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机关档案管理制度

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机关档案管理制度
 
中山市XX局档案综合管理实施办法
 
第一条  为加强我局档案的科学管理,充分发挥档案的作用,更好地为我局各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《广东省机关档案工作业务建设实施办法》等有关规定,结合我局档案工作的实际,制定本办法。
第二条  本办法所称档案,是指本局在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、基建、会计、声像、实物、业务等不同载体和内容的文件材料(含电子文件),它是本机关在各项工作活动中形成的历史记录,反映本机关的历史真实面貌,是本局工作查考、制定决策的重要依据。
第三条  机关档案工作是机关工作的组成部分,是提高机关工作效率和工作质量的必要条件,是维护机关历史面貌的一项重要工作,必须加强对档案工作的领导,将其列入本局的工作计划,统筹安排,保障档案工作的顺利进行。
第四条  本局档案工作坚持统一领导、综合管理的原则,由分管办公室工作的局领导负责主管全局档案工作;办公室下设综合档案室,并负责管理综合档案室的日常工作;综合档案室配备专(兼)职档案管理人员,负责具体档案业务工作。
第五条  本局档案工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导。
第六条  本局在各项工作中形成的所有档案,包括文书、基建、会计、声像、实物、业务等档案,均由本局综合档案室统一保管,任何部门和个人不得擅自留存,以确保档案的完整和安全。
第七条  本局在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料(含电子文件),由各部门整理好后,及时向综合档案室移交。
第八条  综合档案室负责各类档案的接收与系统化整理;档案日常管理与保护;积极主动开发档案信息资源,为本单位各项工作服务;对局机关各部门及所属单位的档案业务进行监督指导。
第九条  综合档案室要建立档案的统计制度,对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计,并按规定准确编制档案工作统计报表,及时上报档案行政管理部门。
第十条  综合档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定,对确无保存价值的档案进行登记造册,经档案鉴定领导小组审核、分管领导批准后方可销毁,任何人不得擅自销毁档案。
第十一条  机关的档案库房应有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施。要定期检查档案保管状况,对破损的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。
第十二条  综合档案室要建立健全档案的借阅制度,根据档案的机密程度,确定不同的利用范围,规定不同的审批权限。
第十三条  档案人员要忠于职守,遵纪守法,具备档案管理的有关专业知识,熟悉业务技能,能胜任本职工作。档案工作岗位人员要相对稳定,确因工作需要调动时,应在离职前办好交接手续。
第十四条  综合档案室应及时向市档案馆提供政府公开信息;定期向市档案馆移交永久、长期、30年的文书档案、在重大活动、重要事件中形成的声像档案、实物档案以及涉及民生的专业档案等。
第十五条  根据《中华人民共和国档案法》有关条款及其它法规的规定,对在档案工作中做出贡献的档案工作人员和有关人员给予适当的奖励。对违反国家档案法规和本局有关规定的,应依法给予处罚和通报批评。
第十六条  本办法自文件下达之日起执行,由中山市XX局办公室负责解释。

中山市××局档案分类编号方案
 
为了加强我局档案工作业务建设,提高档案综合管理水平,实现档案分类整理、排列、管理的标准化和规范化,促进档案业务管理水平的提高,以便更好地为我局各项工作服务,根据《广东省机关档案分类办法》,结合我局的实际情况,特制定本方案。
一、分类原则
1、分类以本局所形成的全部档案为对象,依据职能,结合档案内容和载体形态特点,便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案,分别用英文字母按顺序编大类代字。
3、本办法适用于对本局全部档案进行整理和排架管理。
二、类别设置
本局档案共分六大类:文书档案(A)、基建档案(B)、会计档案(D)、声像档案(F)、实物档案(H)、业务档案(G),大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。
大类及属类设置如下:
A  文书档案
B  基建档案
D  会计档案
      D1  报表
D2  账簿
D3  凭证
D4  其他
F  声像档案
F1  录音
      F2  录像
      F3  照片
H  实物档案
G  业务档案
G1  ××类
G2  ××类
…………
三、编号方法
1、文书档案的编号:
(1)2004年以前,文书档案采用立卷归档方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+目录顺序号+案卷号。其中保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3,永久、长期合编为12,永久、长期、短期合编为0。
例:A  0 . 1/1
案卷号(第1个案卷)
目录顺序号(第1本目录)
                      保管期限代号(永久、长期、短期合编)
                      大类代字(文书档案)
    (2)2004年开始,文书档案采用单件归档方法,其编号结构模式改变为:大类代字+保管期限代号+年度+件号。保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3。2007年以后保管期限改为永久(代号1)、30年(代号4)、10年(代号5)三种。
例:A /1/2004/ 1
件号(第1件)
                           年度
                            保管期限代号(永久)
                         大类代字(文书档案)
2、基建档案的编号:
基建档案按工程项目组卷,其编号结构模式为:大类代字+工程项目代号+案卷号。
 例:  B  1 /1
                    案卷号(第1个案卷)
                  工程项目代号(第1项工程)                     大类代字(基建档案)
3、会计档案的编号:
(1)2004年以前,会计档案的编号结构模式为:大类代字+属类代号+目录顺序号+案卷号。
      例:会计凭证的编号
        D 3 .1 / 1
                         案卷号(第1个案卷)
                        目录顺序号(第1条目录)
                          属类代号(会计凭证)
                          大类代字(会计档案)
(2)2004年开始,会计档案的编号结构模式改变为:大类代字+属类代号+年度+案卷号。案卷号每年从“1” 起编。
      例:会计凭证的编号
        D 3 /2004/ 1
                             案卷号(第1个案卷)
                             年度
                             属类代号(会计凭证)
                             大类代字(会计档案)
4、声像档案的编号:
(1)2004年以前,声像档案以盒、册为单位组卷,其编号结构模式为:大类代字+属类代号+案卷号。
 
