文件归档管理规定制度

导读：　文件归档管理规定制度(共6篇)公司文件资料归档管理制度公司文件资料归档管理制度为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、...

公司文件资料归档管理制度
文件归档管理规定制度 第一篇

公司文件资料归档管理制度

为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。

一、公司文件、资料应归档的范围和归档分类

本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下:

1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要。公司各类证照。

2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。

3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。

4、财务类: 各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。

5、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

二、公司文件、资料归档的编制及编号

公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的大原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。

1、本公司所有应归档的文件、资料,一律以韶关市新江控股资产营运管理有限公司中的“韶新控”汉语拼音第—个字母, SXK冠以编号之首。

2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政 类; 2经营业务类; 3人事关类; 4财务类; 5音像类。

3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以百位数进行归编。

4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一

般级,“AA” 代表重要级,“AAA” 代表机密级。

“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。

“AA”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。

“AAA”机密级文档: 内控的公司经营发展大纲、经营战略和经营规划、经营项目及决策、战略性的合作协议及其合同等。

5、综上公司文件、资料归档的编制及编号为: SXJKG-类别-发布年号-归档序号-受密级。

例如: 将 2010年第—份归档的公开发布的行政类文件“公司某规章制度”归档,编制及编号为: SXK-1-2010-001-A

三、公司文件、资料档案的的保管、调阅与移交

1、巳归档的公司文件、资料,由总经理办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据《文档》的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。其中: 股东会、董事会、监事会专项《文档》由董事会秘书负责保管; 人事专项《文档》由人力资源部负责保管;财务专项《文档》由财务会计部负责保管;其它《文档》均由总经办指定专人负责保管。

2、巳归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记册》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。

3、公司文件、资料档案必须依照职务级别进行调阅。调阅时须填写《文档调阅申请单》。一般级公司文档,须经主管领导批准方可调阅。重要级以上文

档,须经各分公司总经理批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经控股公司总经理批准后方可调阅。

4、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经控股公司总经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅 。

5、公司文件、资料档案移交时必须填写《文档移交清册》,《文档移交清册》一式三份,供移交双方、总经办留存。

四、公司文件、资料的归档保存期限

1、永久保存: 本公司章程、股东名簿、股东会、董事会、监事会会议记要、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。

2、十五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。

3、五年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须五年保存的文档。

4、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。【文件归档管理规定制度】

五、公司文件、资料档案的销毁

1、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。

2、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请单》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须经各分公司总经理批准后方可销毁。

机密级公司文档, 须经控股公司总经理批准后方可销毁。

3、销毁文档须由两人以上共同完成,并填写《文档销毁登记表》。

4、《文档销毁申请单》和《文档销毁登记表》各—式三份供申请部门、分公司、控股公司留存。

六、其它

本制度未提及部份或不够完善的条款将在实践中不断完善, 过去凡与本制度不符合的相关制度和办法以本制度为准。本公司以及属下营运公司和涉及文档管理的工作人员必须严格遵照执行。各关联公司可参照执行。

本制度自签发人签字日起生效执行。

韶关市新江控股资产营运管理有限公司

年 月 日

文件和档案管理制度
文件归档管理规定制度 第二篇

文件档案管理制度

1目的

为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。

2范围

本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。

本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

3职责

3.1各过程管理部门职责：

3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。

3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。

3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。

3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。

3.1.5负责文件更改内容等。

3.2生产部职责：

3.2.1负责管理手册的编制。

3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。【文件归档管理规定制度】

3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。

4程序内容

4.1确定文件种类

4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。

4.1.3综合管理体系文件

a.方针、目标和指标；

b.实现方针、目标和指标的策划；

c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

4.1.4资料和记录

相关的资料包括但不限于：

a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）；

b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；

d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；

e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；

f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；

g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）

h.设施的设计、运行技术资料；

i.供应商和承包商档案；

j.作业许可证等；

k.其他资料。

4.2提出文件的编制和修改需求

4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。

4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。

4.3指定编写人

4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。

4.3.2管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制；

4.4进行编写

4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：

a.目的：明确编制本文件要达到的目的

b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围

c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇

d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门

e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限

f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件

g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录

h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录

i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图

4.4.2文件的编号按如下要求：

/

记录编号

文件层别号

文件类别（AQ）【文件归档管理规定制度】

公司代号JP

其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03 „„„等；

文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识。

例子：

文件编号：JP-AQ-0201《法律法规标准规范管理程序》

表格编号：编号JPL-AQ-0201/01（适用法律法规标准和其他要求清单），其中01表示对应程序的第一张记录。

所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。

4.5评审和审批

4.5.1文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交

相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。

4.5.3文件审批权限。

a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。 b.过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。

c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。 d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。

4.6发放控制

4.6.1生产部发布综合管理体系文件, 建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。

4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。

4.6.3各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。

4.7使用控制

4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。

4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.8文件更新

4.8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子一份）、填写《文件更改通知单》，到办公室登记备案后。同时更新《文件控制清单》，

