文件管理规范

导读：　文件管理规范(共7篇)文件和档案管理制度文件档案管理制度1目的为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节 场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。对安全记录档案进行有效控制，以...

本文是中国招生考试网（www.chinazhaokao.com）成考报名频道为大家整理的《文件管理规范》，供大家学习参考。

文件和档案管理制度
文件管理规范 第一篇

文件档案管理制度

1目的

为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。

2范围

本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。

本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

3职责

3.1各过程管理部门职责：

3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。

3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。

3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。

3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。

3.1.5负责文件更改内容等。

3.2生产部职责：

3.2.1负责管理手册的编制。

3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。

3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。

4程序内容

4.1确定文件种类

4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。

4.1.3综合管理体系文件

a.方针、目标和指标；

b.实现方针、目标和指标的策划；

c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

4.1.4资料和记录

相关的资料包括但不限于：

a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）；

b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见；

d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录；

e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告；

f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南；

g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡）

h.设施的设计、运行技术资料；

i.供应商和承包商档案；

j.作业许可证等；

k.其他资料。

4.2提出文件的编制和修改需求

4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。【文件管理规范】

4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。

4.3指定编写人

4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。

4.3.2管理手册由生产部负责编制；部门各过程管理类文件（管理过程的程序、规定、表格）由过程负责人负责组织编制；

4.4进行编写

4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：

a.目的：明确编制本文件要达到的目的

b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围

c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇

d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门

e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限

f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件

g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录

h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录

i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图

4.4.2文件的编号按如下要求：

/

记录编号

文件层别号

文件类别（AQ）

公司代号JP

其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03 „„„等；

文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识。

例子：

文件编号：JP-AQ-0201《法律法规标准规范管理程序》

表格编号：编号JPL-AQ-0201/01（适用法律法规标准和其他要求清单），其中01表示对应程序的第一张记录。

所有文件（包括表格）必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。

4.5评审和审批

4.5.1文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交

相关部门主管审阅会签（由部门主管确定会签部门的数量），并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字；如果不同意将文件返回文件编写人（或部门），待修改完毕后再批准。

4.5.3文件审批权限。

a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。 b.过程管理文件（程序、规定、制度、表格）由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。

c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。 d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。

4.6发放控制

4.6.1生产部发布综合管理体系文件, 建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。

4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。

4.6.3各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。【文件管理规范】

4.7使用控制

4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态；每季度备份一次电子版文件。

4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存；各部门负责保管本部门相关文件；不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

4.8文件更新

4.8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件（原件一份、电子一份）、填写《文件更改通知单》，到办公室登记备案后。同时更新《文件控制清单》，

生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。

4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出

文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。

4.9安全记录管理

4.9.1建立记录清单

安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。

4.9.2安全记录的使用

按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。

4.9.3收 集

定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。

4.9.4储存、保护

4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。

4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。

4.9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。

4.9.5处 置

记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。

5相关文件

无

6相关记录

标准文件管理规范
文件管理规范 第二篇

金都集团企业管理标准

标准文件管理制度

修 订 页

注：本办法审批流程：编/修订部门会签（公司各部门）审核（总助）审批（总经理）

企业标准文件管理办法

第一条 总则 1.1制订目的

规范公司所有企业标准文件的批准、发布、修订、使用、作废和保管等控制流程和要求，使之得到有效控制，特制定本制度。 1.2适用范围

本制度适用于金都集团各部门，适用于企业管理标准文件的编制、修订、废止。 1.3管理部门

人力资源部为本制度的管理部门。 1.4 解释权

本规定的解释权属人力资源部。 1.5制、修、废

本规定由人力资源部负责拟定，经公司总经理审阅批准后下发施行，修改、废止时亦同。

第二条 定义

2.1 企业标准文件归口管理部门

人力资源部是负责组织相关部门起草、修订、解释、废止文件，对文件运行过程出现的分歧或争议进行协调的部门，为文件及其记录的归口管理部门，所有文件的归口管理部门见《企业管理标准清单》。 2.2流程管理部门

