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档案管理工作制度

2020-08-13 14:28:23 编辑:小婷婷 来源:http://www.chinazhaokao.com 推荐 浏览:

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  想知道档案管理工作制度是怎么制定的吗?那就快来这里看看吧!以下是中国招生考试网分享的档案管理工作制度,希望能帮助到大家!

  档案管理工作制度

  为加强对资料档案的收集、整理和管理工作,有效地保护和利用资料档案,为统计事业发展提供服务,制定本制度。

  一、档案的立卷、归档

  (一)归档范围

  1、对今后工作具有指导、凭证和查考作用的文件、账簿、照片、录音、录像以及其他具有保存价值的资料,均要立卷、归档,由办公室统一管理。

  2、各项统计业务工作形成的基层报表、汇总报表、从其他部门取得的资料及相应的统计方法制度说明,数据库及用于数据处理的相应软件程序,各专业科室均要立卷、归档。

  3、各项普查工作形成的基层报表、汇总报表及相应的统计方法制度说明,数据库及用于数据处理的相应软件程序,均要立卷、归档,由普查科统一管理。

  (二)归档时间

  1、由办公室负责管理的档案,在次年一季度立卷、归档。

  2、统计业务工作档案,月报和季报的汇总报表、数据库于上报后7日内立卷、归档,基层报表于次年1月底前立卷、归档;年报的基层报表、汇总报表、数据库于上报后14日内立卷、归档;一次性调查的有关资料,在调查结束后14日内立卷、归档;从其他部门取得的统计资料,于次年6月30日前立卷、归档;与报表的有关方法制度说明、相应的数据处理程序同时立卷、归档。

  3、各项普查工作形成的档案,由普查科分阶段立卷、归档,普查工作结束后,应在1个月内完成系统化整理、归档。

  4、应立卷、归档的资料若未能如期归档,相关档案管理人员应及时向局领导汇报,查明原因,追究延误人员的责任。若不及时汇报,造成严重后果的,追究相关档案管理人员的责任。

  (三)归档要求

  1、需归档的各类文件、资料,应质地优良,书绘工整,声像清晰,图号正确,签署完整,装订整齐。

  2、移交档案时,相关档案管理人员要当面清点、核对,不符合要求退回重新整理,符合要求要签发注明相关事项的回执,并在档案交接册上填记移交内容。

  3、归档的同一档案原则上不少于两份,个别的可根据需要和有关规定确定归档份数。

  二、档案的保管

  1、所有档案须指定专人、专柜管理,管理人员应忠于职守,遵守纪律,保守秘密。

  2、档案资料要采用科学方法管理,各类档案要实行集体保管,分类整理,单独存放。要做好案卷排列和编制案卷目录工作,按短期、长期和永久保管期限分别管理。

  3、对档案的调进、移出等变化要做好登记,经常清点核对,定期检查,对损坏的档案要及时进行复制修补,以保证档案的完整性和准确性。

  4、对保密档案的管理和利用、密级的变更和解密,须按国家有关法律法规的规定办理。

  5、应做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗等保护工作。

  三、档案的查阅、借阅和复印

  1、局内人员查阅档案须经办公室主任批准,一般只允许查阅其工作范围内的档案。局外人员须持单位介绍信,注明经办人的身份和查阅目的,经局领导批准方可查阅。

  2、档案原件一般不外借,确因工作需要,须经局主管领导签字批准,严格办理借阅和归还手续,借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。

  3、借阅档案人员必须当面清点卷(份)数,并在登记簿上签字,归还时,经档案管理人员检查无误后,在登记簿上注销。

  4、借阅档案应及时归还,一般不超过3天,如需延长借阅时间,应办理续借手续。

  5、借、查人员应爱护档案,并确保其安全,不准在文件材料上作任何标记,不得损坏档案。不经批准,不准擅自抄录、拍照、复印或翻印。

  四、档案的鉴定、销毁制度

  1、档案鉴定工作必须严肃认真,在文件的存、毁难以确定时,要坚持“保存从宽,销毁从严”的原则,防止把有价值的文件销毁。

  2、档案的销毁应经过严格鉴定,确已失去价值的档案,经主管科室领导审核,局领导批准后方可销毁。

  3、建立销毁档案登记表,对拟销毁的档案进行登记。

  4、档案销毁现场应有两人以上监督,严禁私自销毁档案。

  档案管理工作制度

  一、档案员岗位责任制度

  1、学习贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规和县委、政府关于档案工作的政策规定。学习政治理论和专业知识,不断提高业务技能和管理水平。

