如何做好会务工作

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如何做好会务工作篇一：浅谈如何做好会务工作

浅谈如何做好会务工作

● 雷 洋 ●

会议是自有人类以来就存在的一种社会现象。美国社会学家摩尔根指出，原始部落时期的易洛魁人每逢一个首领死去时，本氏族的成员就举行一次会议来提名继承人。我国古代也有会议这种形式。史籍中有关于尧召集部落首长用会议形式决定继承人和治水人选的记载。在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的差错，造成不良影响。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。因此要想做好会议服务，应抓好以下三个方面工作:

一、会前筹备工作

会议有效的重点是计划性要好，计划性就是会前筹备。会前筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成功与否。据统计，会前筹备的效果占会议有效性的70%。可以说，高质量的会前筹备工作，是会议质量的保证，是会议成功的前提。因此，必须以高度的责任心做好会议筹备工作。会前筹备工作主要包括拟定会议计划，组建会务班子，准备会议材料，安排会议后勤保障和布置会场。

（一）拟定会议计划

拟定会议计划是会前筹备的第一步。它指的是拟订会议议程、日程。会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。拟订会议计划通常是由决策层，如区委常委会议、区政府常务会议、单位党组会等会上议定草案，然后交由牵头单位具体办理。它是会议具体的概略安排，通过会议日程显示出来。拟定会议工作方案的要点是明确会议议程的制定程序以及会议日程的编制方法。这些都确定好之后即可发出会议通知，通知内容包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等。

（二）组建会务班子

组建会务班子是会前筹备的第二步。有些会议的规模相对较大，持续时间也较长，因此会有相当繁杂的会前筹备事项。这就需要事先成立一个筹备委员会来负责会议的所有筹备工作。筹备委员会是一个对会议负有某些责任的团队，通常由主办单位的成员构成。一般可以根据会议的规模、议程等情况成立筹备委员会，可以由一名主要领导任主任，分管领导任副主任，会议相关职能部门主要负责人为成员，在筹备委员会下再建立子工作组，一般可设秘书组、组织组、后勤保障组、宣传报道组、安全保卫组等，各组确定人员，明确分工，层层负责，并定期碰头交流工作进展。

（三）准备会议资料

会前筹备的第三步是准备会议资料。会议资料包括领导资料（会上学习的或要宣读的文件材料、领导讲话稿、主持词等）、来宾资料（会议指南、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、出席证、列席证、请柬、通讯录、房卡和餐券等）、会务资料（接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、小组召集人名单、讨论地点等）和沟通资料（会议参考文件、会议宣传资料、会议简报、各种记录、注意事项、各种会议协议合同以及其他相关资料）。有的会议还要编印交流发言材料汇编，印发领导讲话稿等。

（四）安排会议后勤保障

凡是连续召开几天，并且有外地同志参加的会议，就要热情做好会议生活的安排工作。要根据出席会议的名额，提前编定住宿分配方案，等人员一到立即安置。在住房安排上，对领导和年老体弱的同志应予以适当的照顾。会议期间的安保、出行、饮食要有专人负责，并事先做好安排。

（五）布置会场

会场是会议的重要场所，要根据会议的性质与规模把它布置好，营造出相应的气氛。在布置会场时，主要应注意选择会场、装饰会场、安排会场座位、布置主席台以及其他一些附属设施。由于会议的类型，规模等都不尽相同，工作程序也会有一定差别，但总的原则是会场布置要充分体现会议气氛。一般包括：

１、悬挂会标、徽记、旗帜等。２、设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席、签字席，摆放席卡、泡杯、毛巾、话筒，并保证音响效果。３、确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明了。４、保证照明、通风、投影、录像、空调设备齐全、有效。５、摆放适量花卉。6、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。7、场外彩虹门、氢气球、欢迎标语、红地毯、花卉等。8、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会中服务工作

在会中服务阶段，会务人员须提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况，做好会议材料分发，完成签到与引导，组织会议有序进行，搞好后勤服务等工作。

1、签到与引导 签到是指与会人员进入正式会场时向会议组织者表示入场的一种手续。常用的签到方式有簿册式和卡片式。在组织签到的同时，会务人员要做好入场引导工作，以方便与会人员入场，同时缩短入场时间。此刻特别重要的是要落实主席台领导、发言人、上台领奖人是否到齐。同时，会场内可播放轻音乐，营造轻松愉快的会场氛围。

2、组织会议进行 维持好会场秩序，会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机或调到振动状态，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。在会议进行时，会务人员要按照会议议程做好服务工作，注意安排会议发言，做好会议记录，编制会议简报，起草、修改会议有关决议文件以及做好新闻报道等。这其中主要是一些服务和保障性工作，该工作要求会务人员要了解会议内容，熟悉会议流程，领悟会议精神，关键是要做到细致入微，有条不紊。

3、搞好后勤保障 会中的后勤保障除了吃、住、行要善始善终外，会场上还要保证茶水供应，要照顾好老弱病残，要准备必要的纸张、铅笔、墨水等，以备临时取用。会议期间的参观、游览、娱乐、合影等活动也要精心组织好。根据需要有些会议还要准备会议纪念品。外地与会人员的返程车票、机票要在散会前送到订票人手中。对与会者提出的其他合理要求也应尽可能给予满足。

会中阶段，会务人员除了主要进行各种服务工作外，还要接受会中反馈信息，及时处理各种突发状况。要求会务人员必须具备良好的政治素质、较强的应变能力和高度的责任心。此阶段的有关工作同样实行明确分工、层层负责制。要确定各小组乃至每个人的任务，标明完成时间，在每天会议结束后集中，核对各项工作的完成情况，交流会中出现的新情况，以便对第二天的会议进行适当调整。

三、会后总结工作

会议日程的主要内容进行完毕后，标志着会议基本结束。但会务工作并不意味着就此结束，而是由会中服务阶段转入会后总结阶段。会议有效性的20%是会后落实。该阶段的工作任务仍很繁重，需认真地完成，做到“有始有终”。会后总结工作主要包括送别会议代表，会场的善后工作，整理会议文件以及会务总结反馈。

1、送别会议代表与会场善后

与会人员的车票或机票已事先订好，会务人员此时需要做的就是安排好送站车辆，确保与会人员安全到达车站或机场。之后，要做好会场善后，它包括及时清理会场，带回剩余材料、席卡等；清退客房和会议用房；归还借用的物品；结算帐目并向财务部门报销等。

2、整理会议文件

整理会议文件的首要工作是收集文件。会前准备并分发的文件，会议期间产生的文件和会后产生的文件都是需要收集的文件。完成收集工作后，就要对会议文件进行立卷归档。归档后应交由有关人员保管，不要保留在个人手中。

3、会务总结反馈

会后总结工作的重点是会务总结反馈。上述工作都完成后，要对本次会议工作进行一次认真的总结，肯定成绩，分析不足，表扬有功人员，向支持会议工作的有关部门表示感谢，布置会议精神贯彻执行情况的检查、反馈工作。通过会议工作总结，积累会议工作经验，提高会务人员综合能力，培养互相配合，协同合作的良好作风。