人力资源部为所有企业管理标准文件的流程管理部门，负责管理标准文件的归口管理，保障标准文件流程的合理性、安全性与简洁化；负责稽查各部门文件的执行情况，保障标准文件切实有效的执行；负责评审文件的适宜性和有效性，并参与所有标准文件的会审和发布。 2.3 企业标准文件

规定公司各部门运作流程和规范的文件，这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门的和重复使用的规则，对相关活动事项规定操作流程、工作要求、职责权限以及激励考核方式，具有相对的稳定性。

第三条 企业标准管理要求

3.1 企业标准文件通用控制流程

3.2 企业标准文件包括

3.2.1质量管理标准文件及外来文件:办公室为流程管理部门，纳入管控体系文件。

3.2.2企业管理标准文件:指公司层面的企业制度类文件，办公室为流程管理部门，并进行异常文件的处理，文件编号按企业管理标准约定的原则进行；

3.2.3业务开发管理标准文件:指业务拓展记录、技术标准、客户维保类文件，业务开发部为流程管理部门；

3.2.4销售运营管理标准文件：指物品流转记录文件文件，库房管理类文件，销售运营部为流程管理部门。

3.2.5物控管理标准文件：指物品购销记录文件，网络信息管理类文件，物控部为流程管理部门。

3.3 企业标准文件的编制、发布、修订、评审、废止、存档

3.3.1质量、业务拓展标准文件、经营管理标准文件及外部文件的编制、发布、回收、评审、废止、存档按管控体系文件规定执行。

3.3.2行政公文的编制、发布、回收、评审、废止、存档见《档案管理制度》。 3.4 企业标准文件控制要求

3.4.1标准文件的制/修订、审核、会审、会签及审批。

3.4.1.1人力资源部组织相关人员，负责起草、修订、解释、废止等相关工作。

3.4.1.2企业文件归口管理部门相关人员在编制、修订文件时要严格依照《企业管理标准文件模板》编制及修订文件，填写企业标准文件修订页及文件审批流程。

3.4.1.3企业文件归口管理部门负责人对流程的合理性和可操作性进行审核，再提交人力资源部审核。

3.4.1.4人力资源部对企业标准文件的格式、内容和审批流程进行审核。审核通过后，报公司总

经理审批后实行。

3.5 企业管理标准清单内/外批准发布的文件流程

3.5.1 企业标准文件的编号、发布、稽查

3.5.2.1 经审批后，人力资源部负责企业标准文件编号，原则按《企业标准文件编码规则》执行。文件正式下发后，各流程归口管理（起草）人员、人力资源部负责存档电子版。 3.5.2.2人力资源部负责组织相关人员稽查跨部门企业标准文件的执行情况，评审文件的适宜性和有效性；文件归口管理部门稽查本部门内部文件的执行情况，评审文件的适宜性和有效性。

文件规范化管理制度
文件管理规范 第三篇

文件规范化管理制度

一、 目的：为使公司的文件处理工作规范化、制度化、科学化，提

高文件处理工作的效率和质量，方便文件的有效归档，特制定本制度。

二、 适用范围：公司所有对内与对外文件。

三、 公文种类：

（一）决定：对重要事项或者重大行动做出安排，用“决定”。

（二）通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。

（三）通知：发布行政措施，转发上级单位或部门、同级单位或部门

和不相隶属单位或部门的公文，批转下级单位或部门的公文；印发规章制度和管理办法；传达要求下级部门办理和需要周知或者执行的事项；任免和聘用管理人员，用“通知”。

（四）通报：传达重要精神，表彰先进，批评错误，用“通报”。

（五）报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上

级领导或单位的询问，用“报告”。

（六）请示：向上级领导或部门请求指示、批准，用“请示”。

（七）批复：答复下级单位、部门的请示事项，用“批复”。

（八）意见：对重要问题提出见解和处理办法，用“意见”。

（九）函：平行单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问或答复问题，向主管部门请求批准和答复审批事项，用“函”。【文件管理规范】

