财务档案管理制度

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财务档案管理制度篇一
《财务会计档案管理制度》

财务会计档案管理制度

一、目的

根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定，为了加强公司财务会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作，特制定本制度。

二、适用范围：

本制度用于财务部档案的管理。预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本制度。

三、管理职责

财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

四、会计档案范围

包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。

1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证；

2、会计账簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿；

3、财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；

4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，以及有关的电子数据和相应软件资料。

五、会计档案的管理

1、会计档案的整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

1)、分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他；

2）、档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一；

3)、管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

2、会计凭证的装订

会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工作：

1)、分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

2）、按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数；

3)、摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以翻阅保持数字完整；

4）、整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。检查附件有否漏缺，如：领料单、入库单是否随附齐全；

5）、记账凭证上有关人员的印章是否齐全；

6)、会计凭证装订时的要求：

a、装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅；

b、凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

C、装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。

7)、会计凭证装订后的注意事项:

a、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；

b、在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

3、会计账簿的装订

各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，账簿应按时整理立卷。账簿装订的基本要求：

1)、首先按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；

2)、然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订，活页账簿装订要求：

a、保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，加上封面、封底，装订成册；

b、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。

3)、在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章；

4)、账簿装订后的其他要求:

a、会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象；

b、封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账；

c、会计账簿按保管期限分别编制卷号，如总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

4、会计档案的移交归档

1)、每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，

编制会计档案保管清册。在会计年度终了后，可暂由本会计部门保管一年。期满之后，由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管；

2）、移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。

5、会计档案的保管

1)、会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年、共5类(详见附表一)，保管期限从会计年度终了后的第一天算起；

2）、会计档案室的要求:应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材；室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬；保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，并防止潮湿；

3)、会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找；

4)、设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；

5)、使用电子计算机进行会计核算的，应当保存打印出来的纸质会计档案，使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应报财政局备案。会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

6、会计档案的借阅

1)、会计档案为本公司所用，原则上不得借出。本公司人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印；

2)、外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员和公司领导批准后，方可办理借阅手续；由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度；

3)、借阅手续：借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚；

4)、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽

换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。

7、会计档案的销毁

保管期满的会计档案，可以按照以下程序进行销毁：

1）、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定，编制会计档案销毁清册(注明名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容)，经公司总经理审批签署意见，报请上级主管单位批准后方可予以销毁；

2）、销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。在销毁前清点所要销毁的会计档案；销毁后，经办人应在会计档案销毁清册上签名盖章；注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查；

3)、会计档案保管期满，但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出另行立卷，由档案部门保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清单和会计档案保管清册中列明；

4)、在建设期间的会计档案，不得销毁。

六、本制度解释权归本公司财务部。

财务档案管理制度篇二
《公司财务档案管理制度》

公司财务档案管理制度

第一条 根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定，为加强公司会计档案管理，保证会计档案妥善保管有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，特制定本制度。

第二条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

一、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。

二、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。

三、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告。

四、其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册和会计档案销毁清册。

第三条 每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

一、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，应当由财务部编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。

二、移交档案部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别重要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

第四条 财务部和档案部门保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经总经理批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

一、由档案部门建立健全会计档案查阅、复制、登记制度。

二、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

三、会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第五条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类档案的保管按照本办法附表所列期限执行。

第六条 保管期满的会计档案，除本第七条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

一、本单位档案部门会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

二、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。

三、销毁会计档案时，由档案部门和财务部共同派员监销。

四、监销人在销毁会计档案前，按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。

第七条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

第八条 使用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。使用磁盘、光盘等磁性介质保存会计档案，应报财政局备案。

第九条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工结算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。

第十条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档

案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号，应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第十一条 预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。 本制度解释权归公司财务部。

附表一：会计档案保管期限表

财务档案管理制度篇三
《财务档案管理制度》

财务档案管理制度

第一章 总则

第一条 财务档案是公司一切商事经营活动在财务核算管理的最终归集。是一个公司档案管理的核心。财务档案保存是否完整直接关系到公司长远的经济利益能否得以保全。财务档案的完整也是公司主要相关负责人最重要的经济法律责任之一。