  2、熟悉本单位档案业务工作,认真履行本单位各项档案管理规章制度。不得造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为

  3、了解本单位各类档案资料的形成过程。掌握分类方法、归档范围和保管期限。

  4、及时对乡镇机关形成的文书档案、实物档案、音响、照片等各种档案材料进行收集、整理、分类、编目、立卷和归档。并监督和指导各站所做好档案的收集、整理、归档工作,保证档案的齐全完整,提高案卷质量,力争达到标准化、规范化的要求,逐步实现档案管理的现代化。

  5、负责收集领导外出开会的发言材料和带回的有关材料。收集乡镇重大活动、重点建设以及其它应当归档的有关材料和照片,

  6、负责管理本单位各种门类和载体的档案,经常保持库房的整洁卫生,档案案卷排列有序。认真做好档案“十防”工作,坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况,经常核对档案资料,做好记录,及时处理档案保管、保护方面的事故,保证档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命。

  7、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。按规定及时向县档案馆移交保管到期的档案。

  8、编制科学的检索工具,全面熟悉室藏情况,积极主动地提供档案资料,做好咨询和档案查询利用服务工作,严格执行保密制度,坚持做好查借阅登记和利用效果登记,注意搜集利用效果和信息反馈,编制利用效果实例和档案信息。

  9、对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析,对已失去保存价值的档案提出销毁意见,写出鉴定分析报告,经领导批准和上级档案部门鉴定后,认真负责地销毁。

  10、积极开发档案信息资源,利用室藏档案编写一些有价值的档案资料,以满足各项业务工作的需要。

  二、档案室(库房)管理制度

  1、室(库)内必须配备灭火器、消防栓,始终保持完好率达到100%。严禁吸烟,严禁存放易燃、易爆物品及杂物,严禁明火,严禁非管理人员入内。确因工作需要进入时,要经领导批准,并由本室(库)管理人员陪同。门要加固防盗门。进出室(库)随时关灯、锁门,

  2、搞好室(库)内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体、防水“十防”工作。每天必须定期查库,并认真做好记载。

  3、定时测量记录室(库)内温度。要求室(库)内温度控制在14-24℃,相对湿度控制在45-60%范围内,并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。

  4、妥善保管室(库)内钥匙,不准随身携带,确保档案室(库)内安全。

  5、档案柜具要编制顺序号,排列整齐。室(库)内内要经常打扫,柜具要定期擦试,随时放置防虫、防鼠药品,保持室(库)内清洁卫生,整齐美观,

  6、进档案室(库)内查阅资料,查阅者不得大声喧哗。要爱护档案,不得撕页、涂改,沾口水翻页,一旦发现由查阅者负全部责任。

  7、未经批准,任何人不准将档案带出档案室(库),更不准私自摘抄、外传,严格遵守保密制度。

  8、档案工作人员对所保管的档案,要定期检查,做出记录,不得擅自转移、分散和销毁档案,发现破损或褪变的档案要及时采取措施进行修复或复制。

  9、办理借阅、借用档案,要严格履行规定的手续,不得擅自扩大档案的利用范围,并要求借阅档案人员负起安全保密责任,归还时要有严格的检查登记制度。

  10、遇有特殊情况,及时向分管领导和职能部门报告,保护现场不受破坏。

  三、档案保管制度

  1、乡镇各种门类和载体的档案均由乡镇综合档案室集中统一保管。各站所在次年第一季度前,必须将档案移交乡镇综合档案室。档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。

  2、保管档案和资料,必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒,并排列有序,便于查找。

  3、在认真保管好纸质档案的同时,必须及时进行档案目录的电子著录,有条件的可进行全文著录。

  4、档案资料库房必须坚固,必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。

  5、随着气候变化,做好库房密闭、通风、温湿度调节,并适时进行除湿或除尘工作,以防档案霉变。

  6、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开,但要相对集中,便于管理。

  7、库房专管人员进出库房,应随手关门上锁,非专管人员,不得随意进入库房。

  8、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现霉烂、褪变、破损或帐物不符时,必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案者,按档案法规严肃处理。

