办公室管理

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办公室管理篇一
《办公室管理规章制度-详尽版》

办公室管理规章制度

第一章 总则

第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为， 创造良好的企业文化氛围。

第二章 细则

第一条 服务规范

1. 仪表：公司职员应仪表整洁、大方。

2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视

对方，微笑应答，切不可冒犯对方。

3. 用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，

严禁大声喧哗。

4. 现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。

5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不

能接听，离之最近的职员应主动代接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司

电话时间太长。

第二条 办公秩序

1. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，

确保办公环境的安静有序。

2. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、

总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间

一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。

3. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作

区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁、整齐。

4. 部门、个人专用的设备由部门指定专人和个人定期清洁，公司公共

设施则由公司保洁员负责定期的清洁保养工作。

5. 发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职

员应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

6. 吸烟应到规定的区域范围内（如接待室、会客室等），禁止在办公

室（办公坐位上）吸烟。

7.办公室人员外出《外出单》或用车(公车或的士)《派车单》需由直

接主管或总经理审批，。

8.不准用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用本部电话谈论与

工作无关的事,除业务有关人员需上网外,其余正常上班时间不得用本部电脑上

网聊天。

第三章 办公礼仪规范

第一条 职员必须仪表端庄、整洁。具体要求如下：

1、头发：职员头发要经常清洗，保持清洁；男性职员头发不宜过长。

2、指甲：职员指甲不能太长，应经常注意修剪；女性职员涂指甲油应

尽量用淡色。

3、胡须：男性职员胡须不宜留长，应注意经常修剪。

4、女性职员化妆应尽量给人以清新健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜

用香味浓烈的香水。

第二条 办公室职员上班服装如公司有制服应穿公司制服，无制服者应穿整洁、大方，不宜穿奇装异服。

第四章 责任

第一条本制度的检查、监督部门为行政人事主管、总经理共同执行，

违反此规定的人员，将给予相应的警告处分（30-100 元）。

第二条行政人事部对本制度负有最终解释权和修改权。

第三条本制度自公布之日起生效执行。

公司办公室规章制度范例

基本制度

1 ． 进入办公室必须着装整洁。

2 ． 在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、说笑、打闹，说粗话、脏话。

3. 爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个

良好的工作环境。

4 ． 不得利用办公室会客、聚会、不得在办公室吃饭。

5 ． 各部门务必及时、认真递交下个月的工作计划和上一月的工作总结。

6. 办公室工作由办公室人员全面负责，其他部门予以配合。

7 ． 不准私自动用办公室物品，如需应向办公室登记并做好领取记录。

会议制度

1 ． 参会时，不迟到、不早退；有病、有事的确不能出席会议者应先请假，同

意后方有效。

2． 每次例会后，各部须交书面报告和工作计划。

3 ．各项会议制度应充分坚持民主、认真、广泛听取每位成员的意见。

4 ．做好办公室清洁卫生。

办公室规章制度

办公室是公司的综合性、服务性、行政事务性部门，办公室工作好坏体现全公司

的工作面貌和业务水平，因此全公司人员必须积极配合办公室的工作。

为完善公司的行政管理机制，建立规范化的行政管理，提高行政管理水平和工作

效率，使公司各项行政工作有章可循、照章办事，特制订本规章制度。 （一） 办公室考勤制度

一、总则：

一、为加强考勤管理，维护工作秩序，提高工作效率，特制定本制度。

二、公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退，工作时间

不得擅自离开工作岗位，外出办理业务前，须经本部门负责人同意。

三、每周 1 天休息，公司根据个人意愿轮流休息。公司节假日值班由办公室统一安排。 二、请假：

1、请假必须填写请假单，按规定程序审批。请假单一式两份，一份留本科室，一份交专职的考勤员。

2、请病假须持校医院或县以上医院诊断证明方可请假，经经理审批同意，方可离开岗位。

3、公休假、婚丧假、产假等国家规定的假均须履行请假手续，经经理审批同意后，按国家有关规定执行。

4、请假期限将到，若要续请，必须提前一天办理续假手续，续假手续与请假手续相同。续假以一次为限。

5、上班后在经理和考勤员处及时销假。提前返回，病事假按实际离岗时间计算。

三、签到制度：

1、上班实行签到制。办公室人员为：早8:00—晚5:00。上班后10分钟内为签到时间，超10分钟按迟到记录，提前10～20分钟下班按早退计算，迟到或早退30分钟以上者按旷工半天记。

2、因工作原因不能按时签到者，本人写明原因，主任签署意见后，不作为迟到计算。

3、因工作需要加班，经经理批准，方可按加班对待。

（二）办公室文件收发规定

一、董事会和公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发， 属公司的由总经理签发.

业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理或总工程师审核、签发。

属于秘密的文件，核稿人应该注“秘密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保 密规定，由专人印制、报送。

二、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。文件 由拟稿人校对，审核后方能复英盖章。

三、董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、 部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

秘密文件由专人按核定的范围报送。

四、经签发的文件原稿送办公室存档。

五、外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示 的要求送达有关部门，办好文件阅办；属急件的，应在接件后即时报送。

六、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办 理情况反馈至办公室。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。

（三）办公室文印管理规定

一、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项。

二、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送信息中心打樱各 部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打樱打印文件、发传真均需逐项 登记，以备查验。

三、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压 延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关 人员校对清楚。

四、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失 的，追究当事人的责任。

五、严禁擅自为私人打印复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

六、爱护设备，注意设备保养和维护，保证设备正常工作，保持打印清洁。

（四）办公用品购置领用规定

一、公司领导及未实行经济责任制考核部门所需的办公用品，由办公室填写《资

金使用审批表》，报总经理审批后购置。实行经济责任制考核的部门所需购置办 公用品，到办公室领用，办理出入库手续，明确金额。需购置的，由部门负责人 填写《资金使用审批表》，报总经理审批后由办公室购置。大额资金的使用，由 总经理审核并报董事长批准后办理。

二、办公用品购置后，须持总经理审批的《资金使用审批表》和购货发票、清

单，到办理出入库手续。未办理出入库手续的，财务部不予报销。

三、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总经理

审批后，由办公室统一印制。

四、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

五、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。

（五）办公室库房管理制度

一、公司办公室库房主要用于存放各类办公用品，礼品和其它公用物品。由办公室经理或其指定人员管理。

二、对库房所有物品都要统一登记造册。物品的入库由库管人员按发票上的数量、规格清点，登记造册，并由缴库人员签字。

三、管理人员要坚持原则，秉公办事，严格掌握办公用品的发放范围，凡涉及物品的领出均由领用人签名。

四、库房内礼品等贵重物品的领用，需经办公室经理同意，库管人员不得擅自动用库房内的任何物品。

五、库房物品要定期进行整理，核实，做到帐物相符，摆放有序便于存取。要保持库房通风，防火，防盗，防霉烂，保证库房的安全

六，管理人员请假离岗，由办公室经理或其指定人员代管。若涉及物品进出，事后应向原库房管理人员书面说明。

7、室车辆及驾驶员管理制度

车辆是公司公务活动的主要交通工具，为了更好履行服务作用，保证公司公务用车，特制定本规定。

7.1 车辆调配：

7.1.2 车辆应首先保证公司公务用车，本着“先紧急后一般”的原则，合理调配。

办公室管理篇二
《办公室管理规章制度大全》

办公室管理规章制度

第一章 总则

第一条 为加强公司管理制度，维护公司良好形象，特制定本规

范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。

第二章 细则

第一条 服务规范

1.仪表：公司职员应仪表整洁、大方。

2.微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。

3.用语：在任何场合应用语规范，使用普通话，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。

4.现场接待：遇有客人进入工作场所应礼貌问、答，热情接待。

5.电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员用主动代接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话事件太长。