（十）会议纪要：记载、传达本单位召开或主办的会议情况和议定事

项，要求与会单位和有关单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。

（十一）制度/标准/规定：规定工作标准、工作内容及考核的依据。

四、行文格式：

（一）标题：ｘｘ制度、规定、标准，字体为黑体小二号、加粗、居

中；关于ｘｘ的通知或通报、请示、报告等，标题写在指定的格式内，字体与正文一致；

（二）公司所有制度必须编号：发文的文件编号为三号字、宋体、居

中排布；

（三）正文：一律用四号仿宋体字（表格中的文字可用12号字）；

（四）纸型：正式文件一律用A4纸；

（五）装订要求：左侧装订、不脱落、便于翻阅；

（六）页边距：左边距为2.5cm；上、下、右边距皆为2cm；

（七）公司名、成文日期：在文件最后一行加二个回车的位置，成文

日期必须右空四个字，如最末页空间不够，可直接跟在文件最后一行的下面，但必须用汉字，如：二O一一年x月x日，四号仿宋体字；

（八）页末依次写明审批人、审核人、起草人（无审核人的可直接写

审批人）；

（九）抄送单位：四号仿宋体（抄送单位指除主送单位，需要执行或

知晓该公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称）；

（十）抄报单位：四号仿宋体（指发文的上级单位或领导）；

（十一）页码：两页以上（包括两页）在页脚居中的位置标识页码“第

X 页共X 页”，五号宋体；

（十二）打印要求：双面印刷，如发现浪费，对责任人负激励10元/

次;

