导读: 企业档案信息管理(共5篇)浅析企业档案信息管理开发与利用的重要性浅析企业档案信息管理开发与利用的重要性档案,可以说是人类文化与知识的结晶,对其进行合理的开发、利用,实现档案信息化,对各类信息资源进行分类、分析,加以提取并利用,既能提高档案的利用效率,又能降低档案管理的成本,还能为企业和社会提供优质的服务,可谓一举多得。1对档...
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篇一:《浅析企业档案信息管理开发与利用的重要性》
浅析企业档案信息管理开发与利用的重要性
档案,可以说是人类文化与知识的结晶,对其进行合理的开发、利用,实现档案信息化,对各类信息资源进行分类、分析,加以提取并利用,既能提高档案的利用效率,又能降低档案管理的成本,还能为企业和社会提供优质的服务,可谓一举多得。
1对档案信息进行合理的开发和利用,是企业生存与发展的重要保障
我们所说档案的价值可以从两个方面来理解,一个是档案对于本单位的价值,另一个是档案对于其他单位的利用价值。从这两个方面我们就可以看出对档案进行管理的重要性以及档案的可利用价值。开发与利用档案信息是企业求生存、求发展的需要。在市场经济的法则下,适者才能得到生存,与时俱进的强者才能得到发展,这就好比逆水行舟,不进则退。所以,高明的智者或聪慧的企业家都能做到与时俱进,并高效地开发与利用档案信息,为企业的发展提供决策依据。企业档案信息管理。
1.1档案信息的生命力源于开发与利用
首先,要重视推广交流以及服务环节的紧密连接。为适应市场经济发展的规律,企业就要重视档案信息的开发与利用,这是保障企业与时俱进的需要。因此要立足于广泛地搜集信息,其中包括政策、高科技、新的管理模式、新技术推广与应用等各方面的信息持有,并从中进行科学地整理、分
类归档以及动用网络平台进行录入,为企业的发展提供可靠性、科学性和前瞻性的信息。
其次,在信息的开发与利用的时候,要注意用科学的方法,加以甄别和求证,不断提高分析、整理的能力,使其信息开发与利用功能得以释放,进而提高信息开发与利用的工作价值。因为你提供的信息有吸引力、现实性强、参考价值大,就必然会引起领导者的注意和研究,这也是信息开发利用重要性的一个方面。
1.2 提供的档案信息要及时准确
信息重要性具有可采用性和价值性。为此,档案工作者要在浩瀚的信息之海中,应以猎人般的敏锐嗅觉、科学工作者般的缜密思维去汇集有用的信息,还要善于用档案管理系统的网络进行收集。为了确保信息的及时与准确就要定期举办各单位兼职档案员培训班,着力宣讲档案信息开发与利用的重要性、信息收集及时准确的必要性、档案信息申报标准及要求。以此来提高信息提供者的素质,力求信息提供的质量高、可信度强,从而保证信息提供的时效性。企业档案信息管理。
2 建立企业档案信息网络平台的重要性
2.1 建立信息网络为企业发展提供信息共享平台 建立档案信息网络平台是适应市场经济高速发展、新科学、新技术不断涌现的需要。因为任何一个企业不能做到与时俱进,就有可能被时代发展的大潮所淘汰;只有跟上企业档案信息管理。
时代的速度,适应时代发展的步伐,才能积淀发展的实力。为什么有的企业发展到一定程度就停滞不前了,而有的企业可以发展到跨国公司的高度?其中一个重要问题就在于企业领导者重视信息开发利用的程度。运用网络平台资源共享,其效能是显而易见的。
2.2 建立档案信息网络,做到信息共享,共同开发与利用
企业档案信息开发与利用工作有其独到的地位与作用。为了使企业领导者在制定发展战略规划时体现其科学性,可行性,就必须发挥档案信息开发与利用的功能作用。档案信息系统在大范围集成化、凝聚信息量,利用计算机管理就能使档案管理实现现代化,因为随着社会经济、科技、文化的发展,档案信息的总量也出现了惊人的增长速度。所以运用计算机的管理功能,就能使档案信息达到图、文、声一体化,并在视觉和心理上,引起了领导者的关注。同时也体现出了档案信息存储量巨大、保管时限长、存储成本低和调用与参考及时的显著优势。
2.3 建立信息网络平台强化档案管理功能的需要 作为档案管理部门有着得天独厚的条件与优势,这就是掌控大量的资料,存储相当多的信息。因此,要把信息的开发与利用纳入现代化管理工作之中,并不断强化档案管理的功能,提升档案信息管理的质量。企业建立档案信息网