第二条 办公秩序

1.工作时间内不应无故离岗、串岗、不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

2.职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、

接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。

3.职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保护工作，保持物品整齐、桌面整洁、整齐。

4.部门、个人专用的设备由部门制定专人和个人定期清洁，公司公共设施则由公司保洁员负责定期的清洁保养工作。

5.发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，职员应立即向办公室报修，以便及时解决问题。

6.吸烟应到规定的区域范围内（如接待室、会客室等），禁止在办公室（办公坐位上吸烟。

7.不准用公司电话打私人电话或信息电话，不准占用本部电话谈论与工作无关的事，除业务有关人员需上网外，其余正常上班时间不得利用本部电脑上网聊天、打游戏。

第三章 办公礼仪规范

第一条 职员必须仪表端庄、整洁。具体要求如下：

1.头发：职员头发要经常清洗，保持清洁；男性职员头发不宜过长。

2.指甲：职员指甲不能太长，用经常主意修剪；女性职员涂抹指甲油应尽量用淡色。

3.胡须：男性职员胡须不宜留长，应主意经常修剪。

4.女性职员化妆应尽量给人以清新健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。

第二条：办公室职员上班服装应穿整洁、大方，不宜穿奇装异服，具体要求如下：

1.衬衫：无论什么颜色，衬衫的领子和袖口都不能污秽。

2.女性职员保持服装淡雅得体，不得穿着过分华丽或低胸、暴露的服装。

3.男性职员不得穿背心、短裤、拖鞋，不得袒胸露背。

第三条 公司内职员应保持优雅的姿势和动作，具体要求如下：

1.站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，胸膛自然，颈脖伸直，头微笑下，是人看清你的面孔。两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间。

会见客人或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。

2.坐姿：坐下后，应尽量坐端正，并把双脚平行放好，不得傲慢地把脚向前伸或向后伸，或俯视前方。要移动椅子的位置时，应先把椅子放在应放的地方，然后再坐下去。

3.公司内语同事相遇应点头表示致意。

4.握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。握手时脊背挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不吭。伸手时同性间应先向低位低或者年纪轻的，异性间应先向男方伸手。

5.递交物件时：如递交文件等，要把正面，文字对着对方的方向递上去，如是水笔，应把尖笔向着自己，是对方容易接着，至于刀子和剪刀，应该把刀尖向着自己。

第四章 责任

第一条 本制度的检查、监督部门为行政人事主管、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予相应的警告处分（30-100元）。

第二条 行政人事部对本制度负有最终解释权和修改权。

第三条 本制度自2011年5月1日起生效执行。

办公室管理篇三
《办公室管理》

正确选择办公的模式

* 1、办公模式的种类

* (1)在家工作。

* (2)弹性时间工作。

* (3)虚拟办公室。

* (4)临时办公桌。

* (5)弹性时间。

* (6)兼职工作。

* (7)合同工作。

* (8)交叉工作。

* (9)项目团队。

(1)在家工作

* 优点

* 节省办公室空间和资金

* 能把往返于办公室花费的时间用在工作上

* 有更大的灵活性管理自己的时间．安排工作与生活

* 减少交通拥挤，减少交通污染

* 减少交通费用

在家工作

* 缺点

* 需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展工作

* 有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境，工作难以集中注意力

* 增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度

* 同事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱．会感到寂寞

* 减少了与专业人员及与社会的联系

（2）弹性时间工作

* 优点

* 缺勤减少．能有更灵活的时间做其他事情，如处理私事

* 可迅速完成紧急工作，不产生积压

* 有更大的灵活性管理自己的时间，安排工作与生活

* 能自由控制上下班时间，避免交通高峰出行

* 激发工作动力，更好地安排工作时间，提高效率

弹性时间工作

* 缺点

* 某些时间段难以监督员工的工作，因为上司该段时间不在现场

* 有些特定岗位不能实施，正常上班时间必须保证人员足够，例如接待区

* 必须仔细协商安排实施者的工作时间，以保证工作时间衔接妥当

* 难以满足所有员工期望的时间，大家都想周五休息则无人上班

* 员工可能对监督和检查他们工作时间感到反感

(3)远程工作

* 优点

* 减少总部办公空间、取暖、照明、租借等费用

* 在低工资区聘用工作人员，人工费能够减少

* 减少交通时间和费用，减少交通污染

* 工作人员在控制工作时间上有更大的灵活性

* 给企业更多灵活性，可在工作高峰期聘用更多的当地人员而不需要提供工作空间 远程工作

* 缺点

* 难以监督人员的工作

* 必须加强管理和联系，以确保工作人员明确指令，达到要求

* 加大了对员工监督和控制的难度

* 由于远离组织，缺少同事间联系，会感到寂寞

虚拟办公

* 优点

* 减少工作空间和办公用品的耗费

* 能实现即时的国内、国际间的交流工作

* 信息能存储、归档和通过计算机网络发送

虚拟办公

* 缺点

* 要投入资金购置计算机等现代设备

* 工作中难以控制任务和信息的质量

* 难于管制网络，难以控制信息的安全保密

兼职工作

* 优点

* 能节省人工费用，因为只提供专业服务费用，节省全职人员和固定人员昂贵费用 * 能有目的、灵活地聘用组织缺乏的专项工作或服务

* 节省设备费用，通常兼职人员自己备有专用设备

* 兼职人员自己能控制工作时间和多份工作，有动力，有效益

* 兼职人员能充分发挥自己的专长，做愿意做的事，有成就感

兼职工作

* 缺点

* 因为他们不属于本组织职工，控制和监督较困难

* 兼职结束，若不再继续合同，企业难于保证该项工作的连续性

* 兼职人员因休假或生病不承担兼职，就无酬金

* 难以控制工作量，可能会出现有时有多份工作，有时又工作很少

* 难以控制报酬，兼职后可能会出现拖延支付报酬的情况

定期合同制工作

* 优点

* 能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员，例如计算机顾问

* 能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组来完成

* 只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费用

* 有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用

* 这些人工作有动力，效率高

定期合同制工作

* 缺点

* 需高级别的监督来保证工作达到标准并及时完成

* 难以控制这些人对企业的忠诚，难以保证机密和安全

* 承包人可能会因遇更优越的业务而突然提出离职或更换人员，造成工作不连续

* 这种合同工有合同任务才有报酬，缺乏工作保障

交替工作

* 优点

* 公司能留住有特殊技能但又不能全职工作的人员

* 灵活的工作模式能激励工作人员

* 两个人合作通常会比一个人工作效果好

* 交替工作的双方可以互相替补因疾病，假期造成的缺勤

交替工作

* 缺点

* 客户和其他人员更愿意与交替工作中的一名成员工作、交流

* 交接不当，可能会出现工作混乱

* 难以保证工作的连续性

临时办公桌

* 优点

* 因为使用较少的空间．可节省办公资金

* 办公桌和办公室空间有灵活性，不固定由某人使用

* 常外出的员工不用先去办公室报到．而直接去办事，节省了时间

临时办公桌

* 缺点

* 员工因无个人固定位置。缺乏归属感．易降低积极性

* 组织需细致管理．以保证工作人员来办公室工作时有办公位置

* 员工交流少．不能得到充足的信息，从而降低工作效率

* 由于办公桌和周围的人总在变换，员工的团队意识差

* 难于对这类人员监督和管理

选择不同办公模式的工作程序

* (1)深入调查现有办公模式所面临的问题(是否人工成本过高?是否有增加临时用工的需求?是否有可以不在公司场地完成的工作任务?是否有相当数量的职工熟悉网络办公技术?) * (2)根据调查结果确定相应的新型办公模式。