第二条 为了加强公司财务档案管理和财务监督，确保公司的合法利益，根据《中华人民共和国财务档案管理办法》，结合公司的具体情况，特制定本办法。

第三条 在公司内使用、取得和保管档案的部门和个人，必须遵守本制度。

第二章 会计档案

第四条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

第五条 会计档案和范围

会计档案的范围指会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

（一）会计凭证

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

（二） 会计账簿、

会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

（三）会计报表

会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

（四） 其他会计核算资料

其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。

第三章 会计档案的装订和保管

第六条 会计档案的整理立卷 会计年度终了后，对会计资料进行整理立 卷。会计档案的整理采用的办法是：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。

（一） 分类标准统一。将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。

（二） 档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一。

（三） 管理要求统一。建立财务资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。

第七条 会计档案的装订 会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。

第八条 会计凭证装订前的准备工作：

(一) 分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

(二) 按凭证汇总日期归集（加按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；

(三) 摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

(四) 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；

(五) 记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。

第九条 会计凭证装订时的要求：

(一) 装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。

(二) 凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

(三) 装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。

第十条 会计凭证装订后的注意事项：

(一) 每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；

(二) 在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

第十一条 会计账簿和装订。各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。基本要求是：

(一) 账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户口是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。

(二) 活页账簿装订要求。

1 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等应分别装订，应按同类业务、同类账页装订在一起，并按会计科目编号顺序依次排页。

2 在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章

3 计算机打印的账页应在左侧留出装订线，不得以打印纸原有道孔穿线装订。 第十二条 账簿装订后的其也要求。

1 会计账簿应该牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、加空白纸的现象。 2 会计账簿的封面要严密，封面处要加盖有关印章。

3 封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分类明细账等。

4 会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。

第十三条 会计报表的装订。会计报表编制完成及时报送后。

(一) 会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如果损坏部位修补后完整无缺地装订；

(二) 会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；

(三) 按保管期限编制卷号。

第十四条 会计档案的保管

当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管二年，期满之后原则上应由财务部门编制清册移交本单位的档案部门保管。财务会计部门在将会计档案移交档案管理部门时，应按下列程序进行：

(一) 开列清册，填写交接清单；

(二) 在账簿使用日期栏填写移交日期；

(三) 交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。

第十五条 会计档案的保管要求。

（1） 会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。

（2） 会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。

（3） 会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。

（4） 会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；

（5） 设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；

（6） 会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

第四章 会计档案的借阅

第十六条 会计档案的借阅

(一) 会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。

（二） 外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

（三）本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。

第五章 会计档案的保管

第十七条 会计档案的保管期限。 各种会计档案的保管期限，按其特点可分为永久性和定期性两类。

（一） 凡是在立档单位会计核算中形成的，记述和反映会计核算的，对工作总结、查考和研究经济活动具有长远利用价值的会计档案，应永久保存。

（二） 定期保管期限分别为3年、5年、10年、15年、20年和25年等种类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。为了全面反映会计档案情况，立档部门应设置会计档案备查表及时记载会计档案的保存数、借阅数和归档数，做到心中有数、不出差错。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

（三）档案保管期限

⑴原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年

⑵银行存款余额调节表和银行对账单 5年

⑶日记账 15年 其中：现金和银行存款日记账 25年

⑷明细账、总账、辅助账 15年

⑸固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年

⑹主要财务指标报表（包括文字分析） 3年

⑺月、季度会计报表（包括文字分析） 5年

⑻年度会计报表（包括文字分析） 永久

⑼会计档案保管清册及销毁清册永久

⑽主要财务会计文件、合同、协议 永久

第六章 会计档案的销毁

第十八条 会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准后方可予以销毁。

第十九条 会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

第二十条 销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

财务档案管理制度篇四
《财务档案管理制度》

1 目的

会计档案是档案的重要组成部分，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。为了加强会计档案管理，

统一会计档案管理制度，现根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，制定本办法。 2

范围

本规定适用于公司及分子公司 3

会计档案的定义和分类

3.1 会计档案是指会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的

重要史料和证据。会计档案分为以下几类：

3.1.1 会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证，涉及对

外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。

3.1.2 会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3.1.3 财务报告：月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复