  9、档案管理人员工作变动时,必须将所保管的档案和资料清点移交,否则不予办理调离手续。

  四、档案安全管理制

  一、严格按照档案安全管理规定,配齐消防和安全管理因硬件设施。

  二、档案库房要有“十防”措施。即防盗、防火、防潮、防虫、防霉、防光、防水、防尘。

  三、库房内严禁明火、吸烟及存放易燃物品,严禁将火种、食品、易燃易爆等物带进档案室。

  四、库房内应保持清洁卫生,随时对档案装具进行除尘,以防止有害物质的侵蚀。

  五 、定期检查档案保管状况,做好日常温湿度记录,发现问题及时采取措施。

  六、严格遵守档案的审批、鉴定、销毁制度。销毁档案时,重要文件要逐份登记造册,并在指定地点专人监督销毁。

  七、对馆藏档案每年进行一至二次全面检查,主要核实帐、物、卡是否相符,以防档案长期借出造成丢失,发现问题及时报告、处理。

  八、对计算机内的档案信息要做到安全管理,定期检查、清理信息,以防信息的丢失与损坏。

  九、定期检查维修电器设备、消防设备、更换档案保护药物。

  十、库房管理人员下班前,要关闭门窗,锁好库门,切断电源。

  十一、库房钥匙要专人保管使用,定点存放,严禁外借。

  五、文书材料归档制度

  1、归档范围

  凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种专业内容、各种载体(纸质、胶卷、磁带)、各种形式(如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等)各类档案及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。

  2、归档时间

  (1)文书档案,应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。

  (2)会计档案,应于形成年度为单位,于决算批准后,继续在财会部门保存一年期满时,向综合档案室移交。

  (3)科技档案,应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。

  (4)重点建设项目和重点工程,在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。

  (5)其他各种专业档案,均必须按其形成规律,遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。各项管理工作形成的文件材料,应在工作完成后及时向综合档案室移交。

  3、归档要求

  (1)归档工作,必须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。

  (2)、凡归档的文件材料,须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存时间(即永久、长期、短期)组成保管单位(案卷)编目归档。

  (3)、归档文件材料正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。归档的文件材料一般一式一份,本单位发文、基建项目档案按上级要求制定份数。

  (4)卷内文件排列有序。一般按责任者——问题——时间排列,使同一文件的正件在前附件在后,印件在前定稿在后,重要文件的历次稿件依次排在定稿之后;结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。

  (5)卷内文件,应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即:装订的卷,在有文字的每页文件的右上角编全卷文件统一的顺序页号;不装订的卷,应在每份文件首页右上角加盖档号章,在章内填上顺序件号。图表和声像材料,应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份(或职务)及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。

  (6)凡归档案卷,不论永久、长期和短期,均须按规定格式逐卷填写内文件目录。

  填写目录时,不得随便改变和简化文件题名。填写卷内文件目录的字迹要工整;卷内文件目录置于卷首。

  (7)凡归档的文件材料,均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物;如有破损者,应按裱糊技术要求托裱;如有字迹扩散褪变者,应复制,复制件与原件一并归档。

  归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚,便于利用。

  (8)归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录等,必须符合档案部门规定的标准和规范,并按规定格式和要求填写清楚。粘贴装订要符合档案技术保护要求。

  (9)自己撰写的归档文字材料,必须用碳素墨水和黑墨水书写,禁止圆珠笔、复写纸书写。

  (10)归档的文件材料必须层次分明,符合形成规律。必须完整、系统、准确的反映真实的历史过程。

  4、归档手续

  移交档案时要认真履行交接手续,填写档案移交登记表,一式两份,经清点无误,双方签字后,各自保管一份,以备查找、负责。

  六、档案复制制度

  1、要遵循保密原则,未开放或涉及保密的档案不得复制。

  2、复制档案中的内容,须经领导同意,由档案管理人员进行复制。

  3、破损的档案,档案员要及时修改和复制。

  4、对利用较多的档案,可复制数份,以利用使用,并保护原档案,减少档案的磨损。

  七、档案查借阅制度

  1、因单位、家庭、个人工作、生活需要的,都可借阅已开放档案,但原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管领导签批,方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。

  2、查找利用档案者,一律凭单位介绍信、个人身份证或其他有效证件,办理登记手续后,方可查阅。

  3、查阅档案者,要爱护档案,严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管,不得转借、遗失。不准将档案材料带回家或放在不安全的地方,更不准将档案保密内容外泄。

  4、查阅档案时,禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。

  5、借阅者归还档案时,应填写利用效果信息反馈,认真履行交接签字手续。如发现有撕毁、遗失、涂改和损坏现象,要给予行政处分或罚款。情节特别严重者,按照《档案法》有关规定严肃处理。

  6、复制、抄录档案资料,要经领导批准,抄录复制的档案由档案员核对无误,加盖公章,方可有效。

  八、档案移交制度

  1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案,必须按规定时间办理移交手续,并妥善保管交接凭证,还应在检索工具上注明。

