文档资料管理制度及实施措施

导读：　文档资料管理制度及实施措施(共7篇)文件和档案管理制度文件和档案管理制度为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，卷首制作目录，年终装订存档。3、...

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文件和档案管理制度
文档资料管理制度及实施措施 第一篇

文件和档案管理制度

为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。

1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。

2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，卷首制作目录，年终装订存档。

3、、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行一车一档，从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。

4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。

5、档案基础资料管理信息，必须实现从购臵到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。

6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。

7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。

安全生产费用提取和使用管理制度

（安全生产费用投入保障制度）

为建立本公司安全生产投入长效机制，加强公司安全生产费用财务管理，保障公司的安全费用合理、有效使用，维护企业员工的合法

权益，确保公司生产、经营活动正常有序的开展。根据《中华人民共和国国家安全生产法》及《企业安全生产费用提取和使用管理办法》等法律法规规定，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

一、安全生产费用是指企业按照规定标准提取，在成本中列支，专门用于完善和改进企业安全生产条件的资金，安全生产费用优先用于安全生产措施的实施和为满足达到安全生产标准而进行的整改。按照《企业安全生产费用提取和使用管理办法》第九条规定， “交通运输企业以上年度实际营业收入为计提依据，按照以下标准平均逐月提取”，我公司符合第二款规定，应按照1.5%提取安全费用。

二、安全生产费用应当按照“项目计取、确保需要、企业统筹、规范使用”的原则进行管理，财务应将安全费用纳入公司财务计划，保证专款专用，并督促其合理使用。

三、安全费用应当用于以下安全生产事项：

1、完善、改造和维护安全防护技术设施、设备支出，包括运输及装卸工具安全状况检测、维护系统、运输装卸设备、附属安全设备等支出；

2、安全设备、设施的更新，改造和维护支出（不包括车辆更新费用）；

3、安全生产宣传、教育和培训支出；

4、劳动防护用品的配备和更新支出；

5、安全生产检查与评价支出；

6、配备和更新必要的应急救援器材、设备和现场作业人员安全防护物品支出；

7、完善、改造和维护安全防护设备、设施支出，主要是指：车间、库房等作业场所的监控、监测、通风、防晒、调温、防火、灭火、防爆、泄压、防毒、消毒、中和、防潮、防雷、防静电、防腐、防渗

漏、防护围堤或者隔离操作设备设施；

8、重大危险源、重大事故隐患的评估、整改、监控支出

9、进行应急救援演练支出；

10、特种设备和安全设施的检验检测支出；【文档资料管理制度及实施措施】

11、购臵、安装行车安全记录仪、卫星定位装臵、视频监控设施和通信导航设备支出；

12、安全生产新技术、新标准、新工艺、新装备的推广应用支出

13、其它与安全生产直接相关的支出。

四、公司安全科应建立安全费用台账，记录安全生产费用的费率、数额、支付计划、经费使用报告、安全经费提取和使用情况年度报告。

五、总经理对安全生产费用全面指导，审批安全费用提取、安全投入计划、经费使用报告、安全经费提取和使用情况年度报告。

六、财务部门负责对安全生产基金进行统一管理，审核安全费用提取、安全投入计划、安全经费使用等，根据年度安全生产计划，做好资金的投入落实工作，建立安全经费台账，确保安全投入迅速及时。