现代社会是一个充满变革的社会，会议作为一种社会现象，也处在不断变革与发展之中。要想开好会，会务工作起着至关重要的作用。成功的会务安排，会使会议开得圆满成功。反之，则会使会议达不到预定的效果。因此，会务工作的相关理论和技巧，是所有会议组织者必须掌握的一门科学。

如何做好会务工作篇二：如何做好会务工作

如何做好会务工作

实习目的：

按照老师的安排，我制定了相应的实习计划。注重在实习阶段对所学的理论知识进行进一步的巩固和提高，以期达到根据理论知识，指导日常的工作实践的目的。收到了较好的效果。主要实习情况报告如下：

实习时间：2007.2.20——2007.3.25

实习内容：

自从有了组织，就产生了会议，经过氏族，部落，部落联盟以及国家的漫长发展过程。今天，会议已经成为现代社会发展政治活动，经济活动，文化活动和其他活动的重要方式之一。大到国际争端，经国大业；小到基层单位的具体问题，都经常通过会议解决。会议期间的会务工作，是指从会议筹备到善后处理的一系列工作，也就会用到管理学的各方面所学到的知识，大到协助领导制定总体方案，小到车辆调度；从会前的准备，到应付会议最后可能出现的变化，一切大小事物，都少不了会务工作，会务工作的要求是：充分准备，严密组织，服务周到，确保安全。 通过对管理学知识和技能的学习，与老师辛勤的指导，我就如何做好会务工作报告如下：

一、会议准备工作

良好的开端是成功的一半，会议准备得充分，是取得会议成功的前提，会务人员要认真负责，缜密地考虑会议的每一项关键环

节；而且要设想可能出现的问题，订出补救措施，做到不出或少出突发事故。

1.安排议题，确定步骤：议题是会议需要讨论的问题，它反映了会议的目的和任务，是每次会议首先要研究的，安排议题的原则是提交的会议议题必须与所开会议身份相适应，也就是说，提交会议讨论的议题一定要符合该会议的讨论标准。

安排议题要注意三点，一是一次会议议题不能安排过多或少，一般安排一个主要的，和一两个次要的为宜。二是要讨论同类性质的问题，不能把属于不同体系的问题同时拿到会议上来。三是把保密性较强的议题放在会议后面，这样便于让有些人退席，议题安排后要审核，，最后交领导审定。

安排完议题后，还要确定议程，程序，日程，也就是会议步骤。议程是对已确定的议题列出先后顺序，是程序的基础。程序是对会议各项活动按先后顺序做出的安排，日程是对会议活动的蓝图，是会议有条不絮地进行的保证，一旦确定不得随意改动。

2.拟订与会人员范围或名单：什么人应当参加什么会议，决定权在于领导，会务人员在接受委托后，可以提出参加会议的名单，由领导选择，决定。一般来说，与会人员是固定的，但是，在不少情况下仍需要会议人员提出名单，送主管领导审定。

3.发会议通知：发会议通知一要及时，保证人员按时参加；二要准确，防止重复，错发，漏发。除日常工作外，对大中型会议的通知应发书面通知，尽量不用口头或电话通知，通知必须简明

扼要，并应具备8要素：会名，内容，开会时间，日期，地点，与会人员，入场凭证和报到时间及地点。代表须携带的文件或其他特殊要求，也应写入。有时，为了让与会人员充分作好准备，在正式通知之前，可先发预告性通知。

4.准备会议文件和材料：会议文件是一种非正式文件，是正式文件的基础和草稿，是提请会议讨论的客观对象，会议文件包括会议正式，参考和阅读文件等。会议能否准备好文件，特别是主要文件，对开好会议有着至关重要的影响。为了确保会议文件的质量，提高会议效率，会务工作部门应于会前对有关部门送来的会议文件进行初步审核，然后领导提出意见。分发文件时还应注意，尽量避免把许多文件堆到一起同时发给与会同志，秘密性文件要编号分发，登记签收。

5.选择和布置会场：开会要借用一定的场所，会场各方面条件的好坏、舒适程度的高低，对于与会人员的心理起着不可忽视的作用，而与会者的心理状态，直接影响到会议的效果，因此要重视会场的选择和布置。

6.排列座次：会场座次对主席台来说，有前后左右之分，因此要合理的排列，其他与会者面对主席台，可按汉字比划，地理位置或行业系统排列。座位上要摆置名片，座次需报领导审定。

7.做好后勤服务：对会议的物资、资金、与会人员的住宿、膳食以及交通等后勤服务做到完善。

8.进行全面的会前检查。

二、会议期间工作

会议期间是会务工作最活跃的阶段，这时工作的中心任务就是掌握会议动态，协助领导指挥和控制，并且通过精心的组织和良好的服务，使会议沿着即定目标进行。

1.签到：签到是与人会人员到会时的第一件事，为准确了解与会人员的出席情况，会议开始要做好会议签到工作，迅速统计出席、列席和缺席人数，报告大会主持人。

2.热情接待会议成员，引导就座：大中型会议，一般设专门接待员，他们要预先熟悉与会者的名字，职务，单位及住房号码，以便快捷地把他们带进会场。会后及时向他们指示住房去处，会务人员要始终热情，彬彬有礼，服务周到，保证会场安静，按时召开。

3.安排发言：安排发言的决定权属于大会主席团的有关领导，但是，会议工作人员可能被委托提出意见，供领导审定，安排发言应当考虑三点：1.注意地区平衡2.注意各级领导的平均3.注意主题的平衡。

4.做好会议记录：不论规模大小的会议都应该有记录，真实的记载会议的情况，客观的反映会议的内容和进程，可以为以后的分析研究会议内容提供依据。因此，会议记录是重要的文字档案材料，也是会议简报，纪要的原始根据和素材，会议记录方法有两种：摘要记录和详细记录。会议记录要求真实，准确，完整，不得随意增加和改动。

5.调派车辆：会议即将结束时，要赶紧调派车辆，保证会议代表坐上车，坐对车。

三、会议善后工作

1.送走与会人员：会议人员要预先登记与会者返回日期和乘坐的交通工具，代购机票或车船票，保证他们在会议结束后及时返回，个别要暂留的，要安排食宿。

2.处理遗忘的物品：要尽快与失主联系，及早送还，若距离远，可用邮包寄送。

3.完善会议工作：取走会场剩余的物品，视听设备，向单位接待员汇报全部物品得失情况，还要做会议财务结算。

4.打印会议记录：要趁着会议在头脑中仍然清晰时打印会议记录，打印前要送会议主持人审查并签字，然后精心编排。打印时必须准确。

5.会议决议的传达，催办和贯彻情况的反馈：情况的反馈看来是在会外，实属会内的一个环节。因为会议本身只是一种工作方式，从属实际工作，所以此环节是会议工作不可忽视的一个特殊环节，实际上也是对会议成果的检验。

四、会议的保密工作

任何会议，都有一定的机密性，都应该有一定的要求，必要时还应该制订严格的保密制度和保密纪律。

1.会议保密工作的涵义：会议文件的保密工作，是会议保密的重点，应该与会议文件起草人员采取有效的保密措施，达到不外

如何做好会务工作篇三：浅谈如何做好会议准备工作

浅谈如何做好会议准备工作

会议准备工作是办公室工作的一项重要内容。一年来，办公室主办、承办和协办了不少大大小小的会议，如全省水文工作会议、全省水文系统文明创建总结表彰大会、局长办公会议、全国旱情监测会议、水情工作会议等等。我认为，做好会议准备工作一定要注意以下几点。