（十三）附件：打印成另外一页，“附件：”两字在正文上空一行，左

空两字的位置，三号仿宋体标识。附件在发文正文中一定要备注附件名称。

五、文件编号要求：

（一）内部便签编号：现行的《永通能源动力集团有限公司内部业务

便签》文件编号不规范，为了不出现文件的遗漏，现要求所有内部便签进行文件编号（编号时不分文种），格式如下：

董事办：YOTTA-B-便-201X-001号

行政部：YOTTA-ADM-便-201X-001号

人力资源部：YOTTA-HR-便-201X-001号

财务部：YOTTA-FN-便-201X-001号

各部门只要属于内部业务便签编制的文件，不分文种，统一按对应部门文件编号格式往下编。

（二）各部门编制的规定、标准、制度编号要求与内部便签编号不同

之处在于除掉“便”这个字，即“XX 部：YOTTA -（X）-201X-001号”，例如：行政部为——YOTTA-ADM-2011-001

请注意：各部门编制的制度、规定文件签发后除了用电子邮件通知各部门外，同时必须印发各部门，特别是要报备行政部行政文员备档，以便日后工作的监督与实施。

（三）外部文件编号要求：YOTTA-（外）-201X-001号

（四）编号说明：YOTTA-（X）-201X-001号，YOTTA—企业代码、（X）

—部门简称、201X —发文年限，001号—发文流水号（以年为单位）。

六、文件制作原则：

（一）符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；

（二）观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，字词

规范，标点准确，篇幅力求简短；

（三）使用国家法定计量单位；

（四）文件内使用简称，一般应当先用全称，并在括号内注明简称；

（五）所有文件必须有明确的标题；

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为

“1”，第四层为“（1）”；

（七）为大力精简文件，维护行政公文的严肃性和权威性，凡是可发

可不发的文件坚决不发；可以便函答复的问题，不制发正式公文 ；

（八）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位或领导。需要

同时送其他单位或领导的，应当用抄报形式，但是不得抄送其下级单位；

七、发文管理

（一）所要发文的文件必须按内容及性质套用公司统一的发文格式，

制度按照红头文件制作，其它用公司内部便签发文；

（二）公司各部门在职权范围内，部门间商洽工作、咨询和答复问题事

项以函的形式用《永通能源动力集团有限公司内部业务便签》行文；公司内各部门除董事办外，一般不得以“永通能源动力集团有限公司”名义对外正式行文；

（三）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文；

（四）发文的内容应目的明确、简练、思路清晰，不允许出现错字、

漏字、多字现象；

（五）发文必须有发文登记，且记录要详细，清晰，有可追溯性；各

部门可根据本部门实际自行设定适合的、简易发文登记表；

（六）发文可以采取电子形式和书面形式。在内部传阅且不需领导签

字或盖章的文件采用电子版形式，将要发文的文件共享的同时，告知相关部门查看，并记录告知对象、时间；

（七）重要文件必须是直接相关人签收，或部门的第一负责人签收外，

其他任何人不得代签；其它文件，本部门人员可以代签收；

（八）收发、传递文件的责任人要对特殊文件做好保密工作，造成严

重后果视损失程度进行赔偿，必要时移交司法机关处理；

（九）修改和签批文件，一律使用黑色水性笔；

（十）签发后的公文，未经签发人同意不得擅自改动。向外发出的文

件在盖章用印时，要由副总经理进行复核。

八、归档管理

（一）所有规定、标准、补充规定一律用制度模板下发，并及时汇总

或修订到本部门制度中。

（二）各部门必须有专人归档管理，每月30日统一交行政部行政文

员处汇编。

（三）所有打印文件必须分类型按月份归类存档，做到每月一清。

九、各部门文件管理员

备注：以上文件不含促销费用类文件。

文件管理制度
文件管理规范 第四篇

[篇一:文件管理制度标准版]

1、目的

为规范本公司文件分类、编号、拟定、审批、用印、收发处理、整理存档等工作，特制定本制度，适用于正龙物业有限公司及下属管理中心各部门的文件管理工作。

2、职责

2、1总经理负责公司所有对外发文审批。

2、2管理中心经理负责管理中心文件的审批。物业部负责管理中心文件的打印及文号的管理工作。文件管理制度。

2、3部门主管负责本部门文件的拟制与审核，及负责本部门对公司内部发文的审批，并负责定期将已处理完毕的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部负责公司文件格式、文号及内容的审核，用印管理、归档管理工作。

3、文件种类

3、1上行文:请示，报告，计划，总结；

3、2下行文:批复，决定，通知，通告，通报，制度，规定；

3、3平行文:信函，

公司档案管理制度
文件管理规范 第五篇

[篇一:企业档案管理规定]

第一条为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据<中华人民共和国档案法>(以下简称<档案法>)和有关法律、法规，制定本规定。

第二条本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条企业应遵守<档案法>，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。

第四条企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。公司档案管理制度。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:

(一)贯彻执行<档案法>等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；

(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

第六条企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第七条企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。

第八条归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。公司档案管理制度。文件材料整理符合规范。归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

第九条企业根据有关规定，确定档案保管期限，

办公室日常管理制度
文件管理规范 第六篇

[篇一:办公室日常管理制度]

第一条为规范办公区域的管理，创造文明、整洁的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，利于公司各项工作的开展，特制定本制度。

本制度适用于总公司、各子(分)公司、各管理处办公室。

第二条员工应严格遵守考勤制度，准时上班按时下班，上下班时间按现有规定执行。

第三条上班打卡后不得外出吃早点或办私事，如确有需要须向直管领导报备，午休后应准时上班。办公室日常管理制度。

第四条不得将可能影响办公环境的与工作无关的物品带入公司。

第五条员工上班时必须着装整洁、得体，不得穿军靴、露出脚趾及后跟的凉鞋及其他不适宜的装束，不准佩戴夸张、异类、过大的饰物上班。整体形象符合<基本服务礼仪标准>中的仪容仪表要求。

第六条办公时间因私会客需和直管领导报备，时间不得超过30分钟；因私打电话必须简短。

第七条上班时间内办公区不得大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天、玩游戏、浏览与工作无关网站；任何时候不得使用不文明语言和肢体动作。

第八条上班时间内不得用餐、吃零食；

第九条个人所属的桌椅、设备、垃圾桶由各使用人自行清洁；部门所属的存储柜、文件柜内部由各部门指定专人负责整理和清洁；

第十条办公室环境要求:环境整洁、摆放有序；随手清洁，及时归位；办公室内不得摆放鞋、雨伞等有碍形象和环境的杂物(鞋、雨伞存放于指定场所)；严禁随地吐痰、乱丢纸屑；垃圾桶不超过3/4满。