络,就为企业档案信息开发与利用提供一个平台。档案管理者利用网络获得大量信息,对信息及时进行分类开发编著。把企业内部网络与档案管理信息系统建立相关公开信息的链接就可以共享资源,在节约资源的同时,把信息公开职能逐渐迁移到档案管理信息网络中,让档案信息利用者形成一种意识,有利于档案管理其他资源的开发利用。企业各职能部门就可以通过网络平台对档案信息进行有效的利用与开发,从此提高其工作效率,为企业可持续发展发挥职能部门的作用,为企业增创效益。档案管理部门要精心地做好档案的收集工作,依据企业生产特点,切实搞好跟踪服务。对企业的基建、技改措施、科研等项工作。需要档案管理部门主动上门服务,以保障档案收集信息齐全,这样才能保证及时了解需求,提供必要的资料。例如:一个大型基建项目,从项目立项开始,档案管理人员就要事先编制归档工作计划、标准及要求,事中进行跟踪管理,参与计划与鉴定,事后进行归档资料的审查与验收。凡是对企业有价值的信息都应为档案收集的内容,以保证馆藏质量。以此享有丰富的信息量,开发才会有丰富可采用的信息,利用才满足企业可持续发展的要求。档案管理工作职能的加强,就在于把档案开发利用的价值植于生产,科研的建设之中,从而将档案知识财富及其潜在的生产力转化为直接的生产力,从而获得新的效益。
3着力提高档案工作者的素质及信息开发与利用的
能力
档案的管理部门在认清企业档案信息管理开发利用的重要性同时,也理应加强对档案管理的科学性,信息开发与利用的价值性和独特性进入深入研究,在保管好大量信息的前提下,应及时地进行分类、鉴别及收录,为企业的发展提供科学有价值的信息。这就要求档案工作者要注重提高自身素质与能力,以适应现代化档案管理工作。为此,要强化五种意识:企业档案信息管理。
3.1 强化学习与运用现代化管理知识的意识,提升档案管理的能力
档案工作者有别于其他专业,不仅专业性强,也要求其涉猎现代化管理知识,科学技术知识以及与档案管理相关的法律知识等。应当提供档案管理工作人员进修提高的机会,以不断提高自身素养。其作用是活用档案信息开发与利用,让档案信息所具有的功利性能有效地激活并开发与利用,为企业发展服务。同时也要在电子档案管理上有所创新。
3.2 强化超前意识,丰富档案信息
档案管理人员要了解和熟悉本企业的生产经营流程,掌握企业基本的生产属性,了解企业产品更新与发展的动态,以便随时地介入,以获取更加丰富的信息。要坚持做到三优化:第一,优化档案材料的征集范围,制定详实的工作标准。第二,要优化接收征集工作程序,明确重点、解决
篇二:《电子商务对企业档案信息管理的影响》
电子商务对企业档案信息管理的影响
摘要:本文论述了电子商务时代对企业档案信息管理产生的影响,同时为提高企业的档案管理的水平、发挥档案管理的最大效益,提出了企业加快档案信息化体系建设的措施。
关键词:电子商务 档案 影响
随着的电子商务的发展,改变了传统的交易模式,给企业提供了更大的业务平台,同时也对企业档案管理方面提出了新的挑战。企业档案作为企业知识的沉淀,记录着企业的生产、技术、经营等活动,是企业发展中宝贵的信息资源。因此研究电子商务对企业档案信息管理的影响尤为必要。
一、电子商务对企业档案管理的影响
电子商务给企业带来了经营战略、组织管理、信息共享及文化冲突等方面的变化,它不仅是一种技术革命,更是一种通过技术的辅助、引导、支持来实现前所未有的频繁的商务经济往来,是商务活动本身发生的根本性革命。
1. 企业档案载体形式发生了变化。随着电子计算机技术的广泛应用,特别是在企业的电子商务活动中,电子邮件、电子签名、电子合同等文件格式大量产生,企业在管理、生产和科技活动中会形成越来越多的存储在软盘、光盘、计算机的硬磁盘上的电子文件。电子文件具有非人工识读性、信息存储的高密度性、信息与载体之间的可分离性、多种信息媒体的集成性及系统的依赖性等特点。对企业来说,如何保存好这些电子文件是新时期档案工作所要解决的实
篇三:《电子商务对企业档案信息管理影响》
电子商务对企业档案信息管理的影响
摘要:本文论述了电子商务时代对企业档案信息管理产生的影响,同时为提高企业的档案管理的水平、发挥档案管理的最大效益,提出了企业加快档案信息化体系建设的措施。
关键词:电子商务 档案 影响
随着的电子商务的发展,改变了传统的交易模式,给企业提供了更大的业务平台,同时也对企业档案管理方面提出了新的挑战。企业档案作为企业知识的沉淀,记录着企业的生产、技术、经营等活动,是企业发展中宝贵的信息资源。因此研究电子商务对企业档案信息管理的影响尤为必要。
一、电子商务对企业档案管理的影响
电子商务给企业带来了经营战略、组织管理、信息共享及文化冲突等方面的变化,它不仅是一种技术革命,更是一种通过技术的辅助、引导、支持来实现前所未有的频繁的商务经济往来,是商务活动本身发生的根本性革命。
1. 企业档案载体形式发生了变化。随着电子计算机技术的广泛应用,特别是在企业的电子商务活动中,电子邮件、电子签名、电子合同等文件格式大量产生,企业在管理、生产和科技活动中会形成越来越多的存储在软盘、光盘、计算机的硬磁盘上的电子文件。电子文件具有非人工识读性、信息存储的高密度性、信息与载体之间的可分离性、多种信息媒体的集成性及系统的依赖性等特点。对企业来说,如何保存好这些电子文件是新时期档案工作所要解决的实
篇四:《公司档案管理制度》
[篇一:企业档案管理规定]
第一条为加强企业档案工作,促进档案工作为企业各项工作服务,根据<中华人民共和国档案法>(以下简称<档案法>)和有关法律、法规,制定本规定。
