档案查询权限制度

导读：　档案查询权限制度(共6篇)档案信息化管理制度档案信息化管理制度第一章 电子文件归档与管理制度第一条 为适应本单位信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。第二条 本办法所称电子文件是指本...

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篇一:档案查询权限制度
档案信息化管理制度

档案信息化管理制度

第一章 电子文件归档与管理制度

第一条 为适应本单位信息化建设需要，规范本单位电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》等有关法律法规，结合本单位实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称电子文件是指本单位在履行行政职能、加强内部管理等工作中形成的，具有参考利用价值并以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。

第三条 按照档案工作集中统一管理的原则，各科室形成的电子文件并需归档保存的应由单位综合档案室统一保管。综合档案室负责对电子文件归档的指导、验收以及接收后的编目、保管和提供利用，计算机管理工作人员对电子文件的归档提供协助和支持。

第四条 各科室应建立电子文件归档制度，指定兼职档案员负责本科室的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入相关人员的岗位责职。

第五条 为保证归档的电子文件完整、真实和有效利用，各科室从电子文件产生时就要严格按制度要求，妥善管理，确保其不散失、不损失、不失真。

第六条 归档电子文件的类型主要包括：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链接文件等。

第七条 电子文件的归档范围、保管期限和密级划分，参照本单位有关纸质文件归档的规定执行。

第八条 电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。

逻辑归档。指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案室移交的过程。 物理归档。是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案室移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等，不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。

第九条 电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第十条 通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。

第十一条 各科室在每年6月之前将上一年度应归档的电子文件随纸档案一并向档案室移交归档。电子文件视情况按月或按季度向综合档案室移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。

第十二条 移交档案室的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。

第十三条 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，温度控制在17-20℃；相对湿度控制在35-45%。

第十四条 接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现问题要及时采取恢复措施。

第十五条 归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

第十六条 利用归档的电子文件，应使用复制件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。

第十七条 归档电子文件的鉴定销毁，需经分管领导批准，编制销毁清册。属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。

第十八条 综合档案室应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第二章 安全保密制度

第十九条 档案管理人员为数字档案室安全保密责任人，计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作，其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。

第二十条 数字档案室系统登录帐号和密码须妥善保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在八位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。 第二十一条 电子档案条目和原文按利用级别划分为互联网公开、政务网公开、本单位公开、不公开四个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和原文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。

第二十二条 电子档案（除业务档案外）仅限于本单位工作人员查询。

第二十三条 电子档案原文仅供本人查阅，不得擅自外传。涉密档案不得在网上提供查询。

第二十四条 禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。

第三章 数字档案查询利用制度

第二十五条 数字档案室提供各类非涉密室藏档案查询。

篇二:档案查询权限制度
档案查询管理规定

成都市刊刻工艺厂档案查询管理规定

成都市刊刻工艺厂根据本企业档案的特殊性，同意有偿对外（公、私）查询企业的纸质文档如：（1、刻制印章的发票、印章刻制许可证、印章图谱、与印章相关的审批材料、等等；2、职工工资福利明细、经济补偿凭据、入股信息、人事档案记录、等等。）特制定以下管理规定：

（一） 查询人必须是与企业有过相关联系；

（二） 查询人必须提供查询的相关事项；

（三） 查询人必须提供查询的正确时间；

（四） 查询结果不会造成有违背国家法律；

（五） 查询事项只限于本单位、本人相关；

（六） 单项收费人民币200元/每次；

（七） 查询结果企业只提供相关文档的复印件；

（八） 收费由企业提供正规发票；

（九） 3至9个工作日内出查询结果；

（十） 查询事项期限追溯为20年。

（当年的以上查询原则上不收费）

凡同意以上规定的先办理查询付费，预留联系电话，等待查询结果。

特此规定

成都市刊刻工艺厂

2010年6月1日

篇三:档案查询权限制度
2015档案管理制度

第1篇：个人档案管理制度

一、目的

更的的员工人事档案妥善管理，的保守机密；人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的档案资料，特制定本档案管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历

员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案规定

1、基础管理

1．1原则：分类标准、归档、排列有序、层次清楚、整理规范。

1．2员工入职前，人力资源部对人事档案的性、性核查，如有虚假，可不予录用和解聘。

1．3对人事档案按入职分类归档，按在职人员、离职人员整理，并登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写人事资料的名称及对档案编号，人事档案原则上是永久保存。

1．4当在职员工的资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应将资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1．5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新的档案都应登记。

1．6对员工考察、考核、培训、奖惩的材料要收集、整理档案的完整性，归档的材料鉴别，材料的、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1．7员工离职档案每月清查，存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1．8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1．9档案应分类编号存放，员工编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2．1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2．2任何垮查、借阅人事档案，下级员工查、借阅员工的人事档案。

2．3公司级、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2．4所有批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的规定。

2．5人力资源部查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案注意

3．1涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3．2擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3．3查、借阅者擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4．1公司任何个人和非经同意销毁员工档案资料。

4．2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4．3经批准销毁的人事档案，人力资源部须核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

第2篇：档案管理制度

为加强档案管理工作，提高档案工作质量，更好地为单位工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定，结合本局档案工作的实际，制定本制度。

一、档案立卷归档制度

为了使本局的立卷归档工作顺利进行，完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料，供领导工作决策和各项工作服务，特制订本制度。

1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。

2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何科室和个人不得据为已有。

3、文件归档范围，按余姚市档案局的有关规定收集。

4、局各科室按指定的兼职档案人员，负责本科室在工作中形成的档案，做好收集、整理工作，并按规定时间造好移交清册，签字验收，移交局办公室。

5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求，负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。

6、局办公室财务人员应在次年的六月底前，按规定立卷归档，暂由财务人员保存一年后，移交档案管理人员。

7、电子文件实行集中统一管理，归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，逻辑归档可实时进行，物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

8、各科室根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝，编制机读目录和《归档电子文件登记表》。

9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及时补救。

10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档，移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚，移交清单一式二份，交接双方签字后各执一份。

11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用，做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

12、随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本，归版或有问题的载体仍需保存三年。

二、档案库房管理制度

1、档案库房是存入各类档案的重地，库房钥匙由专人保管，非档案室人员不得入内。

2、库房要坚固，有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，并采取必要的预防措施和设置必要设备，确保档案的安全。

3、库房内要保持适应的温度和湿度。根据季节不同气候变化加强管理，做好每日的温、湿度记录。

4、库房内经常保持整齐、整洁，每天下班前要认真检查库房，关好门窗，注意电源，清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟，确保库房安全。

5、库房内档案分类存放，排列要整齐有序，编制橱箱号码和存放案卷示意图，便于查找。不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。

6、要定期进行库藏档案的清理校对工作，做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

7、电子档案应配备专用的电子文件柜，每年定期备份，规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备；环境温度选定在17℃—20℃，相对湿度选定在35%—45%。

8、档案管理员调动工作时，应在离职前办好档案库房的交接手续。

三、档案查阅利用制度

1、本单位档案供本单位各科室查阅利用，查阅档案资料时需办理查阅登记手续，填写“借阅登记表”。查阅党组会议记录须注明借阅用途，并经党组主要负责人批准。

2、外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。

3、查阅档案，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出综合档案室。

4、严守机密，不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

5、查阅档案和需复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。

6、数字档案查询一般通过网上进行，查阅者通过网上档案查询系统查询档案，档案管理员接到查询申请后，按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案。