第十一条公司办公区域、公用区域严禁吸游烟，

工程档案管理制度
文件管理规范 第七篇

[篇一:工程档案管理制度]

目的

对项目资料和竣工档案资料进行有效的管理和利用，确保公司在任何场合使用的工程图书资料为完整、系统的现行有效版本。

范围

用于公司各部门、各项目所有工程档案资料的收集、归档、保管、借阅和销毁。

职责

项目部的档案管理员负责对项目资料和竣工资料的收集、整理和管理，工程完工后，负责把项目资料和竣工资料移交总裁办统一管理。项目经理负责对移交总裁办的档案进行审核。工程档案管理制度。

内容

4、1项目资料的控制

4、1、1收集、进库和保管

4、1、1、1做好收文发文登记

4、1、1、2工程项目过程中，总裁办统一收集的所涉及该项目的上级批文、政府批文、土地合同、报建资料、工程合同(包括设计合同、监理合同、施工合同等)以及各类证书在产生后，及时把复印件送至项目档案管理员保管，工程竣工前，再把相关资料的原件移交项目部，准备办理竣工验收。

4、1、1、3工程项目竣工后，项目部应将施工过程中的重要文件、数据以及具有参考价值的资料和电子文档，归纳、整理、附上移交文件清单，经项目经理审批后，移交总裁办统一管理。

2归档

工程项目过程中，项目档案管理员对所接收的项目资料，应按不同专业和文件类别进行分类、编号、装盒标识，fǔ 部门所要求专项工程项目均应做竣工资料

工程竣工资料的验收条件

工程竣工档案应进行专项验收，验收应具备以下条件:

4、2、2、1建设工程经施工单位自行验收及其它工程验收进行完毕；

4、2、2、2全部工程档案文件材料按有关规定已收集齐全、整理完毕。

4、2、3工程竣工资料的验收程序

4、2、3、1工程竣工档案专项验收前，监理单位、施工单位档案管理人员应对本单位形成的档案按照有关规定进行自检，填报<工程竣工档案情况申报表>，报送项目经理部。

4、2、3、2项目经理部汇总监理、施工单位报送的工程竣工档案材料和<工程竣工档案情况申报表>后，由项目经理部对各单位报送的和本公司的甲方竣工资料按照有关规定进行审核和自行验收，向主管城建档案部门填报<建设工程竣工档案专项验收申报表>。

4、2、3、3工程竣工档案专项验收在建设工程现场进行。由建设单位组织本单位、设计、监理、施工单位技术负责人和档案管理人员参加，由主管城建档案管理部门验收小组主持。

验收工作进行完毕，由验收小组提出初步验收意见，各单位应根据正式的<建设工程竣工档案专项验收意见书>认真进行整改，并确保符合规定要求。

4、2、3、5工程通过竣工验收后，经整改后的工程竣工档案应在规定时间内送主管城建档案管理部门复核审查。

4、2、4工程竣工档案的移交

4、2、4、1工程竣工验收合格后，必须在规定时间内向主管城建档案管理部门移交一套完整的建设工程档案。

4、2、4、2项目档案管理员在接收承建方的竣工资料时，应检查所移交资料是否符合规定要求、在确保与原件一致的前提下，向各单位出具<接收工程项目档案登记单>。承建方均应向建设单位移交竣工资料一式两份。