（一）拟定会议工作方案。一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。

（二）选定、安排议题。会议讨论的问题、决策的对象，就是议题。大中型会议的议题由会议领导机关和领导同志确定。日常会议的议题，有的由分管某项工作的领导同志提出，有的由下级机关或者根据领导同志指示准备议题，然后将收集到的议题进行筛选，加以修改、讨论、充实，报请有关领导审查后，按周、月或季度统筹安排。

安排会议议题应注意以下问题：一是下一级会议可以解决的或者分管领导可审批解决的问题，一般不要安排上级会议讨论；二是局里的业务会议同党、团、工、青、妇等会议讨论的议题要有所区别；三是提交会议讨论的议题，一般要有简要的文字材料，并在开会前几天经领导同志审批后，发给有关同志阅读，准备意见；四是临时提出的一般议题不宜仓促安排， 保证会议质量；五是一次会议议题不能安排过多或过少，要测算每个议题大致所需时间，合理分配，一般安排一个主要议题和一二个小议题为宜，六是尽可能地将同类性质的议题提交一次会议讨论；七是应准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下提供会议讨论。

（三）拟定会议议程、日程和程序。议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。用简练文字逐项写出即可。日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可，如有说明，附于表后。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。程序可繁可简，可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员。程序只供领导同志主持会议时参考，不发给其他同志。

（四）准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。

（五）提出与会人员名单。提名与会人员，应当注意日常工作会议请与会议讨论议题密切相关的部门领导同志列席；临时性会议，属于征求意见性质的，应请有关方面的主要领导同志和代表参加；属于专业性质的，应请各有关方面主管该项工作的领导同志、专家和在该方面有实际经验的工作者参加；属于纪念、庆祝性质的，应请离退休老同志及各民主党派人士、各界代表参加。二是宽严适度，准确无误。从有利工作出发，做到提名合情合理，不宽不严，不错提，不漏提。

（六）编排分组。参加会议人员名单确定之后，要对与会人员进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。在进行编组时，要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到，尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组。

（七）选定、布置会场。1、选定会场。会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均2~3平米为宜。太大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。2、布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议

会场要求简单实用。

（八）制发会议证件。会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。

（九）发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。

（十）制定会议须知。会议须知的内容主要包括请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。

（十一）负责会议报到。会议报到是指需要集中住宿的会议的与会者到达开会地点并通知会务单位。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。

（十二）会议秘书工作机构的设置和工作人员的调配。日常工作性会议、小型会议，一般由办公室或业务处室工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议，需组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组如秘书组、文件组、宣传报道组、交通组等，明确分工，各负其责，保证会议顺利进行。

如何做好会务工作篇四：如何做好会议筹备工作

如何做好会议筹备工作

会议是一个动态性的合成词。从字面含义上讲，“会”的基本意思有聚会、见面、集会等；“议”的基本意思是讨论、商议。现代意义上的会议，是指有组织、有领导的召集人们商议事情、安排工作的行为过程。筹备会议，看似简单，其实里面有着非常复杂的程序和一定的工作技巧，笔者根据多年工作的经验，就如何筹备好会议简要总结如下：

会议组织工作大致可分为会前、会中和会后三个基本程序。由于会议的性质、议题、规模等各有不同，会议组织工作的具体环节和内容也有一定的差异。

一、会议前期的筹备工作

（一）制定会议预案。会议召开之前应根据工作需要和领导意图拟订会议计划，对其必要性、重要性、可行性进行论证，对其整个过程制定周密、细致的会议预案，以保证会议的顺利进行。会议预案中应明确下列内容：一是会议名称。拟定会名，应根据会议的内容、主题和人数等来考虑，切忌名实不符。二是会议主题，即召开会议的原因、目的和指导思想。三是会议时间，即会议的起止日期。四是参会人员。这要依据会议的性质和内容来确定参会人员的范围，既不过宽，也不过严。五是会场安排。会场的选择与布置应根据会议的人数、内容、会场容量等情况综合考虑。六是会议的其它活动。如表彰发奖、现场参观、电子演示、

录像、照相（重要会议需要提前联系新闻媒体）等。

（二）准备会议材料。会议材料的准备是开会之前最重要的工作环节，也是占用时间、精力最多的环节。一是确定会议议程。根据会议的内容，合理安排会议进行过程中需要的程序，包括领导讲话、文件传达、表态发言等。二是会议通知。会议召开之前都要发出会议通知，要做到及时、准确、明晰、简要，防止重发、错发或漏发。会议通知要写明为何开会、会名、会期、时间与地点，参加人员范围。如果需要相关单位准备发言材料的，要提前下发预备通知，以便准备。三是相关文秘材料。根据会议的内容和领导意图，撰写领导讲话、工作方案、主持词、交流材料等。文秘材料准备期间，要把握好撰写、校对、印刷、分装等环节。

（三）安排布置会场。会场的选择要根据各种相关因素综合考虑，尤其要注意以下条件：大小是否合适；座位是否够用；光线是否充足；照明是否清晰；温度是否适宜；音响效果是否良好；录音录像设施是否完备等。会场布置包括主席台设置、座席排列、会标等，基本原则是朴素、大方，体现出会议的主题和气氛。要重点做好座次排列，包括主席台座次和其他与会者座次。主席台座次以人员的职务或社会地位、名望高低排列，最高者排在主席台第一排的正中间，其余按高低顺序，以正中间座位为起点，面向会场依左为上、右为下的原则交叉排列。其他座次也应按照级别对应摆放。座次安排须报领导审定。

二、会议期间的组织工作

会议进行期间，是会议组织人员最为活跃的阶段。工作人员要认真做好会中服务工作，协助领导者掌握会议信息，对会议实施有效指挥和控制，使会议朝着既定的目标进行。一是签到。为及时了解与会人员的出席情况，会议开始时要做好签到工作。二是接待。如果有重要领导或者其他单位与会人员，在做好会议室准备的同时，要准备好接待室，在会议召开之前在接待室等候，对来人要彬彬有礼、热情周到地进行接待服务。三是会议记录。会议记录是会议情况最原始、最全面、最真实的反映，是会议内容和过程的重要凭证。工作人员要认真做好会议记录，为日后分析研究有关问题、拟定有关材料等提供依据和素材。对于重要会议的讲话、发言，有时还要进行录音、录像，以便会后整理、印发与存档。四是会间调度。会间调度是指会议进行期间对会议程序、内容以及会场服务等所作的调整和安排。工作人员要及时掌握会议进行的情况和与会者的意见、建议，协助领导者履行会议议程和任务。如有颁奖、上台发言等，要合理安排，保持会场秩序。五是会中服务。要根据会议的发展，适当调整光线、温度、音响等，做好及时补充茶水等简易服务。