及社会审计的审计报告。

3.1.4 发票：增值税专用发票和普通发票，收款收据。

3.1.5 其他会计资料：银行存款余额调节表，银行对帐单，物资盘存表，领料单，其他应当保存的会

计核算专业资料，补助项目申报资料，工商年检资料等。

4

会计档案的整理

4.1 会计凭证：

（1）每月完成会计结帐后，于次月下旬将会计凭证装订成册，根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观，每本凭证2.0cm厚左右。

（2）会计凭证装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、凭证起止号、凭证册数、装订人签章等。

4.2 会计账簿： 各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。 （1）会计账簿在办理完年度结账后，于次年3-4月份打印，分类装订存放档案室。

（2）会计账簿的装订顺序：会计账簿装订封面-按本账簿页数顺序装订账页-会计账簿装订封底。 （3）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（4）会计账簿装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、账簿名称、加盖装订人印章等。 4.3会计报表：

（1）会计报表编制完成并按时报送后，按月留存报表，会计报表、税务报表申报完成后于次年2月前按年装订成册，统一归档保管。统计报表申报完成后于次年3月按年装订成册，统一归档保管。 （2）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、报表名称、加盖装订人印章等。 4.4 财务报告：收到报告后，统一编号入档，编号为签发单位第一位字母缩写（XX）—年度（XXXX）-月（XX）-流水号（XX）,项目审计报告按补助项目申报资料整理。 4.5发票：

（1）出口发票存根联：每本开完后加封面装订成册，封面内容填写齐全：单位名称、发票起止号、 开票起止日、开票人、装订人签章。

（2）增值税发票抵税联：按发票认证月份，于次月25日前每100份装订一册，统一归档保管。按开票日期先后顺序装订，装订顺序：封面—认证结果通知——认证清单——发票——封底，封面内容填写齐全：单位名称、发票认证所属年月、份数、汇总金额（按同类税率分类汇总）、册数、装订人签章。

（3）收款收据、作废、红冲发票：按年整理，于次年2月装订成册，统一归档保管。按开票日期先后顺序装订，装订顺序：封面—目录—发票（收据）—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年份、份数、装订人签章。 4.6 其它会计资料：

（1）银行存款余额调节表、银行对帐单：按年整理，年度对帐结束后，按月顺序整理装订成册归档保管，装订顺序：封面—银行存款余额调节表、银行对帐单—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年、资料名称、装订人签章。

（2）出口备案资料：正式申报后，按凭证多少装订成册，每本凭证3cm厚左右，统一归档保管。装订顺序：封面—目录—备案资料—封底，封面内容填写齐全：单位名称、年月、资料名称、装订人签章。 （3）物资盘点表：按月装订整理，封面内容填写齐全：单位名称、年月、资料名称、装订人签章。 （4）领料单：每月封箱存放档案室。

（5）补助项目申报资料：按项目分类整理归档保管。 （6） 工商年检资料：按年整理归档保管。

4.7 会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理。 5

会计档案的归档保管

5.1 财务部设专人保管会计档案，出纳人员不得兼管会计档案。会计档案管理人员负责全部会计档案的

整理、保管、调阅、销毁等一系列工作。

5.2 当年的会计档案在会计年度终了后，由财务部按照归档要求，负责装订成册，编制《档案管理台帐》，

移交至财务部会计档案管理人员。

5.3 保存期限15年以上的档案。会计年度终了后，3年内存放在档案柜（标识：年份、起止月份、档案

名称），3年满后放入纸箱封存保管，封箱标识：年份、起止月份、档案名称。

5.4 会计档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制《文件（记录）移交销毁申请单》，

将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。 6

各种会计档案的保管期限

6.1 会计档案保管期限：参见附表《会计档案保管期限表》。 6.2 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