4、2、5归档

项目档案管理员对于所接收的竣工资料，应按项目进行分类、编号和装盒标识。

4、2、6移交

竣工资料一式两份，一份由项目档案管理员移交给物业管理公司且在移交清单上签收，一份移交给公司总裁办统一管理。同时移交所有的移交目录清单。

4、2、7借阅

4、2、7、1公司各部门、各项目借阅竣工档案，应办理借阅手续。

4、2、7、2公司之外的单位借阅档案，需经总裁办负责人的批准。

4、2、8销毁

对凡需销毁的资料、图纸，必须先进行造册列出清单，经项目经理部确认，方可销毁，销毁清单应予以保存。

4、3档案立卷的要求

4、3、1文字资料立卷要求

4、3、1、1档案材料归档时，以a4(即210mmx297mm)规格为标准，不足a4规格的应用a4白纸粘贴，过大的要折叠为a4规格。

4、3、1、2档案材料中的金属物应去掉，对因复写而透底材料，应垫上白纸，以确保档案材料的安全。

4、3、1、3文字材料组卷时，厚度不得超过2cm，一卷内有多种材料时，应用彩色薄纸隔开。

4、3、1、4装订时，用棉绳三孔一线方式装订成册。

4、3、2图纸的立卷要求

纸质竣工图(或其它归档的纸质图)，归档组卷时以手风琴式折叠为4#图幅，连同图纸目录，散装入统一的卷盒。

4、3、3立卷档案必须装订整齐，以相关流水号打印页码。

4、3、4立卷档案每卷必须有独立的页号和卷内目录。

4、3、5立卷档案必须统一使用现行的封面、卷盒和目录。

[篇二:建设工程档案管理制度]

为规范公司工程档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定，结合我司的特点，制定本制度。

一、工程档案的归档范围及质量要求

(一)工程档案的归档范围

对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。(详附件一)

(二)归档文件的要求

1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

3、工程文件签字不得用铅笔、圆珠笔等不具耐久性的书写工具。

4、工程文件尺寸统一采用a4规格归档。

二、工程档案的管理机构

各工程部设资料员，主要负责本部门工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及移交。

三、工程档案的收集、整理、立卷、编目、装订、归档、移交、索引、保管、统计

(一)工程档案的收集

文件形成后，文件形成责任人(经手人)必须于当天交一份原件给资料员，资料员收到文件后，当天登记入盒。

(二)工程档案的整理

按照单位工程分部分项工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

(三)工程档案的立卷

1、工程文件可划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分。

2、工程准备阶段文件按建设程序组卷。

3、监理文件按单位工程、分部工程组卷。

4、施工文件按单位工程、分部工程组卷。

5、竣工图按专业组卷。

6、竣工验收文件按单位工程组卷。

(四)工程档案的编目

1、每卷单独编号，页号从"1"开始，案卷不宜超过30mm；页号编写在单页右下角，双面书写的，正面在右下角，背面在左下角，折叠后的图纸一律在右下角。

2、卷内目录:"序号"以一份文件为单位，"责任者"填文件的直接形成单位和个人，

有多个责任者的，选择两个主要责任者，其余用"等"代替。"文件编号"填写工程文件原有的文号或图号；"文件题名"填写文件标题的名称。"日期"填写文件形成的日期。

未按要求编目的，每项扣罚部门资料员5元。

(五)工程档案的装订

案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订。既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法。

(六)工程档案的归档

1、单位工程竣工验收完成后30日内，部门资料员要完成该工程档案的归档工作，未按时归档的扣罚部门资料员5元。

(七)工程竣工档案移交

工程竣工验收完成后60日内，部门资料员将完整的工程竣工档案一份移交给城建档案馆，一份移交给工程档案室，未及时办理移交的，扣罚部门资料员5元。

(八)工程档案的索引(待讨论工程代号、档号)

工程代号由集团公司统一规定，档号由工程档案中心根据工程代号填写。

案卷号如:第1卷1、1、1-1

专业号如:基建类1为1、1、1

工程代号如xx花园首期为1、1

楼盘代号如xx花园代号为1

(九)工程档案的保管

工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风，保证工程档案不被腐蚀。

(十)工程档案的统计

工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计，及时催促借阅到期文件的归还。

[篇三:工程档案管理制度]

