文件和记录管理规定

导读：　文件和记录管理规定(共5篇)文件和记录的管理制度文件和记录的管理制度文件和记录的管理制度主要是通过对文件的编制、审批、标识、更改、发放方面的管理，确保文件的充分性、适宜性、有效性、真实性和查阅的便捷性。一、 文件的编制由质检部门负责人组织、策划、编制、审批，由质检室统一负责，厂长批准发布，同时文件编制审批人员经过培训具有一定的...

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文件和记录的管理制度
文件和记录管理规定 第一篇

文件和记录的管理制度

文件和记录的管理制度主要是通过对文件的编制、审批、标识、更改、发放方面的管理，确保文件的充分性、适宜性、有效性、真实性和查阅的便捷性。

一、 文件的编制由质检部门负责人组织、策划、编制、审批，由质检室统一负责，厂长批准发布，同时文件编制审批人员经过培训具有一定的质量和安全管理的经历和相关的知识技能，并通过有关网站和刊物跟踪外来文件的变化情况。特别是适用的法律法规和强制性标准等。凡经过批准的相关文件和记录，由质检室统一编号，记录在《受控文件清单》中，包括管理手册、作业指导书和外来文件及各项记录。

二、 文件的发放应加盖受控印章，填写《受控文件发放清单》，以确保文件使用的各个场所都能得到适用的文件版本，防止在适用无效或作废的文件和记录。对于作废或无效的文件及记录加盖标有“作废文件，切勿使用”字样的印章。若由于其他原因需保留的文件和记录的，不得与现有文件存放在一起。

三、 文件和各项记录因分类存放在干燥、通风的地方，并装订成册，采取有效的防护措施，不得乱涂乱画，以确保文件的清晰、识别，未经厂长批准的资料和各项记录，任何人不得以任何形式向他人提供本厂有关文件资料。当文件管理者工作变动时，应将相关的文件和记录交由质检室保存。

四、 需要更改的文件按《受控文件的发放清单》控制范围，经负责

人批准可更改相关内容。文件的更改应按以下方式进行：

①、 更改的新内容可在文件和记录的修改页中标明，也可将更改的文件和记录与原文件和记录装订在一起。

②、 对于不能在原件上修改的文件和记录，应重新印制。

③、 在版面允许，字迹整洁的情况下，可在原文件上手工修改。

巴彦淖尔市临河区康育纯净水厂

2010年3月

文件与记录管理办法
文件和记录管理规定 第二篇

文件记录管理制度下载
文件和记录管理规定 第三篇

文件记录管理办法
文件和记录管理规定 第四篇

文件记录管理办法

1 目的

为规范活塞销厂文件记录管理，加强对各类文件记录的有效控制，特制定本管理办法。

2 适用范围

本标准适用于工艺文件的管理。

文件记录种类包括：

a) 设备日常点检卡

b) 设备润滑卡卡片

c) 交接班记录

d) 刀具更换记录

e) 探伤记录表

f) 料卡

3 管理职责

3.1 车间保管负责文件记录的归档、储存、保护，并按照保存期限要求予以保存。

3.2 技术质量室负责文件记录的设计、修改，并向质量管理部申请编号，向行政管理部申请印刷。

4 文件记录的领取

4.1 领取文件记录时，按缺什么领什么原则，领取人必须在工艺文件领取单上填写文件记录种类、领取人、工序、日期、页数等项目。

4.2 原则上，除a外每次文件记录领取页数在50-80页，a每次领取10-20页。

4.3 粗磨、磨端面、倒角、半精磨、精磨等工序必备的文件记录包括a，b，c，d等四种。

4.4 探伤工序必备的文件记录包括a，b，c，e等四种。

4.5 打标记及清洗包装工序需要的文件记录包括a，c两种。

4.6 f（料卡）用于在制品周转时由粗磨工序领取，用于成品包装时由包装人员领取，每次一本。

5 文件记录的填写

5.1文件记录必须按时填写，任何个人不得延误。

5.2 记录填写须指定相应工序的操作人员，每本记录首页必须注明部门、设备型号、编号、工序名称，记录中应注明填写时间，记录人应在记录中签字。

5.3记录填写必须准确、全面；用钢笔、圆珠笔填写，字迹清晰、整洁清晰，便于识别和保存。

5.4记录数据填写必须真实准确、不得做假，不得在事前填好或事后补记，对记录造假、失实而造成后果的，按谁填写谁负责原则，追究填写人责任。

5.5已填写的文件记录不得随意更改。若由于笔误造成差错需要更改，应找检验员在更改处签字，同时写明更改时间。

6 文件记录的保存

6.1 文件记录每3个月收集一次。【文件和记录管理规定】

6.2 文件记录统一保存在车间保管处，应选择适宜的环境，防止损坏、变质和丢失，确保字迹能正确辨认。

6.3 文件记录保存时间为半年，过期后可自行销毁。

7 附加说明

7.1本管理办法由技术质量室负责实施检查和考核，并向全厂公开。

7.2 本管理办法自2011年6月15日起实施。

2文件和记录管理制度
文件和记录管理规定 第五篇

文件和记录管理制度【文件和记录管理规定】

1、目的

加强质量管理体系运行有关的文件和记录进行控制，明确文件和记录管理的范围、职责、流程和方法，确保各有关场所使用的文件均为有效版本，以提供符合要求和管理体系有效运行的证据。