  2、档案工作人员调离工作后,必须办完移交手续后,方可离岗办理调离手续。

  3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记,为统计和移交工作作好准备。

  4、移交登记要本着实事求是的原则,既要有综合性的报表,又要有详细的明细表,要做到帐物相符、账表相符。

  九、会计档案管理制度

  1、每年形成的会计档案,包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料,均应由财务人员按归档要求,负责整理立卷,装订成册。在会计年度终了后,暂由财务科保管一年,期满后,编造清册全部移交到综合档案室保管。

  2、档案室接收保管的会计档案,原则上应保持原卷、册的封装,个别需要拆装、整理的,应会同财务科经办人共同拆封整理,以分清职责。

  3、严格执行安全保管制度,谨防损毁,不得失密和泄密。

  4、调阅会计档案,须由分管财务的领导批准和财务主管陪同借阅。

  5、对保管期已满的会计档案,由综合档案室提出销毁意见,经档案鉴定销毁小组鉴定,编造会计档案销毁清册后,方可销毁,监销人员在销毁清册上签字盖章。

  十、声像档案管理制度

  1、对声像档案实行集中统一管理,确保其完整、系统、安全,以备管理使用。

  2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。

  3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。

  4、借阅声像档案,必须按有关规定办理借阅审批手续,归还时按规定进行质量检查、验收。

  5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。

  6、严格做好声像档案的保密工作。

  十一、实物档案管理制度

  1、实物档案要及时移交档案室归档,实行集中统一管理,确保其完整、准确、系统、安全,以备开发和利用。

  2、实物档案范围包括:锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。

  3、实物档案的归档,要求保证实物的完整、整洁、干净,注意防火、防潮、防尘。

  4、实物档案的借出,必须经领导批准,按规定办理借出手续,如果展出,要对展出实物档案定期进行检查。

  5、实物档案如有破损,必须进行认真修复和技术加工,以延长实物档案寿命。

  6、建立实物档案登记和统计制度,每年检查一次,发现问题,及时解决。

  十二、档案保密制度

  1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规,遵守保密纪律,明确保密职责,维护档案的安全完整。

  2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密,必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料,要妥善保管,绝密档案要单独保管。

  3、档案库房设施应符合“十防”的要求,要安装铁门(防盗门)铁窗,凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查,发现问题及时处理。

  4、不该说的国家秘密不说,不该知道的国家秘密不问,不该看的国家秘密不看,不该记录的国家秘密不记录。

  5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

  6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件,应履行审批手续,并限于保密室或档案室内阅览,不得抄录和带出,不得向别人透露秘密文件的内容。

  7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事,如确因工作需要,须经保密部门审查批准,同时指定专人保管。

  8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。

  9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作,发现问题,及时报告。

  10、不准隐瞒泄密事件,对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告,并视其情节依法追究责任。

  十三、档案鉴定销毁制度

  1、成立档案鉴定小组,鉴定小组由分管领导任组长,成员由档案人员及有关部门的人员组成。

  2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳,以档案的保管期限为依据,及时组织对到期档案进行鉴定。

  3、鉴定工作结束后,要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定意见,由鉴定小组负责人签名并注明日期,对无保存价值需要销毁的档案及文件材料,要造出清册,提出销毁报告,经分管领导批准,并报送有关档案部门备案,然后方可销毁。

  4、对已超过保管期限的档案或文件材料,重新鉴定后,确有保管利用价值需要延长保管期限的,应重新规定保管期限,其保管期限从第一次鉴定的年限算起。

  5、经过鉴定,对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷,要达到划定保管期限准确,保管单位质量达到标准规定,鉴定中发现档案不准确、不完整,档案部门要及时向领导汇报,责成有关科室或责任人负责修改、补充。

  6、销毁档案时,监销人员不得少于2人,应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销,监销人员在销毁以前,应认真进行清点核实,销毁后要在销毁清册上签名盖章,并将销毁情况报告领导。

  7、销毁档案时,必须注意保密,监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。

  8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

  十四、档案统计制度

  1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

  2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐,认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计,还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

  3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。

  4、统计数字要准确无误,情况要真实,结论要正确,各项数字一律用阿拉伯数字书写,字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

  5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表,统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。

  6、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理,定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究,从而及时发现问题,纠正错误,更好地认识和了解档案管理的现状,掌握发展规律,分析发展趋势,提高管理水平。

  十五、档案史料编研制度

  1、综合档案室是档案史料的收集、管理、开发、利用的主要部门,编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据档案史料的形成过程,坚持做到经常不断的搞好编研和开发,以满足各方面利用档案史料的需要。