一、工程档案管理制度

1、所有的工程设备档案由工程组文员负责管理。工程档案管理人员应严守公司档案管理制度和保密守则。

2、各类档案应按系统分类:强电、弱电、空调、机管，统一存放档案盒并贴上标签。

3、档案及图纸是工程维修保养的重要依据，应妥善保存，如发现用途不明的资料应交总工程师审阅确定用途。需销毁的资料应由总工程师及系统工程师组成鉴定小组研究后决定。

4、借阅档案须经相应系统的工程师以上人员批准，文员登记并指定归还日期，由文员按期追还，需续借的要重新登记。

二、维修档案管理制度

1、维修档案属工程档案的一部分，由工程组文员统一管理。

2、设备维修档案按强电、弱电、机管、空调、装修分类。

3、档案按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

4、文员根据返回工程组的维修单，当天填写维修档案记录表，并录入电脑中已设置密码的“维修管理”项目。

5、文员每天核对发出和返回的维修单，将有关内容如实录入维修档案记录表，如发现不符马上追查原因。

6、文员每月对维修档|考|试大|案记录表、维修单等进行整理，并分类归档。

7、维修档案作为评估大厦设备运行情况的根据，应妥善保存。保存期限一般为一年，重大维修项目保存期至少为两年。过期档案由总工程师、系统工程师组成的鉴定小组统一审定后销毁。

[篇四:工地宿舍管理制度]

1、集体宿舍必须有专人负责管理，住宿人员必须服从管理，自学遵守工地各项规章制度。

2、集体宿舍是施工人员休息、生活、学习的场所，应保持宿舍卫生整洁、安静和良好的秩序，每个住宿人员应遵守文明宿舍公约。

3、住宿职工要维护公共卫生，保持室内干净、整洁，生活用品摆设、叠放整齐，地面不乱扔杂物、烟头。

4、每个宿舍房间要编号并选室长，室长负责安排卫生值日和清扫工作，住宿人员名单要上墙，每日卫生值日人员要自觉负责门前和室内卫生的打扫，督促同室人员不乱扔垃圾，不乱倒脏水，不随地便溺。

5、工地管理人员每周一次组织人员检查，如宿舍内发现脏、乱、臭现象应责令整改，屡违者经教育后视情节轻重给予处罚或清退。宿舍内不得留宿无关人员和家属子女。

6、宿舍无人时关好窗户，切断电源，锁上门锁。

7、宿舍内不准聚众酗酒，不得聚众赌博，严禁斗殴，严禁人楼上向下倒水。

8、冬季宿舍内要防止火灾和煤气中毒。

[篇五:建筑工程公司经营部管理制度]