例:录音带
F 1/ 1
                        案卷号(第1盒录音带)
           属类代号(录音带)
                          大类代字(声像档案)
(2)2004年以后,录音、录像档案采用按件归档整理方法,一次工作或活动所形成的录像或录音作为一件档案材料,每个年度的件号均从“1”起编。录音、录像档案的保管期限均为永久。其编号结构模式为:大类代字+属类代号+年度+件号。
例:录音
F 1/2010 / 1
件号(第1件录像)
年度
属类代号(录像)
大类代字(声像档案)
(3)2004年以后,照片档案按组整理归档,一次活动形成的照片为一组,每个年度的组号均从“1”起编,每组照片的张号均从“1”起编。照片档案的保管期限为永久。其编号结构模式为:大类代字+属类代号+年度+组号+张号。
例: F 3/2010/ 1 /1
张号(第1张)
组号(第1组)
年度
属类代号(照片档案)
大类代字(声像档案)
5、实物档案的编号:
(1)2004年以前,实物档案分属类整理编号,其编号结构模式为:大类代字+属类代号+件号。
例:H 1 / 1
件号(第1件)
属类代号(锦旗类)
大类代字(实物档案)
(2)2004年开始,实物档案不分属类,按年度编流水件号,其编号结构模式为:大类代字+年度+件号。
例: H /2004 / 1
件号(第1件)
年度
大类代字(实物档案)
6、业务档案的编号:
业务档案采用立卷归档方法,其编号结构模式为:大类代字+属类代号+年度+案卷号。
例: G 1/2004/1
案卷号(第1个案卷)
年度
属类代号
大类代字(××档案)
 
四、本办法自发布之日起执行,由本局档案室负责解释。
 
中山市XX局各类档案归档整理制度
 
一、文书档案归档整理制度
(一)归档范围
凡是本局党务、群团、行政管理活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料均属文书档案归档范围,具体范围按《文书档案归档范围和保管期限表》所列条款执行。
(二)归档要求
1、归档的文件材料要齐全、完整,准确、系统,应归档的文件材料的种类、份数及每份文件的签发稿、附件和与本文有关的批示等附属材料,均应齐全、完整;与归档文件材料相关的电子文件,也应按照有关规定及时整理归档。
2、归档的文件材料原则上应为原件,字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。
3、所有文件材料按年度归档,并遵循文件的自然形成规律,保持文件的原貌和完整,根据《文书档案归档范围和保管期限表》的规定,准确划分档案材料的保管期限。
4、归档章、档案盒封面、盒脊、备考表等项目,使用蓝黑墨水或碳素墨水钢笔填写,也可进行打印;档案目录应当打印;备考表和档案目录一律使用A4规格纸张。
(三)归档时间
文书档案可在文件形成时即时整理归档,也可在年度终了后整理归档,最迟于次年6月底前完成文件材料的收集、整理归档工作。
(四)归档文件整理
文书归档文件采用单件归档整理方法,以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。
1、“件”的确定
“件”是归档文件的整理单位,一般以每份文件为一件。文件正本(包括附件)与定稿为一件,会议记录、报表、名册、图册等一册(本)为一件。
2、装订、编页码
每“件”单独装订,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,定为永久和30年保管期限的文件去除易生锈的金属物,采用不锈钢钉、三孔一线等方法装订。装订时,正本在前,定稿在后;原件在前,复制件在后;转发件在前,被转发件在后;文件处理单在前,文件在后。
没有编页码的文件,以“件”为单位对有效页面编连续页码,本身有正确页码或单页的文件不需再编页码;一份文件各部分(如收、发文处理单和定稿)已有独立正确的页码时,不用再编页码,合并计算其总页数即可。
3、排序
在同一年度同一保管期限内排序。一般按时间、机构或问题、文号等先后顺序排列即可,尽量将同一事由的文件排列在一起。
4、盖档号章、编件号
每份文件均需加盖档号章,档号章的位置一般盖在文件首页左上方空白处。如文件首页上方不够位置盖章,可另加白纸封面。
每年每种保管期限均从“1”起编流水件号。
5、编目
将归档文件信息按照规范要求录入中山市电子档案管理系统,并打印《归档文件目录》一式三份。《归档文件目录》的主要项目包括:全宗号、类别、期限、年度、件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等。
《档案目录》包括归档说明和《归档文件目录》两部分,要求制作一式二份。
6、装盒
将整理好的单份归档文件按照编号顺序装入文书档案盒中,并填写档案盒背脊、盒内备考表。
 
附:文书档案归档范围和保管期限表

 
文书档案归档范围和保管期限表
大类代字:A
类目 归  档  范  围 保管
期限
备注
对外业务工作
一、
会议
文件
1.本单位党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久
2.本单位召开工作会议、专题会议的文件材料
2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要
2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
 