* (3)根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度。

* (4)先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式。

* (5)不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失。

注意事项

* (1)办公模式的选择要慎重，一定要适宜企业经营和运作的需求，不能随风而动，赶潮流。 * (2)在新的办公模式实施前．要建立一套与之适应的管理措施，而不能用管理传统办公模式

的方法来管理新的办公模式。

合理进行办公室布局

* 1．办公室的布局种类

* 有两种不同方法来间隔办公室空间：

* (1)开放式办公室。

* (2)封闭式办公室。

开放式办公室

* 1．灵活应变．工作位置能随需要而移动、改变

* 2．节省面积和门、墙等．节省费用．能容纳更多的员工

* 3．易于沟通，便于交流

* 4．易受监督．员工的行为容易

* 得到上司的督察

* 5．容易集中化服务和共享办公设备

开放式办公室

* 1．难保机密

* 2．很难集中注意力，员工容

* 易受电话、人们走动等干扰

* 3．房间易有噪音．如说话声、打电话和操作设备声易影响他人

* 4．员工难于找到属于自己的私人空间

封闭式办公室

* 1．比较安全，可以锁门

* 2．易于保证工作的机密性

* 3．易于员工集中注意力，从事细致或专业工作

* 4．易于保证隐私，明确办公空间由自己使用

封闭式办公室

* l．费用高．墙、门、走廊等占用空间多并要装修

* 2．难于监督工作人员的活动

* 3．难于交流．员工被分隔开，易感觉孤独

四、办公室的安全检查

* 1、办公环境的潜在危险。

* 布局安排不合理，过度拥挤；

* 办公家具和设备摆放不当；

* 拖拽的电话线或者电线；

* 档案柜橱阻挡了通道；

* 家具或设备的突出的棱角；

办公室潜在的危险

* 破旧或损坏的楼梯板；

* 楼梯上缺失或损坏的扶手；

* 打滑的地板；

* 住通道的包裹、行李或者家具；

* 由于柜橱顶端的抽屉堆放的东西太多导致其倾倒；

* 住通道的没有关上的抽屉；

* 站在旋转椅上取放东西；

* 在一个密闭的容器里烧水和倒热水。

办公室潜在的危险

* 2、设备隐患:

* 在不会操作和在没有指导的情况下使用设备；

* 破损或危险的器械；

* 电线拖曳太长；

* 损坏的接线；

办公室潜在的危险

* 未接地线的电器设备；

* 不彻底的绝缘；

* 负荷太大的电路；

* 脱落或者损缺的保险板；

* 从桌上掉下来的设备；

* 举抬重物；

* 对于已发现的危险记录不完全。

五、办公室安全检查的方法

办公室中安全检查的方法：

* 确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；

* 发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；

* 如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。

* 异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在“隐患记录及处理表”中。

六、信息保密

* 一个组织的保密工作是从本单位的安全和利益出发，将秘密信息控制在一定的范围和时间内，防止被泄露和利用，使其自身价值得到充分有效的实现而采取必要手段和措施。

信息保密

* 1.秘书在保密工作中需要注意的几方面：

（1）文件保密。

* 秘书经常要与各种文件、资料、图表等打交道，这是秘书工作的一大特点.秘书要有很强的保密意识，对保密文件、资料，应自觉做好接收、传递、保管方面的保密工作，并且不该看的坚决不看，不该说的坚决不说。

信息保密

* （2）会议保密。

* 秘书经常要参加各种会议，有不少是领导层参与的会议。这些会议内容中常有不少信息需要保密，是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导决定，秘书不得随意扩散和泄露，要严

办公室管理篇四
《办公室管理》

办公室管理篇五
《办公室管理规范》

XXXX公司

人发( 管 )字【2012】3号

办公室管理规范

第一章：目的

为加强公司管理，规范行为，维护公司良好形象，创造良好的企业文化氛围。

第二章：细则

1、着装要求：

1.1、员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方、整洁。

1.2、男员工上班不得穿背心、短裤、拖鞋、沙滩鞋及各类奇装异服，不能敞胸、挽裤腿。

1.3、女员工严禁穿紧身、暴露、颜色过分鲜艳的衣服，严禁穿无袖及低胸上衣、吊带装、超短裙、短裤或运动装等。

1.4、员工上班时，应将头发梳理整齐。男员工不得留长发，胡须应及时修剪，严禁穿着休闲凉鞋和拖鞋；女员工不得浓妆艳抹，不得佩戴繁杂饰物，。

1.5、生产线员工提倡穿工作服，工作服须干净整洁、勤洗勤换，无污垢、汗渍及异味，严禁穿高跟鞋、休闲凉鞋和拖鞋。

2、举止要求：

2.1、在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，大方得体，不卑不亢。

2.2、在任何场合应使用文明语言，语气温和，切忌粗声粗气；严禁在办公室大声喧哗。

2.3、接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主

动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。

2.4、工作期间，私人电话尽量避免，确需处理时，力求简短。

2.5、不准随地吐痰，乱扔纸屑、烟头、瓜果、皮核，禁止从窗户往外吐痰倒水、乱扔杂物爱护公物，看见垃圾及时收起。

3、办公秩序要求：

3.1、员工应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。

3.2、办公桌上减少与工作无关物品放置，工作中的相关文件、记录分类摆放整齐，离开办公室时要将印章、秘密文件、资料锁在文件柜或抽屉内，不得放在桌面上，并做好防潮、防蛀工作，不准在室内和走廊堆放物品。

3.3、工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。

3.4、员工间的工作交流可通过公司内线电话或网络联系，如需在公共区域内进行谈话的，不能影响他人办公，时间一般不宜过长。

3.5、各部门专用的设备由其部门指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。

3.6、办公室谢绝吸烟（单独办公室及接待室除外），严禁喧哗、嘻闹、打牌、趴伏、躺卧、听音响、用电脑玩游戏，不准看与工作无关的书籍和报刊杂志，营造良好的工作环境。

3.7、下班时必须关好窗，锁好门，离开办公室前，必须关闭照明灯，切断电器设备的电源。

3.8、发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑等）损坏或发生故障时，应立即向行政部报修，以便及时解决问题。