7、要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，按《档案法》规定进行必要处理。

8、建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿，查阅档案资料者，要及时将利用效果反馈给综合档案室。数字档案的查阅，查阅者需按要求在网上填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》，对借阅和利用进行登记，以更好地为社会主义现代化建设服务。

四、档案保密制度【档案查询权限制度】

1、档案管理员要增强保密观念，严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律，不得泄露所藏档案的内容，不准出卖、盗窃档案机密，违者按情节依法惩处。

2、定有密级文件、资料，统一由专人收拆登记，发送时不得以普通邮件寄发。

3、已归档的机密、秘密文件、资料，只限于直接需要的部门和人员使用，查阅时须经分管领导批准。

4、各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料，应妥善保管，不要让外来人员随便翻阅，用后立即归档。

5、对定有密级的文件、资料，未经密级审批单位批准，一般不准翻印和摘抄。摘抄保密文件、资料的工作笔记本，调离工作时收回注销。

6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围，确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出，须经领导批准。

7、不归档的秘密及内部（重复或多印）文件、资料，均应登记造册，经主管领导批准，按规定统一销毁，不准擅自处理和当废纸出售。

8、数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作，设置计算机操作系统用户口令，安装杀毒软件，并及时更新。严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等。

9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接，必须实行物理隔离。

10、对已存储的电子档案数据进行修改时，要建立修改台帐。有保存电子数据档案的计算机送维修时，应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除，并做计算机修理登记。

11、严格注意口头保密，做到守口如瓶，执行保密纪律，在公共场所、投稿、通讯、通电中，不得泄漏及涉及机密事项。电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度，不得泄露所接触档案内容。

12、定期组织或结合安全保卫工作，进行保密教育和保密检查。

五、档案鉴定和销毁

为了全面地考察室藏档案的价值，确保室藏档案的质量，定期对一些已到保管期限的档案材料进行重新审定，方便档案的管理和利用，特制定本制度：

1、室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点，严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值，不得带有随意性。

2、室藏档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进行，邀请被鉴定的单位有关人员参加，根据档案的保管价值，对保管期限满的档案材料及时地开展鉴定工作。

3、经鉴定，尚需留存的零散档案材料，按立卷原则，在室内继续做好组卷归档工作。对已失去利用价值和保存价值的档案材料，需销毁的，由鉴定小组提出鉴定意见，编造销毁清册，未经登记造册，不得擅自销毁档案。

4、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

5、销毁档案时，要有两人以上监销，监销人员在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁情况报告鉴定小组，销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存。

6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案和数字档案。

六、档案管理员工作职责

1、热爱本职工作，刻苦钻研业务，努力提高工作效率，为本单位的两个文明建设服务。

2、加强与各级、各部门的联系，做好本单位需归档文件材料的收集整理工作，保证其完整、及时归档。

3、坚持原则，保守机密，严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度，提高警惕，防止失密泄密等事故发生。

4、要妥善保管好数字档案室系统登录帐号和密码，不得泄露他人，密码应该定期更改。自觉做好档案数据的维护与管理，定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性，保证数字档案的安全保密。

5、积极开展档案利用，及时、准确、迅速地提供各种档案，为本单位各项工作和领导决策服务。

6、做好档案统计工作和利用效果反馈记录。

7、切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的“八防”工作，达到档案无丢失、无霉变、无差错。

第3篇：公司档案管理制度

第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理机构及其职责

1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。

2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。

3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。

4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。

第三条归档制度

1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。

2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。

3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。

4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。

5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由人力资源部保存原件；属于工程建设方面的，由规划建设部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。

6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。

7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。

第四条档案保管制度

1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录。

3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。

4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。

5、库存档案必须图物相符，帐物相符。

6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。

7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。

9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。

10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案借阅制度

1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。

2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。

3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。

4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。

5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人（

6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。

8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。

第六条二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。

第七条本制度从20XX年XX月XX日起执行。

第4篇：档案管理制度

档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案主要也不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。

档案保管制度

一、严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其完整、系统和安全。

二、档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。

三、借出的档案须按时归还，利用后的档案应随即放回原处。

四、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。

五、切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

六、做好库房温湿度的监控与登记工作。

七、每学期开学初对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。

档案保密制度

一、高度认识档案保密工作的重要性，严格遵守有关法规和制度。

二、查阅涉密档案或内部材料，须经有关部门和办公室负责人批准，必要时报请有关校领导审批。查阅时须严格履行登记手续，注明查阅目的和内容。

三、未经批准，任何人不得私自带档案出馆；档案工作人员不得私自摘抄、复制、传播具有保密性质的档案内容。

四、因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由利用者负责。

五、不归档的重份文件及内部材料，须交由学校集中销毁。

六、在校保密委员会的指导下，做好档案密级变更和解密工作。

七、档案馆工作人员或利用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定处理。

档案利用制度

一、查阅利用本馆开放档案、资料者，须持身份证（或工作证、学历证书）等有效证件，同时填写查阅登记表；受他人委托者，还须出具他人上述任一证件（含复印、传真件）及委托查阅申请书。

二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。

三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。

四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。

五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。

六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。

七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。

档案室人员岗位职责

一、积极宣传党和国家关于档案管理的法规、条例。

二、遵守各项档案业务规章制度。

三、维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改进档案保护技术，严守国家机密。

四、积极开展咨询服务；热情接待档案利用者，迅速、准确提供所需档案和资料。

五、深入基层，开展对兼职档案员的业务培训和指导工作。

档案鉴定制度

一、在主管校领导主持下，由校办、档案室及有关部门负责人与负责该门类的专、兼职档案员组成鉴定组，按照分工，个人初鉴、集体审查，具体工作由档案室组织。

二、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定组裁定。

三、档案达到开放期，由鉴定组作出是否向社会开放的决定。

四、档案保密期满，由鉴定组作出是否变更密级或解密的决定。

五、档案存留期满，由鉴定组提出销毁或延长保管期限的意见，经主管领导批准后，方可存、毁。

六、销毁档案前登记造册（注明题名、数量、鉴定时间、参加鉴定人员）；销毁时由3人执行；事后在清册上注明销毁日期并签字；清册归档。

安全与消防制度

一、库房重地，非本室工作人员不得擅入。

二、严禁烟火、易燃、易爆及腐蚀物品进室。

三、做好安全巡查工作，下班时关好水电、锁好门窗。

四、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。

五、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。

档案资料管理制度

一、文件管理

1、文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。

2、文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。

3、各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

4、文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。

5、有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。

二、档案资料管理

1、档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

2、借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

3、所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督下进行核对，必须做到物单相符。

4、借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。

5、机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。

6、收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。

7、对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。

8、在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。

9、档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

10、各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。

11、文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。

12、若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。

13、新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保密工作，并及时对文档进行更新、备案。

14、如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应责任。

第5篇：公司档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1、公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。【档案查询权限制度】

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4、档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。