 
永久
30年
 
3.联合召开会议的文件材料
3.1本单位主办的
3.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要
3.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
3.2本单位协办的
3.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、纪要的正本或复制件
3.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的正本或复制件
 
 
 
永久
30年
 
 
30年
 
10年
 
4.本单位承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
4.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告(原文及译文),上级领导人贺辞、题词、讲话,会徽设计、布展方案
4.2代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道
4.3委员会、分会会议和学术会的讨论记录,会议代表登记表、接待安排
 
 
 
 
 
永久
30年
 
10年
 
5.本单位举办的重要庆典、仪式、纪念活动,具有影响的重大事件、重大活动以及民族、宗教活动等过程中形成的活动方案、邀请函、参加人员名单、嘉宾签名册、领导、嘉宾讲话、贺信(电)、新闻通稿等材料 永久  
6.本单位领导出席其他重要会议的讲话稿
6.1县以上党委、人大、政府等召开的会议
6.2上级业务领导、指导机关召开的业务工作会议
 
永久
30年
 
7.本单位工作人员参加上级领导机关或业务指导机关召开的与本单位职能有关的会议材料 10年  
 
二、
政策
法规
制度
1.本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件,中长期规划、纲要等文件材料 永久  
2.本单位代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年  
3.机关联合行文的文件材料
3.1本单位主办的
3.1.1涉及政策法规性、重大业务建设内容的
3.1.2基础性、技术性、操作性内容的
3.2本单位协办的
3.2.1涉及政策法规性、重大业务建设内容的
3.2.2基础性、技术性、操作性内容的
 
 
永久
30年
 
30年
10年
 
4.本单位转发上级机关法规和重要业务文件
4.1本单位有具体贯彻意见、要求的
4.2本单位无贯彻意见的
 
永久
30年
 
5.本单位形成的行政管理工作制度、程序、规定等文件材料 永久  
三、
往来
文件
1.本单位的请示与上级机关的批复、批示
1.1法规、政策、重大业务问题
1.2基础性业务问题或技术性问题
 
永久
30年
 
2.本单位领导向党委政府等汇报工作的文稿 30年  
3.上级机关领导对[本单位主要职能]工作的指示、批示、谈话记录 永久  
4.同级机关、下级机关的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料
4.1法规政策、重大业务问题
4.2基础性业务问题或技术性问题
4.3一般性问题或机关之间征求意见的来往函件
 
 
永久30年
10年
 
5.其他机关与本单位业务往来过程中形成的有特殊意义的文件材料 10年  
6.上级领导机关、业务指导机关印发的关于[本单位主要业务]的意见、规定、标准等 30年  
7.下级机关报送的文件材料
7.1重大业务问题的专题报告
7.2年度和年度以上的计划、总结、统计材料
 
30年
10年
 
四、
计划、总结、统计、
1.本级、本行业年度业务工作计划、总结 永久  
2.本单位年度和年度以上的计划、总结 永久
3.本地区、本单位综合业务年报 永久
4.本单位年度以下的计划、总结、统计材料 10年  
5.本单位各种专项工作的计划、总结、方案等 30年  
6.本单位重要职能活动的总结 永久  
7.本单位一般活动的总结 10年  
8.机关内部各科室年度以上的计划、总结、情况汇报 10年  
五、
审批、审查、核准、备案、
1.本单位制定的行政审批、审查、核准、备案工作制度,有重要社会影响或特殊价值的办事指南、办理流程、承诺事项等材料 永久  
2.本单位在进行固定资产投资、科技计划等各类项目的审批(核准)、管理、验收(评估)等登记、批文及依据性材料 永久  
3.本单位在对不动产、自然资产的所有权、使用权确认工作过程中形成的申请、审核、确认批文(含存根)及审核汇总表等 永久  
4.本单位批准颁发的20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的申报、审批、登记、管理文件材料 永久  
5.本单位批准颁布的20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的申报、审批、登记、管理文件材料(登记统计汇总表格的保管期限应从长) 30年  
6.本单位在从事社会管理、公共服务等行政管理工作中形成的备案材料 10年  
六、
执法
工作
1.本单位在实施行政处罚、处分及行政复议等工作中形成的文件材料
1.1处理结果为警告(不含)以上的
1.2处理结果为警告的
 
 
永久
30年
 
2.本单位在国家赔偿工作中形成的所有材料 永久  
3.本单位与有关机关开展的执法检查活动中形成的情况汇总、通报,整改通知书等 永久  
七、
承办
督办
1.上级机关批转本单位直接承办的工作形成的文件材料 永久  
2.本单位在协调办理党委、政府督办事项、人大建议、政协提案形成的文件材料
2.1有上级机关领导人批示的重要督办结论
2.2人大议案、政协提案的督办情况
2.2.1本单位主办的
2.2.2本单位协办的
2.3一般性事项、无明确处理结果的
 
 
永久
 
永久
30年
10年
 
3.本单位对下级机关工作进行督办过程中形成的督办通知、要求等材料 10年  
八、
政务
公开
1.本单位政务公开实施方案、监督材料 永久  
2.本单位召开的新闻发布会、信息通报会、听证会、民主评议会等形成的通稿、记录等材料 10年  
3.本单位制定的政务公开评议考核工作制度、标准或接受评议考核过程中形成的材料 30年  
4.本单位编制的政务公开指南、政务公开内容目录等 永久  
 