3.9、员工要熟悉本室周围消防器材放置地点及使用方法。

4 节约要求：

4.1、节约照明用电；白天工作时间，办公室不开灯，尽量使用室外光源；夜间加班时，在不影响视力的情况下尽量节约用电，下班之后及时关闭灯具、空调及办公设备的电源。

4.2在计算机、复印机和打印机等办公设备长时间不用的情况下，请尽可能关闭电源。

4.3开空调时要关闭门窗，炎夏的空调温度以２６度为宜，冬天空调温度以１８度为宜。

4.4节约用纸：在满足要求的前提下，注意打印格式尽量少用纸。需要打印的文件事先仔细检查，没有错误再打印。

4.5、对于一些在公司内部流通的文件，提倡双面复印，在进行普通复印时，复印机调到省墨状态。

4.6、提倡无纸化办公；不管是通知还是工作交流等，都尽可能采取电子版的方式互相传阅。

4.7、节约办公用品，严格审批和控制办公用品发放数量。同时使用办公用具和办公设施时注意节俭，尽可能延长其使用寿命和减少耗品使用量。

4.8、节约通信费用：根据工作需要，提倡言简意赅，缩短通话时间。

5、计算机及网络管理

5.1、禁止工作时间浏览与工作无关的网站，禁止在任何时间浏览、下载不健康的网站和内容。

5.2、禁止利用互联网络进行国家法律法规所不许的各项内容。

5.3、禁止外来人员未经许可使用公司电脑。

5.4、禁止任何人在工作时间打游戏、看视频，严禁任何人下班后不关闭电脑（含显示器）进行与工作无关的下载活动

5.5、禁止任何人私自更换公司计算机硬件设施。

5.6、其它关于网络的管理执行公司《网络管理规定》。

第三章、办公用品管理

1、采购

1.1、人事行政部根据《固定资产及办公用品管理办法》负责办公用品的集中采购、保管、发放等管理工作，并设专人负责办公用品的验收、入库、发放与统计等管理工作。

1.2、各部门设专人负责办公用品计划申报、统一领取以及控制使用。

2、申请：每月的25日，各部门统计所需办公用品，按规定填写（办公用品申请单），相关领导签字后交到人事行政部，由专人集中采购、验收。

3、发放：每月30号前，人事行政部及时采购，按时以部门为单位发放办公用品.

3.1不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经部门负责人同意。

4、申请标准；职能部门个人办公用品标准是15元/人/月， 部门的办公用品使用以节约为原则，费用将计入各部门年度费用。

5、使用

5.1、严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时将所领物品一并退回（消耗品除外）

5.2、应本着节约的原则使用办公用品。

5.3、办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。

5.4、各部门因特殊情况需增加费用的，应以书面形式报批，经部门负责人审核批准后，并报请相关负责人增加该项费用。

6、分类

6.1、职能部门新员工入职一次性办公用品领用：文件插、笔筒、计算器、剪刀、裁纸刀、插线板、鼠标、电话机、鼠标垫、直尺各1个。

6.2、生产（实习）新员工入职一次性办公用品领用：签字笔、笔记本。

6.3、个人消耗品：签字笔、铅笔、笔芯、笔记本、电池、抽杆夹、装订针、回形针、大头针、胶棒、墨水、涂改液等。

6.4、部门消耗品：档案盒、资料册、文件夹、印泥、印油、票夹、账册等

6.5、办公耗材品：墨盒、硒鼓、碳粉、刻录盘、复印（打印）纸等。

6.6、低值易耗品：拖把、扫把、水桶、洗拖把清洁桶、扫把、抹布、垃圾袋、洗洁净等清洁类。

6.7、生产易耗品：用于生产过程、产品的办公及低值易耗。

第四章 值班制度

4.1、值班制度：公司实行干部值班制度。

1、值班人员：

1.1、工厂领导、部门经理（主管）。

1.2、当日值班干部可指定本部门专人代班。

2、职责

2.1、接待下班后来客来访。

2.2、处理突发、紧急事件。

2.3、检查排除财产及人员安全隐患。

2.4、督促检查车间生产加班情况；办公室（照明灯、电脑等）电源关闭情况。

2.5、认真填好每天的值班记录表，并做好交接工作。

3、值班时间：

3.1、下班后值班时间为：18:00-次日8:30.

办公室管理篇六
《办公室管理流程制度》

综合办公室岗位结构图

工作岗位描述

职务名称：办公室负责人 直接上级：总经理

直接下级：人力资源组长、档案兼内勤员、统计兼外勤员、劳资员、

司机、卫生保洁员

本职工作：维持公司的办公秩序及行政事务管理，全面负责综合办公

室工作。

岗位职责：

1、在总经理的领导下，负责主持本室全面工作，组织并督促全室人员完成本室范围内的各项工作任务；

2、密切公司各部门及下属公司工作关系，加强协作配合，做好衔接协调工作；

3、组织汇总公司各阶段的综合性资料，草拟公司总结、报告、工作计划及其它综合性文稿，严格执行公司对外行文程序，做好各种对外经营性文件的把关审核工作；

4、按照总经理的指示，负责组织公司各类办公会议，安排做好会务工作及会议记录，编写会议纪要；

5、检查督促各部门、下属公司按照会议决定和公司领导布置的主要工作任务的贯彻落实情况；

6、负责公司通用管理标准及规章制度的拟定编写工作。

7、负责监督公司印章的使用、公司函信收发、经营性文件的打印、复印工作。

8、负责做好公司来宾的接待安排和办公车辆的管理工作。

9、组织收集和了解各部门的工作动态，协助工经理及公司领导协调各部门之间有关业务工作，掌握公司主要情况为公司领导决策提供意见和建议，为总经理当好参谋。

10、负责做好公司行政办公纪律的监督检查工作。 11、负责做好公司办公区域内的安全保卫工作。 12、负责完成公司领导交办的各项任务。

职务名称：人力资源组长 直接上级：办公室负责人 直接下级：

本职工作：负责做好公司的人事、劳资管理及员工考勤考核工作，及

时为公司提供合格的人才和人力。

岗位职责：

1、负责组织公司对《劳动法》及地方政府有关劳动法律、法规的贯彻落实；

2、管理和协调公司员工涉及的假期、保险、抚桖等方面的工作； 3、负责对公司人事、劳资统计、劳动纪律等有关管理制度的拟定和实施，并制度执行情况进行监督检查；

4、负责做好公司员工招聘、录用、合同签订、辞退等人事系列化的基础管理工作；

5、制定组织、管理和培训教育计划，对公司员工的综合素质方面的资料进行整理分类和选择，为员工与企业匹配提供科学依据；

6、负责做好公司员工考勤、考核评比工作，对员工日常工资、奖金等按公司程序进行审核、报批；

7、配合做好公司员工的劳动安全教育，参与员工工作伤亡事故的调查处理；

8、负责做好各类劳资报表、人事工作汇报等材料的整理和报送工作；

9、负责做好公司公章的管理工作，按要求把好公章使用关； 10、协助办公室负责人做好公司行政办公纪律的监督检查工作； 11、负责完成公司领导交办的各项任务。

职务名称：档案兼内勤员 直接上级：办公室负责人 直接下级： 无

本职工作：负责做好公司档案管理的全面工作及公司文印事务等日常

内勤工作。

岗位职责：

1、配合办公室负责人处理好公司内部的文书事宜；

2、负责公司文件会签、公文传递及各类经营性文件的打印工作； 3、负责做好独立文印室的日常管理工作，并按公司规定处理各部门、下属公司文件的集中打印、复印工作；

4、认真执行公司关于档案管理工作的规定和制度，全面负责公司及各部门、下属公司的档案形成、收集、整理、归档等工作；

5、负责编制公司档案目录，不断健全档案管理，严格执行档案借查阅制度，确保档案的合理利用与安全；

6、定期自检档案室的档案存放情况，及时修补受损档案，保证所管档案的安全完整；按每月一检、每季大检对各部门、下属公司资料移交、归档情况进行检查，并将检查结果上包直接上级；

