅助记录半年归档一次,其他记录每年归档一次; 批记录文件按月归档,于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档 日之后2月5日之前到档案室办理归档手续;

(九)

(十) 其他文件每周一集中归档一次。 未按要求及时归档而造成损失的,由当事人承担全部责任,并根据情节 轻重予以相应处理。

第六条 归档份数

(一)

(二) 原件全部归档,并注明份数、出处。 使用频繁的档案,各使用部门应复印留存自用。

第七条 归档要求

(一)

(二)

(三)

(四) 由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜。 对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档。 文件必须通过系统整理后再归档。 文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。

第八条 归档手续

各类文件归档时,归档部门应填写《文件归档单》一式二份,由归档部门负责人和总经办负责人审批,归档部门和档案室各留存一份,以备查考。由档案员填写《文件归档登记薄》,归档人和档案员共同签字确认。

第三章 档案的收集与整理

第九条 档案的收集

(一) 由各部门指派专人,每周一对其本部门需要归档的文件进行收集,并进 行分类、排列、编目后移交档案室。

(二) 由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集,再进行系统的、 全面的整理。

(三) 收集时要保证档案的质量。如不完整,需进行进一步的收集,对收集不 全的档案,要做好记录。

第十条 档案的整理

(一)

(二) 档案采用按类别分类的方式,做到层次分明,便于保管和利用。 档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整 理,并做电子目录方便日后检索。档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成,具体说明如下:

7、8、9位代表流水号001~999。

、6位为档案柜号。

、4位为二级分类的编号。

、2位为一级分类的英文缩写。

第四章 档案建档

第十一条 分类梳理

归档的资料,由档案员分类、编号,于文件归档的当天入库,并建立《档案明细台账》。

第十二条 档案专用章

所有归档的复印件及归档原件产生的复印件,每页纸加盖蓝色档案专用章,加盖档案专用章的复印件视同原件使用,档案专用章置于档案室,由档案员保管。 第十三条 档案编号章

档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章,编号手写,档案编号章置于档案 室,由档案员保管,对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。 第十四条 检索目录

所有归档文件,由档案员建立对应关系的电子版检索目录,并定期核对。

第十五条 电子备份

重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份,各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。

第五章 档案使用和归还

第十六条 档案使用

(一) 文件复印:由使用人填写《档案复印登记薄》,一般性文件经部门负责人 批准,重要文件同时报分管副总批准,由档案员复印、提供。

(二) 借出已加盖档案专用章的复印件:由使用人填写《档案借出登记薄》,经 部门负责人批准,最长不超过十个工作日,重要文件及特殊情况同时报分管副总批准;十日后仍未归还的,由档案员跟催或办理重新借出手续。

(三) 借阅原始文件:由使用人填写《档案借阅登记薄》,经部门负责人批准, 于档案室指定的地点查阅,不得带离档案室,重要文件及特殊情况同时报分管副总批准。

(四) 借出原始文件:由使用人填写《档案借出登记薄》,经部门负责人批准, 最长不超过五个工作日,重要文件及特殊情况同时报分管副总批准,总经办会签;五个工作日后仍未归还的,由档案员跟催或办理重新借出手续;原件借出后不再归还的,须经分管副总、总经理批准,总经办会签,档案室保留复印件备查;

(五) 外单位借出档案时,由使用人填写《档案借出登记薄》,须经总经理批准 后方可使用。

(六) 按规定审批,由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使 用档案;违者一经发现,对档案员处以200-1000元/人/件的罚款;造成损失的,由档案员全额承担,并根据情节轻重予以相应处理。

第十七条 档案归还

(一) 档案使用者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪 裁、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时,经检查无误后,应在《档

案借出登记薄》登记,并由使用人和档案员分别签字确认。

(二)

发生损坏、丢失的,对使用人处以200-1000元/人/件的罚款;造成损失

公司档案管理制度篇五
《公司档案管理制度》

公司档案管理制度

为加强本公司的档案管理,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,促使我司档案管理制度化、科学化、规范化、标准化,有效的保护及利用档案,为公司健康发展服务,特制定本制度。

本制度包括六大部分:

1、文件材料归档制度 2、档案鉴定销毁制度 3、档案保密制度 4、档案利用制度 5、档案保管制度 6、档案统计制度 公司档案,是指公司从事经营、管理以及其它各项活动所形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

一、 文件材料归档制度

企业文件材料归档制度一般包括:归档范围、归档时间、归档程序、归档质量以及归档控制等五个方面。

(一)归档范围:

公司文件材料归档范围如下:

1、公司办公室形成的:上级机关政府相关职能部门针对公司下发的各类文件以及具有参考价值的普发行文件;公司行政下发的各类文件;经理办公室会议纪要、记录;公司领导的批复件;公司工作会议材料;领导班子活动大事记;重要信访(函)往来件(包括上级机关交办的信访及公司重大信访件)的立项、领导批示及办理材料;外事管理形成的文件材料;公司有关的福利、员工管理办法等。

2、企业管理部门形成的:公司体制改革、组织机构设置与调整方案;在公司管理制度体系建设、方针目标管理、考核管理、全面质量管理、法律事务管理过程中形成的文件材料;在负责母子(分)公司之间、子(分)公司直接关联交易的协调和仲裁中产生的文件材料;在负责实物资产管理处置和公路运输设备管理中形成的支付、权证及变动情况等文件材料。 3、财务部门形成的:上级下达的有关财务管理、物价管理的规定、制度等文件;公司年度经营计划、经营预算;公司综合统计报表;在公司财务制度管理、经营预算管理、资金管理、成本管理等工作中形成的文件材料;在会计工作中产生的会计凭证、会计账簿、会计报表。 4、工程管理部形成的:公司各类发展规划及国家批复性文件;各类投资项目的咨询论证及立项审批和初步设计审查、项目实施、项目评估过程中形成的全局性、阶段性和依据性的文件材料;总图管理过程中形成的文件材料;上级关于基建管理的规定、管理办法等;公司技术改造年度计划;工程项目招投标过程中形成的文件材料;工程竣工资料;工程验收、评奖、创优资料;土地管理中形成的各种文件材料;在资讯系统建设与运行管理中形成的文件材料。 5、公司所属单位在履行集团公司的管理职能的过程中形成的文件材料;公司各类重要刊物;公司所获得的荣誉奖章、奖旗、奖杯、奖牌、证书等;

6、公司所形成的档案目录及保存期限为永久、长期的档案。 7、公司各类章程、组织结构及变动情况。 不归档范围: 1、 重份文件。

2、 无参考利用价值的事务性、临时性文件,如召开一般会议的通知,要求上报计划、总结、

统计报表的公函,了解情况接洽业务的介绍信等。

3、 未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件和草稿。 4、 本公司领导兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料。 5、 为参考目的从各方面收集的文件材料。

6、 普发供参阅、不需办理的文件材料。 (二)归档时间:

1、行政管理、经营管理、生产技术管理等工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档。?

2、科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档,周期长的可以分阶段、单项归档;服务业务应定期或按阶段归档。

3、产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档;外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后及时登记归档。

4、会计核算专业材料应该在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。

5、照片、底片、胶片及实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档,或与相应内容的纸质载体归档时间一致。

6、更新、补充的文件;企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件;企业资产与产权变动过程中形成的文件;其他活动中形成的文件等,应随时归档。 (三)归档要求:

1、企业应实行部门、项目及专项工作的文件收集、整理、归档责任制。各部门、项目及专项工作档案人员应按照规定将文件整理后归档。

2、归档文件应完整、准确、系统,其制成材料应有利于长久保存,图文字迹应符合形成文件设备(打印机、复印机、扫描仪等)标称的质量要求。

3、归档的文件应为原件。因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档。

4、归档的文件一般为一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。 5、两个以上单位合作完成的项目,应以合同、协议约定文件归档。主办单位一般应保存全套文件,协办单位保存与所承担任务相关的正本文件。

6、文件形成部门应就归档文件填写《档案交接登记表》交接双方根据其进行清点,核对无误后,在表上签字,交接双方各保留一份。重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明,并经项目经理负责人审核签字。其中归档材料说明的主要内容有:项目情况(包括项目的名称、代号)任务来源和依据、任务实施情况、项目水平、质量和效益、本项目负责人和参加人分工情况、归档材料整理人、说明书撰写人姓名和撰写日期等。

档案交接登记表

移交时间: 移交部门:

移交人签名: 接收人签名:

二、档案鉴定销毁制度(公司暂无) 三、档案保密制度

针对档案形成者、针对档案管理者、针对档案利用者三个方面做出规定。

四、档案利用制度

提供利用的方式、方法;查(借)档案的权限和审批手续;接待查阅档案的要求。

五、 档案保管制度

库房管理、特殊档案的保管。 纸质档案的整理与保管 (一) 企业纸质档案的整理

以“案卷”为单位进行档案整理: 组卷方法如下:

1、 产品、地质、科研课题、基建项目、设备仪器方面的科技文件材料按其结构或阶段分别

组卷。

2、 直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。

3、 产品更新换代或更换零部件时,保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案

卷之后。

4、 设备维修中的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机文件材料可以单独组卷。 5、 基建项目文件材料分文字材料和竣工图,文字材料分为三部分内容:即A卷:施工技术

管理资料。B卷:工程质量保证资料。C卷:工程质量检测评定质量。竣工图按照单位工程内的专业组卷。变更单不得与竣工图分开组卷,应附在竣工图的后面,图纸修改和目录上要加以标注说明。文字资料由工程施工单位编制。 6、 引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。 7、 地图以“张”为单位单独保存和管理。

以下是归档过程中的需要表格: 归档章格式:

归档文件目录:

室编件号:文件在同一保管期限内的排列顺序号。同一年度、同一机构、同一保管期限下从“1”开始逐件编流水号。 (二)企业纸质档案的分类

企业档案分类大纲

六、档案的统计制度

档案统计工作是企业档案管理工作的重要环节,是了解档案数量与质量、管理情况、发展情况的重要手段。是企业档案管理工作体系中的反馈子系统,也服务于企业档案管理过程的其他环节,是保证档案工作质量、提高档案工作水平的有效方法,对企业档案工作顺利开展具有极其重要的作用。体现在:便于分析企业档案的形成、管理及利用情况;总结提高档案工作的依据,

企业档案统计台账:

统计台账包括:档案库藏情况、年度出入库情况、档案利用情况、档案专兼职情况、档案设施设备情况、档案销毁情况等。 1、档案库藏情况统计 (1)档案交接登记表

档案交接登记表

移交时间: 移交部门:

移交人签名: 接收人签名:

(2)总登记簿,是公司档案室用于登记档案收进、移出、变化情况和档案实存数量的登记形式。以案卷目录为单位进行登记,以此说明案卷的收进和移出情况。档案室如果保存了两个以上全宗的档案,则每个全宗各自建立登记簿,或者在同一本目录上分户登记。

总登记簿 2、档案利用情况统计,这个过程中形成的表册主要有三种:利用者登记卡(实际利用中很

少利用,初期可以这样登记)、档案借出登记簿、档案利用效果登记表。 (1)利用者登记卡,利用者基本情况 (2)档案借出登记簿

档案借出登记簿

(3)档案利用效果登记表

3接受档案专业教育程度(大学、中专、职高、培训班等)、技术或业务职称、工作性质(业务人员、技术人员、管理人员)六大类。 4、档案设施、设备情况统计

档案销毁清册

批准人: 编制部门: 编制部门负责人: 编制人: 监销人:

公司档案管理制度篇六
《公司档案管理制度及流程》

公司档案管理制度及流程

一、目的

加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、 适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、 术语和定义

1、 档案:指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动

中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、 档案管理:就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

四、 职责

1、 行政中心:

1) 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。

2) 建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况;

3) 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;

4) 负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案

的安全;指导公司的档案管理工作。

5) 提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通;

6) 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

2、 其他各部门相关人员:

1)负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知行政中心;

2)向行政中心移交合同或文件资料原件或复印件;

3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;

4)财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料;

3、 各部门主管人员

1)批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

4、 各中心总监/副总

1)负责对档案管理监督检查报告的审批。

五、 工作程序

1、 档案资料的收集

1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集,并编制部门《文件(合同)管理记录目录》。

2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每季度向行政中心移交。

a) 归档范围及移交时间

b) 档案资料的标识

行政中心及各部门对各自保管的档案资料编号,编号规则见公司档案管理规定。 c) 档案资料的日常管理:

⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

⑵ 文件、合同资料要登记详细信息,并编制《文件(合同)管理记录目录》,以便 检索利用。

⑶ 文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排 放在文件/档案柜中。

d) 档案借阅

⑴ 借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内, 不能带出;必须带出公司查阅的,需依照借阅权限由相关领导批准;

⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级;

⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续;

⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏;

e) 档案销毁

⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报部门经理和部门分管副总鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。

⑵执行销毁任务时,必须由行政中心人员监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录

上签字。最后,把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。

2、 档案管理细则

1)档案资料的归档范围

⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等;

⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;

⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等;

⑷公司领导的批示、指示等;

⑸重要的会议材料,包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;

⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;

⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报;

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料;

⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等; ⑿外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料; ⒀财务档案资料;

⒁各种实物档案;

⒂ 其他具有利用和保存价值的文件资料。

3、档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确,如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵ 一般资料按一份原件归档,重要文件和高使用率文件可以根据需要,按二份原件存 档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要,原稿须由经办部门保管,应经总经理批准后妥善保存,行政中心以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声