第6篇：公司员工档案管理制度

1、员工原始档案是指员工的正式人事资料。凡本企业录用的具有本市城镇户口的员工，其原始资料由本企业调入、保管。

2、凡本企业录用的具有城镇常住户口的员工，自签订劳动合同试用期满后，按本企业调档要求，将本人档案调至人资行政部。因特殊情况不能再指定期限内完成调档手续的，本人须向人资行政部提交详细的书面说明材料，未经批准不调档者或逾期未调档者企业有权与期解除劳动合同。

3、原始人事档案资料的验收、补充、鉴别、归档和保管由人资行政部负责办理。

4、查阅原始人事档案管理规定：

（1）查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。

（2）查阅员工原始人事档案所获资料，由人资行政部统一保存或使用后统一销毁。

（3）员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。

（4）非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。

（5）员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。

5、员工业绩、培训档案：

员工业绩、培训档案是自员工上岗之日起建立的档案资料，包括员工的身份证、学历证书等相关证件的复印件，员工在工作期间的各种培训及对员工评价、考核等。

（1）人资行政部负责员工的培训、业绩档案的整理归档及日常管理。

（2）员工培训、业绩档案实行分级管理。部门主管级以上的员工档案单由人资行政部部长或其指定负责人进行日常管理。主管级以下（不含主管级）培训、业绩档由人事文员管理。

（3）部门部长可以调阅本部门员工的培训、业绩档案。

（4）员工培训、业绩档案按国家有关档案管理规定记入员工的人事档案。

（5）员工离职后，员工的培训、业绩档案由人资行政部留存作为备查。

篇四:档案查询权限制度
2015档案工作经验交流

第一篇：档案工作经验交流发言

档案是工作和管理、服务活动中的历史记录，也是各项事业顺利开展的重要信息资源。近年来，xx镇每年都对各项工作开展的情况及时录入、整理归档。通过建立健全和规范管理，我们做到了“底子清，情况明”，提高了档案工作透明度和时效性，积累了丰富的工作经验，为各项工作良性开展奠定了坚实的基础。我们的主要做法是：

一、加强学习，提升素质，实现档案管理人员专业化为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，选择具有较高政治素质、原则性强、作风正派、吃苦耐劳，服务意识强的同志担任此项工作。为使从事档案人员具有较强的业务能力，能够掌握现代化的管理技术和方法，注重加强对档案工作人员的教育培训，让档案人员不断获取新的档案工作相关信息，不断更新自己的观念。结合实际，档案人员先后学习了《档案从业人员必读》、《归档文件整理标准》、《机关文件材料归档和不归档的范围》等材料，不断提高了档案人员的专业知识水平和文化理论素养，使档案管理工作迈上新台阶奠定了坚实的基础。

二、立足服务，创新载体，突出档案动态管理。

xx镇在开展各项信息调查过程中，超前规划，及时更新档案，保证方便管理和快捷利用。对各类信息档案实行动态管理，对相关工作的复核、汇报提供了重要依据，通过查阅 1

档案，可以快捷的确定重点，完成工作。不仅缩短了时限，节省了物力和人力，而且提高了工作效率。

三、完善硬件，加大投入，突出档案工作重视力度 对档案工作经费，办公设备给予大力支持和充分保障。根据相关要求，调整了档案室，更换了新档案柜。做到了档案办公两分开。严格按归档范围、保管期限对照每份文件，使机关档案工作更好地得到了利用，大大方便了机关各项工作的开展。

四、整合资源，超前规划，实现档案管理规范化。近年来，我们依照《档案法》《档案法实施办法》等法律、法规，不断强化机关档案工作，开展文书立卷“当年清”工作，对上年度形成的各类有保存价值的文件材料全部整理归档。在做好文书档案工作的同时，我们还注重了声像、照片、电子文件等档案的收集整理，从源头上确保档案资源在载体和门类上的齐全完整。结合xx实际，制定了《xx档案管理制度》,指定专人负责管理，做到随办随归，开口管理。制度管理上做到了严格管理，规范使用，保证了档案管理工作的正常运转。对各类档案的建立，坚持“四个统一”，即明确统一的档案盒、统一的档案袋、统一编码和代码、统一档案柜。为了依法、规范、有序地整合档案资源建设，规范归档的档案，按档案类别规范标准注册、编目，及时入库上架，档案的规范管理，提高了档案管理质量，极大地提高了检索速度和档案的质量。

五、注重安全，保密为先，确保档案管理的秘密性2

深入开展了《保密法》宣传教育，不断提高对保密工作重要性的认识，增强全镇机关干部的保密意识；严格遵守保密制度，切实履行公文的收发、传递、借阅、归档和销毁等各个环节的登记、签字手续，严禁公文随处丢放，确保档案的安全与机密；秘密文件严格限制知悉范围，不随意扩散、复印；传达秘密文件按照有关的管理规定，除公务需要外不得擅自携带秘密文件外出。

六、下一步工作

1、加大档案管理人员培训力度，提高档案管理人员的业务素质。要进一步加强档案管理工作人员队伍建设，加强档案工作人员业务能力，强化学习意识、服务意识、创新意识和奉献意识，为提高档案管理水平奠定基础。

2、建立健全档案电子备案制度，实现档案管理现代化管理。随着时代的发展，社会信息化程度越来越高。我们将进一步加强档案现代化管理，有效发挥档案的信息功能。加强档案的规范化管理，不断提高档案管理的现代化水平，充分发挥档案的作用，推动xx经济社会又好又快的发展。3

第二篇：街道社区档案管理工作经验交流发言

档案是工作和管理、服务活动中的历史记录，也是各项事业顺利开展的重要信息资源。近年来，××××每年都对各项工作开展的情况及时录入、整理归档。对低保、禁毒、计划生育、党员管理、残疾人员信息、社区建设、居民个人信息等专项工作分类进行了文本和电子归档。为更好的开展档案工作，确定以×××社区为档案管理的示范点，以点带面取得了明显的效果。通过街居档案的建立健全和规范管理，我们做到了“底子清，情况明”，提高了档案工作透明度和时效性，积累了丰富的工作经验，为街道社区各项工作良性开展奠定了坚实的基础。

我们的主要做法是：

一、加强学习，提升素质，实现档案管理人员专业化。

为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我们选用档案管理人员时，有意识选择具有较高政治素质、原则性强、作风正派、吃苦耐劳，服务意识强的同志担任此项工作。为使从事档案人员具有较强的业务能力，能够掌握现代化的管理技术和方法，街道举办相关的档案培训班和电脑培训班，对各社区档案工作人员进行培训。为能适应不断发展的档案工作，为各社区征订《档案》等业务杂志，购买了档案管理方面的工具书，加强了档案工作的学习力度，使档案工作有序开展，为街道的各项工作顺利开展提供了有利条件，使街道档案管理工作迈上新台阶奠定了坚实的基础。

二、立足服务，创新载体，突出档案动态管理。

街道社区在开展各项信息调查过程中，超前规划，对调查到的各类信息随时录入微机，及时更新档案，保证方便管理和快捷利用。这里以×××社区低保档案为例：按照民政部门“低保档案”分类管理的要求，将保障对象和补助金额情况分为四类，按类管理。低保工作显著特点是保障对象家庭收入情况随时会发生变化，档案就要随之变化，因此，“低保档案”始终处于调整、变化、补充的动态管理中。为方便管理，我们采用低保编号作为档案管理的标识号，用颜色标识作为类别号进行规范。这样做，不论保障对象在年内、季度内或月内低保金如何变化，即保障类别如何变化，都能保证低保对象每人的档案材料始终固定在一个档案盒内。对于一段时期内保障金额发生变化的，只需调整本人档案盒脊上用颜色标识的类别号即可。