7、负责与各部门、下属公司兼职档案员之间的业务联系，指导各兼档案员做好档案管理工作，定期组织召开档案工作会议；

8、认真遵守国家和公司的保密规定和有关规程，做好保密工作； 9、负责完成公司领导交办的各项任务。

职务名称：统计兼外勤员 直接上级：办公室负责人 直接下级： 无

本职工作：负责做好公司及各下属公司的统计工作及公司各类证照的

年审工。

岗位职责：

1、负责收集、整理、汇总及上报各类统计资料； 2、编报工程项目的月、季、半年、年度的定期统计报表； 3、定期深入项目工地了解各项工程的施工进度和完成情况，并计算各项工程本月完成的建安工程量和开发工作量等指标； 4、及时向公司领导提供所需的统计数据；

5、编制公司及下属公司的年度生产总值、增加值情况以及竣工工程的开发记录；

6、负责编制、填报各上级部门要求的调查统计材料；

7、负责做好公司及下属公司的有关证照的定期审或到期更换工作；

8、负责做好公司外发文件的送交或外部文件的领取工作； 9、负责完成公司领导交办的各项任务。

办公室管理篇七
《办公室管理复习资料》

《办公室管理》期末复习综合练习题及答案

一、单项选择题

1．以下哪点不是办公室事务管理的特征？（ B ）。

A．服务性 B．决策性

C．专业性 D．主动性

2．办公室布置要注意（ D ）。

A．上司单独用的办公桌椅靠墙放

B．一般办公室桌椅最好面对面放置

C．打字、复印间离上司办公室近些

D．各种沟通、保密

3．文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的？（ C ）。

A．准备一些敞开的文件夹，贴上相应的标识条

B．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理

C．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

D．下班前要整理好自己的办公桌，把文件、资料收藏好以免丢失和泄密

4．以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的？（ B ）。

A．伸直双臂再合拢，在高于桌面15cm左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品

B．办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些

C．各种类型的文件柜要分门别类安放文件、资料和物品，并贴上标识

D．纸张和较重的东西放在架子下面几层，较小的物品先放人盒中，再放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

5．在办公室里，（ D ）的位置是上座。

A．离入口最远 B．离入口最近

C．靠近门口 D．靠近窗户

6．传真机的使用哪一项是不对的？（ B ）。

A．发送前检查原稿质量 B．随时随地可向对方发送

C．不宜发送礼仪性文本 D．不宜发送私人、保密文本

7．在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的？（ A ）。

A．接通电源可立即复印操作 B．选定复印纸后要抖松消除静电

C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸 D．复印完毕应取下复印品和原稿

8．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的？（ A ）。

A．录音时需将监听开关至于“ON”位置

B．想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉

C．机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米

D．录音时要防止杂音混入，可采用传输线录音

9．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的？（ D ）。

A．安置窗帘遮挡室外光线

B．与其他设备正确连接

C．投影机要远离热源

D．应设置电脑的桌面屏幕保护功能

10．以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责？（ B ）。

A．订购 B．制造

C．分配 D．储备

11．以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的？（ B ）。

A．保留一张购货订单，收到货物时一一核对打勾

B．让员工们随意领取办公用品

C．通过电话订购或传真订购，可以提高交货速度

D．用库存一览表来储备办公用品

12．以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的？（ B ）。

A．没有任何设想就应着手从事该项工作

B．文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力

C．上司分派两项以上工作时，按照先来后到顺序进行

D．上司所指示的工作如果不合适，可以不实施

13．文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的？（ D ）。

A. 先将自己想做的工作以重要程度为标准分类

B．其次以紧急程度和重要程度为标准分类

C. 同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率

D．可以按照文员自己的习惯进行工作

14．文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的？（ C ）。

A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来

B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做

C．每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力

D．对每一项工作作出安排，定好最后期限

15．以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的？（ D ）。

A．定好目标，把想做或需要做的事情写下来

B．想办法加快处理邮件、信件和其他反复出现的事务

C．开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而中途停顿

D．把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做

16．以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的？（ C ）。

A．现金通常放在一个带锁的盒子里，放在带锁的办公桌抽屉里

B．把每一次支出的数额都记在零用现金单据中

C．标准的零用现金单据有一个签名

D．不允许任何人从零用现金基金里借钱

17．文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的？（ A ）。

A. 传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见

B．必要时可形成文字材料，照本宣科

C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示

D．重要的指示，应该要求被传达者复述一遍，以免漏听或漏记

18．文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的？（ B ）。

A．善于同他人合作，密切配合，步调一致

B．应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己

C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则

D．公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任

19．以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的？（ C ）。

A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能立即记录

B．文员离开办公室时，要安排别人替你接电话

C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系

D．如果已经回电，但没打通，切记要再联系

20．以下哪个接打电话的行为是不正确的？（ A ）。

A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击

B．给上司的留言下面朝下放在他的办公桌上

C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用

D．中途因有事需放下电话请对方等待时，应把听筒朝下放置

21．文员在接打电话时，正确的做法是（ B ）。

A．电话铃响一声就应接听

B．在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来

C．文员接听业务电话时，应首先让对方报出姓名、单位

D．文员替上司传话时，应考虑对方的情绪以个人的口吻转达

22．以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的？（ B ）。

A. 考虑打电话的时间是否合适

B．打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话

C. 有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”

D．对待投诉电话先安抚他，以友善的态度表达歉意，并告知一定马上调查此事

23．以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的？（ C ）。

A．按收件人姓名分拣 B．按收件部门名称分拣

C．按私人公务标准分拣 D．换邮件重要性分拣

24．文员在拆邮件时，不正确的做法是（ A ）。

A．拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开

B．应该把邮件分成最急件、次急件和普通件

C．经授权阅看信件时，应把重点部分用红笔划出，提醒上司注意有关问题

D．在移交物品要打印一份清单，注明收到日期，请接受人员签字，并保存好

25．文员如果误拆了非本公司的信，应该（ A ）。

A．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，并把信重新封好并退回去

B．在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去

C．在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去

D．写上“查无此人”，并把信重新封好退回去

26．邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪项事情与文员的工作要求不一致？（ D ）。

A．每天开箱次数与邮局投递次数一致

B．取出邮件立即返回办公室

C．事先带上包袋返回办公室

D．应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办

27．邮件的寄发不要考虑以下哪个因素？（ D ）。

A．时间 B．便利

C．经济 D．爱好

28．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是（ C ）。

A．国名、地址、部门、姓名

B．姓名、地址，部门、国名

C．姓名、部门、地址、国名

D．姓名、国名、部门、地址

29．传真机最好用来传送以下哪种邮件？（ D ）。

办公室管理篇八
《办公室管理手册》

办

公

室

管

理

手 册 2010-4

试行版

目 录

第一章 办公室管理制度·····································3

第二章 办公室管理········································3

第三章 办公室物资管理·····································4

第四章 办公行为规范·······································5

第五章 保密制度··········································6

第六章 档案管理规定······································7

第七章 办公室电话使用条例·································8

第八章 公司文书处理制度···································9

第九章 会议管理制度······································12

第十章 网络早会制度·····································13 第十一章 培训室、会议室管理制度·························15 第十二章 培训室乐捐制度··································16 第十三章 图书管理制度···································16 第十四章 文件收发程序···································17 第十五章 印章管理办法···································18 第十六章 5S 管理········································19