九、
信息、简报、
1.本单位大事记、组织机构沿革等 永久  
2.本单位编印的反映本部门、本系统各方面工作情况和问题的综合简报、情况反映等 30年  
3.本单位编印的专题性简报、专项工作简报 10年  
4.本单位编印或出版的各种杂志、刊物、信息、年鉴及其定稿 永久  
十、
检查
视察
调研
1.省部级以上领导以及当地党委政府主要领导检查、视察、调研本单位重要工作、解决重大问题时形成的通知、方案、讲话、记录等  
 
永久
 
2.当地党委政府领导一般性检查视察时形成的文件材料 30年  
3.本单位工作汇报材料 30年  
4.本单位开展的重要专题调研活动形成的通知、下级机关的汇报、统计数据、调研报告等材料 永久  
5.本单位组织的对一般问题进行调研形成的材料 10年  
6.本单位对下级机关或有关部门进行工作检查时形成的意见、建议、讲话、备忘录 永久  
十一、应急
处理
1.本单位制定的应急预案 30年  
2.本单位在处理突发事件过程中形成的文件材料
2.1事件对社会公众产生较大影响的
2.2事件的影响较小
 
永久
30年
 
3. 本单位在参与多部门联合开展的专项工作中形成的文件材料 30年  
十二、科研
管理
1.本单位关于本系统、本行业科研工作的规划、计划、科研推广工作的材料 30年  
2.对[本地区]本行业科研项目(课题)立项、评审、结题、评奖、奖励等工作形成的文件材料
2.1项目(课题)获奖的
2.2通过结题的
 
 
永久
30年
 
十三、外事
活动
1.本单位领导出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访发表的公报,签订的协议、协定、备忘录,重要会谈记录、纪要等 永久  
2.本单位工作人员出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录 30年  
十四、信访
工作
1.本单位处理人民来信来访的文件材料
1.1有领导重要批示和处理结果的
1.2其他有处理结果的
 
永久
30年
 
2.本单位处理群众来信来访工作记录摘要 30年  
3.指定下级机关上报的、重要的人民来信来访结案材料 30年  
十五、培训
工作
本单位组织地区性系统性岗位培训、业务培训、专题专项培训工作形成的文件材料 30年  
 
 
 
对内管理工作
一、
机构
编制
干部
人事
工作
1.本单位内部机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久
2.上级机关制发的关于本单位机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料 永久
3.成立临时机构的文件
3.1经当地党委、政府批准或同意、由本单位牵头成立跨部门临时机构的通知
3.2本单位内部开展专项工作、设立临时工作机构的通知
3.3本单位参加由其他机关牵头成立的临时机构、临时组织的通知
 
 
永久
 
10年
 
10年
 
4.本单位人事工作制度、规定、办法等文件 30年  
5.本单位人事任免文件 永久
6.本单位关于职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久
7.本单位关于人事考核、职称评审工作文件材料 永久
8.本单位职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久
9.本单位干部、职工名册 永久
10.本单位干部、职工年度报表 永久
11.同级人事、编制部门制发的关于人事、工资、机构编制工作的规定、意见等 10年  
二、
奖惩
材料
1.本单位先进单位、劳动模范、先进工作者、优秀党员、先进党支部的文件材料
1.1受县级(含)以上表彰、奖励的
1.2受县级以下表彰、奖励的或本单位内部表彰的
 
 
永久
30年
 
2.上级机关或本单位对本单位有关人员的处分材料
2.1受到警告(不含)以上处分的
2.2受到警告处分的
 
永久
30年
 
三、
党务
工作
1.本单位党组织工作报告、总结,换届选举结果 永久  
2.本单位在参加上级党委统一部署开展的重要专项活动中形成的本单位工作方案、报告、总结等 永久  
3.本单位党组织建设工作、入党发展对象的选拔、培训、考察、吸纳等工作形成的文件材料 30年  
4.本单位党费收缴和管理工作形成的文件材料 30年
5.本单位党员名册,批准加入党组织的文件材料 永久
6.本单位党务工作简报、情况反映 10年  
7.本单位党员年报表 永久
8.本单位组织和承办对党员的管理、培训、考察,对党员进行党性、党风、党纪教育,形成的文件材料 30年  
 
 
  9.本单位中心组活动及党支部民主生活会会议记录、汇报材料 10年
10.本单位开展机关作风建设意见、方案 30年  
11.本单位制定的党建责任制 30年  
四、
纪检
监察
工作
1.本单位纪检监察年度工作计划、总结 30年  
2.本单位纪检监察工作意见 永久  
3.本单位纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
3.1处理结果为警告(不含)以上的
3.2处理结果为警告的
3.3无处理结果的
 