各类信息档案实行动态管理后，对相关工作的复核、汇报也提供了重要依据，通过查阅档案，可以快捷的确定重点，完成工作。不仅缩短了时限，节省了物力和人力，而且提高了工作效率。

三、整合资源，超前规划，实现档案管理规范化。

近年来，我们依照《档案法》《档案法实施办法》和《××省档案管理条例》等法律、法规，不断强化机关档案工作，加大社区居委会、街道各办（所）档案业务指导和监督力度，开展文书立卷“当年清”工作，对上年度形成的各类有保存价值的文件材料全部整理归档。在做好文书档案工作的同时，我们还注重了声像、照片、电子文件等档案的收集整理，从源头上确保档案资源在载体和门类上的齐全完整。街道结合实际，制定了《街道社区档案管理制度》,指定专人负责管理，做到随办随归，开口管理。制度管理上做到了严格管理，规范使用，保证了档案管理工作的正常运转。街道对各类档案的建立，坚持“四个统一”，即明确统一的档案盒、统一的档案袋、统一编码和代码、统一档案柜。为了依法、规范、有序地整合档案资源建设，对档案的收集，街道确定专人严格按照业务规范标准进行核查把关，凡不符合规定要求的档案一律不得归档，并按规范标准进行重新整理；凡符合规范标准归档的档案，按档案类别规范标准注册、编目，及时入库上架。

档案的规范管理，提高了档案管理质量。街道社区对所有的信息档案经整理后，以电子文档的形式归档，极大地提高了检索速度和档案的质量。在调档、更新、归档过程中，都使用计算机查询，按照提示信息查阅，工作效率明显提高，使街道的档案工作逐步走向了规范化、科学化、现代化的管理轨道。

四、下一步工作

1、加大档案管理人员培训力度，提高档案管理人员的业务素质。今年，街道社区要进一步加强档案管理工作人员队伍建设，加强档案工作人员业务能力，强化学习意识、服务意识、创新意识和奉献意识，为提高档案管理水平奠定基础。

2、建立健全档案电子备案制度，实现档案管理现代化管理。随着时代的发展，社会信息化程度越来越高。我们将进一步加强档案现代化管理，有效发挥档案的信息功能。加大资金投入，做好各项基础工作，加强档案的规范化管理，不断提高档案管理的现代化水平，充分发挥档案的作用，推动街道社区又好又快发展。

第三篇：扎实做好农村档案管理工作经验交流材料

平顶山市湛河区程庄村

平顶山市湛河区程庄村成立于1995年，位于平顶山市的南大门，是出入市区的交通要道，咽喉部位，典型的城乡结合村，地理位置非常重要，全村土地面积200亩，总户数365户，人口1060人。是我区新农村建设试点村。

近年来随着农村产业结构调整和农村城市化进程的加快，我村经济结构由单一的种植业向商业、养殖业、加工业、服务业等多元化经济转化，村务工作大量增加，村级档案管理工作亟待加强，从而为新农村建设提供及时有力的服务。前些年，农村档案管理工作基础比较薄弱，农村干部档案意识淡薄，不注意收集整理；经费投入不到位，没有专房专柜专人保管，档案资料存无定所，村干部谁用谁拿，致使档案资料散放各家，损坏遗失比较严重，在一定程度上影响了村里的建设。比如有许多棘手的问题困绕着村两委班子，不仅牵扯了大量的精力，也阻碍了两委班子工作的正常开展。为尽快改变这种状况，我们在区档案局的帮助指导下，于1998年开始建立村级档案，加强管理，发挥档案在新农村建设中的作用，有效地促进了基层组织建设、村财务公开、农村社会稳定、人口计划生育等方面工作的开展，提高了工作效率，使村里的全面建设跃上了一个新台阶。

一、转变观念，始终把档案工作作为新农村建设的重点内容来抓。

农村和农村档案工作是农业、农村现代化建设的一项重要基础，在社会主义新农村建设中具有积极的作用，特别是有利于促进农村经济和社会协调发展，提高农民的生活水平，扩大基层民主，维护社会稳定，密切干群关系，我们必须转变观念，提高认识，积极主动地做好村级档案管理工作，为新农村建设提供及时、便捷和有效的服务。但是，在以前由于我们认识模糊，未顾及留下档案是向历史负责的表现，没有安排专人负责管理档案。随着农村工作的全面展开，农村社会的不断进步，新农村建设对档案工作也提出了更高的要求。这引起了我们村两委的高度重视，决心下工夫做好村级档案的管理工作。1998年区委区政府根据工作实际制定关于切实加强村级档案工作方案出台后，我们村两委领导非常重视，把档案工作列入议事日程，专门成立了以村支部书记齐保有为组长的程庄村档案工作领导小组。明确了专、兼职档案员具体负责档案管理工作。村两委班子先后三次召开专题会议，现场办公解决建档工作中的具体困难和问题。在当时资金紧张的情况下挤出2万元购置了档案设备，完善基础设施，达到了“五有六防一达标”的要求，即：有组织、有房子、有牌子、有柜子、有制度。防盗、防火、防光、防虫、防鼠、防潮。案卷质量达标。还专门腾出一间办公室作为综合档案室，悬挂了档案室的标牌，配备了铁皮档案柜、防盗门、灭火器和电脑等硬件设施。我们还经常邀请区档案局、办事处业务人员来帮助指导村级建档工作，为档案工作的顺利开展打下了坚实基础，当年就被区里评为一级档案室，连续八年荣获区级档案管理先进单位。

二、注重建设，始终把立卷归档作为村级档案管理的关键来抓

档案是历史的真实记录，农村档案是农村工作的真实写照，是村级档案管理工作的重头戏。为此，我们在完善基础建设、建立健全各项制度（立卷归档制度、档案收集整理制度、档案人员岗位责任制、档案借阅、利用制度、档案库房管理制度）的基础上，还注重把好“三个关口”：一是把好材料形成关。变嘴上说，脑子记为纸上写，本子记，规范农村文件材料的形成关。二是把好文件材料的收集关。收集工作是档案工作的基础，明确我们收集范围，特别是农村经济社会的不断发展，农村档案工作的领域不断拓宽，在各类事务中形成的文件材料不断增多，要紧跟时代步伐，不断扩大收集范围，确保档案齐全完整。三是把好统一立卷关。一年一度的立卷归档工作是档案工作的中心，档案材料收集是否齐全，案卷质量是否符合要求，将直接影响着档案的利用。为此，每年的4—5月份我们都投入了大量的人力，集中时间进行案卷整理归档。自1998年建档以来，领导重视，档案员认真负责，我村档案室已规范建档的有文书档案、专门档案、科技和声像四大门类档案，共整理出文书档案70卷，会计档案159卷，照片档案32张。实现了在文件材料以及门类种类收集上的齐全完整，案卷分类准确科学，案卷整理整齐规范，按时保质地完成了每年的立卷归档工作，受到上级机关的好评。