  2、档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。

  3、深层次的编研工作,由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。

  4、编研的档案史料,只限内部使用,不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要,外借或向社会公布档案资料时,必须经分管档案工作的领导批准后,方可办理手续。

  档案管理工作制度

  一、档案人员岗位责任制

  1、努力学习政治理论和专业知识,不断提高业务技能和管理水平。忠于职守,遵守纪律,积极参加各级各类档案业务培训,并经考核取得岗位资格证书。

  2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》和《湖北省档案工作条例》,贯彻执行党和国家及本系统(行业)有关档案工作的法规和规章,认真履行本单位各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的,要及时向领导报告,并根据《档案法》及有关规定,追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。

  3、熟悉本单位和本系统业务工作,了解本单位各类文件材料的形成过程,掌握分类方法、归档范围和保管期限。

  4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作,保证档案的齐全完整,提高案卷质量,力争达到标准化、规范化的要求,逐步实现档案管理的现代化。

  5、同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定,对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析,对已失去保存价值的档案提出销毁意见,造具销毁清册,写出鉴定分析报告,经领导批准后,和有关人员一起进行认真负责地销毁。

  6、保持库房的整洁卫生,档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作,坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况,经常核对档案资料,做好记录,及时处理档案保管、保护方面的事故,保证档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命。

  7、编制科学的检索工具,全面熟悉室藏情况,积极主动地提供档案资料,做好咨询服务工作和档案利用工作,严格执行保密制度,坚持做好查借阅登记和利用效果登记,注意搜集利用效果和信息反馈,编制利用效果实例和档案信息。

  8、积极开发档案信息资源,利用室藏档案编写一些有价值的档案资料,以满足各项业务工作的需要。

  9、积极参加本单位组织的科研课题鉴定会、单位工程验收会、初步竣工验收会、竣工验收会等活动,认真接收上述活动形成的应该归档的文件材料,并整理归档。

  10、做好档案的统计工作,建立统计台帐,及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

  11、在做好单位内部档案管理的同时,还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

  二、档案保管制度

  1、收进、移出档案和资料,必须认真清点,严格履行交接手续。

  2、保管档案和资料,必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒,并排列有序,便于查找。

  3、档案资料库房必须坚固,必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。

  4、随着气候变化,做好库房密闭、通风、温湿度调节,并适时进行除湿或除尘工作,以防档案霉变。

  5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开,但要相对集中,便于管理。

  6、库房专管人员进出库房,应随手关门上锁,非专管人员,不得随意进入库房。

  7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时,必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者,按档案法规严肃处理。

  8、档案管理人员工作变动时,必须将所保管的档案和资料清点移交,否则不予办理调离手续。

  三、档案复制制度

  1、要遵循保密原则,凡涉及保密的档案不得复制。

  2、复制档案中的内容,须经处领导同意,由档案管理人员进行复制。

  3、破损的档案,档案员要及时修改和复制。

  4、对利用较多的档案,可复制数份,以利用使用,并保护原档案,减少档案的磨损。

  四、档案查借阅制度

  1、本着方便工作、满足利用的原则,档案资料一般不予借出,须在档案室、阅文室内查阅。

  2、本处有关科室因工作需要须借阅档案,原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管处长签批,方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。

  3、外单位来查找利用档案者,一律凭单位介绍信,经本处领导签字同意,有关部门派人陪同,方可查阅。

  4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画,不准涂改撕毁,不准将档案材料带回家或放在不安全的地方,更不准将档案保密内容外泄。

  5、查阅档案时,禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。

  6、借阅者归还档案时,应填写利用效果信息反馈,认真履行交接签字手续,如发现有撕毁、涂改和损坏现象,按照档案法规有关条款及追究责任。

  五、档案库房管理制度

  为了加强档案库房管理,做好档案的保管和保护工作,确保档案的完整与安全,特制定本制度。

  1、保持库房内清洁卫生,整齐美观,坚持不定期查库,并认真做好记载。

  2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁,不允许非库房管理人员进入库内。

  3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃,相对湿度控制在45-60%范围内,并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。