2、适用范围

适用于本公司所建立的与质量管理体系相关的所有文件和记录。

3、职责

3.1、质技部负责本制度的编制、修改并实施归口管理。负责管理体系文件发放、更改、控制管理，负责标准类、图纸类、技术资料的管理。

3.2、办公室负责公司长期保存档案的管理和公司日常文件及公司上级各种行政文件的发放管理；

3.3、各部门、项目部负责本部门制定的有关通知、通报、计划文件的发放管理和日常管理文件、记录的管理。

4、工作程序

4.1.1、本公司文件和资料分类

1）、管理体系文件：指公司《管理手册》、程序文件和第三层次文件。

2）、标准类文件：指国家行业和地方政府颁发的有关建筑工程质量、环境、职业健康安全的各类规范、标准、规程、标准图集。

3）、图纸类文件：指各类建筑工程施工安装图纸、设计变更等。

4）、专用文件和资料：指工程施工合同、采购合同、劳务合同、劳动定额、预算定额等。

5）、与管理活动有关的行政文件：指上级各种行政文件、公司各种通知、通报、计划等。

4.1.2、文件和资料分为受控文件和非受控文件。

受控文件由对口管理部门提出，管理者代表批准。管理手册、程序文件加盖“受控”印章并注分发号。施工组织设计或质量计划、各种质量、环境、职业健康安全活动通知、年度培训计划、部门工作计划等一般受控文件只进行受控编号，不盖受控章。对于外送的非受控文件应加盖“非受控”印章。

4.1.3、文件和资料的编制和审批

1）、公司管理手册由管理者代表主持，质技部组织编制，由管理者代表审核，公司董事长批准后发布，管理体系程序文件由主控部门组织编写，公司各分管副总经理审核，经管理者代表或董事长批准后发布。

2）、第三层次文件按各自分管范围由相应的职能部门编写，职能部门负责

人审核，报管理者代表批准后发布。

3）、工程施工组织设计（质量、环境、职业健康安全计划书）由项目部技术负责人组织编写，项目经理批准后报公司质技部，由质技部组织生产副经理及各职能部门进行审核，公司总工程师批准后实施。

4）、项目工程技术、安全专项施工方案、技术措施等技术文件由工程项目技术负责人编制，项目经理审批执行，报质技部审批备案，总工程师批准后实施。

5）、公司自编文件形成初稿后，由编制部门填写统一的《拟稿审批签单》，经相应人员签字认可。文件的拟搞应保留，并附在文件拟搞审批签单后面，由档案室存档备查。

4.1.4、文件和资料的发放和收文管理

1）、管理手册、程序文件以及自编第三层次文件经审批后，由质技部编制“发布号”，对管理手册、程序文件加盖受控印章，按发放范围印制发放，发放时填写《发文登记表》，并注明序号、文件名称、编号、发布号、签收人和签收日期。

2）、工程施工中涉及的所有国家正式发行的工程技术文件，包括标准、规范、标准图集等，若需要购买，使用人先填写《购书申请单》交办公室，办公室请示总经理批准统一购置。购置后档案室登记并加盖办公室或档案室印章存放于档案室。使用者填写《借阅登记表》后自行保存。待工程项目交工后，及时向档案室办理移交手续，再用时需填写《文件和记录借阅登记表》。如借阅者将资料丢失，须按规定照价赔偿。

3）、施工图纸应在开工前，由经营部依据合同规定向建设单位领取足够数量施工图纸，经档案室登记后，留两套做竣工备案用，发放至项目经理部四套，质技部和工程部各一套。由项目经理部代表向建设单位领取的施工图纸要及时送交档案室。施工图纸发放登记表中要写明工程名称、专业、发至何部门或人员、发图数量、发图日期。

4）、设计单位、顾客提出的变更及工程洽商记录必须有设计人员、建设单位或其代表（监理单位）与项目专业技术人员签字后方可生效，各单位定期将上述记录传递给工程部，并履行登记手续。

5）、政府主管部门和上级单位下发的有关行政文件，由办公室备案后发至对口管理部门，对口管理部门再根据需要复印，然后发放。

6）、除上述规定外公司各部门分别负责各自文件的收发、登记、标识、传送到位，确保文件和资料处于受控状态。

7）、凡进入本部门、本单位的文件和资料，各部门负责人员应填写《收文登记记录》。收文登记应分类填写，注明序号、文件名称、编号、发文单位、签

收人和签收日期。

8）、公司的管理体系文件均应有不同的分发号，以便于追溯。

9）、公司内加盖“受控”印章的文件不得复印，一经发现，立即由文件管理人员收回销毁，文件不够用时，应向原发放部门申请补发。

10）、当文件使用人的文件丢失后，应重新申请领用，但必须在领用申请中作出说明，文件发放部门在补发文件时应给予新的编号，并注明丢失文件和原分发号作废，必要时将作废文件的分布号通知各部门，防止误用。