6.3 会计档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的，可以比照类似的保管期限办理。 7

会计档案的借阅使用

7.1 会计档案不允许随意借阅、复制，不得自行借出、复制，需经财务部经理批准后方可借阅，填写《文

件借阅、复制记录》，且借阅资料不可转借。

7.2 涉及司法案件需查阅、复印会计资料时，应事前由公司财务总监批准。

7.3 借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，如有特殊需要，经财务总监批准。

7.4 借阅会计档案人员，不得在档案中标画，不得拆卸，更不得抽换，归还时保证档案资料完整无损。 7.5 归还档案时需经会计档案管理人员审核无误后才可入档，并填写归还时间，保留备查。 8

会计档案的销毁

8.1 每年9月份，会计档案保管人员对保管期满会计档案进行整理，提出提出《文件（记录）移交销毁

申请单》报经财务总监批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立档，由档案保管部门保管到结清债权、债务时为止。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

8.2 监销人在销毁会计档案前，应当按照《文件（记录）移交销毁申请单》所列内容清点核对所要销毁

的会计档案。

8.3 销毁会计档案时，应当由行政部和财务部共同派员监销。销毁后，应当在《文件（记录）移交销毁

申请单》签名盖章，《文件（记录）移交销毁申请单》永久保存。 9

附则

9.1 本制度自2013年11月1日起执行。以前制度与本制度相抵触的，以本制度为准。 9.2 本制度未尽事宜，按公司有关制度执行。 9.3 本制度由公司财务部负责解释和修改。 10 相关记录

10.1 《档案管理台帐》 10.2 《文件借阅、复制记录》 10.3 《文件（记录）移交销毁申请单》 11 附表：会计档案保管期限表

财务档案管理制度篇五
《会计档案管理制度(范本)》

会计档案管理制度（范本）

第一条 制定目的

为了建立会计档案的立卷、归档、保管、移交、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防会计数据毁损、散失和泄密。根据国家相关法律法规制定本办法。

第二条 责任单位

（一）公司下属子公司应参照本细则管理会计档案。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

（二）公司财务部门和档案管理部门共同负责公司会计档案工作的指导，监督和检查。

第三条 会计档案范围

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿以及其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告。

（四）其他类：

1.文书部分

（1）各种经济合同、协议、担保书契约及其附件；

（2）年度财务计划，年度财务工作计划，年度财务工作总结，年度财务决算编审工作的要求，财政、财务工作会议文件及资料；

（3）各种财务分析资料（包括资金分析、经济活动分析、成本情况分析）；

（4）各种调查报告和典型经验；

（5）资信证明；

（6）重点工程决算资料；

（7）财会部门会议记录本；

（8）各种投标保函；

（9）城建制划转、撤销、合并单位的全部交接资料。

2.报表部分：年度各项经济技术指标完成情况报表（包括统计、质量、劳动工资、安全生产、设备情况、科技成果及效益等）；副食月报表；劳保统筹报表；财务大检查报表；社会公司购买力报表；国库券和其他债券分配和统计报表；会计人员统计表；会计人员考试情况统计表；会计从业资格证书登记表；职称评定审批表；会计达标升级申报、验收、审批表；先进会计审批表；报废后的固定资产卡片；各种台账等。

以上这些会计资料和报表，由经办人在每一项业务完成时及时整理存档；也可以年度一次整理，分别装订。存档前，要经财会部门负责人签字后方能存档。

第四条 会计档案管理总原则

（一）公司财务部门每年形成的会计档案，由财务部按照公司档案归档制度的要求，负责整理立卷，装订成册，并编制会计档案保管清册。

（二）当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部保管一年，期满之后，由财务部编制会计档案移交清册，移交公司总办综合档案室统一保管，子公司未设立档案室的，应由所在单位在财务部门指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。

（三）移交档案室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同财务部经办人员共同拆封整理，以分清责任。

（四）立卷归档的会计凭证、账簿、报告（报表）及其他有关会计材料必须要完整、准确，组卷要整齐、规范，并按档案分类顺序编号。会计档案的保管设备及档案装具要符合国家要求。