三、会议以后的总结工作

一是安排退场。会议结束后，要维护好会场秩序，安排领导先行退场，其他人员依次离开。二是清理会议文件。会议过程中形成的大量文件材料，在会议结束时要及时回收、整理或立卷归档，确保文件的安全与保密。三是编写会议简报。会议简报是反

映会议进程、动态，向与会者通报会议情况的文件形式。编写会议简报，便于领导及时了解会议全貌和进程，便于与会者之间交流经验、沟通信息。四是撰写会议纪要。重要会议结束后，要撰拟会议纪要。会议纪要是通过会议记录进行整理、组合和概括，准确反映会议精神的议定事项，以便与会单位共同遵守、执行的公文，具有较强的规定性和约束力。五是会议工作总结。一次会议结束后，工作人员要对会务工作进行及时、认真的总结，以肯定成绩，找出不足，便于做好以后的会议组织工作

1、确定会议程序 选定会场

2、确定会议题目、主持人、参加人员、会场布置、含会标粘贴。

3、通知参加会议人员

4、安排后勤、饮料、工作餐、交通工具

5、会议材料准备、印刷、档案袋、笔、本等

如何做好会务工作篇五：【分享】如何做好会务工作

如何做好会务工作

编者按：搞好会务是办公室的基本职责之一,是一项经常性工作。会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果。那么在会议的安排和组织上，我们该注意些什么呢？

会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。要想做好会议服务，应注意完善以下几项工作:

一、会前准备工作

1.组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。

2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3.印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。

（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。

（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。

（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。（5）摆放适量花卉。

7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会间组织与服务工作

1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2.搞好会议签到、材料分发。

3.落实主席台领导、发言人是否到齐。

4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6.做好会议记录，写好会议简报。

7.组织照相。

8.为与会人员预定车票、机票等。

三、会议善后工作

1.会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2.组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4.做好会议报道工作。 (来源于网络)

如何做好会务工作篇六：浅谈秘书如何做好会务组织工作

摘 要

在现代社会，会议是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式。随着人类社会的进步，科学技术的发展，这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域。会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而，对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中，办会也相应地被提到了越来越重要的位置。如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。

随着越来越多的人参与各种各样的会议，从事会议策划的人也逐渐的多了起来。然而，会议的人员却几乎没有相关的专业知识和训练。他们虽然可以找到一些参考资料，但整个会议组织过程的具体程序了解的并不深。因此会遇到了许多问题。除了专业的会议策划人员以外，现在有许多人在不知不觉中也加入到会议策划的工作中。本论文主要围绕着会务的组织工作作出一些细节性见解。

操办会务，是秘书人员的一项重要工作。任何一个成功的会议，都缺少不了秘书的创造性和服务性的劳动。因此，充分认识秘书人员在会议中的职责，掌握做好会务组织工作的方法和艺术，提高会议的质量和效果，是秘书人员应具备的一种最基本的能力。

【关键词】秘书；会议；会务组织

目 录

摘 要 ................................................................................................. 1

1 会议概述

1.1会议的概念 .................................................................................. 2

1.2 会议的类型 ................................................................................. 2

1.3 会议的作用 ................................................................................. 3

2 会务组织工作概述

2.1 会务组织工作的基本概念 ...........................................................4

2.2 会务工作的特点 ...........................................................................5

3会务组织工作内容与方法

3.1会务工作的具体内容 .....................................................................6

3.1.1会前准备 ......................................................................................6

3.1.2会议期间控制 ...............................................................................6

3.1.3会后工作 ………………………………………………..……….7

3.1.4 会议接待工作 ................................................................................7

3.2秘书应该如何做好会务组织工作 ..................................................8

3.3会务组织工作总结 .........................................................................11

4 应该如何获得做好会务组织工作的能力 .......................................13

致谢语 ....................................................................................................14

参考文献 ................................................................................................15

1 会议概述

1.1会议的概念

会议是有组织、有目的地召集人们商议事情,沟通信息,表达意愿的行为过程。 会议分为大型会议、中型会议和小型会议三种。

秘书部门对有关职能部门申报召开的会议,要本着精简从严的审批原则,严格把好审批关。要分析会议是否有必要开,能否合并开,可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”的原则。

1.2 会议的类型

会议有十种类型：现场会议、观摩会议、电话会议、电视会议、广播会议、网络会议、座谈会、茶话会、工作性会餐和普通会议。但根据不同类型会议可以做如下分类：

按照举办单位划分，可以分为企业类会议、社团协会类会议和其他组织类会议。

企业类会议的主题通常是管理、协调和技术等，具体可分为：销售会议、经销商会议、技术会议、管理者会议、董事会会议、股东会议等。

社团协会类会议大致可以细分为：行业协会会议、专业和科学协会会议、教育协会会议、技术协会会议等。社团协会类会议通常伴有展览会。

其他组织类会议的典型代表是政府机构会议。

按照会议规模划分，可以分为小型会议、中型会议、大型会议和特大型会议。 按照会议活动特征划分，可以分为商务型会议、政治性会议、展销会议、文化交流会议、度假型会议和专业学术会议。

按照会议的性质和内容划分，可以分为年会、专业会议、代表会议、论坛、座谈会或专题讨论会、讲座、研讨会或专家讨论会或讨论会、专题讨论会、培训性会议、奖励会议。

新型和新颖类会议：玻璃鱼缸式会议、辩论会、角色扮演和网络会议等。

1.3 会议的作用

（1）会议的积极作用

1）交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。

2）发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。

3）增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过 交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下 级之间、同级之间的了解，增进团结。

4）统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同 贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。

5）带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。

(2)会议的负面作用。

1）造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?

2）金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。

3）信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。

4）滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。

2 会务组织工作概述

在现代社会,会议是领导机构进行决策和管理,实现领导职能的一种重要方式.随着人类社会的进步,科学技术的发展,这种活动方式已经被广泛应用于政治、经济、科学文化以及社会生活的各个领域.会务组织工作已经被置于一个越来越重要的地位。因而，对于现代秘书应具备的办文、办会、办事三项基本能力中,办会也相应地被提到了越来越重要的位置.如何做好会务组织工作成为现代秘书面临的一项十分重要的课题。

2.1 会务组织工作的基本概念

（1）会务组织工作的概念

会议有广义和狭义两种，狭义的会议是指在遵守一定国家的法律和遵循一定的会议规则的前提下，围绕一定议题,三个人以上（包括三个人）在一起共同（商议）问题（议题）,以便达到或互通情况,或交流思想,或达成协议,或做出决议（决定）等有目的有组织有领导的集会.这个概念包括有组织,有领导,有商议,有议题,有人数,有目的六个基本要素。严格地说，只有符合这六要素的集会才能称为会议。但现实生活中,实际工作中,许多只有上述会议概念中的某些特征的集会，如各种总结会、报告会、传达会、动员会、表彰会等，也在习惯上称之为会议.我们可以把它看作是上述狭义的会议概念的外延，即广义的会议概念。