第一章 办公室管理制度

一、不得在办公室大声喧哗；

二、严禁在办公室吃瓜子，发现一次处罚10元；

三、严禁在办公区域吸烟、嚼槟榔，发现一次处罚10元；

四、办公室钥匙管理制度：

1、严禁私配办公室钥匙，发现处罚50元/次；

2、办公室所有钥匙（包括每个房间的钥匙及柜门钥匙）留存一份由办公室主任负责保管；

3、办公室大门钥匙总经理一片，办公室主任一片，财务经理一片、文员一片；

4、总经理办公室钥匙总经理一片，办公室主任一片；

5、财务办公室钥匙财务部经理一片、财务经理指定下级一片；

6、培训室钥匙人力资源部经理一片，文员一片；

7、各文件柜分配到个人，钥匙为文件柜使用人一片；

8，如钥匙遗失，请到办公室主任处申请配置，配置费用由自己承担，并处罚10元/次。

五、办公室物品使用制度

1、办公用品请到财务部领取；

2、办公室所有办公设备（包括文件柜及空调等）都分配到部门及个人,因人为原因导致

损坏的，由部门或个人负责承担赔偿；

3、办公室所有办公设备如有故障问题，请与网络管理员联系，由网络管理员负责维修。

六、办公室加班制度

1、办公室常备加班登记本，办公室文员每天正常下班时，对所有需要在办公室加班的

人员进行登记备案；

2、加班人员离开时，必须认真填写下班检查表，并将下班检查表与大门钥匙于第二天

交给文员；

七、办公室卫生制度

1、办公室每个座位下备字纸篓一个，每天下班时，各自负责将自己的垃圾袋带走，并

自行套上垃圾袋，未按要求操作处罚责任人2元/次；

2、办公室卫生以个人为单位进行清扫，个人负责个人区域的卫生，总经理办公室及公

共部分卫生由文员负责打扫；

3、办公室地面上不得有水渍、泥点，发现一处处罚责任人2元；

4、办公桌面要求摆放整齐，非办公时间，办公桌上不得有任何杂乱物品，发现一样处

罚责任人2元/样；

八、办公室办公纪律

1、工作时间，不允许听歌，看电影，翻阅QQ空间等类似网页，发现处罚5元/次；

2、工作时间，不允许讨论与工作无关的话题；

3、工作时间，不允许吃东西，发现处罚5元/次；

4、工作时间，离岗要向直接上级请假，否则处罚5元/次，离岗超过30分钟而未请假

者，按旷工半日处理；

5、办公室文员无论任何事情离开，都必须向直接上级请假，否则处罚5元/次，离岗超

过30分钟而未请假者，按旷工半日处理；

第二章 办公室管理

二、原则

办公管理贯彻 “规范、效率、效益”的理念

规范:以制度规范办公管理

效率：有助于提高整体工作效率

效益：减少资源耗费，降低成本

三、办公现场管理

（一）员工形象的基本要求

1 衣冠整洁、得体，按规定佩带公司工号牌

2 男员工不得留长发、胡须，女员工应化淡妆

（二）工作行为要求

1 坐立规范，举止文雅大方

2 不聊天喧哗

3 不随意串岗

4 不用电话闲聊

5 不做与工作无关的事

6 参加重要会议注意关闭手提电话、BP机（或置震动档）

（三）办公环境要求

1 每天下班前整理一次办公环境

2 办公桌上摆放物品简洁、整齐

3 办公区内洁净有序

4 办公区内不任意悬挂、张贴物品

5 办公区内除会客室外严禁吸烟

每天晚上下班前，清理办公室卫生：

1 清理办公室所有垃圾桶，将有垃圾的垃圾袋倒掉，换上心的垃圾袋；

2 打扫地面卫生，地面无垃圾，纸屑等；

3 拖地，保持地面污渍，泥点。

4 整理各办公桌面，文件摆放整齐，桌面卫生干净，无灰尘；

第三章 办公室物资管理条例

一、总则

为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定，此规定的 执行部门为办公室。

二、 物资分类

本制度所称办公文具分为消耗品，管理消耗品及管理品三种。

1、消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复

写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、碳素笔、钉书针等、文件夹。

2、管理消耗品：签字笔、白板笔、文件栏、笔筒、垃圾筒、笔式搽、荧光笔、涂改液、

电话、激光笔、电池等。

3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、打印机、姓名章、计算机、印泥、传真

机、饮水机、VCD、投影仪、音响等、微波炉、冰箱、摄影机、照相机、办公桌等。

三、 物资采购

1. 公司物资的采购，原则上由办公室统一购买，属特殊物资经总经办同意，可由申购

部门自行购买。申购物品应填写物品申购单，300元以内物品申购交部门经理同意，办公室主任批准；300元以上（含300元）部门经理同意，办公室主任批准，总经理批准。

2. 物资采购由办公室指定专人负责，并采取以下方式：

定点：公司定大型超市进行物品采购。

定时：每月月初进行物品采购。

定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。

特殊物品：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。

四、 物资领用管理

1、公司根据物资分类，进行不同的领用方式：

低值易耗品：直接向办公室物品保管人员签字领用

管制品：直接向办公室物品保管人员签字领用

贵重物品：根据戴字规范文件

实物资产：由办公室设立实物资产管理台帐，以准确记录固定资产的现状

五、 公司物资借用

1. 凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门经理签字认可

2. 借用物资超时未还的，办公室有责任督促归还

3. 借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿

六、 附则

1. 新进人员到职时有管理部门通知，向办公室领用办公物品；人员离职时，必须向办

公室办理办公物品归还手续，未经办公室认可的，管理部不得为其办理离职手续。

2. 办公室有权控制每位员工的办公物品领用总支出。

3、新入职办公室人员打印或复印文件，必须征得部门经理同意，方可执行。

第四章 办公行为规范

一、 总则

为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好 的企业文化氛围。

二、 细则

服务规范：

1、仪 表：公司职员工应仪表整洁、大方。

2、微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求在任何场合，应注释对方，微笑应

答，切不可冒犯对方。

3、用 语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。

4、现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公

室内应保证有人接待。

5、电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之

最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话