三、健全队伍，始终把提高管理人员的素质作为基础工作来抓

农村档案工作涉及面广，专业性强

，技术要求高。档案管理人员素质的好坏，直接影响着档案管理水平的高低，影响着档案管理的效益。为此，村委会还专门配备了一名政治思想好，工作积极负责，组织观念强，具有大专文化程度的大学生村干部时春丽为专职档案员，村会计主任周春生主抓档案工作，使档案人员符合年轻化、知识化和专业化的要求。村里还非常重视对档案员的教育培训，积极组织档案人员参

加区里的业务培训，帮助档案员系统掌握文件材料的收集、整理、保管和存放的方法要领，确保档案工作的正常开展。我们村里的档案员在2015年5月份区档案局组织的档案员上岗培训中顺利通过了结业考试，年底还取得了由市档案局颁发的档案专业岗位资格证书。在日常工作中，村档案管理人员不仅认真学习档案管理知识，还经常为两委班子提供必要的宣传材料，如《中华人民共和国档案法》、《河南省档案管理条例》及《关于进一步加强农业农村档案工作的通知》等组织两委班子学习贯彻。此外，我们还通过多种形式大力宣传《档案法》和《河南省档案管理规定》，使广大村民对档案工作有了更深刻的认识，更加自觉地参与档案管理和利用的工作中来，使档案管理更加规范有序，更加深入人心，深入生活。

四、加强管理，始终把提供优质服务作为档案工作的重点来抓

开展农村档案工作最终目的是要为“三农”服务。管好用好档案，对于农业、农村工作特别是新农村建设具有积极的现实意义和深远的历史意义。程庄村在认真做好档案保管，保证档案材料完好无损的基础上积极做好档案的利用工作。我们村规范建档后，农村党建、经济、计生、综治等工作档案的门类齐全，内容较为完整。几年来，我村共接待查阅人员50余人次，查阅案卷100余卷次。

为人民群众利用档案，宣传村务政务公开，促进村里的经济建设和社会稳定作出了积极的贡献。比如有群众向上级反映数年来的征地款去向不明，村两委联合审计部门，对村里1996年—1998年财务档案进行审计，结果是征地款不但没有丝毫损失，还办了10多件好事实事，上了6个项目，令群众心服口服，提高了两委在群众中的威信。又比如有部分群众怀疑本村某一新发展党员没有严格按照程序进行，反映到区里，区委组织部到该村档案室找出有关材料查证落实，认定发展程序合法，给了反映群众一个满意答复。还有我村一村民宋大有因土地纠纷引起官司，需要提供其宅基地面积，村档案室及时为其查找到了原始证据，为打官司提供了有利的依据。辖区内流动人口较多，查阅育龄妇女的情况很不方便，自从我村育龄妇女档案整理后，查阅起又快又准，省去了许多麻烦。这些典型的事例使大家深深地认识到了档案工作是一项功在当代，利在千秋的大好事。

我们村的档案管理工作虽然取得一些成绩，发挥了一定作用，但也存在许多薄弱环节，比如档案管理工作还不全面、不深入、不平衡、与现代化档案管理，特别是社会主义新农村建设的要求还有较大差距。我们决心在上级业务部门的精心指导下，加大工作力度，提高工作实效，更好地把村级档案管理工作做实，不断为新农村建设提供优质服务，促进农村工作的发展进步。

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第四篇：2015年税务局电子档案管理工作经验交流材料

近年来，随着我国电子信息技术产生快速发展，税务部门的办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，税务部门许多日常工作和管理业务可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。于是随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。

一、电子文件定义

及其特点综述

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：

1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；

2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；

3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；

4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件与传统税务档案的区别

（一）电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

（二）电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。税务档案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，税务档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

（三）电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

（四）电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

三、电子文件对税务档案业务管理工作的影响

（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的阅卷归档制度。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形成移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

（二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（三）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件

甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊

性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

四、电子文件在税务档案管理中的运用

（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置及至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（二）解决好电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。

（三）使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

篇五:档案查询权限制度
2015档案信息化建设方案

第1篇：档案信息化建设方案

加强档案信息化建设，既是档案事业适应时代发展和社会进步的必然选择，又是加速档案管理现代化的客观要求。为了全面加强我馆档案信息化建设，根据《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档与管理规范》的要求和全省、全市档案方志工作会议精神，以及县委、县政府的安排部署和上级业务部门的指示精神，结合年初工作计划，特制定我馆档案信息化建设实施方案。

一、指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，按照党的XX大和XX届五中、X中全会精神，认真学习自治县第十二次党代会精神，进一步解放思想，开拓创新，大力推进档案馆的信息化、现代化建设，按照“效益驱动、总体规划、重点突破、分步实施”的原则，将档案信息化分阶段完成，对馆藏重要档案全部进行扫描或复制刻录，基本实行计算机文件级检索，实现信息共享和电子档案网上归档，力争“十二五”末基本建成档案数据库，更好地为县委、县政府各项工作服务。

二、总体目标

档案信息化建设的总体目标是：本着统筹规划、分步实施、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，加快推进人才队伍建设，逐步实现档案管理现代化和办公自动化；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建印江自治县档案信息网。

三、主要任务

1、加快推进档案馆数据库建设。逐步建立档案数据库，从现在起，争取利用3~5年时间，完成馆藏档案文件级检索工具的数字化。

2、积极推进传统载体档案数字化建设。对各种类型档案进行数字化扫描、转换，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。

3、加强电子文件归档管理。加强对本县机关和企业、事业单位以及乡镇的电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。选择有条件的单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档管理。逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。

4、建立档案区域管理网络。与县政府电子政务建设紧密结合起来，将档案信息资源开发利用工作纳入县政府电子政务工程，公开档案信息网络查询利用，从而实现文件的网上传输和资源共享。

5、充分利用和发挥网站的作用。不断丰富网站内容，有计划地上载开放档案目录及现行文件全文信息，向社会提供网上查询和利用服务，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用，使档案、方志网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。

6、加强档案信息化人才队伍建设。坚持把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入培训教学计划；加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。积极组织档案业务人员参加档案信息化等知识培训，争取人力资源和社会保障局支持，在大学毕业生中招聘一名计算机专业人员充实我县档案信息化建设。

7、完善档案信息安全管理体制。加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整、有效；存有档案数据库的计算机要与一切外网实行物理隔离，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和信息网络传输的安全，防止失密、泄密的发生。

四、保障措施

1、为加强对我县档案信息化建设工作的领导，经局党组研究，决定成立我局档案信息化建设领导小组，其组成人员名单如下：

组 长：冯 净

副组长：田仁江 田 琴

成 员：万雪琴 金凤敏 魏 东 罗明慧 孙莲琴

领导小组下设办公室，办公室设在档案管理利用股，由罗明慧同志兼任办公室主任，严易兰、唐莉同志负责办公。

2、积极争取县委、县政府对档案数字化工作的支持，努力将档案信息化建设资金列入单位预算项目，根据档案信息化管理工作实际，争取足够的科研经费和维护经费，配置存储备份、数据恢复、安全保障等设施，使档案信息化工作与本地各项事业同步发展。

3、把档案信息化工作纳入全县信息化总体规划中。着力解决电子文件接收和电子档案保管问题，从理论创新和实施平台两个方面取得突破，建立和完善信息资源开发利用工作的保障环境，建立起长效开发利用信息资源的管理机制。