七、安全科负责审核、汇总并编制公司安全投入计划，审核安全投入报告，监督检查安全投入落实情况、汇总并建立公司安全费用投入台账，编制年度安全经费提取和投入情况报告。

八、安全生产费用实行专户核算，公司应当按规定范围安排使用，不得挪用或挤占，年度结余资金结转下年度使用，安全生产费用不足的，超出部分按正常成本费用渠道列支。

九、各部门主管按照职责分工对有关专业安全生产费用计取、支付、使用实施监督管理。

十、发现安全费用支取人擅自挪用安全费用的，公司将按情节严重程度严肃处理，处理办法由董事会讨论决定。

十一、本制度由公司安委办负责解释。

设施设备安全管理制度

1、建立健全设施设备技术档案，按照规定的时间进行维护和保养。

2、设施设备的使用操作应定岗定人，明确专人负责、责任到人。

3、操作人员应对设施设备做到“三会”、“四懂”，即会操作使用、会维护保养、会排除故障；懂原理、懂结构、懂性能、懂用途，且能熟练操作使用。

4、设施设备出现异常时，操作人员应按照操作规程采取紧急处臵措施，防止事态扩大。

5、保证设施设备上的各种仪表，如液位计、安全阀等安全附件完好、准确，损坏的器具禁止使用，并且及时更换，保证设施设备的使用安全。

6、定期检查设施设备和各种附件、器材，使之处于完好状态，以备正常使用。

安全生产教育和培训制度

1、安全教育培训由公司安全科负责管理，建立教育培训档案，识别教育培训需求，组织教育培训计划的实施。

公司档案管理制度实施细则
文档资料管理制度及实施措施 第二篇

公司档案管理制度管理细则

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。

一、总则

（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。

（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。

（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。【文档资料管理制度及实施措施】

二、档案部门设置及其职责

（一）公司设立档案部并配备专职档案人员，公司档案部的基本职责为：

1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。

2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。

3、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。

4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。

5、办理领导交办的其他有关档案业务工作。

（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：

1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向档案部反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受综合档案室的监督、指导和检查。

2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。

三、档案接收与整理

(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：

1、行政部：

（1）公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；

（2）与总部及其他单位往来发文；

（3）行政管理方面，包括：

1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；

2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复，员工民主生活会方面的记录等；

2、人资部：人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。

3、企划部：公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户资料等。

4、仓管部：仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容

5、客服部：主要包括客户考核评分、客户档案卡、工程保修、派工、保洁派工、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录

6、设计部：主要包括效果图、施工图、报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表等。

7、工程部：主要为施工管理手册所包含的内容

8、财务部：主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等

9、法务与档案部：主要包括日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、档案保管、核算、借阅、销毁等内容。

10、市场部：有关营销促销活动方案、小区物业及客户资料、市

场调研资料、与客户签订的协议等。

以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知档案管理部门，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。

（二）归档文件的等级划分及保管期限

需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：

（三）档案编号方法

1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司部门及业务划分，结合档案的内容和档案载体的形式制定编号方法，便于科学管理和开发利用。

2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为： 行政部：XZ 人资部：RZ 客服部：KF

设计部：SJ 市场部：SC 工程部：GC

财务部：CW 法务与档案部：FD 企划部：QH

仓管部：CG

3、工程项目命名。以上七部门（主要是设计部、工程部、客服部三部门）凡涉及工程项目的档案材料均以项目名缩写为大类别，以南华康城小区3号楼1单元2号为例，其项目大类编号为：NHKC-3-1-2。各部门涉及工程项目的档案材料具体命名如下： 日期 客户地址详细信息

4、非工程项目档案命名。由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门

文档信息管理制度
文档资料管理制度及实施措施 第三篇

文档信息管理制度

一、信息管理目标

保证工程项目建设资料完整、齐全、准确、整理及时、收集与工程建设进度同步；保证信息的畅通、可靠、准确和高效；保证使有效的资源得到合理和充分的利用，为实施最优控制、进行合理配置和妥善协调项目建设各方之间的关系提供依据；保证为发包人提供完整的工程资料。

二、信息管理内容

在合同管理中，需要收集、掌握、接受、处理大量的信息。内容主要包括：

1、合同文件；

2、图纸；

3、技术资料；

4、会议纪要；

5、来往信息；

6、施工现场检查记录；

7、试验记录；

8、进度计划与进度报告、资源供应计划、供图计划、预期支付现金流计划等；

9、技术措施设计与质量报告；

10、支付申请与凭证；

11、变更与指示的申请予批示；

12、各种单据与凭证；

13、监理日志；

14、现场签证等。

三、建设工程信息流程组成

1、建设工程的信息流程

建设工程的信息流由建设各方各自的信息流组成，监理单位（项目监理部）的信息系统作为建设工程系统的一个子系统，监理的信息流仅仅是其中的一部分

信息流，流程如图12-3所示。

图12-3 建设工程参建各方信息关系流程图

2、项目监理部的信息流程

工程项目监理部，组织必要的信息流程，加强项目数据和信息的微观管理，流程图如图12-4所示。

图12-4 项目监理部信息流程图

四、信息管理方法

工程建设信息管理贯穿建设工程的全过程，街接建设工程各个阶段、各个参

建单位和各个方面，其受理方法包含以下几个基本环节：信息的收集、传递、加工整理、检索、分发、储存。

1、信息的收集

建设工程参建各方对的数据和信息的收集是不同的，有不同的来源，不同的角度，不同的处理方法，但要求各方相同的数据和信息应该规范。

建设工程参建各方在不同的时期对信息和数据收集也是不同的，侧重点有不同，但也要规范信息行为。

监理因介入建设工程的阶段不同，决定收集不同的内容。监理单位介入阶段有：项目决策阶段、项目设计阶段、项目施工招投标阶段、项目施工阶段等多个阶段。各不同阶段，与建设单位签订的监理合同内容也不尽相同，因此收集信息要根据具体情况决定。本工程监理工作的介入主要在施工阶段。