时间太长。

第三条 办公秩序

1. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境

的安静有序。

办公室管理篇九
《办公室管理制度》

办公室管理制度

第一章、目的

为了维护公司正常的办公秩序，使全体员工有一个良好的办公环境，树立企业整体形象，培养运作规

范、文明高效的工作作风，确保日常业务正常有序的进行，特制订本制度。

第二章、管理制度具体内容

一、综合规范篇

1、坚信正泓的事业，维护公司品牌声誉，任何时候不说有碍公司形象的话，不做有损公司利益的事情。

2、坚决服从领导，尽职尽责，讲究工作效率，不以任何借口贻误工作

3、努力钻研业务，不断提高自身的业务素质和文化修养。

4、团结协作，互助友爱，保持优良的团队精神和敬业的工作作风。

5、严禁搬弄是非，编造谎言欺骗公司和他人，严禁恶意中伤公司和他人。

6、清正廉洁，奉公守法，勤恳敬业，不得徇私舞弊或以公司名义私自从事其他经营活动。

二、公共安全篇

1、各部门经理负责本部门的治安、防火等安全保卫工作。节假日前必须认真进行安全、防火检查，安

排队好值班人员。

2、各部门随时检查防火、防盗设施，防患于未然。若门窗、家具、办公用品等有损坏，应及时报告综

合部登记维修。

3、公司员工严禁在办公区内私自使用大功率加热电器、明火，禁止在办公区域内实施一切有火灾隐患

的行为。

4、若发生事故，必须及时报告综合部，并保护好现场，重大事故及时拨通有关报警电话。

5、若发生事故，视事故具体情况追究肇事者及相关责任人的责任。

6、员工上下班时要按时打卡，非正常工作时间出入公司大门时，应随手关门并确认门是否关好。如发

现公司大门不能正常开关，公司每位员工有义务及时报公司综合部解决。

7、在公司发现电源故障、断路、短路等情况应立即拔出插座关闭电器，并向大厦物业客服、综合部报

修，禁止未查明原因情况下私自闭合跳闸的漏电保护器。

8、公司公用电器、照明灯、空调请大家注意合理使用，切勿造成能源浪费而增加公司开支。

9、员工下班应及时关闭电源（电脑、电灯、空调、打印机、复印机）、门窗等，整理好个人

区域的卫生，注意防火、防盗，建议关闭电源插座开关，并检查所在区域其他公用电器是否关闭。下班未遵守规定关闭电源、门窗的，罚款100元/次。

10、每天最后离开公司的员工应巡查全公司区域，关闭空调、照明、电器、所有门窗、饮水机等。

三、工作纪律篇

1、严格遵守公司劳动纪律和作息时间规定，工作时间不得无故脱岗、串岗、聊天、睡觉、看电影、打

游戏、吃东西、浏览与工作无关的网页。不得在办公区域内大声喧哗、打闹等，上班期间禁止做与工作无关的事情。以上情况一经发现罚款20元/次。

2、全体员工上班时间必须佩戴工作证，穿公司统一配发工服，未佩戴者罚款20元/次，未穿工服者罚

款50元/次。

3、进入他人办公室前应先敲门，得到允许后方可进入。未经他人同意，员工不得随意挪用他人物品，

翻看他人文件及资料。

4、公司各类存档文件由专人负责保存管理，对旧的及过期文档经公司领导批准进行定期销毁。

5、办公室内禁止有过分亲密行为，更不允许谈恋爱，恋爱双方必须有一人离开公司。

6、上班时间公共办公区域禁止吸烟。吸烟须到公司规定的吸烟地点：曲城旭办公室内的会谈桌或总经

理办公室。无特殊公务性接待，午餐时间不得饮酒，违者罚款100元/次。

7、员工离开办公区域，柜子、抽屉应及时上锁，座椅归位。废弃的文件及资料应及时销毁，重要文件

不得放在桌面上，阅后及时归档。文档泄密由当事人负责，按其严重程度进行相应处罚。

8、不得在公共场所翻看公司文件、资料，谈论涉及公司秘密的问题，机要传真内容及其他保密文件等

不得随便传阅泄密。如有违反，视情节严重程度给予批评、警告直至开除的处分。

9、午休时间员工不得占用会客厅等公共区域，不得私自拔掉电话线。午休结束时，迅速恢复正常办公

秩序。发现上班时间还在睡觉者罚款100元/次。

10、员工在工作期间进行交流与接打电话，以不影响他人工作为原则，办公区禁止大声喧哗或争吵，

也不得在工作时间内通过电脑的扬声器播放音乐。

11、任何时间到公司需进入办公区的来访人员，都应在前台主动登记，员工不得私自带人进入办公区，

确因家庭紧急情况而必须在上班时间进行私人接待的，统一安排至接待室。必须简短扼要，语音适度，严禁闲谈，高声喧哗。

12、公司电话为工作需要而设置，非紧急情况，请勿使用公家电话处理私人事务，更不允许电话聊天、

拨打私人长途或使用公家电话进行电话付费操作。上述情况一经发现,公司将通报批评并要求其补偿公司损失。

13、员工个人通讯方式留存公司，如有变动及时通知综合部进行更新，若有急事需及时回复，以免耽

误工作。工作期间，所有人的手机必须随身携带，任何人在工作时间都必须保持一直开机的状态。

14、公司投影仪设置在会议室，投影仪使用后应及时关闭电源。因工作需要移位使用投影仪的，应到

综合部进行登记并办理相关手续。

15、每个公司员工都有义务爱护公司财物，员工损坏公物应赔偿。赔偿金额以物品进购价为标准，从

下月工资中扣除。

16、员工工作中应正确合理使用办公设备、电脑及配件，电脑鼠标及键盘在不影响工作的情况下，原

则上不允许要求更换，确实损坏影响正常使用的，应及时上报财审部，经确定责任后更换，属于员工自行有意损坏的，公司有权要求员工照价赔偿。

17、员工工作区设施实行配套登记管理，除正常消耗损坏外，不允许私自将座椅、推柜等设施更换或

对公用设施转移位置。

18、员工要保管好个人物品和公司领用物品。个人物品尽量不放置公司，如丢失下列领用物品：电话

机、电源插座、价值30元以上办公用品、推柜钥匙等应向综合部登记并照价赔偿。

19、在日常工作中树立节约意识。节约使用纸张，提倡草稿打印使用单面废旧纸张，养成正反两面使

用纸张的习惯，正式文件双面印制。按需复印、打印文件、资料，减少多余份数。工程技术部参加投标的废本，盖章的和带数字的必须粉碎，没盖章的技术部内部使用不能外漏。禁止擅自打印、复印与工作无关的文件和资料。

20、为了节约网络资源，减少垃圾邮件，员工未经公司批准不得私自向全公司群发邮件。

21、员工要注意保持个人工作区域桌面、地板的干净整洁，尊重保洁人员的劳动。禁止将水杯中的剩

水、食物残渣倒入办公区绿植盆中或纸篓中。注意不要将茶水、咖啡、油渍撒到地板或座椅上。个人较大垃圾应直接扔入楼道垃圾桶，不应在工作区存放或放置在纸篓中。

22、禁止在办公桌内长时间放置已开包的食品，以免招致蟑螂、蚂蚁和老鼠；放置在冰箱中的个人食

品或饭菜不应过夜，以免造成食物中毒或污染冰箱。

23、除工程部、财审部、市场部可在自己办公室内用餐，设计部、综合部前台必须在公司规定用餐区

用餐，在办公区用餐完毕必须注意保持办公平台的干净整洁并及时清理垃圾筒，在会议室用餐完毕必须清理干净，椅子归位。

24、员工外出凡离开公司所在办公大楼50分钟以内通知前台登记出入时间，50分钟以上的必须本人

亲自签字登记），未登记外出者罚款10元/次；代登记罚款50元/次；去工地在前台“钥匙领用登记表”登记后领取钥匙的用后请时归还以方便他人使用，如果当日无法返完应当在备注栏标注转交给谁并写明钥 匙持有人的联系方式。