4、时间安排：本方案从20XX年8月起开始启动实施。

第2篇：档案信息化建设方案

为贯彻落实市政府“数字化南宁”的奋斗目标，加速城区政务信息化建设的进程，加强城区电子文件归档和接收的规范化管理，提高档案管理软件的技术和应用水平，保障档案计算机及其网络管理的安全与保管，根据《全国档案信息化建设实施纲要》和《江南区“十二五”信息化发展规划》的要求，结合城区档案工作的实际，特制定本馆档案信息化建设实施方案。

一、指导思想

以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，按照全国档案信息化建设和城区档案事业发展的要求，把档案信息化纳入城区政府信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的过程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。

二、目标和任务

为改革开放和经济建设提供优质服务，我馆档案信息化建设要以实现档案存贮数字化、档案管理信息化和档案提供利用网络化为目标，全面推进档案管理现代化进程。在全面实现文档一体化，纸质、电子文件双套归档，计算机辅助管理检索及全馆数字化管理档案的基础上，对本馆档案信息化建设进行统筹规划。本着分步实施，突出重点，资源共享，分级建设、安全保密的原则，现提出任务如下:

1.加速档案信息化基础设施建设；

2.提高档案管理软件的技术和应用水平；

3.加强电子文件归档和接收的规范管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设；

4.加强档案信息化人才队伍建设；

5.加强档案计算机及其网络管理的安全保障体系的建设。

三、实施内容和要求

（一）档案信息化基础设施建设

1.继续推进运用计算机管理档案，提高本馆计算机和网络技术的应用程度，提高档案信息化水平。“十二五”期间，配合城区政务信息网建设，在本馆建立具有结构合理，互联互通的政务信息公开查阅中心，建立面向社会、服务公众的档案管理网站，加快建设“数字南宁”、“数字江南”信息化进程。

2.“十二五”期间，力争把档案信息化建设纳入城区信息化建设中，完善局域网建设，并与城区内网连通，重要全宗和专题文件全文数字化达到相应比例。

（二）档案管理应用系统建设

1.进一步提高档案管理软件的技术和应用水平，推进城区机关档案管理与办公自动化同步发展，根据办公自动化和电子政务建设的要求，“十二五”期间，在城区机关中普及应用文档一体化管理系统，为保证档案信息交换、实现档案资源共享创造条件。

2.充分利用发挥网页的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口，同时，不断丰富网站内容，下载已公开的档案全文信息，向社会提供网上查询和利用服务，进一步发挥档案信息资源服务社会的作用。

（三）档案信息资源建设

1.加强档案目录数据库建设，城区机关向档案馆移交档案时，要做到同时移交通用格式的机读目录，以确保接收目录的可用性。

2.进一步加强档案目录中心建设。“十二五”期间，全面建立区域性档案文件机读目录中心和现行文件信息中心，真正实现档案信息资源共享。

3.“十二五”期间，要积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设，通过接收电子文档、对各种类型档案进行数字化等方法积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库，逐步实现档案全文信息机检，加强对珍贵、重要档案的保护，不断提高服务效率和质量。同时，分步骤、分阶段地实现照片、录像档案的数字化。

4.加强电子文件归档管理。“十二五”期间，要加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督指导，确保电子文件真实、完整、有效。

（四）档案信息化人才队伍建设

加强档案业务人员培训工作。加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能。

（五）档案信息安全保障体系建设

1.组织建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全。

2.加强对电子文件归档工作的安全监督和指导，保证电子文件在运转中不被人为地修改、破坏，有效防范病毒与误操作，确保归档电子文件的真实、完整、有效。

3.在开发利用档案信息资源和网络系统建设工作中，要提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生。要严格遵守安全保密制度，非公开的档案一律不准上网；在互联网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统安全。

四、时间安排

“十二五”期间完成档案信息化工作。

第3篇：档案信息化建设方案

档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然趋势，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案工作服务水平的必由之路。近年来，国家档案局加强对档案信息化的规划、指导和管理，颁发了全国档案信息化建设实施纲要，出台计算机档案管理的相应标注，要求各地档案部门加强电子公文管理，把档案信息化建设作为一项基础性工作，纳入国家电子政务建设和政府信息公开的数据源，并将档案信息化建设作为档案工作的重要任务，以此推动档案事业实现跨越式发展。根据《全国档案信息化实施纲要》、《湖南省档案信息化建设实施意见》的要求，结合我局实际，就档案信息化建设制定本实施方案。【档案查询权限制度】

一、指导思想

以党的XX大精神和科学发展观为指导，以服务社会、服务县委、县政府中心工作为重点，以档案信息资源共享和方便社会各界利用为目标，积极、稳妥地推进档案信息化工作，切实履行部门职能。

二、主要目标

按照省、市、县档案局要求，在我局电子政务建设的总体框架内，以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件和电子档案管理为重点，以网络建设为基础，全面推行“文档一体”和“馆室一体”，逐步实现档案信息资源共享，档案信息利用和服务网络化，档案管理技术现代化，为我县经济建设和社会发展提供有效的服务。

三、主要方法

加快研究解决电子政务环境下档案工作的新技术新问题，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，逐步实现公文办理和档案管理的规范化与一体化。利用电子政务平台，积极开展已公开现行文件和档案信息网上查询服务，稳步推进馆藏档案的数字化，全面提高档案利用的效率和质量，最大限度地满足档案利用需求。同时，依托电子政务平台建立电子文件中心，实现电子文件和电子档案的网上接收。加快档案信息化基础设施建设，加强档案资源信息化建设，努力构建档案信息化必须的标准化体系、安全保障体系、社会服务体系，促进档案信息化建设持续、快速、健康地发展。

四、主要任务和保障措施

（一）加强领导。成立平江县体育局档案信息化建设领导小组，由局长尹定章同志任组长，副局长晏拾锦同志任副组长，黄韦韦、陈卫东、欧阳微霞同志为成员，领导小组下设办公室，黄韦韦同志任办公室主任。

（二）落实资金。按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家、省、市、县的相关要求，切实保证开展档案信息化建设的必须资金。

（三）安全保障体系。一是要加强对档案信息的安全管理，建立专人负责制度，实行档案信息传输安全管理制度。档案信息网站上载的信息，严格执行上网信息审核制度，防止档案信息失密情况的发生。二是加强对档案信息资源库的管理，设置分级管理权限。杜绝非法操作情况的发生，确保档案信息资源库的绝对安全。三是档案信息数据库要定期在硬磁盘上备份。同时脱机备份保存数据库信息，保证计算机系统发生灾难性故障时档案数据库信息的恢复。四是档案信息资源库与开放档案信息数据库、局域网、档案网站等实行严格的物理隔离措施，防止黑客入侵。开放档案信息数据库与控制档案信息数据库，原则上应分建库。五是档案网站与互联网联接时，应采取防火墙的技术措施进行防护，防止病毒感染。

第4篇：档案信息化建设方案

为了贯彻落实射阳县档案事业发展规划纲要，实施以信息资源建设为中心，加快档案信息化建设的步伐，特制定档案信息化建设实施方案。

一、指导思想

指导思想是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，牢固树立和认真落实科学发展观，坚持档案工作围绕县委、县政府中心工作、服务于全县经济社会发展大局；把档案信息化建设纳入本地区信息化建设的总体规划中，实现档案信息化与本地区信息化建设工作同步、协调发展；以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。