  4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。

  5、遇有特殊情况,及时向分管领导和职能部门报告,保护现场不受破坏。

  六、档案立卷归档制度

  1、归档范围

  凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。

  2、归档时间

  (1)各项管理工作形成的文件材料,各科室应在工作完成后及时向综合档案室移交。

  (2)堤防建设工程在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。

  (3)财务会计档案,由财务科按照归档要求整理装订成册,保管一年后移交给综合档案室。

  3、归档要求

  (1)归档的文件材料一般一式一份,本单位发文、基建项目档案一式贰份,堤防建设项目档案按上级要求制定份数。

  (2)自己撰写的归档文字材料,必须用碳素墨水和黑墨水书写,禁止圆珠笔、复写纸书写,粘贴装订要符合档案技术保护要求。

  (3)归档的文件材料必须整齐、清洁、字迹清楚,便于利用。

  (4)归档的文件材料必须层次分明,符合形成规律。

  (5)归档的文件材料必须完整、系统、准确的反映各职能部门在各项活动中真实内容的历史过程。

  4、归档手续

  移交档案时要认真履行交接手续,填写档案移交登记表,一式两份,经清点无误,双方签字后,各自保管一份,以备查找、负责。

  七、“三纳入”、“四参加”制度

  1、将档案工作纳入到堤防处工作计划,领导工作议事日程、岗位责任制中。

  2、堤防处有关会议要有档案部门或专(兼)职档案人员参加。

  3、工程项目建设、科研、设备安装、调试等业务活动要有专(兼)职档案人员参加。

  4、科技项目的鉴定,有档案专职人员参加。

  5、基建、设备、科研成果验收活动有档案专职人员参加。

  档案人员参加以上活动中带回的图片资料,必须及时登记和整理,分类立卷归档,不得作为私有,一经发现,从严处罚。

  八、档案史料编研制度

  1、综合档案室是堤防处档案史料的收集、管理、开发、利用的职能部门,编研工作是档案室的一项重要工作职责。档案人员应根据堤防处岁修、防汛、堤防管理过程中形成的档案史料,坚持做到经常不断的搞好编研和开发,以满足各方面利用档案史料的需要。

  2、根据堤防处各项业务工作需要,档案室按规定搞好档案全宗介绍、组织机构沿革、基础数据统计、专题文件汇编等必须编写的档案史料。

  3、深层次的编研工作,可根据堤防处的特点,由档案部门或组织专门写作班子集中进行编写。

  4、编研的档案史料,只限堤防处内部使用,不得对外借阅和向社会公布。如确因工作需要,外借或向社会公布档案资料时,必须经处分管档案工作的领导批准后,方可办理手续。

  九、文书材料归档制度

  1、本单位形成的各种专业内容、各种载体(纸张、胶卷、磁带)、各种形式(如文件、文字材料、图纸、图表、声像——即照片、录像、录音等)各类档案均须及时送本机关综合档案室归档。

  (1)文书档案,应于档案形成年度的次年第一季度末前归档完毕。

  (2)会计档案,应于形成年度为单位,于决算批准后,继续在财会部门保存一年期满时,向综合档案室移交。

  (3)科技档案,应分别在一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目完成或告一段落后及时归档。

  (4)其他各种专业档案,均必须按其形成规律,遵守上级档案部门或专业部门的规定及时归档。

  2、凡属本处职能工作所应当负责贯彻执行及凭借指导本机关职能工作的,凡记述本处实际工作或生产技术活动历史面貌的文件(包括正式文件和一般文件材料)电报、图纸(含底图)图表、报表簿册(即各种登记簿、帐簿、名册)和录音、录像、照片等均须向综合档案室归档。

  3、归档工作,务须保证归档文件材料的种类、稿本、份数以及每件文件的页数均须齐全完整。

  4、凡归档的文件材料,须在“保持文件之间的历史联”的同时按文件的保存价值(即永久、长期、短期)组成保管单位(案卷)编目归档。

  5、归档文件材料中的文件与电报应逐一分类立卷。正件与附件、印件与定稿、请示与批示、转发文件的批文与原文、多种文字形成的同一文件不得分开立卷。

  6、按年度归档的档案(如文书、会议……档案等),跨年度的请示与批复一并归入复文件,没有复文的请示归入请示年;跨年度的规划归入针对的第一年;跨年度的会议文件归入会议开幕年;非诉讼案材料,归入结案年。

  7、卷内文件必须排列有序。一般按责任者——问题——时间排列,使同一文件的正件在前附件在后,印件在前定稿在后,重要文件的历次稿件依次排在定稿之后;非诉论案件卷,结论、决定、判决性的文件材料在前依据材料在后。

  8、卷内文件,应安排列顺序逐件逐页编所在页号或件号。即:

  装订的卷,在有文字的每页文件的下面右上角,背面左上角编全卷文件统一的顺序页号;

  不装订的卷,应在每份文件首页右上角加盖档号章,在章内填上顺序件号;