既然有了会议，自然就有会务组织工作。会议从筹划到善后，有一系列工作需要秘书参与和组织，这一系列秘书工作就叫做会务组织工作。它包括会前筹备工作——拟定会议计划、准备会议材料、安排会议生活和布置会场；会中服务工作——签到与引导、组织会议进行和搞好生活服务；会后总结工作——送别会议代表、会场善后、整理会议文件以及会务总结反馈。会务工作水平的高低，直接影响会议的质量和效果。因此，做好会务组织工作，对辅助领导决策和管理有着重要作用，是秘书必须具备的一项基本技能。

（2）会务组织工作背景

1)社会发展，会务需求量加大

如何做好会务工作篇七：做好会务工作的主要做法和心得体会(精编大全版)

做好会务工作的主要做法和心得体会

昆明市官渡区 杜春甫

近年来，随着官渡区区域经济的快速发展，“三区”建设步伐的日益加快，区各级领导各项事务不断增多，行政系统办公室作为贯彻执行领导各项决策部署的重要工作机构，各项工作尤其是会务服务工作面临着许多新变化新挑战。按照市党委、政府提出的“改进会风、精简会议”的指示精神，行政系统办公室应以高度负责的工作责任感和使命感，始终保持严谨求实的工作作风，不断加强队伍建设，积极抓好会前、会中、会后的各个环节，有力保障会务意图的全面实现。现将会务工作的主要做法和心得体会总结如下：

一、主要做法

在办公室会务工作中，应坚持“团结拼搏、积极奉献、力求

卓越”的工作理念，着力抓好六个关键环节：

（一）高度重视，加强组织领导。各类会议的胜利召开，都事关中心工作的安排部署，代表着形象，承担着传递工作思路、要求的重要使命。因此，对于每次会议，不论会议规模大小，办公室都要高度重视，精心组织安排。具体办会时，一般由办公室主任负总责，分管会务工作副主任具体抓，会务工作人员、秘书、工勤保障全体人员上下联动，分工协作，确保会务服务工作高标准、高水平、高质量完成。

（二）务求细致，拟定会议筹备方案。按照领导或上级文件的 — 1 —

明确要求，结合近期工作的统一安排，在明确掌握会议的意图、目标和要求的基础上，拟定详细的会议筹备方案。方案内容着重对会务各项工作任务，如确定会议名称和时间、协调会议室、预估参会人数、草拟会议通知、制定会场布臵方案、安排与会者食住行等进行详细的工作任务分解。草拟完成会务筹备方案后，及时向领导请示，在征得领导同意后，指派专人迅速协调落实。

（三）言简意赅，编发会议通知。会议通知是会前准备工作的基础性工作，其内容应力求表达准确、条理清楚、一目了然，绝不能出现歧义。要力求涵盖会议意图、会议名称、具体时间和地点、参会范围、安全保卫和宣传报道等各项内容。一般正式会议，都要争取在会前2天编发会议通知。拟定的通知草稿经主要领导和各常委审阅把关。一些动员或总结表彰会议，除区领导总结讲话外，还要安排部分单位进行表态发言或经验汇报。对此类会议，通知中应明确发言材料撰写要求、发言时间，避免会上发言拖沓冗长、偏离中心。对一些重要的大型会议，如党代会、区委区政府（扩大）会议，通知中还应加入由参会单位反馈参会人员名单的要求，了解参会人员的主要信息，包括姓名、职务、电话、性别、民族等内容，为制作会议序册、安排与会者食宿等工作奠定基础。

（四）全员动员，安排电话通知。会前进行电话通知是一个有效且必要的程序，对于确保参会人员按指定时间到场参会具有十分重要的作用。因此，办公室每次在会议召开前一至两天，由分管副主任，召集秘书或办公室工作人员，按照常委领导、四大班 — 2 —

子领导、党群单位、行政单位、事业单位、公司企业等类别，分批进行电话通知。电话通知要与各部门负责人充分沟通，切忌该说不说、模棱两可，很可能一次疏忽，就导致预定参会人员不能及时参会。对于临时有事无法参会的人员，要询问原因做记录，并要求其严格履行书面请假手续。通过发动全体办公室干部协同配合，有利于培养和锻炼能力，同时也有利于保证会务工作质量和效率。

（五）注重细节，抓好会场布置。会场布臵是会务工作的重头戏。需要注意和做好的细节颇多，关键是要始终保持严谨求实的作风，认真负责地做好会场布臵的各项工作。会场的布臵一般在前半天进行，即使是40人以下的小型会议也要尽量提前布臵，以妥善应对可能出现的错漏或突发情况。会场的布臵要依次做好“五个摆放”。实际办会时，根据会议类型也可能增减两三项。一是摆放花卉。主席台上的花卉既要枝繁叶茂，又不能太高，以免遮挡主席台就坐领导的视线。台下的花卉则要蓬勃怒放，其旺盛的生命力能够为会议渲染昂扬向上、意气风发的良好氛围。会前半小时，可适当喷水，使花卉显得更加鲜艳。二是摆放会标。即将会标悬挂到指定高度和适宜位臵。会标的内容应体现会议主题和会议口号等。对于一些重要的外事会议，还应加上外方语言的会标。悬挂位臵一般应在主要与会领导的正上方。一些小型座谈会或者工作汇报会，也将会标悬挂在侧上方。三是摆放座签。召开的会议，一般都需要为台上台下的区各级领导，严格按照排名顺序摆放座签。而一些特别重大的会议，则需要为全体与会人员摆放座 — 3 —

签，确保与会人员整齐有序、各就各位，同时也烘托了正式隆重的气氛。四是摆放饮用水。摆放为茶水杯的会议室，请会议勤务人员注意水杯的整齐摆放。饮用水为瓶装矿泉水，除务必摆放整齐外，每一瓶的正面都要统一朝向与会人员。五是摆放材料。根据会议需要，一般要将会议议程和会上宣读的正式文件印制出来，同简装笔记本、笔等一并装袋，摆放在会场上，这对与会人员来说十分方便，也避免了忘记拿、丢失某份材料等情况。这里的材料装袋，往往需要秘书、办公室工作人员全体出动，一份份整理装袋，并尽量避免错页、缺页的情况发生。通过精诚协作，有利于集中精力和时间快速完成材料装袋任务，同时也很好地培养了办公室全体人员协作配合的意识。

（六）及时总结，不断完善提高。办成一次高质量、高水平的会议，会前的精心组织十分必要，会后的总结提高一样也不能缺少。一是归档整理会议资料。会后要将会议所有文件，包括会议通知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等统统收集起来，以备查考。同时还应做好录音、录像资料的收集整理，以便会议纪要、会议总结等材料的撰写。根据保密原则，对需要回收的会议材料要逐份清查回收。二是严查会议参会情况。要收集整理收到的书面请假条，比照参会人员名单和签到参会情况，对旷会、迟到、早退人员给予通报批评。这对于按要求参会的人员是一种激励，而对于不按会议要求参会的人员则是一种警示，有利于形成按制度办事的优良会风。三是及时分析总结会务服务工作。分析总结会务工作中的经验和教训，找出规律性的东西，以指导做好 — 4 —

今后的会务工作。注重收集参会人员对会务服务工作的反馈意见，虚心采纳，以便在下一次会议前整改提高，防止出现类似的错误。

二、心得体会

会务服务工作是一项细致繁杂的工作，没有捷径可走。唯有按部就班、认真负责地抓紧抓好抓实每一个细节，并在长期的会务工作实战中，全体办公室干部同心协力，集思广益，不断总结，形成一套操作性强、行之有效的经验做法，才能灵活运用到实际会务保障工作中。现将其梳理总结如下：