第二条本规定所称的企业档案,是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条企业应遵守<档案法>,依法管理本企业档案,明确管理档案的部门或人员,提高职工档案意识,确保档案完整、准确和安全。
第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。公司档案管理制度。
中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。
第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:
(一)贯彻执行<档案法>等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
第六条企业档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。
第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理,并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。
第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。公司档案管理制度。文件材料整理符合规范。归档的电子文件,应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第九条企业根据有关规定,确定档案保管期限,
篇五:《企业档案管理制度》
[篇一:公司档案管理制度]
第一条为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。
第二条档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理,一级管理是指公司综合管理部的统筹管理;二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理,各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。企业档案管理制度。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料,原则上必须是原件,、图表、声像等不同形式的资料和记录。
1、3公司所有部门和个人均有保护公司档案的义务。
1、4公司的档案工作实行统一领导、分级管理的方式,共同维护档案的完整与安全,便于公司在经营中的借鉴和利用。
1、5本制度适用于公司所有档案资料的管理。
2档案管理的机构与职责
2、1公司的档案工作实行部门收集保管,办公室统一归档的原则。
2、2公司办公室为公司档案管理的主管部门,对公司的档案资料实行统一的归档和日常管理,并对公司各部门的档案管理进行指导、监督和检查。具体工作由办公室的档案管理员负责。
2、3公司各部门为档案管理的分管部门,负责管理本部门的档案资料。公司各部门负责人均应指定专人(兼职档案员)负责收集、保管本部门的档案资料并督促其及时归档。
2、4办公室的档案管理员和各部门的兼职档案员均为公司的档案工作人员,应保持相对稳定,名单须报到办公室进行备案,各部门的档案工作人员如有变动须及时通知办公室。
2、5档案工作人员出现工作变动或离职时,应将其经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚,严禁擅自带走或销毁。
2、6所有档案工作人员应忠于职守,遵守公司保密制度,严守公司秘密,不得向无关人员泄露档案内容。
3档案管理
3、1档案的归档
3、1、1公司应归档的档案资料包括:行政文书档案、人事档案、营销业务档案、财务档案、设备仪器档案、生产技术资料档案和基建项目档案等。
3、1、2对于应当立卷归档的材料,各部门须按照规定,定期向本部门的档案工作人员移交、集中管理,任何个人不得据为已有。
3、1、3除人事档案由公司人力资源部负责外,其它档案资料均由办公室负责整理分类,立卷和归档管理。人力资源部的档案管理亦遵循本制度。
3、1、4公司各部门(人力资源部除外)的档案工作人员应于每年的12月20日将本部门本年度的档案材料移交到办公室。
3、2档案保管
3、2、1公司所有档案资料均进行专人、专柜管理。
3、2、2档案管理员应做好档案资料的立卷、案卷排列和编制案卷目录等工作。具体的立卷工作,相关部门的档案工作人员应配合档案管理员进行。
3、2、3档案工作人员应做好案卷的准确、及时归档,并根据档案的密级和保管期限的不同,分类进行管理。
3、2、4档案工作人员应参照国家的规定和公司<保密制度>,对档案资料进行密级划分,并确定保管期限,上报董事会,经批准后执行。