篇六:档案查询权限制度
2015档案管理工作经验

第一篇：档案管理工作经验

档案管理工作经验

档案能够充分展现工作的成果，对已完成的工作留下痕迹，并为以后的工作提供历史资料，是工作管理的宝贵组织过程资产。如何能够管理运用好这些资料，使已存档文件都能快速的查找，做到清楚明了，是分行工作管理的一个重要工作，现将档案管理经验介绍如下：

首先，梳理资料类型，建立科学的查询目录。因实际工作需要，目前很多工作文档等都还是纸质文件，这造成科技资料繁多且杂乱。根据日常使用规律，将存档资料分为呈批申请类、设备采购类、生产运行类、日常管理类等，并根据分类将每份档案登记台账。

其次，对已完工的资料进行及时入库存档，同时为避免档案的丢失，对借出的资料进行登记，并定期梳理出借时间，对长期借出的档案进行催还，以免借出时间过久，造成的档案丢失。

最后，定期检查资料室，将已满五年的档案进行打包整理，保持档案资料柜的整洁明了。

持之以恒，贵在坚持。条条大路通罗马，对档案管理的方法有很多，但能够管理好的关键都是坚持。科技档案的管理是一个长期细致的工作，只有坚持不懈，才能够将每份档案都管理好。

第二篇：电子档案管理工作经验总结

随着信息技术迅猛发展，计算机被广泛应用到各个领域，包括工程设计领域。这样以来，工程设计过程中形成的大量电子文件也就成为电子档案管理的重要对象。电子文件的归档、保存、管理、输出等工作已经成为工程设计单位正常运营的重要环节。所以，全方位做好工程设计中的电子档案管理工作对相关单位维持正常是极为重要的。鉴于此，本文主要就如何做好电子档案管理工作进行了认真探讨。

一、电子文件归档前的准备工作分析

充分做好电子文件归档前的各项准备工作是实现高效电子档案管理的重要前提。电子文件的非直读性特征决定了相关工作人员应该首先制定健全的电子文件归档验收制度，并做好制度的宣传工作，进而为电子文件的归档、验收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的归档为例，归档人员首先要按规定填写电子文件归档通知单，通知单上必须有工程负责人、经手人以及审核人的签名。严谨的归档程序和详尽的规章制度保证了归档的准确性。但是，由于部分工程的工期较为紧张，遵从严格的程序需要花费大量时间，这将会与工作时效产生矛盾。所以，可以采用先进的计算机技术手段，将归档前的准备工作也纳入到自动化管理的进程中。这样就可以在提高归档质量的基础上，提高电子文件归档的效率。

由于一个工程可能形成成千上万个电子文件，倘若规章制度存在漏洞，执行不严，势必会造成反复归档，浪费人力财力的现象，甚至会导致文件归档混乱，输出的产品为次品，造成工程质量事故和严重的经济损失。因此，做好电子文件归档前的准备工作，尤其是规章制度的建设、宣传以及推广应用，为后续的电子文件归档工作奠定良好基础。

二、电子文件归档过程中应注意的问题分析

在电子档案管理的电子归档过程中，归档人要注意将不同种类、不同格式的电子文件梳理整齐。众所周知，在工程设计中，从工程投标书、招标书、可行性研究报告、初步设计、委托书、计算书到技术说明书等形成了不同种类不同格式的电子文件，有ecel表格、world文件、扫描形成的tif文件等等。并且，这些文件大都在工程设计正式开始之前形成，不仅涉及面广，而且内容繁杂，给电子归档带来一定的困难。为了使这些电子文件有条理地归档，文件盖章生效要以电子文件归档通知单为依据，从而提高这些电子文件的归档率。

对于cad电子文件的归档可以采用dwg格式，因为这种格式可以在cad中直接打开，接受直观检查，尤其是对档案标识的检查，而且对归档后期的整理、编辑、利用、输出及图纸保管工作都非常重要。同时，对于制作过程中的错误如文字线形、扩大纸形等问题也可以做到及时的纠正，大大提高cad出图合格率。但它也存在着一定的问题，如劳动强度大、费时费工等。

对于plt格式的文件，恰巧与dwg格式的文件优缺点相反。plt格式的文件在归档时图像不能直观显示，但是文件内容保持不变，不随阅读、输出平台的改变而改变。

对于pdf格式的文件，其一般为只读模式，不能实现对设计的任何修改。实质上就是在计算机上阅读纸质文件的电子版，有一定的保护知识产权的作用。

三、电子文件归档后的检查验收工作分析

电子文件是形成纸质文件的源头，而对归档电子文件的检验是产品设计的最后一个重要的环节。检查力求全面，兼顾电子图中的档案标识和电子图信息处理过程中的物理结构、逻辑结构的变化问题。主要工作包括：一是检查图纸目录及其格式、目录列表、会签栏、案卷名称、标识名称、图号、日期、施工阶段、序号、复用图的排列、图框的格式等；二是检查本卷的其他电子图，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符号标识、对角号、图号、名称以及图框的格式等。但是，需要注意的一点是，电子文件对设备及其标准有较强的依赖性，加之数据类型、文件格式的多样化，文件很可能在经过制作、保存、载体转换等信息处理之后，在归档检查时出现问题，例如使用的字形存在差异；同种字形但是版本有所区别；电子图正常，但是归档后部分文字发生串位、变形，甚至出现乱码。

以钢结构的电子图为例，如果使用日本的制图软件，而不加专有字形，那么二级钢筋符号就会全部丢失。此外，许多软件经过研发出现了由低级到高级的很多版本，这样也会为电子档案管理工作带来一些问题。例如，由cad14到cad，各种版本的软件都在使用。但是，如果利用低版本的电子图在高版本中作图，则会导致电子图保存后会出现实线、点画线、标注线以及线宽的差异。尤其是在机械制图中，如果部件实体的外围轮廓线粗细不均，混同于标注线，那么设备制造的现场审图的难度将大大增加。因此，采用不同软件、同一软件的不同版本都会导致文件在格式、编码、读取方式和编辑方式的众多区别，进而直接影响到文件跨平台的阅读和输出工作。总之，实现一个单位内部操作系统、应用软件及版本的规范统一，成为电子文件归档最后关口的重要任务。

四、电子文件修改后的归档工作分析

在工程设计单位内部，各个专业部门之间必定会进行大量的信息交换和图纸会审工作，以适应各种变化，例如施工现场出现的新情况、客户方提出的新要求等。这其中必然会涉及到电子文件的不断修改和完善。当前，大多数单位采用的是保留最终版本的方式，即以第二次修改的版本覆盖起初版本，以第三次修改的版本覆盖第二次的版本，这样的方式极易产生最终版本电子图与实际变更过程记载的丢失。国外的一些工程，如土耳其工程中，每次电子图的修改版本都加以归档保存，编号为abc等，借此对工程修改的全过程有一个完整的记录。但是，由于两次修改之间的时间间隔难以确定，之前修改的图纸已达到施工现场，纸质文件与变更通知单一旦收集不完整，就会导致电子文件和纸质文件的不一致。由此可见，如果直接采用覆盖的最终版本归档形式反映不出整个的变更过程，可能会为将来电子文件、纸质文件的利用带来了极大地不便。