  图表和声像材料,应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

  9、凡归档案卷,不论永久、长期和短期保存价值,均须按规定格式逐卷填写内文件目录和备考表。

  (1)填写目录时,不得随便改变和简化文件题名(即标题);

  (2)对没有题名或题名(如通知)不能反映文件实质内容的文件,应根据文件内容予以拟制;

  (3)对没有责任者(即作者),年、月、日的文件,要考证清楚,补齐后填入有关项内;

  (4)会议记录、应填写每次会议的时间和主要内容;

  (5)填写卷内文件目录的字迹要工整;

  (6)填写卷内文件的情况说明,应逐项填写在备考表内。无需说明的卷,亦应将立卷人、检查人的姓名和立卷的时间填上;

  (7)卷内文件目录置于卷首,备考表置于卷尾。

  10、声像材料应用文字标出所摄声像的人、物名称、身份(或职务)及其活动时间、地点、中心内容和摄录者。

  11、凡归档的文件材料,均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物;如有破损者,应按裱糊技术要求托裱;如有字迹扩散褪变者,应复制,复制件与原件一并归档。

  12、凡归档的文件、材料,均须装订。凡装订的案卷,须按卷内文件目录在其首、备考表在其尾,卷内文件依预先后排列的顺序理齐,做到右、下侧齐整;采直径1-1.5毫米粗细的纱绳和用“三孔一线”装订法装订;凡不装订的案卷,应用细线和缝纫机装卷内文件逐件装订。

  13、归档文件材料的卷皮、卷盒和卷内文件目录、备考表、案卷目录……等,必须符合档案部门规定的标准和规范,并按规定格式和要求填写清楚。

  14、归档案卷的标题要简明、确切地反映卷内文件内容,一般应由卷内文件的负责者(即作者)、内容和名称等部门组成,对责任者简称的使用,要通俗易懂,保持一致。

  十、档案移交制度

  1、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案,本处必须按规定时间办理移交手续,并妥善保管交接凭证,还应在检索工具上注明。

  2、档案工作人员调离工作后,必须办完移交手续后,方可离岗办理调离手续。

  3、对档案收进、移出、利用销毁的情况要认真登记,为统计和移交工作作好准备。

  4、移交登记要本着实事求是的原则,既要有综合性的报表,又要有详细的明细表,要做到帐物相符、账表相符。

  十一、会计档案管理制度

  为加强会计档案的管理与利用,根据财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》,结合本单位实际,制定本制度。

  1、每年形成的会计档案,包括会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料,均应由财务科按归档要求,负责整理立卷,装订成册。在会计年度终了后,暂由财务科保管一年,期满后,编造清册全部移交到综合档案室保管。

  2、档案室接收保管的会计档案,原则上应保持原卷、册的封装,个别需要拆装、整理的,应会同财务科经办人共同拆封整理,以分清职责。

  3、严格执行安全保管制度,谨防损毁,不得失密和泄密。

  4、调阅会计档案,须由财务科长陪同借阅。

  5、对保管期已满的会计档案,由综合档案室提出销毁意见,经处档案鉴定销毁小组鉴定,编造会计档案销毁清册后,方可销毁,监销人员在销毁清册上签字盖章。

  十二、声像档案管理制度

  为了加强声像(照片、录相带)档案管理,更好地开发和利用声像档案信息资料,特制定本制度。

  1、对声像档案实行集中统一管理,确保其完整、系统、安全,以备管理使用。

  2、声像档案的收集工作、整理程序和保管条件必须严格按照国家标准规范管理。

  3、声像档案管理员应随时收集、征集零散的具有保存价值的照片、录相带。

  4、借阅声像档案,必须按有关规定办理借阅审批手续,归还时按规定进行质量检查、验收。

  5、对收藏的声像档案要根据具体情况定期检查。

  6、严格做好声像档案的保密工作。

  十三、实物档案管理制度

  为了加强对实物档案的管理和收集、整理工作,有效地保护和利用实物档案,按照《中华人民共和国档案法》,特制定本制度。

  1、对实物档案实行集中统一管理,确保其完整、准确、系统、安全,以备开发和利用。

  2、实物档案范围包括:锦旗、匾牌、字画、印章、荣誉证书、奖杯。

  3、实物档案的归档,要求保证实物的完整、整洁、干净,注意防火、防潮、防尘。

  4、实物档案的归档时间要求处属各科室应及时将实物档案移交档案室归档。

  5、实物档案的借出,必须经处领导批准,按规定办理借出手续,如果展出,要对展出实物档案定期进行检查。

  6、实物档案如有破损,必须进行认真修复和技术加工,以延长实物档案寿命。

  7、建立实物档案登记和统计制度,每年检查一次,发现问题,及时解决。

  十四、档案保密制度

  1、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规,遵守保密纪律,明确保密职责,维护档案的安全的完整。