3、2、5所有档案资料划分四个密级:普通级、秘密级、机密级和绝密级。具体划分标准见<保密制度>。
3、2、6档案工作人员应注意档案资料的保护工作,档案的存放地点要做到“八防”:防尘、防潮、防火、防盗、防鼠、防虫、防霉、防光。
3、2、7对于档案的管理和利用,密级的变更和解密,参照国家有关规定执行。
3、3档案的查阅、借阅
3、3、1公司员工查阅、借阅档案时,应严格办理查阅(借阅)手续,由档案管理员对查阅(借阅)人、所查阅档案名称、查阅(借阅)时间和归还时间进行详细登记。
3、3、2查阅(借阅)密级档案时,如查阅人为<保密制度>中知晓范围外的员工或公司外部人员,须填写<档案查阅(借阅)申请单>,经档案管理员审核,批准人审批后方可进行查阅(借阅)。公司员工不得查阅(借阅)档案内容与本身工作无关的档案。
3、3、3档案查阅(借阅)的批准权限:普通档案由办公室主任审批;秘密级档案由行政总监审批;机密级档案由总经理审批,绝密级档案由董事长审批。
3、3、4原则上档案原件概不外借,档案室可对常用的档案资料复制副本,供需要部门借阅,副本在使用部门使用完毕后,由档案室回收、保管和销毁,其处理等同于档案原件。
3、3、5查阅、借阅公司档案者应爱护档案,不得在文件上作任何标记、标志和涂改,不得损坏档案。
3、3、6严禁公司员工未经允许私自对档案资料进行复印和复制,否则将按照公司<保密制度>的有关规定予以处罚。
3、4档案的销毁
3、4、1对于超过保管期限或确已失去价值的档案,档案工作人员应定期销毁。销毁前,档案管理员应将销毁档案3、4、2清单上报办公室主任,经办公室主任审核,报批准人批准后,方可销毁。
3、4、3任何人不得私自销毁档案。普通档案和秘密级档案的销毁由总经理审批,机密级和绝密级档案的销毁由董事长审批。档案的销毁具体见<档案销毁程序>。
3、4、4档案销毁时应有2人以上进行现场监督,严禁私自销毁档案。
4附则
4、1本制度由公司办公室制订,并负责解释和组织实施。
4、2本制度报总经理批准后施行,修改时亦同。
4、3本制度施行后,凡既有的类似规章制度自行终止,与本制度有抵触的制度以本制度为准。
4、4本制度自颁布之日起施行。
[篇五:企业档案管理制度]
一、档案管理
(一)凡是能准确反映公司各项业务活动的文件、材料、声像、报表,都必须及时归档,确保完整无缺。
(二)文档管理员必须坚持文书随时立卷的归档制度,并分门别类,做好收集、整理、立卷、归档工作。
(三)档案内容包括从成立之日起每年在经营管理工作中形成或公司制发的应归档的文件材料。
二、文书档案管理
(一)归档范围
1、行政综合类:包括重要的会议材料;制定的内部法规性、政策性文件;组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料;发展规划、工作总结汇报;政府机关颁发的重要文件。
2、组织人事\教育培训类:员工变动表、花名册、教育培训卡。
3、会计统计类:年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明,各种季度报表、月报表,政府主管部门下发的有关文件材料。
4、质量管理类:质量管理方面的制度。
5、技术类:产品及生产方面技术文档。
6、销售纪事类:公司大规模的销售活动纪事。
(二)文书的档案立卷
1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件页数,均应齐全完整。
2、在归档的文件材料中,应当将每份文件的正本与副本、印件与定稿、请示与批复,分类一起排列,不得分开。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文,放在请示年立卷;跨年度的规划,归在文件所针对的第一年立卷;跨年度的总结,放在所针对的最后一年立卷,跨年度的会议文件,归在会议召开的年度立卷。
三、归档时间
公司经营管理活动中的各种合同及常规性报表,根据各自不同的时限要求及时上缴总经理和人力资源部;其它各类档案如声像档案、活动档案、工程档案等由各部门暂时保管,月底统一汇总到人力资源部。会计档案由财务部自行保管。
四、档案的借阅及销毁
(一)借阅档案需按规定办理借阅手续,在规定的范围内查阅。不得在档案上涂改、撕毁,并应及时归还。
(二)会计档案一律不准外借。内部调阅应经财务负责人同意。外单位因特殊需要,查阅有关会计档案时,应持正式公文,并经公司领导同意。查阅会计档案时不得将档案带出公司;如需摘抄、复印,应经财务负责人同意方可办理。
(三)定期对档案进行鉴定,准确地制定档案销毁清单,对失去保存价值的档案,登记造册,经人力资源部负责人审核,报公司领导批准后方可销毁,销毁时需有两人以上参加,并在销毁清册上签字。
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