像资料必须是原版,在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存,并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档,并保持其完好无损。

4、档案资料的归档时间

⑴即时归档

下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档:

a) 公司规定的密级文件;

b) 重要文件,如政府批文、核准文件、证照等;

c) 合同、协议书等正本及过程资料;

d) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料;

e) 其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档

a) 部门应在每月底前整理归档当月文件,编制档案清单交行政中心;

b) 部门每年3月底前归档上年度文件与资料,并移交公司行政中心;

⑶电子声像档案的归档

a) 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b) 一般电子声像档案归档应定期完成,一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c) 每年3月底前必须向行政中心移交上一年度的所有归档电子文件数据集,行政中心 核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

5、档案交接

⑴部门内档案交接

部门档案管理人员(兼)工作变动或离职的,要填写《档案移交清单》,由部门负 责人指定的接收人核实无误后签字,行政中心见证。

6、档案移交公司的流程

a) 经办部门检查文件或档案,编制移交清单;

b) 行政中心根据移交清单,查收案卷与文件,并与部门每月提交的档案清单核对; c) 档案完整、齐全且符合公司要求,移交双方在移交清单上(一式两份)签字,双方

各保存一份;

7、档案保管

⑴档案编号

a) 档案按类别应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并且要有一定范畴,不能笼统含糊。

b) 档案分类各级名称经确定后,应参照《档案分类编号表》,将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

c) 档案分类编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增多时,随时增补之用。 d) 档案分类及编号的增补、修订等由行政中心结合工作和部门要求,组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。

e) 建立《档案目录》存于案卷盒内,便于查阅。

8、附则:本办法由公司行政中心制定并负责解释。

公司图书资料管理制度(备用)

1、工具资料书籍的购买,由员工提出,经部门经理汇总后报总经理审批,然后由行政中心统一订购。

2、期刊、杂志等的订阅,由行政中心汇总各部门征定清单,报总经理审批后向有关发行部门订购。

3、 购回的图书等资料由行政中心专人负责登记、盖章、分类编号,统一保管。

4、 凡需借用图书资料的员工须办理借阅手续。

5、 期刊、杂志等图书资料由行政中心安排专人管理,用完收存。

6、 员工离开本公司时,应归还所借用的图书资料。

六、 相关记录

1、 《文件(合同)管理记录目录》

2、 《文件档案移交目录》

3、 《档案移交清单表》

4、 《档案借阅审批单》

5、 《档案分类编号表》

公司档案管理制度篇七
《中小型企业档案管理制度》

中小型企业档案管理制度

一 总 则

为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作,特制定本制度。

二 文件材料的收集

第一条 收集范围

凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集起来。其中应以公司产生的具有长远或重要参考价值的文件材料作为保存的重点,具体包括以下各项:

(一)上级来文

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;

2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

(二)公司文件材料

1、会议文件,包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等;

2、公司颁发(包括转发)的各种正式文件的签发搞、印制稿、重要

文件的修改稿;

3、经济活动中的重要往来函件、谈判记录、会议记录、协议等文件;

4、公司与各级行政部门往来公文,下级单位的请示与公司的批复文件;

5、公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;

6、反映公司经济业务活动和科学技术管理的专业文件材料;

7、公司检查下级单位工作,调查研究形成的重要文件材料;

8、公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机盘片等)、财务报表、凭证、账薄、审计等文件材料;

9、公司党委、团委、工会和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料;

10、公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电话记录;从外单位带回的与公司有关的未经文书处理登记的文件材料;

11、公司基本建设工程施工竣工、图纸文件、购置大中型设备的文件材料,公司直接管理的科研、产品开发、生产、建设项目的科技文件材料;

12、公司成立、合并、撤销、更改、注册登记资料、人员编制等文件材料;

13、公司制订的工作条例、章程、制度等文件材料;

14、公司的历史沿革、大事纪、年鉴,反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;

15、公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、干部、工人名册以及职工的录用转正、定级、调资、调动等工作及干部奖惩等文件材料;

16、公司员工调动、行政、党、团、工会组织介绍信及存根;

17、公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;

18、公司诉讼的各类证据、记录、协议、判决等文件。

19、公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本;

20、公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考查总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;

21、各种普查工作中形成的文件材料;