  2、保密文件材料、档案的密级划分、变更和解密,必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料,要妥善保管,绝密档案要单独保管。

  3、档案库房设施应符合“八防”的要求,要安装铁门(防盗门)铁窗,凡遇重大节日应提前对库房的安全保密设施进行检查,发现问题及时处理。

  4、不该说的国家秘密不说,不该知道的国家秘密不问,不该看的国家秘密不看,不该记录的国家秘密不记录。

  5、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁于国家秘密的文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。

  6、不准借阅秘密档案资料。查阅秘密档案或文件,应履行审批手续,并限于保密室或档案室内阅览,不得抄录和带出,不得向别人透露秘密文件的内容。

  7、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料的物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事,如确因工作需要,须经保密部门审查批准,同时指定专人保管。

  8、不准向家属、子女、亲友及其他不应知悉者谈论国家秘密。

  9、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作,发现问题,及时报告

  10、不准隐瞒泄密事件,对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告,并视其情节依法追究责任。

  十五、档案鉴定销毁制度

  1、成立档案鉴定小组,鉴定小组由分管领导任组长,成员由档案人员及有关部门的人员组成。

  2、鉴定小组以专业主管部门确定的档案价值鉴定原则和标准为准绳,以档案的保管期限为依据,及时组织对到期档案进行鉴定。

  3、鉴定工作结束后,要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定意见,由鉴定小组负责人签名并注明日期,对无保存价值需要销毁的档案及文件材料,要造出清册,提出销毁报告,经分管领导批准,并报送有关档案部门备案,然后方可销毁。

  4、对已超过保管期限的档案或文件材料,重新鉴定后,确有保管利用价值需要延长保管期限的,应重新规定保管期限,其保管期限从第一次鉴定的年限算起。

  5、经过鉴定,对延长保管期限的档案或文件材料要重新组卷,要达到划定保管期限准确,保管单位质量达到标准规定,鉴定中发现档案不准确、不完整,档案部门要及时向领导汇报,责成有关科室或责任人负责修改、补充。

  6、销毁档案时,监销人员不得少于2人,应由档案室和有关业务部门派员在指定地点共同监销,监销人员在销毁以前,应认真进行清点核实,销毁后要在销毁清册上签名盖章,并将销毁情况报告领导。

  7、销毁档案时,必须注意保密,监销人员在档案尚未安全毁掉时不得离开现场。

  8、情况特殊的专门档案另有销毁规定的按有关规定执行。

  十六、档案利用制度

  1、本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案,必须履行登记手续,填写查借阅登记表和利用效果登记表,并将利用结果及时向档案室反馈,任何人不得例外。

  2、外单位来查阅档案资料的人员,必须持有单位介绍信,检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围,经分管领导批准后方可查阅。

  3、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查询,并保持安静、卫生,不得在室内吸烟、喝水,以防损坏档案。

  4、查阅秘密文件必须履行审批手续,严格遵守保密规定。

  5、借阅档案时间一般不超过3天,延长时间需办理续借手续,最多不得超过7天,借用份数每人每次不得超过3份。

  6、借阅者应维护档案的完整与安全,不得在档案上乱写乱画,不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损,违者必究。

  7、借阅档案归还时,档案管理人员要认真清点,仔细检查,并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前,将所借档案全部归还,以利保管和利用。

  8、凡遇节假日特殊情况,档案室有权随时收回借出的档案、材料,以利安全保密等工作。

  9、凡在借阅档案过程中,造成案卷散失,污损或不归还者,应按《档案法》及有关规定严肃处理。

  10、复制、抄录档案资料,要经领导批准,抄录复制的档案由档案员核对无误,加盖公章,方可有效。

  11、档案人员应根据本单位工作的特点按照室藏档案的内容、种类和结构,编制科学的检索工具和有参考价值的档案资料,以提高档案的查全率。

  十七、档案统计制度

  1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

  2、档案统计包括登记和统计两个部分。档案室要建立档案工作统计台帐,档案人呐喊要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计,还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

  3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。

  4、统计数字要准确无误,情况要真实,结论要正确,各项数字一律用阿拉伯数字书写,字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

  5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表,统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。

  6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况,定期分析研究,采取科学的降温去湿措施,使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。

  7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理,定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究,从而及时发现问题,纠正错误,更好地认识和了解机关档案管理的现状,掌握发展规律,分析发展趋势,提高管理水平。


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