4.1.4、文件和资料的使用、管理和修订

1）、各文件和资料的使用部门及个人应严格执行文件和资料的有关规定，不使用或自身不提供无效文件版本。

2）、文件和资料（如管理体系文件、施工组织设计、施工图纸、各种标准等），使用过程中不准擅自涂改，保持文件和资料的清洁整齐，同时不准私自向外借阅。

3）、公司各部门、各项目部所使用的各种文件和资料均建立《有效文件和资料目录》，并分类登记。

4）、文件和资料运行中，如需要修订时：

a、自编制文件和资料（如管理体系文件、施工组织设计等）由使用部门提出修订意见，填写《文件修订申请表》，说明要求修订的原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据，经原审批人进行审核，当原审批人不在职时，可由接替其岗位人员审批，批准后方可进行修订，修订文件由原编制部门实行修改。文件修订时，注明修订标记和修订生效时间，修订的文件由原文件发放部门实施更换。

b、施工图纸在施工中需修改时，应由该工程的技术员与现场顾客代表和设计部门协商，办理工程变更洽商后进行修订，在图纸上修订时应加盖更改章，注明更改依据。

c、工程所采用的国家标准、行业标准、地方法规以及外来技术文件，由文件对口管理部门随时进行检查，确保使用最新有效技术标准。对过期或更改的文件和资料，由文件对口管理部门及时填写《文件和资料更改一览表》，按其发放范围实施更改。

d、文件和资料的借阅、作废

文件和资料需临时借阅时，经文件管理部门负责人批准，填写《借阅登记表》，予以借阅，由档案室按期收回。

作废文件和资料由原发放部门负责以书面形式通知文件和资料持有人和部门对作废文件和资料进行收回，通知内容中应说明作废文件和资料名称、编号。

收回的作废文件和资料加盖“作废”印章，有保存价值的文件和资料由原发放部门填写《作废文件留存登记》，经文件和资料原审批人同意后分柜存档保存。

e、文件和资料的销毁

对于过期或无需继续保存的作废文件和资料，由保管部门填写《文件和资料销毁申请和销毁记录》，报原审批人审批后，采取烧毁或粉碎方式销毁，销毁时必须有两人在场。

4.1.6、文件的评审更新

当在文件实施中，由于各种原因（如：GB/T19001—2008、GB/T50430—2007、GB/T24001—2004、GB/T28001—2001标准、企业组织机构、工作流程以及市场和顾客要求等发生变化），相关部门应对原文件进行评审，确定是否需要更改。本公司的管理体系文件、管理制度每年评审一次，由质技部牵头，各职能部门对归口管理的体系文件进行评审，提交管理评审会议决定。各部门作业指导书类文件根据实际使用情况，适时修改，经主管领导批准，通知有关部门实施。

4.1.7、文件编号规则如下：

管理手册编号：

JQ/QB—SC—2012（JQ代表公司简称；QB是企业标准的简称； SC代表管理手册代码；2012代表编写年份）

程序文件编号：

JQ/QB—CX**—2012（JQ代表公司简称；QB是企业标准的简称；CX代表程序文件代码；**代表程序文件编号；2012代表编写年份）【文件和记录管理规定】

4.2 记录控制

4.2.1、记录的控制内容

本公司对记录规定要控制标识、贮存、保护、检索、保存期限和处置等主要内容。

1）、标识：记录可用编号作标识，记录的贮存（盒、夹）可用标准章节号或程序文件顺序号作标识，以便于检索、快速查找。

2）、贮存：记录的贮存环境条件要确保防潮、防腐、防鼠啃等，以确保记录在贮存期间不丢失、不损坏、不变质。

3）、保护：应明确专人保管。当年的记录由本部门文件员保管；跨年度的记录由档案室保管。

4）、检索：为便于检索和快速查找，各部门应建立质量、环境、职业健康安全记录表格清单，质技部应建立公司总的记录表格清单。在日常保存记录的盒内，应建立记录目录，随时将已填好的记录名称填入目录中，以便于随时查找。

5）、保存期限：管理体系运行记录保存3年，施工工程质量及验收记录应长

期保存。

6）、处置：对过期、作废的记录归档后经公司主管领导批准，实施监督销毁。销毁记录的清单应存档。

7）、填写记录应完整，保持清晰可辨，必须使用碳素笔。记录不准擅自涂改。如需修改记录的内容时，应经主管负责人批准。

4.2.2、记录的编号

1）、体系文件记录编号：

JL—**—##（JL代表记录代码；**代表程序文件序号；##代表记录序号）

2）、其他文件的编号依据现行国家有关法律法规。

5、相关文件

5.1、《文件和记录管理控制程序》

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