生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。

4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出

文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。

4.9安全记录管理

4.9.1建立记录清单

安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。

4.9.2安全记录的使用

按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。

4.9.3收 集

定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。

4.9.4储存、保护

4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。

4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。

4.9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。

4.9.5处 置

记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。

5相关文件

无

6相关记录

公司档案文件管理规定
文件归档管理规定制度 第三篇

公司档案管理规定

为加强公司档案及文件管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，依照国家有关法律法规和公司基本管理制度，特制定本规定。

第一条 档案文件的定义

本标准所称档案是指过去和现在公司各部门在经营管理活动中所形成的有保存价值的各种文书、合同、协议、人事资料、账册、凭证、报表、技术资料、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录（包括电子资料记录）。

第二条 档案文件管理职责

（一）公司档案工作由公司总经理统一领导，实行专业对口分级保管、分级查阅的原则；

（二）公司办公室办理机要文书、合同、计划书、发展方案和人事资料等公司级档案的接收、收集、整理、立卷、保管、查阅、销毁，并在公司行政经理的具体指导下监督各部门的档案管理工作；

（三）公司财务部负责公司财务账册、凭证及其报表资料的档案管理工作；

（四）市场部负责公司宣传资料、宣传策划方案、技术资料等档案管理工作；

（五）客服部负责客户档案、客户资料的档案管理工作；

（六）售后部负责车辆维修和备件的技术资料、技术标准的档案管理工作；

（七）行政部分别负责上级下发的和本级文书和人事、资产登记册等基础资料的档案管理工作。

第三条 档案的分类及编号标准

（一）公司办公室档案分类：

A类为合同、协议类档案

B类为人事资料档案

C类为下发文件

D类为综合文书类档案

E类为公司证件

以此类推分类：

（二）编号：各类档案的编号用年份加阿拉伯数字按时间先后顺序进行编辑；

（三）公司其它部门的档案必须参照上述原则，按档案性质进行分类和编号；公司财务档案的管理按财务相关规定执行。

第四条 收集整理步骤

（一）档案整理的原则是按类别收集筛选，按时间顺序整理；

（二）对整理的文书材料进行分类编号、编写档案目录，按类别进行立卷。

第五条 建档的标准

（一）档案目录应标明类别、序号、编号、文件名（以文件标题关键词注明，以便按编号查找原文）、件数、生效时间、所存档文件柜；

（二）档案分为绝密级、机密级和普通级。绝密级的档案应在档案号前加上“绝密”字，机密级的档案应在档案号前加上“密”字；

绝密档案是指涉及到公司战略、财务、人事、商业秘密，泄露后足以引起公司经营安全和利益遭受重大损失的文件、文档、报表等资料。

机密档案是指只为专门部门或岗位人员查阅，泄露后会削减公司竞争力、造成不良影响的文件、文档、报表等资料。

普通档案是指具有历史参考价值、可为未来经营管理活动提供参考依据的文件、文档、报表等资料。

（三）人事档案在建档时须有个人履历表、相片两张、身份证复印件（或驾驶证复印件）、劳动合同、商业秘密保护协议及其它相关资料等方可入档；

（四）所有档案的目录应有电子存档目录；经批准颁发的文书、通知等综合类文稿、计划书、发展方案、技术资料等应同时按分类标准建立电子档案，各部门应尽量采用电脑管理，便于业务资料的数字化处理及方便查阅。对存入电脑的保密档案资料应设立安全密码，密码由相关负责人掌握。

第六条 查阅与借阅

（一）因工作需要查阅文档的，需按权限实行分级查阅。查阅绝密级档案必须公司董事长书面批准、不得复印、不得带出档案室；机密档案须总经理批准，可在授权情况下进行复印，使用完毕后立即返还档案室；普通级档案可在档案室进行查阅，也可在品牌总经理、行政总监批准下办理外借登记手续；

（二）阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放；归还时，管理部门应认真验收档案后归档。

第七条 档案保存期规定

档案的保管具有时效性，绝密档案保存期为十年、机密档案保存期为五年、普通档案保存期为三年。档案保存期届满，需要行政经理、总经理领导批准后，方可解密或销毁。销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

以上档案的电子版文本有效保存期不受此限制，可一直予以保存、备案待查。

第八条 监督办法

（一）公司行政经理监督检查办公室的档案管理工作；

（二）公司财务经理监督检查财务部的档案管理工作；

（三）各部门每年1月10日前将上年度立卷档案目录，按管理职责分别上报办公室和财务部备案；

（四）办公室和财务部根据各部门上报的档案目录，分别进行定期或不定期的检查，监督各部门档案管理工作，并定期向总经理汇报。

第九条 档案保密制度

（一）档案管理人员和借阅者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案管理人员不准私自翻阅档案材料；