25、公司全体员工都有权按照本规定对不当行为人提出批评指正。公司综合部可依据部门职责负责日

常检查，当月汇总数据，对违规人员进行处罚通知并在工资核算中扣去相应的绩效工资。

26、对违反本规定的员工，有明确处罚标准的依据标准执行，其他行为经批评教育不听劝告或再犯的，

第一次扣现金10元，第二次扣现金２0元，第三次扣现金５0元，第四次扣除当月绩效工资10%，当月累计违反三条以上的，扣除当月全部绩效工资。扣除现金的由综合部前台开具罚款单，扣除当月绩效工资的由综合部前台开具罚款单，由当事人签字后综合部存档，次月初随考勤表一起报财审部。

四、仪容仪表篇

1、员工上班应注意仪容仪表，着装干净整洁、稳重大方、衣裤平整、头发清洁、梳理整齐，不留奇怪

的发型，不染两种或两种以上颜色的头发，上班时不准穿拖鞋（含拖鞋式凉鞋）。

2、办公室内禁止员工着过于暴露的服装上班。女员工不准穿奇装异服、背心装、露脐装、超短裙、吊

带衫、拖鞋等，不准在公共区域化妆。男员工不准穿背心、拖鞋等。

3、前台工作人员，必须时刻精神饱满、坐姿端正。接听电话语气亲切、口齿清楚，用语标准。接待客

人要礼貌、周全，客人来访应及时通报，进入领导办公室应先敲门通报，待领导允许后方可进入，并及时送上茶水。对推销员应礼貌拒绝，严禁其进入办公区域。

五、电脑管理篇

1、公司电脑桌面统一壁纸，屏保。

2、桌面设立独立个人工作文件夹（XX文件夹），内设各各分类文件夹，以方便管理与快速查找各类

文件。

3、电脑内重要资料及时做存盘处理，以免造成重大损失。

4、电脑旁严禁吸烟，在电脑旁吃饭做好电脑的防护工作，由于个人吃饭、吃零食或进行其他有害、污

染电脑的行为，由此造成的损失员工全额赔偿。

5、严禁乱拉接电源，以防造成短路或失火，由此造成的损失员工全额赔偿。

6、部门领导及员工应遵循公司资料保密的原则，禁止非本部门及无关人员上机操作。

7、未经批准，禁止任何人将资料带出公司。

8、未经批准，任何人不得调用或删除他人的资料文件。

9、严禁使用电脑上网玩游戏（包括非工作时间），发现一次罚款100元，两次200元，三次500元。

10、电脑发生故障时，使用者做简易处理仍不能排除的，应立即报告综合部。

11、如发现电脑有失窃现象或其他可疑迹象，应及时报告给综合部。

12、未经管理人员批准，任何人不得拆开主机箱，拆卸主机及零部件。

六、环境卫生篇

1、公司按照部门办公区域划分卫生区域卫生，责任区域的卫生列入对部门经理的履职考核；公司内洗

手间自2013年7月20日起归口综合部打扫，除总经理与来访客户可以使用外，公司员工不允许使用。

2、责任区的卫生要求做到每天上班前全方位清扫，上班过程中不定时进行维护清扫，做到办公桌椅、

橱柜等表面无灰尘，地面无杂物、无垃圾、无烟灰等，洗手间马桶干净，地面无脚印，洗手台面无水渍。

3、各部门卫生由各部门负责人自行安排值日生打扫，卫生达标情况计入员工考核。

4、个人办公区电脑键盘，主机、显示器等经常清扫，做到干净整洁无灰尘。

5、无特殊情况，每周五下午为大扫除的日期，各部门将管辖的卫生区的桌面、地面、玻璃门窗、不常

清理到的死角等进行一次全面的清扫。

６、综合部前台负责每日和大扫除的卫生检查工作，当日卫生不合格部门值日生罚款１０元，周五卫生

大扫除不合格的，责任区负责人罚款１０元，部门经理罚款２０元。此项与员工考核直接挂勾。

七、办公通话篇

1、员工工作时间拨打、接听电话时应简短扼要，用语礼貌，语音适度，严禁闲谈，高声喧哗。

2、上班时间禁止接打私人电话，如有特殊原因，原则上不超过三分钟。

3、接听外线电话统一语言：您好，正泓装饰„；接听内线电话统一语言：您好„。

4、拨打外线电话统一语言：您好，我是正泓装饰XX，请„，拨打内线电话统一语言：您好，请„

八、用餐秩序篇

1、公司员工在公司就餐的，遵循先来后到的顺序，依次排队热饭后在用餐区用餐。

2、用餐期间不得大声喧哗，营造良好的用餐秩序。

3、用餐完毕后的餐具，清洗完毕后自行存放，但不得放置在办公桌上或公共区域。

4、公司员工在公议室用餐、休息后，必须清理还原，用后不清理的，第一次发现给予警告处理；第二

次发现负责清理隔天全公司范围的卫生；第三次发现负责清理一周全公司范围的卫生；第四次发现罚款100元，之后发现的以此类加。在所在办公区域用餐后必须及时清理所在区域卫生及垃圾筒，不及时清理的处罚同上。

九、车辆管理篇

1、可以预见到的用车，应事先做好用车计划，前一天晚上下班前报告综合部，最晚于次日早上八时三

十分前由用车人填好用车申请表，用车申请表应注明用车目的，出车地点，时间，乘车人数，以便于综合部合理安排用车。

2、临时出现急需用车，先填单再根据车辆情况由综合部酌情按排。

3、各用车单位应严格按所填写的用车申请表用车，用完后即返回公司，以提高车辆的使用频率及出车

频率。如在外有特殊情况的临时性用车，应及时通知综合部，回到公司即时补填用车申请表。

4、司机应认真填写行车记录，除总经理临时性指定，无单不得出车，否则按私自出车处罚。

5、司机行车应遵守交通规则，做好安全行车，并定期做好车辆安全检察，保持车况良好，车辆整洁。

6、司机有权拒绝超载、超速行为，如遇无单搭车，在行车记录上需注明并报告综合部，对于擅自更改

行车路线和用途的行为，司机可以拒绝，并报告综合部处理。

7、如遇同一辆车办几件事时，相关人员应及时做好沟通、协调，按事情的轻重缓急及行车路线的远近，

把事情尽快办好为原则。

第三章、监督检查

1、综合部前台负责维护公司办公区域的秩序和监督检查各部门环境卫生，有权指出和批评任何违反公

共道德的行为。全体员工应自觉遵守本制度，维护办公环境和秩序，共同营造良好的工作氛围。

2、本制度执行情况由公司综合部进行不定期检查，并按月将检查情况纳入绩效考核，如有违反制度规

定的行为，按本管理制度进行处罚。

第四章、附则

1、本制度经公司总经理批准颁行，由公司综合部负责执行。如有未尽事宜，将按公司相关规定执行。

2、本制度自二零一叁年七月一日起试施行，八月一日起正式执行。

烟台正泓装饰工程有限公司

综合部

2013-07-01

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