（五）档案室保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经公司主管领导及财务部负责人批准后，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

（六）会计档案的保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。

会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第五条 电算化会计档案管理制度

会计档案是会计资料的历史文件，公司实行会计电算化工作后，会计资料的存储方式有了重大变化，从单纯的纸介质变成各种磁性介质，为此，制定公司电算化会计档案管理制度。

(一)电算化会计档案的内容

电算化会计档案，包括存储在计算机中的会计数据(以磁性介质或光盘存储的会计数据)和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账薄、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档和其他会计资料。

(二)电算化会计档案的保存期限

会计档案的保存期限按现行制度规定的各种档案存放时间保管。通过计算机计算打印输出的各类帐薄、凭证清单等视同原手工登记的帐薄等会计资料进行保管。由机器打印输出的会计档案发生缺损时，须补充打印，并由操作人员在打印输出文件上签字盖章。会计电算化系统开发的全套文件档案资料视同会计档案进行管理，保存期限最低截止至该系统停止使用或重大更改后三年。

(三)电算化会计档案存放要求

会计档案存放做到“八防”，即：防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防高温、防强磁场、防冻。会计数据的备份软盘应分别存放在三个不同地点，并定期复制。

(四)电算化会计档案借阅制度

本单位人员借阅由财务负责人批准；外单位人员借阅需持介绍信经单位领导批准后办理借阅手续。任何人不得擅自将会计档案带离档案室，不得泄露会计核算软件资料，未经许可不得复制，转移、更不准进行删改、更换内容。

第六条 公司合并、分立与解散的会计档案管理

（一）公司下属子公司因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，由公司财务部派员协助终止单位的财务部门进行整理立卷，装订成册，编制会计档案移交清册，经公司财务部主管审核后移交综合档案室统一保管。

（二）公司下属子公司合并，其会计档案应由合并单位保管。

（三）公司下属子公司撤销解散后，其会计档案应由其主管公司接收、保管。

第七条 会计档案借阅的批准权限

（一）本单位财会部门内部人员借阅会计档案。会计档案存在财会部门的，档案保管人员应及时提供；会计档案存在档案部门档案库的，到档案库借阅，档案保管人员应及时提供。

（二）本单位其他部门借阅会计档案。会计档案存在财务部门的，要经财务部门负责人批准，方能借阅；会计档案存在档案部门档案库的，要经财务部门负责人批准，方能借阅。

（三）外单位人员借阅会计档案。要持单位介绍信，经公司主管领导批准，方能借阅。

（四）借阅会计档案应在财会部门或档案部门的档案库（室）内查阅。须拿出档案库（室）时要经档案部门和财会负责人批准，必须携带出单位的要经公司主管领导批准。

（五）需要接触财会部门或档案库的会计档案，必须办理借阅手续，在“会计档案借阅登记簿”上进行登记，归还时还应注明归还时间和利用效果。

（六）会计档案的销毁。由档案、审计和财会部门共同对应销毁的会计档案进行鉴定，经公司主管领导审核后，编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”，方能销毁。

（七）总公司会计档案的销毁。由档案、审计和财会部门共同对应销毁的会计档案进行鉴定，经总公司董事会审核后，编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”，并派人监销，方能销毁。

（八）会计部门保管的会计档案的销毁。应由会计部门编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。经档案、审计部门鉴定、审批和见效。

（九）基层单位会计档案的销毁。应由财会人员编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。经本单位负责人审查后，报经公司档案部门和财会部门审查批准，并派人监销，方能销毁。

（十）会计档案保管期满时，其中有的原始凭证还有使用价值的，例如未了结的债权、债务业务的凭证，应单独抽出另行立卷保管。直保管到确无实用价值时再销毁。

第八条 会计档案移交

（一）负责会计档案的保管人员，应相对稳定。如果保管人员有变动，必须办理交接手续后才能离开。交接时移交人与接替人应按会计档案目录逐一点交。如发现会计档案有短缺，应由移交人负责找齐，如有丢失，移交人应查明原因，承担责任。点交清楚后应由双方在移交表上签字。