22、公司诉讼的各类证据、记录、协议、裁决等文件。

第二条 收集应注意的问题

(一)文件正文和附件要同时收集。

(二)一般文件只存印本和完稿,其他底稿不必存档,但特别重要的文件例外。

(三)作者、时间、数字模糊不清和签发手续不全、张页残缺的文件,一经发现要补充完整后再立卷归档。

(四)有领导重要批示意见的文件处理单,应随文件一起存档。

(五)有请示无批复或有批复无请示的文件,应当查明原因,采取补救措施补齐,没有书面文件的,应注明情况,并加盖公章。

(六)用铅笔、圆珠笔或复写的文件底稿,应退回文件撰稿单位复

制。

(七)经多方查找,证明确实已丢失的文件,应用公用信笺写上文件名称,注明丢失原因,加盖公章,替代所丢文件归档。

三 立卷归档

公文立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能反映公司的主要情况,以便于保管和利用。

第三条 文件材料的分类

应先按文件材料的重要性,在收藏时间上分为永久、长期、短期三种,然后依据事先编好的立卷类目,从文件材料的联系中采取相应的措施进行分门别类。

第四条 立卷分工

(一) 各单位形成的文件,自行立卷;

(二)上级党委文件,由党委办公室立卷;

(三)下级单位报来的重要的、批办了的文件,由承办部门立卷;

(四)上级单位颁发的专业性文件,由承办部门立卷;非专业性文件,由办公室立卷;

第五条 归档

(一)各单位于4月底前将上年度文件材料立卷完毕,整理存档,特别重要的档案材料等,交档案室统一存档(人事档案、财务档案、科技档案等有特殊要求的,由其职能部门负责管理)。

(二)各种文件、资料,按性质和内容进行分类整理,必须层次分明、编写页码、填写卷内文件目录。

(三)具有不同价值、不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷注明。

(四)案卷必须整齐排序,底图一律按要求存放,以便保管、查阅。

四 档案保管

第六条 档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。

第七条 胶片、照片、磁带要专柜密封保管,胶片和照片、母片的拷贝要分别存放,必要时采用专用厨具进行保存。

第八条 底图入库要认真检查,平放或卷放。

第九条 库藏档案要定期核对,做到账物相符。发现破损变质及时修补或复制。

五 档案借阅

第十条 借阅档案必须当面查点清楚,并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还。

第十一条 借出的档案要注意保密,不得将档案带入宿舍或公共场所,不得让无关人员翻阅。

公司档案管理制度篇八
《企业档案管理制度》

档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为贯彻公司成立档案室,对档案实施集中统一管理的要求,维护档案的完整与安全保密,更好地为公司发展服务,特制定本制度。

第二条 本制度适用于公司在各项活动中形成的各种有保存价值的文字材料、特殊载体(声像、实物、电子)。

第三条 公司档案由行政中心档案室统一集中管理,负责对公司档案收集、分类、编号、立卷、保管;负责对各单位文件材料的形成积累、整理与归档进行指导、监督、检查。各部门要指定一名人员负责积累文件资料,整理后定期送档案室归档。

第四条 文件资料移交

1、公司各类证照、批文在颁发之日起移交档案室。

2、公司章程,会议纪要、决议,应自签发之日起当日内移交档案室。

3、合同协议应在签订之日当日内将原件移交档案室(除销售合同,在年底移交)。

4、各项目的施工方案、项目部管理资料、施工日志等资料在项目完工后15日之内移交档案室。

5、财务档案、人事档案由部门自行立卷、归档,将《档案明细表》的电子表格交档案室备案,档案由档案室统一保管管理。

6、其余档案整理完备后应立即交档案室。

7、档案移交须填写《档案移交清册》并一式二份,移交双方签字确认各执一份。

第五条 归档要求

1、收集、送交的归档材料必须完整齐全、真实、文字清楚,凡归档材料不齐全,档案室应退还原单位按有关要求收集齐全后,方能接收。

2、各单位应积极配合档案室的工作,按时将各类资料交给档案室归档,送交档案材料必须严格遵守保密纪律,不得遗失和泄露档案材料的内容,严禁私自

保留重要档案,确保文件的保密性。

3、档案室接收材料必须认真审核和收签手续。

4、档案材料各单位留有复印件,若各单位需留有原件,需征得总裁同意,一般不得用复印件代替原件存档。

第二章 档案归档范围

注:1、各单位准备归档的材料有电子版的需同时提供。

2、除以上要求归档范围外,各单位认为有需要存档的资料也可上交档案室

存档。

3、档案备份:公司重要档案实行备份。

4、工程项目资料数量较大,有些资料(如:项目计划书、项目概况报告等)用电子文件存档。

第三章 档案分类

第六条 档案分类按照内容、部门、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,按后依档案性质分为若干大类,再在同类中依序分

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