中小型企业采购部的管理制度、岗位职责、工作流程

导读：　供应部工作职责和工作标准 一、目的作用： 1 1可作为供应部开展工作的规范依据。 1 2可作为公司领导考核供应部工作业绩的衡量依据。 ...

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供应部工作职责和工作标准 
一、目的作用： 
1.1可作为供应部开展工作的规范依据。 
1.2可作为公司领导考核供应部工作业绩的衡量依据。 
1.3可作为供应部人员工作中相互监督与协作配合的依据。 
二、管理归口 
总经理是供应部的上级直接领导。 
供应部的工作直接对总经理负责。 
三、工作职责 
1、采购计划的编制 
负责根据生产、总务、设备及检验等各部室物品需求计划，编制与之相配套的采购计划，并组织具体的实施，保证经营过程中的物资供应。 
2、物资供应： 
2.1负责原辅材料、中药材、包装材料、备品、备件、办公用品、检验用品及燃料等的采购供应工作。 
2.2认真做好市场调查和预测。掌握物资供应情况。 
2.3及时采购物资采购计划中提出的各类物资，做到既要价格合理，又要保证质量。 
2.4负责各类采购合同的签订与管理、落实工作，并制订相应的管理制度。 
2.5严格执行企业制定的物资供应制度，按照采购原则进行采购作业，根据生产安排做好物资供应的进度控制，实现物流的优化管理。 
3、采购物资的入库与结算： 
3.1负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作。 

3.2对不合格产品及时退货。 
4、供货单位的质量审核： 
4.1参加对供货单位进行质量管理体系的审核工作。 
4.2加强物资供应档案的管理，做好物资信息情报的工作，建立起牢固可靠的物资供应网络，并不断开辟和优化物资供应渠道。 
4.3负责制订物资采购工作各项管理制度。 
4.4建立可靠的物资供应基地，会同质量管理部等有关部门做好供应商评估、优化选择、关系处理等工作。使之按时、按质、按量进行物资供应。 
5、负责企业外委托加工的出入库业务。 
6、与企业内各部门加强沟通配合，处理好生产经营过程中发生的各物流管理需求协调平衡的事项和突发问题。 
7、完成公司领导交办的其他工作任务。 
四、职责权限： 
4.1对于未经批准的计划有权拒绝供应。 
4.2有权要求仓库保管员提供报库存表。 
4.3采购权： 
4.3.1食堂用具的采购权。 
4.3.2办公用品、用具及劳动保护用品、工装的采购权。 
4.3.3卫生用品、用具的采购权。 
4.3.4公司内备品、备件、生产用品用具及维修用料的采购权。 
4.3.5检验用品及用具的采购权。 
4.3.6企业用燃料的采购权 
五、工作标准 
5.1坚决执行总经理下达的各项工作指令，并且圆满地完成。 
5.2根据生产需求计划和物资库存情况编制合理的采购计划，按时、按质、 按量地供应企业生产经营所需要的各种物资，为企业生产经营活动提供了物资保障。 
5.3严格执行企业物资供应制度，遵守企业制定的采购原则，采购作业及供应商管理、供应渠道的建立等方面的工作均符合企业规定要求。 
5.4与其他部门能够很好地沟通和协作配合，对物资供应发生异常情况或生产任务的临时调整变动，均能较好地与有关部门协调处理。 
5.5根据各部门需注计划，实行定期订购和定量订购方式，达到最小限度地占用流动资金，提高资金使用效益。 
5.6对供应商的管理办法行之有效，所建立的物资供应渠道及供应网络牢固 
可靠，对物资供应的情报工作及物资供应档案资料管理均达到了规范要求。 
5.7对业务员的日常管理严格，外出工作人员没有出现损害企业利益及违章违纪现象，工作效率普遍反映均好。 
5.8日常工作管理有条理，办公室整洁，工作秩序好、效率高。 
5.9与其他部门在工作上能较好地沟通和协作配合。 


供应部工作流程 
供应部主要负责生产性物料及办公用品、生产相关辅助用品、检验用品的采购工作及外委加工工作。 
依据生产管理部下达的生产物料采购计划、各部门提交的物品使用计划及库存报表，供应部计划员分解采购计划，报生产管理部负责人、部门负责人、主管经理审批确认后，分解下达采购计划给各相关采购员。采购员依据质量管理部下发的物料质量标准及采购计划进行比价后，确定供应商进行采购。 
物料到货时业务员填写到货通知，到货通知随货物一同送到仓库，由仓库保管员进行初检，确认数量，核实无误后，在到货通知上签字确认，将到货通知第三联由仓库保管员保存，第二联送交财务，第一联返回供应部，物料入库待验。 
月底结帐时如发票未到，由采购员办理暂入库手续，发票到达后办理正式入库冲回暂入库，业务员填写入库单，供应部负责人审核签字，仓库保管员填写本批物料批号、代码、检验报告单号并签字确认，财务部依据入库单及合格报告单办理入库及结算业务。 
为保证供货质量，企业应建立供应商评估小组，由质量管理部、财务部、供应部等有关部门参与，并定期对供应商进行评估。主要物资的采购应确定两个以上的定点单位，以保证物资渠道的畅通。 