（二）撤销单位的会计档案移交。被撤销单位的会计档案应经上级审计和财务部门审查后，编制会计档案移交清册，上交上级档案或财会部门保管。

（三）被合并单位的会计档案移交。被合并单位应编制移交清册移交给并入单位。双方经办人按移交清册进行点交后，双方经办人和负责人在移交清单上签字，上级档案和财务部门派员监交。

第九条 会计档案的销毁

（一）保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

1.由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2.公司主管领导及档案鉴定领导小组负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

3.销毁会计档案时，应当由档案鉴定小组和财务部共同派员监销。

4.监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司主管领导。

（二）保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。与正在建设项目有关联的会计档案，保管期满也不得销毁。

第十条 本制度由公司财务部负责解释。

第十一条 本制度自批准下发之日起施行。

财务档案管理制度篇六
《会计档案管理制度》

会计档案管理制度

第一章总则

为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本单位实际情况，制定本办法。 第二章会计档案管理部门

1.单位档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

2.财务部门必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。 第三章会计档案归档的范围

1.会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。

2.会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3.财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

4.其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

5.增值税专用发票和普通发票。 第四章会计档案的整理

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

1.会计凭证。

（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。 （2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。 2.会计账簿。

各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。 （1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。 （4）会计账簿的装订顺序：

会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。 （6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。 （8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。 3.会计报表。

会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。

第五章 会计档案的归档保管

1.当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。

2.会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。 3.机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。 第六章会计档案的借阅使用

1.财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。

2.凡需借会计档案人员，须经财务负责人或单位领导批准后，方可办理调阅手续。 3.借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。 4.借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经单位领导批准需 需要复制会计档案的，须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。 第七章 各种会计档案保管期限 1.会计凭证保管15年。

2.会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。 3.会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。 第八章 会计档案的销毁

1.会会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。

2.按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。

第九章 附则

1.本制度自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。 2.附表：《会计档案保管期限表》﹙见下表﹚。

会计档案保管期限表

财务档案管理制度篇七
《会计档案管理制度》

财物管理制度---会计档案管理制度

第一章 总则

第一条 为了加强XX集团有限公司及下属子公司（以下简称公司）会计档案的管理，提高会计档案管理水平，根据会计档案管理的有关规定，并结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条 会计档案包括会计凭证、会计帐簿、会计报表、其他会计核算资料，以及公司会计电算化所形成的存储在磁盘（硬盘和软盘）上的会计文件。