（一）主动作为，做好会前准备工作。充分发挥主观能动性，主动加压，积极作为，以严谨务实的服务者姿态，把工作想在前、做在前，确保会务工作组织严密、准备充分，即使遇到临时突发情况，也能及时妥善地应对。正所谓“台上一分钟，台下十年功”。一个人员齐整、流程顺畅的会议，需要会务工作人员付出更多的时间和精力。会前编制专门的会议电话簿，把与会领导，街道和各部门负责人的联系电话梳理成册。提前与与广告公司联系制作适合会场大小的会标，根据参会人员名单制作座签，会标和座签必须反复核查，确保准确无误。要与花卉店联系订好会议室需要的花卉，花卉种类、颜色、形状和数量必须适合会场的要求。根据会议方案印制会议材料。与文具用品店联系，购臵文件袋、笔记本、笔等必备品。与矿泉水公司联系提供足够的饮用水。准备屏蔽设备、签到册和录音笔。在冬天，对室温偏低的会议室要提前进行取暖保温工作。按照全面周到的原则，会务服务工作要做好的环节颇多。每个环节，都要坚决避免出现“可能”、“应该” — 5 —

如何做好会务工作篇八：做好会务工作的几点体会

做好会务工作的几点体会

细节决定成败，规范体现水平。近年来，我们在会务服务工作中，着力探索会务服务量化、细化办法，规范会务工作流程，力求使会务工作规范化、标准化，进而不断提高会务组织服务水平。

一，制定详细方案。科学详细的工作方案是做好会务工作的基础。每次接到会务任务，我们都要根据会议主题及日程安排，对会务工作进行认真研究，制定会务工作方案。并根据会议规格高低、人员多少、日程长短，设立相应的工作小组，明确各组分工职责。大型会议活动还成立会务工作领导小组，设立会务工作综合协调组，负责整个会务工作的综合协调及督查落实，保证各组之间及时沟通对接。在室外举办的大型会议及有参观考察活动的会议，还针对可能出现的情况制定应急预案。对于党代会、人代会等有集体合影的会议和活动，事先拟定室外合影方案和室内合影方案，保证出现天气变化时活动顺利进行。

二，绘制工作流程。会务服务水平通过细节体现。为确保会务组织服务工作规范明晰，便于操作，我们将会务工作任务进行详细分解，具体量化、细化。绘制整个会务工作流程和工作细则。明确工作任务及各项任务目标要求、完成时限、承办人员。工作细则和工作流程分发到各个工作组及工作人员手中。各个工作小组和会务人员根据整个工作流程，制定各自的工作流程图。比如，在服务第六届张仲景医药文化节开幕式中，我们将会务工作5项主要任务细化为会场布置、座次安排、会议通知、入场导引、跟车服务等53个细节，分解到组，量化到人。

三，及时对接督查。督促检查是保证会务工作顺利开展的重要环节。在会议前期组织筹备中，我们根据工作情况，适时召开各工作小组碰头会和对接会。对照工作任务及工作流程，落实各组工作进展情况。协调解决工作中遇到的困难和问题。会期较长的大型会议活动，我们在会议召开期间，坚持每天召开各工作小组碰头会，及时沟通工作情况，对第二天各项工作进行对接核查，查漏补遗，确保工作不出现任何疏漏。

四，加强会前查验。会前查验是确保会议组织服务不出差错的重要环节。会前查验主要包括对会议现场的查验和有关工作对接情况查验。对于会议现场查验，我们印制会务组织服务工作查验明细表。将查验内容细化为出席领导核实、座次安排核查、材料备份、新闻报道安排等22个项目，每一个项目查验无误后由负责人签字，保证会务组织服务工作不出差错。对于工作对接情况查验，主要是对主题会议结束之后有关活动和服务的安排落实情况进行核实。如会后有参观活动的会议，核实车辆调度、跟车服务人员到位情况；会后有合影任务的会议，落实场地搭建、座次安排表印制、拍照人员安排等工作到位情况。

五，搞好跟踪服务。在会务工作中，我们把会后跟踪服务作为整个会务工作的主要内容之一进行安排，编入工作流程，明确职责分工。在会务工作过程中，我们在落实参会领导和嘉宾名单时，力求弄清每位领导及来宾在会议期间活动安排，提前征询参会人员是否需要预订车票、机票，提供车辆、续订房间等有关服务。需要后续服务的安排专人跟踪服务，确保会议服务不出现虎头蛇尾的现象。

六，及时总结建档。及时总结大型会议活动的组织服务工作，是不断提高会务服务水平的重要途径。近年来，我们坚持一会一总结，大型会议活动结束之后，及时召开会务工作总结会。

组织会务服务人员对整个会议组织服务工作进行总结。总结成功经验，分析存在的问题和不足，不断完善会务工作流程。同时，对会务工作文档及时收集整理立卷，为今后同类会议提供参考借鉴。

如何做好会务工作篇九：作为办公室工作人员在做好会务工作中的几点认识

作为办公室工作人员在做好会务工作中的几点认识

会务工作是一项复杂的系统工作，也是党委办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难于弥补的错误，造成不良影响，如何确保万无一失，切实把这项工作做实做好做出特色。近年来,办公室进行了一些积极的探索,会前准备、会中服务、会后落实逐步走上制度化、科学化、规范化轨道，我们的主要做法是：

一、缜密筹划、有效落实，细化会前筹备。

1. 把好会议筹备 方案 拟定关。 凡事预则立，不预则废。拟定一个缜密实用、可操作性强的会议筹备方案，是做好一切会务工作的前提和基础。在实际实际工作中我们注重从三个方面下功夫。 一是快速启动，突出工作时效。 会前准备工作要求在会议召开之前全部圆满完成，具有很强的时限性。接到工作任务后，秘书人员必须要根据领导要求会前事先拟定好会议筹备方案，特别是在召开紧急的大型会议时，决不能因时间紧迫就急于求成，凭经验或照抄照搬老套路去组织和筹备会议，磨刀不误砍柴功，制定一个完善的会务工作方案，往往能收到事半功倍的效果。 二是求全求备，突出工作细节。 会前准备工作涉及面广 , 任务繁重，要确保会务不出纰漏，做到万无一失，我们在制定会议筹备方案时潜心把握工作的每一个细节，除了充分考虑所筹办会议的会议主题、会议形式、会议时间和地点、参加会议人员、会议议程和日程安排、会议文件和材料准备、参观现场准备、会议工作机构设置及其职责和主要负责人安排外，还充分考虑了会标制作、通知发放、座次安排、资料发放、会议签到、会风督查等细节上的内容，只有细节考虑具体、安排到位，在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容。如今年8月25—26日，市委、市人大、市政府、市政协主要领导率相关市直部门到蓝山现场办会，召开专题研究解决蓝山在承接产业转移工作中的相关问题的工作会议，此次会议是蓝山近年来规格最高的会议，筹备好这次会务显得尤其重要，我们成立了专门工作组具体负责此项工作，从座牌的摆放、花草的布置、音响的调试、座次的安排、会标的制作、茶水的准备、桌椅的摆放等各个方面的工作，都反复研究和现场模拟，针对会议期间可能出现的问题，一一提前进行周密思考，采取了相应措施。确保了此次高规格的会议开得非常成功，得到市领导的肯定和社会的好评。 三是加强协调，突出有效落实。 不论会议规格高低、规模大小 , 我们都要把每一项任务、每一个细小的环节 , 每一项具体工作明确到人，确保事事有人管 , 人人有专责。会议筹备方案方案报送领导审阅后，立即召集相关单位分管负责人召开协调会，对照方案做到“三个明确”即：明确任务、明确责任、明确完成时限，确保各司其职，各尽其责，按时完成各项任务。必要时将所有筹备会议人员的联系