（二）借阅者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅、摘抄；

（三）查阅复制有关普通档案时，须经上一级领导批准；查阅复制有关机密档案材料时，须经公司总经理批准；

（四）借阅档案资料必须登记，收回时核对无误后及时归档；

（五）不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所；

（六）档案柜随时加锁,并有专人管理。

第十一条 违纪处理

有下列行为之一，据情节轻重，给予50-300元罚款处理，造成损失的还需承担赔偿责任,若构成犯罪依法追究刑事责任：

（一）查阅与借阅人毁损或丢失档案；

（二）擅自向外界提供、摘抄企业档案；

（三）涂改、伪造档案。

第十二条 本规定经2011年12月12日交公司总经理办公会议讨论通过，自2011年1月1日施行。

公司档案管理制度
文件归档管理规定制度 第四篇

[篇一:企业档案管理规定]

第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据<中华人民共和国档案法>(以下简称<档案法>)和有关法律、法规，制定本规定。

第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业应遵守<档案法>，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。公司档案管理制度。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:

(一)贯彻执行<档案法>等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。公司档案管理制度。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，

文件管理制度
文件归档管理规定制度 第五篇

[篇一:文件管理制度标准版]

1、目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责

2、1总经理负责公司所有对外发文审批。

2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。文件管理制度。

2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。

3、文件种类

3、1上行文:请示，报告，计划，总结；

3、2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

3、3平行文:信函，

档案室管理制度
文件归档管理规定制度 第六篇

[篇一:技术档案管理制度]

总则:

1、1为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。

1、2本公司技术档案是指各技术部门(包括车间)在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

1、3公司技术职能部门、车间要把技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。档案室管理制度。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。

1、4按照集中统一管理技术档案的基本原则，公司技术部设立综合档案室，并配备专职人员管理。综合档案室在技术主管的直接领导下，集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术档案。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

2技术文件资料的归档:

2、1每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司形成技术文件资料的归档范围和要求，将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位(卷、代、册、盒)，1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、其他

解释权归公司行政人事部。

[篇三:文件档案管理制度]

为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。

四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进行管理。

五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

六、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

八、对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。

[篇四:建筑企业档案室管理制度]

档案保管制度

一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证(或工作证、学历证书)等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件(含复印、传真件)及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案，按<档案保密制度>办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续(限5天内归还)；若续借，需办续借手续。

四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

档案室人员岗位职责

一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。

四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

档案鉴定制度

一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。

二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。

三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。

六、销毁档案前登记造册(注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员)；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。

安全与消防制度

一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法 ；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。

[篇五:档案室需要哪些制度]

档案室规章制度

一、非档案管理人员未经许可，不准擅自进入档案库房。

二、查阅档案资料时，必须履行登记手续，并在指定地点阅览，阅览完毕立即归还。

三、库房内严禁吸烟、点火、存放易燃、易爆等有害有毒物品。

四、经常检查档案资料的保存情况，如发现损坏、霉变、虫蛀，立即采取治理修复措施。

五、离开档案库房时，必须检查好门、窗，加强防范措施，妥善保管库房钥匙。

六、库房应保持清洁卫生，通风干燥。

档案保管制度

一、为了充分发挥档案的利用率，组卷时必须做到材料齐全、字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序。

二、对属永久、长期保存的档案，发现有破损、褪变现象，做到反复修复，保证档案的完好性。

三、严格执行档案借阅、保密等制度，防止人为散失、泄密和损缺，确保档案的完整安全。

四、为了便于查找和利用，做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作。

五、落实各项措施，切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。

六、档案入室和移出要有登记和统计。

立卷归挡制度

一、负责本校各类档案的收集、积累、整理、分析、保管、利用，为学校工作，提供有关信息，当好参谋。

二、按有关规定修订立卷类目及保管期限，供各科室立卷时参考，以利于有计划、有条理进行平时归卷工作。

三、档案室管理人员，要主动协助、督促各科室内勤人员完成归卷工作。

四、按国家的档案法及有关上级规定，严格把好组卷关，案卷达到标准化、规划化。

五、归档案时间定为:当年的文书档案，应在次年6月底以前完成立卷归档。

档案室管理制度

一、档案室是开发利用档案资料信息的窗口，储存档案史料的要地，无关人员不得随便进入。

二、经常检查室内、箱内的防火、防潮用品，切实做好“七防”工作。

三、档案管理人员对室内实行天天小扫除、一周大扫除制度，保持室内的整洁和档案的质量。

四、档案管理人员下班时，必须把放案卷的箱柜上锁。做到离室随手关门、关闭电源、锁好房门。

五、档案库房内严禁吸烟，杜绝明火入室，确保档案室的安全。

档案利用制度

一、凡查阅档案，必须办理借阅登记手续，阅后直接面还保管人员。

二、外单位借阅档案，一律凭单位介绍信并办理登记手续，在档案室查阅，不得借出室外。

三、非党员不得查阅有关党内档案。

四、查阅档案资料时，不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。

五、摘抄的材料须用公文稿纸，不得摘在个人笔记本内。

六、档案材料原则上不借出室外，如特殊需要，经有关领导批准，方可借阅，但时间不得超过一星期。

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