综上所述，电子文件归档管理工作已经成为工程设计单位不可或缺的重要组成部分。在此之前，过去设计一项工程可能需要一年甚至一年半的时间，现在则只需要半年甚至更短的时间，而人力资源却只占了以前的三分之一左右。有些类似工艺流程及设备只需在电子文件上更改编号就可转化为设计产品，劳动效率和产品质量也将得到成倍的提高。所有这些成效的取得都离不开电子档案管理带来的便利。在充分认识到电子档案管理成效的基础上，我们要切实关注电子档案管理过程中的各个细节，包括归档前的准备工作、不同格式、不同类型文件归档时应注意的问题，电子文件归档后的验收检查工作以及电子文件修改后的归档工作等等，将工程设计过程的电子文件归档管理纳入到一个完整的系统之中。

第三篇：街道社区档案管理工作经验交流发言

档案是工作和管理、服务活动中的历史记录，也是各项事业顺利开展的重要信息资源。近年来，××××每年都对各项工作开展的情况及时录入、整理归档。对低保、禁毒、计划生育、党员管理、残疾人员信息、社区建设、居民个人信息等专项工作分类进行了文本和电子归档。为更好的开展档案工作，确定以×××社区为档案管理的示范点，以点带面取得了明显的效果。通过街居档案的建立健全和规范管理，我们做到了“底子清，情况明”，提高了档案工作透明度和时效性，积累了丰富的工作经验，为街道社区各项工作良性开展奠定了坚实的基础。

我们的主要做法是：

一、加强学习，提升素质，实现档案管理人员专业化。

为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我们选用档案管理人员时，有意识选择具有较高政治素质、原则性强、作风正派、吃苦耐劳，服务意识强的同志担任此项工作。为使从事档案人员具有较强的业务能力，能够掌握现代化的管理技术和方法，街道举办相关的档案培训班和电脑培训班，对各社区档案工作人员进行培训。为能适应不断发展的档案工作，为各社区征订《档案》等业务杂志，购买了档案管理方面的工具书，加强了档案工作的学习力度，使档案工作有序开展，为街道的各项工作顺利开展提供了有利条件，使街道档案管理工作迈上新台阶奠定了坚实的基础。

二、立足服务，创新载体，突出档案动态管理。

街道社区在开展各项信息调查过程中，超前规划，对调查到的各类信息随时录入微机，及时更新档案，保证方便管理和快捷利用。这里以×××社区低保档案为例：按照民政部门“低保档案”分类管理的要求，将保障对象和补助金额情况分为四类，按类管理。低保工作显著特点是保障对象家庭收入情况随时会发生变化，档案就要随之变化，因此，“低保档案”始终处于调整、变化、补充)的动态管理中。为方便管理，我们采用低保编号作为档案管理的标识号，用颜色标识作为类别号进行规范。这样做，不论保障对象在年内、季度内或月内低保金如何变化，即保障类别如何变化，都能保证低保对象每人的档案材料始终固定在一个档案盒内。对于一段时期内保障金额发生变化的，只需调整本人档案盒脊上用颜色标识的类别号即可。

各类信息档案实行动态管理后，对相关工作的复核、汇报也提供了重要依据，通过查阅档案，可以快捷的确定重点，完成工作。不仅缩短了时限，节省了物力和人力，而且提高了工作效率。

三、整合资源，超前规划，实现档案管理规范化。

近年来，我们依照《档案法》《档案法实施办法》和《××省档案管理条例》等法律、法规，不断强化机关档案工作，加大社区居委会、街道各办（所）档案业务指导和监督力度，开展文书立卷“当年清”工作，对上年度形成的各类有保存价值的文件材料全部整理归档。在做好文书档案工作的同时，我们还注重了声像、照片、电子文件等档案的收集整理，从源头上确保档案资源在载体和门类上的齐全完整。街道结合实际，制定了《街道社区档案管理制度》,指定专人负责管理，做到随办随归，开口管理。制度管理上做到了严格管理，规范使用，保证了档案管理工作的正常运转。街道对各类档案的建立，坚持“四个统一”，即明确统一的档案盒、统一的档案袋、统一编码和代码、统一档案柜。为了依法、规范、有序地整合档案资源建设，对档案的收集，街道确定专人严格按照业务规范标准进行核查把关，凡不符合规定要求的档案一律不得归档，并按规范标准进行重新整理；凡符合规范标准归档的档案，按档案类别规范标准注册、编目，及时入库上架。

档案的规范管理，提高了档案管理质量。街道社区对所有的信息档案经整理后，以电子文档的形式归档，极大地提高了检索速度和档案的质量。在调档、更新、归档过程中，都使用计算机查询，按照提示信息查阅，工作效率明显提高，使街道的档案工作逐步走向了规范化、科学化、现代化的管理轨道。

四、下一步工作

1、加大档案管理人员培训力度，提高档案管理人员的业务素质。今年，街道社区要进一步加强档案管理工作人员队伍建设，加强档案工作人员业务能力，强化学习意识、服务意识、创新意识和奉献意识，为提高档案管理水平奠定基础。

2、建立健全档案电子备案制度，实现档案管理现代化管理。随着时代的发展，社会信息化程度越来越高。我们将进一步加强档案现代化管理，有效发挥档案的信息功能。加大资金投入，做好各项基础工作，加强档案的规范化管理，不断提高档案管理的现代化水平，充分发挥档案的作用，推动街道社区又好又快发展。

第五篇：2015年税务局电子档案管理工作经验交流材料

近年来，随着我国电子信息技术产生快速发展，税务部门的办公自动化、标准化、网络化渐趋完善，办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，税务部门许多日常工作和管理业务可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。于是随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件。

一、电子文件定义

及其特点综述

所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：

1、电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；

2、电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；

3、电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；

4、电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

二、电子文件与传统税务档案的区别

（一）电子文件的归档方式与传统档案不同

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性的关键信息也可以更改，使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。

（二）电子文件在保管方式上和传统档案有差异

电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。税务档案管理部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，但最终的解决办法还是需要计算机技术的发展和文件形成部门的配合，税务档案管理部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。

（三）电子文件的分类、编目等管理方式与传统档案不同

因为电子文件的特殊性，可以达到文件一级的管理，所以，档案管理部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标收、著录。技术条件允许时，可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词，即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件，从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。

（四）电子文件查询利用方式和传统档案不同

只有符合一定条件，利用者才能注册、登记成为电子文件中心或电子档案室的工作人员，工作人员就可以通过远程登录等方式，经电子文件中心进行确认身份并确定查阅权限获得许可后，才可以查询有关的电子档案信息，并要进行借阅登记和缴纳查询费用。

三、电子文件对税务档案业务管理工作的影响

（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的阅卷归档制度。文件的归档阅卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形成移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

（二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（三）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件

甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊

性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

四、电子文件在税务档案管理中的运用

（一）做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略

新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置及至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为只读性文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

（二）解决好电子文件的保存问题

以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件需要定期进行复制，以防止信息损失。

（三）使档案管理向立体化方向发展

以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构基础上，又增加了一项档案信息载体内容，就构成三维空间，形成了立体化的管理结构。

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