电话收集整理 , 编印通讯录 , 发至每个工作人员手中 , 便于沟通和联系。

2.把好会议通知下发关。 会议通知的制发和下达是办会工作中极其关键一个环节，一个会议通知发放不到位，就可能影响到整个会议的有序进行。在通知下达过程中我们注意把握三个要点： 一是尽快熟悉、全面掌握。 在下会议通知前，要求下发通知的工作人员对会议通知的内容，如会议名称、内容、时间、地点、由谁主持召开会议、参会人员以及联系方式等尽可能全面和快速的熟悉，下通知前在认真填写好会议通知单，并对参会人员进行逐一核对确保准确无误后才下通知，下通知时如接听电话的不是参会者本人，还要问清接电话人的姓名职务并作好记录。 二是通力协作、及时下达。 在下达会议通知的实际操作过程中，我们一贯采取两办分工合作的方法进行，对25个乡镇场、办事处，150余个县直单位实行分工负责，一旦有会议通知，两办各负其责各司其职，确保在最短的时间内把会议通知下达每个参会人员，给参会人员以足够的准备时间。在下达大型紧急会议通知时，我们还要求下达会议通知的工作人员，根据参会对象距开会地点的远近按先远后近的顺序通知，如我县最远的乡镇荆竹乡要赶到县城开会最少需要2个小时的时间，如不按此顺序通知就难以确保参会人员及时赶到会场。 三是严谨规范、细致准确。 在电话通知中要特别注意语言的规范使用，避免出现“明天”、“后天”等字眼，要用某月某日，必要时说明星期几，以免产生歧义。 四是高度负责、及时反馈。 在下完会议通知后，会前秘书人员还要对通知情况进行反馈统计，并及时将情况向主持会议的领导报告，如遇某些单位的主要负责人因事因病不能参会，以便领导决策，看是否需要由副职代会或及时调整会议内容。

3. 把好会前检查确关。 为了保证会务准备工作万无一失，我们对每次会议筹备工作，

都要在全面准备的基础上，反复考虑，仔细检查。会前检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置以及安全保卫工作等。对落实不到位或衔接不够的及时督促 , 做好协调 , 确保不出缆漏。特别是对一些重要的程序性很强的会议(比如党代会)。工作人员甚至要进行模拟运行，在模拟运行中发现一些细节上的疏漏，及时予以弥补，把纰漏处理在会议之前。同时，要预测可能出现的问题和纰漏。制订应对措施。把会议组织得万无一失。

二、 灵活规范、 精心运作， 优化会中服务

会议期间是会务工作最活跃的阶段，也是严格考验秘书人员工作能力的阶段。会议开始后，我们中心任务是掌握会议动态，通过精心组织和良好的服务，协助领导使会议按预定方案进行。在具体工作中我们主要做好了以下几个方面的工作：

1. 超前站位切实做好入会前的准备工作 。 无论会议规格的高低、规模的大小，我们都要求工作人员按照既定的会议筹备方案，在会务工作整体链条中找准自己的位置 , 并且至少要提前30分钟赶到现场，对自己所负责的事项进行最后一次会前检查，亡羊补牢发

现纰漏及时整改。如音响调试、主席台的名牌、资料、话筒、茶水摆放，只需数秒就能解决的问题，但是如果我们没有提前站位，仔细排查发现和纠正错误，挨批事小，把工作办砸了就是大事。与此同时 ,我们还要求会务人员之间要加强联络与沟通 , 对会议材料的发放、大小会议的交叉通知、出席人员的到会落实、主席台的设置、座次安排、会场秩序维护等工作 , 密切配合 , 拾遗补缺 , 形成会务工作一盘棋。通过每个部位的有序运作 , 保证会务工作整体运作的高效率。

2. 密切关注会议进程，创造性的做好会中服务。 会议正式开始后，我们除时刻密切关注着会议的整个进程外。还要求会务人员高度关注临时性、突发性事件的发生，遇到问题及时补救。处理过程既严格遵守会议纪律 , 坚持按既定方案和程序操作 , 又注意处理好随机事项 , 创造性地开展工作。比如 , 有时会碰到临时变更议程、出席会议的领导发生变化、调整会议主持人、召开临时会议、延长或缩短会议时间等情况 , 来不及请示报告。对此 , 我们一方面在会议场所、会场座次、席位卡及话筒的安排等方面制定多种预案 , 另一方面注意发挥主观能动性 , 快速反应 , 争取在最短时间内调整好工作程序 , 保证不误时误事。

3. 认真维持会场秩序，加强会风督查。 会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开后，我们会立即安排会风督查组采取会前点验、会中抽查、会后通报的形式，对参会人员的到会情况和遵守会场纪律的情况进行督查，督查过程中做到语言温和有礼，态度严肃认真，行动不愠不火、不卑不亢。同时在会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗，保持会场安静。

三、善始善终 、 尽善尽美， 深化会后服务

散会后，会务工作仍未结束，还有许多工作需要继续，在实际际工作中我们主要通过抓好以下三个方面的工作来完善和深化会后服务工作。

1. 确保离会的安全有序。 参会人员离会工作做不好 , 容易使人感到会议安排有头无

尾 , 有始无终 , 同样会影响会议的效果。因此在实际工作中我们总是按既定方案要求，周密地安排好与会人员的离会工作，要求会务人员必须在散会时及时打开会议室安全通道的大门，引导与会人员依次出场，对于集中停放的车辆要安排专人负责疏导确保安全有序。

2. 认真做好会议资料的回收、归档和会务工作总结。 我们坚持从细节入手，在一个

会议召开后，既及时将会议记录、会议资料等进行整理，又及时整理好会场，如对县委常委会议、书记办公会议等决策性会议及时整理会议记录，形成会议纪要，并把握好形成会议纪要的时间要求；对部署工作、布置任务等全县性工作会议及时整理会议资料。对会议资料进行整理虽然没有明确要求，但体现了办公室服务工作的主动性、细节性，既有利于规范对会议资料的分类、保管、存档，又便于以后查找和翻阅相关资料。我们对每次全县性大会和重