 
永久
30年
10年
 
4.对本单位党员、干部进行廉政教育工作,预防渎职、失职事件发生所形成的规章制度等文件材料 30年  
5.下级机关处理违法违纪案件的备案材料 10年  
6.本单位行政效能测评、行风评议过程中形成的材料 10年  
五、
审计
工作
1.本单位在效益和内部控制制度的执行过程中所形成的文件 30年  
2.审计机关和本单位在专项审计(包括违纪事项)、离任审计工作中形成的审计报告、情况汇报等材料 永久  
六、
工会
工作
1.本单位工会组织工作报告、总结,换届选举结果 永久  
2.本单位工会会员名册 永久  
3.批准加入工会组织的文件材料 30年  
4.本单位职工代表大会的全套材料 30年  
5.本单位工会年度工作计划、总结 30年  
6.本单位工会会费收支、安排意见、通知 30年  
7.本单位工会委员会的换届、改选、工会会员发展等工作形成的文件材料 永久  
8.本单位工会组织职工联谊活动形成的材料 10年  
9.本单位工会会费的收缴、管理工作形成的文件材料 30年  
10.本单位职工之家情况汇报、总结、验收 10年  
11.本单位组织劳动竞赛过程中形成的材料 10年  
12.本单位特困职工调查报告、调查表 10年  
七、
共青团
工作
1.本单位共青团组织换届、改选、发展等工作形成的文件材料 永久  
2.本单位共青团年度工作计划、培训、开展活动等文件材料 30年  
3.本单位团员名册 永久  
八、
妇女
计生
工作
1.本单位妇女代表大会、妇女会年度工作计划、总结 30年  
2.本单位妇女组织在保障、维护女干部(职工)合法权益方面形成的材料 10年  
3.本单位计划生育工作计划、总结、报表、基本信息登记表等 30年
九、
安全
保卫
1.本单位制定的安全工作规划、计划、总结 永久  
2.本单位保卫部门的安全检查、调查记录 10年  
3.本单位内部应急预案 30年  
十、
文秘
工作
1.本单位制订的完善机关内部管理的规章制度 30年  
2.本单位公文处理、机要、档案等工作形成的记录本 10年  
3.本单位综合办文部门关于秘书、保密、档案等工作年度以上的计划、总结、统计材料 10年  
4.本单位信息化、办公自动化工作规划、方案等文件材料 30年  
十一、
财务
管理
1.本单位财务预算 30年
2.本单位财务工作制度、规定 30年  
3.本单位财务收支情况报告 永久  
4.本单位财务工作年度总结、财务分析报告 永久  
5.上级财政部门下达、追加本单位年度经费的通知 10年
6.上级颁发的关于财务、统计、基建、房管、车辆、固定资产管理等政策、法规性文件 10年  
十二、
固定
资产
管理
1.本单位物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年  
2.本单位国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料
2.1房产、车辆等价值较大的
2.2办公用品等低值易耗品
 
 
永久
10年
 
3.本单位与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
3.1固定资产投资、数额较大、有特殊意义的
3.2一般性活动、数额较小的
 
 
永久
10年
 
4.本单位房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久  
十三、
住房
医疗
1.职工购置、承租本单位住房的合同、协议和有关手续 永久  
2.本单位职工住房分配、出售的规定、方案、细则,职工住房情况统计、调查表、职工住房申请 30年  
3.干部(职工)医疗保健方案、健康分析报告 30年  
十四、
接待
工作
1.本单位接待工作计划、方案
1.1党和国家领导人对本单位工作进行检查、视察的
1.2当地党委政府、人大、政协等领导机关对本单位工作进行检查视察的接待计划、方案
1.3兄弟单位对口接待的
 
永久
 
30年
10年
 
 
注:1.带“※”的为每年必须归档的文件材料。
2.以上“文书档案保管期限表”为参考样板,各单位可根据本单位实际情况进行增减或修改。
       二、基建档案归档整理制度
(一)归档范围
基建档案的归档范围包括本局(含所属单位)办公、基础设施建设项目立项、审批、招投标、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的有价值的文件材料。具体范围见《基建档案归档范围和保管期限表》。
(二)归档要求
1、收集文件材料及时齐全完整。基建档案的平时收集和管理工作由基建管理部门指定专人负责,要与项目建设进程同步,从项目申请立项起,即应开始进行基建档案材料的收集,并进行审查和初步整理,项目竣工后,要及时补充收集相关材料,确保文件材料的齐全完整。
2、科学组卷。按照文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用,科学分类组卷。
3、卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;卷内文件按A4(297×210mm)规格折叠取齐,图纸折叠以减少折痕和突出图标为原则。
4、形成的电子文件,应按照有关规定及时整理归档。
(三)归档时间:基建管理部门应在项目竣工验收后三个月内,将工程立项至竣工全过程的基建档案材料按要求立卷整理好后,向局综合档案室移交,移交时双方办理交接手续。
(四)归档文件整理
1、组卷。基建档案一般根据其成套性和阶段性的特点,按形成阶段和内容、结合考虑文件材料的种类和数量,来确定案卷。案卷题名应简明、准确揭示建设项目名称、卷内文件内容特征及文种名称等。
2、案卷和卷内文件材料的排列
(1)案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。
(2)案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列;图文混合的案卷,要求文字在前,图样在后。有译文的外文资料译文在前,原文在后。
3、案卷编目
(1)盖档号章。卷内文件逐件盖档号章,档号章盖于文件首页右上方空白处,图纸盖于图标上方空白处。
(2)编页号:每卷以件为单位编制页号,只对文件材料的有效页面编页码,空白页面不编。编号位置:正面编于右下角,反面编于左下角。编页号时建议采用打码机。本身有正确页码或单页的文件材料不需再编页码。
(3)打印或填写卷内目录、案卷目录、封面、脊背、备考表。
《卷内目录》放在卷内文件材料之前,其主要项目包括档号、序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注。
《案卷目录》是基建档案的案卷级目录,主要项目包括分类号、案卷号、案卷题名、总页数、保管期限、备注等。
案卷封面印制于档案盒的正表面(也可按照规定格式打印后粘贴),其主要项目包括档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。
备考表排列在卷内全部文件后,或直接印制在卷盒内底面。应标明档号、组卷或提供使用过程中需要说明的问题及立卷人、检查人等。
卷内目录、案卷目录、封面等均应在中山市电子档案管理系统中规范著录相关数据后打印。
(4)编制档案目录:将案卷目录、卷内目录汇编成档案目录,要求一式两份,入档案目录柜存放。
4、案卷封装、排架
(1)封装:将卷内目录、文件材料依次装入档案盒内。文字材料装盒前应去除一般金属物并按单件重新装订(装订方法与文书档案相同,如果是施工、监理单位装订成册移交的,保留原装订,把一册当一个案卷处理,册内文件不用盖档号章);图纸不装订,按A4幅面折叠后依次装入档案盒内。
(2)排架:按工程项目编号和案卷号依次将整理好的案卷装入档案柜存放。
 