为规范公司的经营管理行为，使公司经营管理工作更科学、严谨，适应公司管理体系的发展要求，根据公司的管理模式和经营部负责的业务范围，结合公司具体情况制定本管理制度。

1、经营部主要职责

1、1负责建设工程施工合同、专业分包合同、劳务分包合同、材料供应合同的签订与管理。

1、2负责工程预算、结算工作。

1、3负责编制工料分析。

1、4负责企业招投标的编制及具体实施工作。

1、5负责分公司、专业分包、劳务分包结算工作。

1、6负责内外业中经济指标的审核。

1、7负责公司月结算及年结算的核算工作。

1、8负责专业分包单位、劳务分包单位、材料供应单位、招投标等有关信息的收集工作。

1、9负责处理公司对外的经济纠纷。

1、10负责与企业有关的协会、组织团体及主管部门的沟通与落实。

1、11负责组织本部门的体系运行工作。

1、12经常组织各种专业知识、业务能力培训，统一组织学习相关结算文件及法律法规，提高全体预算员的业务能力及综合素质。

1、13负责组织施工组织设计中经济指标的审批工作。

2、预算员主要职责

2、1必须掌握相关合同内容，细致研究合同条款。

2、2必须参加图纸会审，违者负激励 50元／次。

2、3负责预结算书的编制与对外核算工作。

2、4负责编制工料分析表。

2、5负责审核外分包结算书。

2、6负责内外业中经济指标的审核。

2、7参与编制与建设单位往来的书面材料。

2、8必须积极参加招投标工作。

2、9协助技术人员编制现场签证并核实现场签证的落实情况。

2、10预算员必须深入到施工现场。

2、11负责项目部中体系运行相关记录。

3、工程合同管理

3、1经营部负责建设工程施工合同、专业分包、劳务分包、材料供应合同的签订与管理。

3、2签订的合同必须遵守国家、省市的有关法律法规，不得损害公司利益。

3、3经营部长参加与建设单位合同条件的谈判，并负责审查合同内容，经总经理审批后，方可与建设单位签订。

3、4签订完的建设工程施工合同原件，由经营部统一备案管理，两日内分别报送以下部门:财务经理，复印件抄送董事长、总经理、项目经理、项目预算员。

3、5负责签订专业分包合同、劳务分包合同及材料供应合同时，必须企业证件齐全有效。

3、6依据合同内容的主要条款及公司的指定要求，拟定分包合同初稿，经总经理审批后，方能签订正式合同。

3、7分包合同、劳务合同、材料供应合同应在进场前签订。

3、8签订完的专业分包合同、劳务分包合同及材料供应合同原件，三日内分别报送以下部f-j:总经理、财务经理、经营部、项目部，原件由经营部统一备案管理。

3、9经营部必须配合公司相关部门严格监督合同的履行情况，处理因施工合同引起的经济纠纷。如需修改、变更的内容，及时提出修改意见，并将修改、变更的内容存档备案。如有合同终止，必须办理合同终止手续。

3、10经营部负责组织建设单位直接分包项目管理协议的签订。

3、11负责向财务部提供建筑工程施工合同，中标通知书，相关资料。

4、工程预、结算管理

4、1预算员要有良好的职业道德、专业知识，谦虚谨慎，有强烈的责任心，有集体荣誉感。

4、2预算员在对外结算时，必须严格遵守工作时间，不能旷工、迟到、早退，违返者每次负激励50元／次。'

4、3预算员必须对工程预结算中存在的问题及时、全面的向公司主管领导汇报。经营部长必须加大日常审核力度，全面掌握工程预结算工作。

4、4预算员日常工作中的各种报表、统计数据必须及时、准确、完整。

4、5预算员必须熟练掌握定额内容及省市有关工程造价方面的文件、法律法规，并能灵活运用，掌握常见工程类型有关测算数据。

4、6预算员必须熟练掌握合同内容，细致研究合同条款，严格按合同规定编制预、结算。

4、7根据合同约定的时间，必须及时向监理公司、建设单位上报工程的进度结算。每月20日前按施工形象进度编制好月份工程结算，上报经营部、财务部。如不能按时完成，罚款50元／天。

4、8每年l2月20日前做出年度结算，经审批后上报经营部、财务部。如跨年度工程应在合同规定期限内做出年度结算，经审批后上报建设单位，如不能按时完成，罚款50元／天。

4、9工程竣工结算必须在工程竣工后l5天内完成，如拖期罚款50元／天。工程竣工结算经过经营部长审核后，上报审核单位。预算员应随时做好与审核单位核对结算的准备工作。

4、10土建预算员必须要负责组织落实其他专业的有关预、结算数据统计及预结算上报等工作。

4、11负责每月向财务部提供实际工程进度结算和甲方审批后的形象进度结算一份。

4、12甲方结算及外分包结算，每年必须装订成册，便于管理。

5、工料分析管理

5、1预算员要根据现场的进度安排，在每个月20日上报当月的实际工料分析表，经营部长审核后每月25日报送给总经理、生产经理、财务部、工程项目部及经营部，如拖期负激励30元／天。

6、工程招投标管理

6、1招投标项目确定后，经营部主要协调各相关专业编写招投标文件，并负责标书的装订包装工作。

6、2经营部负责投标文件的递交并组织相关人员参加开标。

6、3经营部要依据招标文件及施工组织设计做出正确预算结果，为领导最终投标报价提供真实依据。

6、4经营部必须对招投标资料严格保密，严禁向他人泄露，损害公司利益，如查出每次负激励l0000元以上，直至追究刑事责任。

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