供应部管理制度 
直接上级：总经理； 
部门性质：负责采购、供应材料、备品配件其他物资； 
管理权限：受办公室委托，行使对采购、供应的管理权限，并承担执行公司规章制度、管理规程及工作指令的义务； 
管理职能：合理地组织采购，并及时供应生产所需的物资； 
供应部职责： 
1 从办公室的统一指挥，严格执行工作指令，一切管理行为向办公室负责； 
2．负责编制原、辅材料及备品配件的供应计划。认真组织原辅材料、包装材料的供应与采购，做好原辅材料、包装材料等备品配件的进、出、存库统计核算工作； 
3．制订本部的工作计划和目标； 
4．了解市场上公司所需采购的物资、备品的变化的情况； 
5．调查研究本行业采购物资、备品的规律； 
6．采购方式设定； 
7．对主要供应商进行等级、品质、交货期、价格、服务、信用等能力的评估； 
8．采购前要询价、比价、议价； 
9．合理编制采购计划、实施采购； 
10．处理与协调和供应商之间的关系； 
11．组织对物资市场信息的搜集和分析； 
12．检查、考核、评比采购人员的业务水平和工作能力； 
13．完成临时交办的其他事项； 
1 供应部在职人员行为规范： 
1.1 本职位人员所必须作的许多重要的决定，都是以良好的普通常识及逻 
辑判断做依据。 
1.2 本职务说明不可能涵盖所有的事项，本职位人员应执行由采购经理在任何时间所指派之任何公务。 
1.3与卖场的充分沟通与密切配合的合作关系，是本职位成功的必要条件。 
1.4 采购人员成功的要素有下列七项，本职位人员应确实做好： 
（1） 操守廉洁 
（2） 掌握市场 
（3） 积极认真 
（4） 适应性强 
（5） 精打细算 
（6） 精打细算 
2 采购程序 ： 
2.1 采购工作以“采购计划”和“认证结果”为依据。 
2.2 采购安全性关键器件必须是其获得了安规认可。 
2.3 在可行时，可以委托物料加工者或采购代理方进行进货检验，但应与之形成质量保证协议。 
2.4 采购人员必须具备采购活动需要的专业知识，能熟练运用电脑在信息网上进行数据处理工作，有一定的英语水平和较好的谈判技能。 
2.5 根据生产计划，采购部下达经批准的基本物料采购计划、零星采购计划，该计划是采购活动中“采购什么？采购多少？何时到货？”的基本依据。 
2.6 采购部根据器件的分类，把基本物料采购计划分配给不同的采购责任人。 
2.7 采购责任人员在收到采购计划后，应认真核对计划的可执行性，如有不可执行的项目，应以书面形式反馈给计划制订部门，以便计划部门及时调整计划。 
2.8 采购人员将采购计划逐项核对评定的供应商相关信息，拟制采购订单，采购订单应清楚列明采购物料对应的本公司编码、生产厂家、相应的厂家规格/型号、采购数量和要求交货的日期等。货期不能满足时，需注明新的定约时间。 
2.9 采购订单必须按采购订单审批、签返流程进行规范化和审批，采购人员将经采购经理或其授权人批准的订单发给供应商，并要求供应商在规定时间内签返以示确认。采购订单签返后即生效，其复印件应由采购部存档并妥善保管。 
2.10 签返的订单如有价格、货期、包装的更改，采购人员应重新评议。 
2.11 采购计划中，未列入评定合格供应商的物料，则属风险采购；风险采购必须在申请单获得准许后，方可实施采购。此物料的使用应由相关技术人员明确特定用途和要求，不可简单二次使用的此类物料，如有二次使用应在受控状态下进行。 
2.12 订单下达后，采购人员负责跟单，不断提醒供应商按期交货。 
2.13 货到暂存库，采购员应告知暂存库收货人员物料的紧急程度，以便及时送检。 
2.14 采购安全关键器件必须是其获得了安规认可，未获认可不得采购；因技术改进或其他特殊要求需作物料替换时，必须履行规定的认可审批手续。 
2.15 当顾客特别要求时，可在本公司或供应商处对采购物料进行符合性验证。 
2.16 外协加工控制 
a)外协加工采购小组负责及时、正确地申请、传送外协加工所需技术文件、专用工装和仪器； 
b)对重点物料，由外协采购人员组织对外协供应商相关人员进行技术培训、生产现场技术指导和并进行首次加工评审。外协物料可以由质检部检验员或授权人在供应商现场检验，也可以送回检验，具体检验方式由技术工程部提出、实施； 
c)由采购部负责保持和外协加工供应商的日常沟通和联络，协调解决外协加工过程中的品质、工艺等问题。 
d)由技术工程部组织对外协供应商实施定期考评，组织工艺辅导和品质稽查，监督供应商落实纠正、预防措施。 
e)外协供应商必须按公司的要求提供产品生产过程中的有关品质数据，该数据由质量工程部管理并纳入公司质量月报中。 
3 验货控制程序 
3.1 供应商将物料送到暂存库，暂存库管理人员在接收送来的物料时，应对其品种、数量和包装进行核对和登记。 
3.2 暂存库管理人员填写送检单并送到质检部，由质检人员实施验证，对于风险采购物料质检部应按加严方式验证或检验方可入库。 
3.3 对于已经在外协厂或其他场所检验的物料，暂存库根据质检部开具的合格单据进行“直接接收”操作。
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