附:基建档案归档范围和保管期限表

基建档案归档范围和保管期限表
 
门类 归档范围 保管期限
建设
项目
档案

代字B
 
1.可行性研究报告、项目申请、批复、基建计划、投资计划  
2.设计任务书、计划任务书
3.勘察测量有关材料、报告
4.设计文件、计算书及施工图
5.占用土地文件
6.承、发包合同、协议、投招标文件
7.施工执照、建筑许可证、规划许可证
8.水、暖、电、煤气供应协议书
9.开工报告、图纸会审纪要
10.原材料及物件出厂证明、质量鉴定
11.建筑材料试验报告
12.设计变更、材料代用核定审批
13.隐蔽工程验收记录
14.工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告
15.分项、分部、单位工程质量检查、评定
16.交工验收记录
17.施工记录、施工日志
18.设备、管线安装记录
19.电器、仪表安装记录
20.竣工报告、竣工图
21.工程质量评定材料
22.竣工验收会议有关材料
23.工程维修、改、扩建材料
 
 
 
 
 
永久或
长期

三、会计档案归档整理制度
(一)归档范围
本局在会计工作中形成的各种会计报表、帐簿、凭证等会计材料均属会计档案归档范围。具体范围见《会计档案归档范围和保管期限表》。
(二)归档要求
1、应归档的会计材料应齐全完整,按报表、帐簿、凭证和其他类的形式和特点分别归档、排列。
2、会计档案由会计部门按要求整理、装订成册,编制会计档案目录。档案部门可给予档案业务方面的指导。
3、实行会计电算化之后,在打印一套纸质会计档案归档的同时,需将相应电子数据下载并上传到中山市电子档案管理系统中归档保存。
(三)会计档案移交时间
会计档案,在会计年度终了后,由会计部门保管一年,期满之后,由会计部门移交局综合档案室统一保管,办理移交手续。
已移交档案部门保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案部门应当会同会计部门和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
(四)会计档案整理
1、分类、组卷
会计档案材料按其内容和形式的不同,分报表、账簿、凭证和其他四个属类。
会计帐簿、凭证无论大小厚薄,每本、册为一卷。报表类,将年报与月、季报分开组卷。
2、排列、编码
会计档案案卷,在每一个属类下面按照时间顺序排列。
报表、账簿和其他类的案卷,要求对有效页面编页码,页码的位置编在正面的右上角,背面的左上角。如果原已有页码不用再编。凭证类不需要编页码。
3、盖章编号
在每一个案卷的封面上加盖会计档案档号章。同一属类的案卷每年度从“1”起编案卷号。
4、电脑著录并打印《会计档案目录》
首先将目录信息按照规范要求录入中山市电子档案管理系统,然后按《会计档案目录》的格式打印三份。主要著录项目包括:有全宗号、分类号、年度、案卷号、类别、标题、起止时间、保管期限、页数、备注等。
5、装盒、排架
按照案卷号的顺序将同类会计档案依次装入相应会计档案盒中,不同年度的案卷不可装入同一盒内。
在排架时先按属类排列,同一属类内按时间顺序排列。
6、制作《档案目录》
《档案目录》一般要求制作一式三份,一份由会计部门保存,其余随档案一起移交给局综合档案室。
 
附:会计档案归档范围和保管期限表
 
 
会计档案归档范围和保管期限表
大类 属类 归档范围 保管期限
 
会计档案

代字D
财务
报表(D1)
1.年度财务报表(包括文字分析材料)
2.月、季度财务报表(包括文字分析材料)
永久
5年
账簿
(D2)
1.现金出纳账
2.银行存款账
3.总账
4.明细账
5.固定资产明细账
25年
25年
15年
15年
报废后保管5年
凭证
(D3)
1.原始、记账凭证 15年
其他
(D4)
1.会计移交清册
2.会计档案保管清册
3.会计档案销毁清册
 
15年
永久
永久
 
         
 