施工阶段的信息收集，可从施工准备期、施工期、竣工保修期三个子阶段分别进行。

（1）施工准备期

施工准备期指从《施工承包合同》签订到项目开工这个阶段，本阶段是施工阶段监理信息收集的关键阶段，监理工程师从如下几点入手收集信息：

1）监理大纲；施工图设计及施工图预算，特别要掌握结构特点，掌握工程难点，掌握工程的工艺流程特点、设备特点，了解工程预算体系（按单位工程、分部工程）；了解施工合同。

2）施工单位项目经理组成，进场人员资质；进场设备的规格型号、保修记录；施工场地的准备情况；施工单位质量保证体系及施工单位的施工组织设计，重点施工项目的技术方案，施工进度网络计划图表；进场材料、构件管理制度；安全保安措施；数据和信息管理制度；检测和检验、试验程序和设备；总承包单位和分包单位的资质等施工单位信息。

3）建设工程场地的地质、水文、测量、气象数据；地上、地下管线，地下洞室，地上原有建筑物及周围建筑物、树木、道路；建设红线，标高、坐标；水、【文档资料管理制度及实施措施】

电、气管道的引入标志；地质勘察报告、地形测量图及标桩等环境信息。

4）施工图的会审和交底记录；开工前的监理交底记录；对施工单位提交的施工组织设计按照项目监理部要求进行修改的情况；施工单位提交的开工报告及实际准备情况。

5）本工程需遵循的相关建筑法律、法规和规范、规程，有关质量检验、控制的技术法规和质量验收标准。

在施工准备期，信息的来源较多、较杂，由于参建各方相互了解还不够，信息渠道没有建立，收集有一定的困难。因此，更应该组建工程信息合理的流程，确定合理的信息源，规范各方的信息行为，建立必要的信息程序。

（2）施工实施期

施工实施期，信息来源相对比较稳定，主要是施工过程中随时产生的数据，由施工单位层层收集上来，比较单纯，容易实现规范化。目前，建设主管部门对施工阶段信息收集和整理有明确的规定，施工单位也有一定的管理经验和处理程序，随着建设管理部门加强行业管理，相对容易实现信息管理的规范化，关键是施工单位和监理单位、建设单位在信息形式上和汇总上不统一。因此，需要统一建设各方的信息格式，实现标准化、代码化、规范化。

施工实施期收集的信息应该分类并由专门的部门或专人分级管理，项目监理部可从下列方面收集信息：

1）施工单位人员、设备、水、电、气等能源的动态信息。

2）施工期气象的中长期趋势及同期历史数据，每天不同时段动态信息，特别在气候对施工质量影响较大的情况下，更要加强收集气象数据。

3）建筑原材料、半成品、成品、构配件等工程物资的进场、加工、保管、使用等信息。

4）项目经理部管理程序；质量、进度、投资事前、事中、事后控制措施；数据采集来源及采集、处理、存储、传递方式；工序间交接制度；事故处理制度；施工组织设计及技术方案执行的情况；工地文明施工及安全措施等。

5）施工中需要执行的国家和地方规范、规程、标准；施工合同执行情况

6）施工中发生的工程数据，如地基验槽及处理记录，工序间交接记录，隐蔽工程检查记录等。

7）建筑材料必试项目有关信息。

8）设备安装的试运行和测试项目有关信息。

9）施工索赔相关信息：索赔程序，索赔依据，索赔证据，索赔处理意见等。

（3）竣工保修期

竣工保修期的信息是建立在施工期日常信息积累的基础上，传统工程管理和现代工程管理最大的区别在于传统工程管理不重视信息收集和规范化，数据不能及时收集整理，往往采取事后补补填或做“假数据”应付了事。工程管理则要求数据实时记录，真实反映施工过程，真正做到积累在平时，竣工保修期只是建设各方最后的汇总和总结。该阶段要收集的信息有：