要工作会议的会务安排、领导讲话、政策文件等装订成册，分送给相关领导和科室，做到会

议内容一目了然，以便于领导查阅资料，便于督查人员掌握会议精神，加强督促落实。

3. 强化贯彻落实会议精神的 督查落实 。 对会议决定的事项和部署的任务 , 我们

都要求办公室要及时明确承办部门和办理时限 , 跟踪检查督办 ,将贯彻落实情况及时反馈给会议主持人和相关领导 , 确保会议目标的达成。对明令推进的工作或者禁止的情，会议结束之后，适时进行督查。对贯彻落实较的地方和部门提出表扬，对贯彻落实不力的地方和位提出批评，同时剖析原因，解决问题，保证工作的常推进。

如何做好会务工作篇十：怎样做好大型会议的组织安排工作

怎样做好大型会议的组织安排工作

会议，是领导机关实行领导的重要方式，是执行党的民主集中制原则、实行科学民主决策的有效途径。地方各级党政机关组织的大型会议，在社会政治经济生活中发挥着非常重要的作用。要做好会议特别是大型会议的组织安排工作，应从以下几个方面努力。

••••一、要在超前筹划、科学安排上下功夫

••••所谓“超前筹划”，就是在准确把握领导意图的基础上，想领导所想，急领导所急，积极主动、周密细致地做好会前的各项组织和准备工作。会前的筹备工作关键要抓住两点：一是抓总体安排方案的起草。一旦确定开会，应立即着手拟制详细的会议安排方案。在方案中，大到会议的时间、地点、内容、出席人员、日程安排、讨论（或乘车）编组、文稿起草、安全保密、食宿安排、宣传报道、组织领导及职责分工，小到会场布置，包括会标尾标、座次安排、席卡摆放、灯光音响、进场引导、会间服务，还有文娱活动及会议用车安排等等，都应有明确而又具体的意见。在安排方案中，要把各种可能性、复杂性、多变性估计充分，并制定出相应的对策、措施和预案，有时还要提供两种以上方案，供领导选择。二是按照会议安排方案确定的职责分工抓落实。会议安排方案经领导审定后，应由会议秘书处负责人召集各组负责人会议，分解落实各项工作任务，并按倒计时的办法，逐日督促检查各项工作的落实和完成情况。会前筹备工作非常重要，筹备工作搞好了，就为会议的顺利召开打下了好的基础，等于会议成功了一半。所以，在会议筹备工作中要求考虑周全，分工周密，安排周到。

••••所谓“科学安排”，就是要熟练掌握和运用会议的内在规律，对会议的每一个细节作出精心部署和科学安排，以最大限度地体现领导意图、提高会议效率、完成会议确定的各项任务。如在党代会和人代会的日程安排上，大体可分工作报告和人事选举两个阶段。要使与会代表在讨论工作报告时达到最佳效果，就得向代表充分展示经济和社会发展成就，以鼓舞士气，增强信心，为大会的圆满成功提供强有力的思想和舆论支持。为此，应做好三个方面的工作：一是在讨论工作报告期间，安排领导同志到各代表团（组）参加讨论，了解、掌握思想动态，解答代表提出的问题，并作导向性、结论性的发言。二是发挥新闻媒体的作用，从正面报道本地改革开放和社会主义现代化建设成就，形成浓厚的舆论氛围，发挥正确的舆论导向作用。三是组织一些成果展览和现场参观活动。这些活动，生动直观，真实可信，具有较强的说服力和感染力。在人事酝酿和选举阶段的日程安排上，要一改讨论工作报告时那种从容不迫的节奏，既要严格按照法律程序让代表了解候选人的情况，并充分发表意见，又要对酝酿讨论的时间作出合理安排，对前后程序之间的过渡时间应尽量压缩和减少，使之高效紧凑，一气呵成。切忌拖沓和松散。

••••二、要在精心组织、规范管理上上台阶

••••在做好筹备工作的基础上，要对会议期间的每一项工作、每一个环节精心组织、严密实施、规范操作、科学管理，把会议的各项工作纳入严谨、规范、有序的管理轨道，使之繁忙而有秩序、紧张而有条理。要做到这一点，除了严格按会务规范程序操作外，还应重点抓好三个“关键”：

••••（一）抓关键环节。一是抓大会报到。报到工作是最繁琐、最复杂、最忙碌的，也最容易忙中出错。因此，要做好报到工作，必须力量要足，分工要细，思路要清，工作要实。二是抓每天一次的协调会。会议期间的很多矛盾和问题都可以在协调会上得到及时、有效的处理，使会议有条不紊地进行。三是抓大会值班工作。要求值班人员认真接洽和处理好各项事宜，并做好值班记录和交接班工作。

••••（二）抓关键人员。从省级会议的管理角度看，所谓“关键人员”是指省级领导和

会议各组（团）工作人员。一般来说，只要把省级领导在会议期间的活动及相关服务工作做好，会议就不会出大的乱子；只要把各组（团）工作人员的积极性调动好、把作用发挥好，再复杂的会也能开好。在会议开幕之前，大会秘书处负责人应召开各组（团）工作人员和大会秘书处各组负责人会议，就会议的活动安排、文件分发、简报快报、生活服务、安全保密及注意事项等方面的工作作出具体部署，并提出明确要求，会议期间还应视工作需要，随时召开各组（团）工作人员会议。

••••（三）抓关键场次。所谓“关键场次”，是指会议期间的全体会议，即大会。要把大会作为整个会议的重中之重，高度重视，精心准备，组织精干力量，逐项检查，逐项落实。一般在每次大会的前一天，会务组（或会议秘书处）有关负责人要对大会的各项准备工作全面检查落实一遍，包括参加会议的省级领导同志是否通知落实，主席台及会场座次安排是否准确，主持词是否起草并送审，大会文件、材料是否送印并分发，验证、保卫工作是否部署和安排等等。特别是会场布置情况要作为重点进行检查。

••••三、要在加强协作、高效运转上出实效

••••做好大型会议的组织安排工作，光有严格的程序和科学的规范是不够的，还要在操作和实施过程中，进一步加强协调、密切协作，实现高效运转、优质服务。

••••一要加强协调，密切协作。一次大型会议涉及方方面面，参与会议组织工作的单位少则几个、多则十几个甚至几十个。怎样把方方面面工作人员的思想和行动统一到会议的要求上来，使整个会议机器在同一个节拍上高效运转，成为步调一致、协作和谐的整体，这就必须加大协调和协作的力度，把协调和协作贯穿于会议的始终。实践证明，大型会议期间，一天一次协调会非常必要，而且行之有效。对于及时发现和解决可能出现的矛盾和问题，确保会议健康、有序地进行，具有十分重要的作用。如遇紧急情况，还可随时召开协调会。这就要求全体会议工作人员发扬大协作、大团结的精神，密切配合，相互补台，发现问题，及时解决。

••••二要高效运转，优质服务。会议组织工作的好坏，不仅关系到领导机关工作意图的能否实现，而且直接反映出工作人员政治素质、业务水平、行政效率的高低及精神风貌、工作作风的好坏。一次大型会议，既是一次严格的考验，也是一次难得的锻炼。作为会议工作人员应时时刻刻、事事处处有一种如履薄冰、谨慎小心的精神状态，既要“静如处子”——严谨细致，踏实苦干；又要“动如脱兔”——雷厉风行、高效运转，优质高效地做好会议的服务工作。

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