四、声像档案归档制度
(一)归档范围
本单位在各项工作、活动中形成的有保存价值的录像、录音、照片(含底片或数码照片)等均属声像档案归档范围,具体范围见《声像档案归档范围和保管期限表》。
(二)归档要求
1、归档的录音、录像应图像清晰,声音清楚,载体质地良好。照片选择有代表性的进行归档。归档照片应图像清晰,冲晒成4R或4D规格,以便入册保管。
2、声像档案每盒(盘、张)的外套上要贴有标签,注明编号、内容、形成时间、播放时间长度、容量等内容。注意不要直接将标签贴在光盘的表面,以免影响光盘的读取。
3、声像档案由负责拍摄的经办人拟写有关说明后每月向档案部门集中移交一次,并办理交接手续;档案部门要及时进行编号归档。
(三)声像档案的整理
1、录像、录音的整理
 (1)鉴定
选择有保存价值的录像、录音归档。录像、录音档案不管其载体形式(磁带、光盘、其他),只看内容记录形式,如既有声音又有影像的,则为录像;如只有声音无影像的,则为录音。非本单位形成的电教片、宣传片,不作为档案保存,可作为声像资料。
(2)按内容分件
一项工作或活动所形成的录像或录音作为一件档案材料,按“件”拟写题名。
(3)排列编号
录像、录音档案一般按档案内容的时间顺序排列编号。
(4)载体刻录
数码形式的录像、录音应刻录光盘脱机保存,不同类别的档案一般不能刻录在同一张光盘上(即分别按录像、录音刻录)。
(5)载体排列编号
按照载体形成的时间顺序进行排列编号,编号的结构模式为:档案分类号+载体类别代号+年度+顺序号,载体类别代号分别为:录音带TP,录像带VTP,光盘CD或DVD。顺序号由系统自动生成。
(6)著录及打印目录
在中山市电子档案管理系统中进行著录,并打印《录音录像档案目录》。
2、照片的整理
(1)鉴定
选择有代表性的数码照片冲晒后归档。
(2)分组
一项工作或活动形成的照片作为一组。
(3)排列、编号
同一年度内各组照片按形成时间顺序排列。组内照片按工作活动程序排列。
每个年度的组号均从“1”起编,每组照片均从“1”起编张号。
把照片编号标注在照片的背面。
(4)著录及打印
在中山市电子档案管理系统中著录组目录信息及张目录信息,并把相应数码照片上传。打印《照片组说明标签》、《照片张说明标签》、《照片档案组目录》(一式两份)等。
(5) 入册
每组照片前留一空位,放置照片组说明标签,然后依次放置组内照片,每张照片下面放置照片张说明标签。
把一份《照片档案组目录》粘贴于照片档案册内页上,另一份《照片档案组目录》用来制作档案目录。
填写照片档案册背脊标签。
大张照片可统一编号、另行存放保管。
 
附:     声像档案归档范围和保管期限表
门类 归  档  范  围 保管
期限
声像档案
(F)
1.上级领导来本单位指导、视察工作形成的录像、录音、照片;
2.本单位召开重要会议及开展各种重要活动的录像、录音、照片;
3.本单位在开展业务活动过程中形成的有保存价值的录像、录音、照片;
4.本单位主要领导和著名人物的录像、录音、照片;
5.其他在工作过程中形成的有保存价值的录像、录音、照片。
永久  

五、实物档案归档制度
(一)归档范围
1、本单位获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等;
2、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品、重要纪念品等;
3、本单位组织的各种重大活动中形成的纪念品;
4、本单位使用过的牌、匾、公章等;
(二)保管期限
实物档案的保管期限为永久。
(三)归档要求
1、属归档范围的实物应及时移交档案部门,任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人;
2、归档的实物应当拍照,所拍照片需刻盘脱机保存,两者之间要建立准确、可靠的标识关系;
3、一些珍贵的实物应使用包装物包装存放,包装物上附贴标签,填好档号、实物名称等。
(四)归档时间
属于归档范围的实物在其形成后一个月内,由经办人说明有关情况,交局综合档案室登记归档,并办理交接手续。如需在其他地方悬挂、展示的应办理相关手续,并在档案目录上注明悬挂、展示地点。
(五)实物档案的整理
1、排列、编号
实物档案不分属类,每年按其形成时间的先后顺序进行排列,同一次活动产生的实物档案排列在一起。每年从“1”起编件号。
2、标识
给每件实物档案制作一个标签,标签内容包括该实物档案的档号、名称、来源、时间等相关信息,并将标签贴在相应实物的背面或侧面等不显眼处。
3、电脑著录、打印目录
将实物档案的相关信息在中山市电子档案管理系统中著录并上传数码照片,打印《实物档案目录》并装订成册。
 
注:如本单位还有其他类别档案,其归档整理制度请按以上格式拟写补充。
 
中山市XX局档案保管和库房管理制度
 
一、档案是党和国家的宝贵财富,必须坚持集中统一管理的原则。为了科学的管理本单位全部档案,切实保证档案的完整与安全,特制定本制度。
二、管理人员应对移交进档案室的档案材料进行认真审查、鉴定、清点,力求齐全、完整、准确,并做好加工整理、科学分类、编目、著录、装盒、上架等工作。
三、档案库房实行专人管理,非库房管理人员不能随便进入库房。管理人员要严格执行各项制度,忠于职守,确保档案实体和信息安全。
四、管理人员要切实做好档案库房的防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等工作,搞好库房卫生,保持库房整洁。定时做好库房温湿度记录,及时做好温湿度调控工作(适宜温度14℃~24℃、适宜湿度45%~65%)。库房内严禁吸烟、存放易燃、易爆品及其他杂物等。
五、管理人员要定期检查档案保管状况及库房设施设备的安全情况,并做好检查记录,发现档案破损、虫蛀、鼠咬及设施设备老化等情况,及时向有关领导报告并采取应对措施。
六、管理人员每天下班前,要锁好库房门窗,切断电源。
七、管理人员离开档案工作岗位的,离岗前要对所保管的档案进行清点,履行交接手续。