1）工程准备阶段文件，如：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，开工审批文件等。

2）监理文件，如：监理规划、监理实施细则、有关质量问题和质量事故的相关记录、监理工作总结以及监理过程中各种控制和审批文件等。

3）施工资料。

4）竣工图。

5）竣工验收资料：如工程竣工总结、竣工验收鉴定书、电子档案等。

在竣工保修期，监理单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）收集监理文件并协助建设单位督促施工单位完善全部资料的收集、汇总和归类整理。

2、信息的加工、整理、分发、检索和存储

建设工程信息的加工、整理和存储是数据收集后的必要过程。收集的数据经过加工、整理后产生信息。信息是指导施工和工程管理的基础，要把管理由定性分析转到定量管理上来，信息是不可或缺的要素。

文件管理制度
文档资料管理制度及实施措施 第四篇

[篇一:文件管理制度标准版]

1、目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责

2、1总经理负责公司所有对外发文审批。

2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。文件管理制度。

2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。

3、文件种类

3、1上行文:请示，报告，计划，总结；

3、2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

3、3平行文:信函，

公司档案管理制度
文档资料管理制度及实施措施 第五篇

[篇一:企业档案管理规定]

第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据<中华人民共和国档案法>(以下简称<档案法>)和有关法律、法规，制定本规定。

第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业应遵守<档案法>，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。公司档案管理制度。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:

(一)贯彻执行<档案法>等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。公司档案管理制度。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，

工程部管理制度
文档资料管理制度及实施措施 第六篇

[篇一:工程项目部管理制度]

工程项目部属工程监直接领导下的工程项目施工、管理部门，为明确本部门内各项职能，确保各项工作高效展开，在公平、公证的原则下，特制度实施本制度。

一、工程项目部工作内容:

1、组织完成工程项目开工审批手续，协调施工过程中的外部关系；

2、组织实施招投标，协助签定施工合同；

3、按照法律规范及合同规定和程序对建设项目进行从开工至竣工的全过程管理，实现项目合同目标；

4、制定并实施工程部管理制度。

二、工程项目部日常工作制度

1、工程部组织制度

①工程部衽部门经理领导下的专业工程师负责制；

②工程部根据建设项目需要，可设经理一名，副经理一名，土建专业工程师两名、安装工程师两名、资料管理员一名。

2、工程部会议制度

①工程部实行定期现场办公室制度(怡和?星国际项目定在星期五上午8:30)与定期会议相结合，根据工期、质量目标设专题会议；

②组织工程部与监理方定期现场办公例会制度(暂定星期五上午9:00)，班前会制度(星期一至星期五早8:00)不定期专题会议制度。工程部管理制度。

③积极参加监理例会制度(星期一下午3:00)及不定期监理例会。

3、检查制度

①要求专业工程师会同监理相应专业及施工单位技术、施工员于上午、下午对施工作业点巡查各一次，重点部位及关键工序做到巡查各工作点达到100%，漏点处罚:每日每点50元(特殊情况或有其它工作除外)；组织周小查，

技术部管理制度
文档资料管理制度及实施措施 第七篇

[篇一:技术部管理制度]

一、基本行为规范:

1、忠于职守、服从安排，不得阳奉阴违或者敷衍塞责。

2、充分发挥主观能动性、积级提高工作效率，业务技能上应力求精益求精。

3、工作时间内谢绝会客；如确有必要，须经部门经理批准。

4、在办公场所内不得吸烟、乱扔纸屑；保持环境美观整洁。技术部管理制度。

5、同事之间应相互尊重和友好合作，不得有吵闹、聊天、搬弄事非等破坏正常工作秩序的行为。

6、办公时间不得利用公司电话、电脑等办公设施办私事。

二、电脑使用和管理:

1、电脑管理实行专人负责制，未经负责人许可任何人不得随意使用。

2、未经许可任何人不得更换电脑软硬件，拒绝使用来历不明的软件和光盘。

3、禁止使用、传播、编制、复制电脑游戏，严禁上班时间玩电脑游戏。

4、公司鼓励员工探索、开发网络资源，为领导正确决策和提高管理水平提供理论和实践依据。

5、技术部电脑专人专用，非技术部人员未经许可不得进入技术部。技术部管理制度。

三、电脑维护管理:

1、电脑发生故障时，使用者作简易处理仍不能排除的，应立即报告部门经理。

2、对电脑维修维护时，首先确保对有效信息进行拷贝，避免操作不当而遗失。

3、如电脑软硬件需要更换须经部门经理同意，涉及金额较大的维修，

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