中山市XX局档案保密制度
为保守国家秘密,维护档案安全,根据国家《保密法》等保密规定,结合本局实际,制定本制度。
一、认真学习国家保密法律法规,严格执行保密守则,不断增强保密观念。
二、不能携带档案材料旅行参观、探亲访友和出入公共场所。不在公共场所和家属、亲人、朋友面前谈论档案材料中的内容。
三、借阅档案必须履行借阅手续,未经有关领导批准,不得将档案材料借给任何无关人员查阅,不得擅自拍照、复印或将档案带出档案室。不得通过普通邮寄或在公共计算机系统中传递、存储、处理涉密档案或信息。
四、不得在档案库房接待来访人员,不得与无关人员谈论档案工作中的秘密事项。
五、发现失密、泄密现象,应及时报告有关领导并采取应对措施。
 
中山市XX局档案利用制度
为做好档案利用工作,充分发挥档案的效用,根据《中华人民共和国档案法》等有关规定,结合本局实际,制定本制度。
一、档案人员应熟悉所保管档案的情况,主动了解本单位各项工作对档案利用的需要,应主动、热情、及时、准确地为利用者提供利用档案,并注意收集对档案管理工作的意见建议。
二、档案人员要设置档案利用登记簿,根据档案的秘密等级,严格履行不同的借出登记、归还注销等手续。
三、凡调阅有密级的档案资料需经有关领导批准,并且一般情况下只限于在档案室内阅读,未经批准不得带离档案室。
四、利用者借阅档案时,要爱护档案,注意维护档案的完整与安全,严禁在档案资料上涂改、勾(圈)划、污损、增删、剪裁甚至拆卷撕换,否则追究其责任。
五、本单位工作人员因工作需要,可借阅本部门归档的档案。本单位工作人员因工作需要借阅非本部门的档案,需要经过该部门领导同意。
六、外单位查阅本单位档案,应有单位介绍信,并经本单位有关领导人批准,方可查阅。
七、经批准抄录、复制、复印的档案材料,由档案部门核对无误后,加盖档案部门证明专用章,可与档案原件同效。
八、利用者归还调阅案卷时,应亲自交回档案室,经档案室管理人员检查无误后,办理注销借阅手续及反馈利用效果。
 
中山市XX局档案鉴定销毁制度
为了有效保护档案,优化室藏档案质量,根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等法律法规的规定,结合本局实际,制定本制度。
一、本单位成立专门的档案鉴定小组,负责档案鉴定工作。鉴定小组由单位分管领导、档案部门和有关业务部门人员组成。
二、档案鉴定要充分考虑档案的凭证作用和参考作用、历史作用和现实作用、正面作用和反面作用、内容上的作用和形式上的作用等,遵循“保存从宽,销毁从严;孤本从宽,复本从严;本单位从宽,外单位从严;历史档案从宽,现行档案从严”的原则。根据本单位制定的各类档案保管期限表,结合实际情况,对档案的存毁提出意见。
三、销毁档案应征求档案移交部门的意见,编制档案鉴定销毁报告和销毁清册,经单位领导审批,并报市档案行政管理部门备案。销毁时,由两人负责在指定地点监销,并在销毁清册上签字,销毁清册应长期保存。档案实体销毁后,应将相应电子档案从中山市电子档案管理系统中同步销毁。
四、会计档案的销毁按照《会计档案管理办法》(国家财政部、国家档案局1998年发布)中所规定的程序执行。
 
中山市XX局综合档案室职责
一、贯彻执行上级有关档案工作的法规政策,建立健全本单位档案工作各项规章制度。
二、集中统一管理本单位各种门类和载体的档案。
三、负责指导和督促本单位各部门做好各种文件材料的收集、整理、归档工作。
四、不断改进档案工作,做好档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索及编研工作。按规定定期向市档案馆移交档案和政府公开信息。
五、积极主动开展档案借阅利用,提高档案利用率,为本单位各项职能活动服务。
六、在统一领导、分级管理的原则下,负责对本单位下属单位的档案工作进行业务指导、检查和监督。
七、负责组织本单位本系统专职兼职档案人员业务技能培训。
八、办理领导交办的其他任务。
 
中山市XX局档案员岗位职责及考核办法
一、岗位职责
1、认真贯彻执行党和国家及上级部门有关档案工作的方针、政策及规章制度。
2、积极宣传《档案法》和有关档案工作规章、制度,忠于职守,遵纪守法,加强档案专业知识学习,不断提高政治素质和专业水平。
3、负责制定本单位的档案工作计划,建立健全档案管理工作的各项制度。
4、督促和指导各部门做好各种门类档案的收集、整理、立卷、归档工作。
5、负责档案的鉴定销毁工作,对超过保管期限确无保管价值的档案进行销毁。
6、提高主动服务的质量和水平,热情接待档案查询人员。
7、做好档案的接收、借阅、统计和利用效果的收集工作。
8、严格执行国家《保密法》,确保档案信息和实体安全,杜绝泄密事故的发生。
9、积极创造条件,切实做好档案库房“八防”工作。
二、考核办法
按照上列岗位职责的要求,结合本局岗位考核办法进行考核奖励。

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