第二章 会计档案的立卷、归档

第三条 会计档案的整理要规范化，做到按范围收集、按标准装订、按规范整理。

第四条 会计凭证的整理

1、收集所有应归档的会计凭证，并根据记帐凭证的不同种类按时间、序号逐张排列好，清除记帐凭证附件上的订书针、曲别针等金属物。

2、每一类记帐凭证按适当厚度分成若干本，分别装订成册。

3、如实、认真填写会计凭证封面，会计主管人员、装订人员在其上盖章，且在装订线上封口处加盖骑缝章。

4、填好卷脊上的项目。卷脊上一般应写上“某年某月凭证”和案卷号。 5、将装订好的凭证入柜，由专人负责保管。 第五条 会计帐簿的整理

1、年度终了后，将各种帐簿打印成纸面形式。

2、按照科目代码顺序整理帐簿，在帐簿上加盖页码章，加卷内目录、封面后装订成本。

3、会计帐簿封面的有关内容要填写齐全，单位名称、帐户名称都要写全称，不能只写代号。“帐本页数”要写帐簿的有效页数，会计主管人员和记帐员都在

其上盖章。“保管期限”填写统一规定的时间，卷脊上写上“****年度****帐簿”，写上卷号。

4、将各种帐簿按照会计科目顺序排列，逐本登记《会计档案（会计帐簿）目录》。

第六条 会计报表的整理

1、平时，月（季）度报表，由主管报表人员负责保存。

2、年度终了后由主管会计报表人员或会计机构负责人将会计报表统一收集、整理、装订、立卷归档。

3、年终，将全年会计报表按时间顺序整理装订成册，登记《会计档案（会计报表）目录》，逐项写明报表名称、页数、归档日期。

4、会计机构负责人审核、盖章后，由主管报表人员负责入柜归档。 第七条 其他会计资料的归档

1、其他会计资料，包括年（季）度成本、利润预算、月度财务收支预算、经济活动分析报告、工资计算表和一些重要经济合同应随同正式会计档案进行收集整理归档。

2、根据会计资料的性质，对不需要马上移交的，在一定时期内，由财务部门保存；对须移交档案部门保管存放的，另行组卷装订，按要求移交。

第八条 会计电算化资料的管理

1、存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式， 末打印之前不得抹去。

2、必须经常对硬盘上的会计数据建立软盘备份。备份是通过对

硬盘的会计数据建立软盘副本来实现信息存储的，每月备份不得少于一次。不得直接对硬盘上的会计数据和作为正式档案的备份软盘上的会计数据进行任何非法操作，如要对磁盘会计数据进行加工，必须使用备份软盘的副本，不得删除硬盘和软盘的数据。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。

3、必须妥善保管好会计数据的备份软盘，备份软盘应贴上写保

护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份软盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全，洁净，防热，防潮，防磁的场所，并定期进行转储。硬盘和正式备份软盘不得随便乱放和外借。

4、会计数据的备份软盘及自行开发原程序的备份分别在三个地

点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔一定时期（如半年或一年以上）清理一次硬盘，删除硬盘上以前年度的会计数据，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除（三个存放地点分别为机房、档案室、财务室）。

5、磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理 硬盘等，由系统管理员执行并对磁盘会计档案的安全、正确负责。

6、操作记录（上机操作登记簿）日常由系统维护人员妥善保管， 年终提交系统管理员整理归档。

第三章 会计档案的保管

第九条 会计档案根据其特点在保管期限上分为永久、定期两种，定期保管期限又分为3年、5年、10年、15年、25年。保管期限的始算日期，从会计年度终了后的第一天算起。

第十条 会计档案立卷后，可暂由公司财务部门保管一年，于次年6月底前移交公司的档案部门集中保管。双方不得拖延不交或推诿拒绝接收。

第十一条 移交会计档案时，要由财务部门编造移交清册，档案部门根据移交清册认真核对清楚后，办理移交手续。交接双方和监交人员在移交清册上签名盖章。

第四章 会计档案的调阅

第十二条 会计档案所载信息均属公司重要的经营管理秘密，有关的经办或保管人员负有保证会计档案安全、维护公司利益的重要责任。

第十三条 本公司人员调阅会计档案，须经会计主管人员同意。

第十四条 外单位调阅会计档案须有正式介绍信，并经会计主管人员及单位领导批准。

第十五条 经批准调阅会计档案的，档案室须详细登记调阅会计档案名称、调阅日期、调阅人员姓名和工作部门、调阅理由、归还日期等。

第十六条 调阅会计档案时一律不得携带外出。若需要复制会计档案，须经公司领导同意。

第五章 会计档案的销毁

第十七条 对保管期满、需要销毁的会计档案，由公司档案部门提出意见，会同财务部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经公司董事会批准后才能销毁。

第十八条 对于其中未了结的债权、债务的原始凭证，以及对处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证、帐簿，应单独抽出，另行立卷保管。

第十九条 销毁会计档案应由档案部门和财务部门共同派员监销。 第二十条 监销人员在销毁会计档案前，应当认真进行清点核对，销毁后在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司领导。

第二十一条 会计档案销毁清册由档案部门长期保存。

第六章 附则

第二十二条 本制度由公司财务管理中心负责制订、解释和修改。 第二十三条 本制度自发文之日起执行。

财务档案管理制度篇八
《某公司财务档案管理制度》

财务档案管理制度

1 财务档案是指公司在经营活动中所形成的各种合同、协议、报表、凭证、票据、文件、帐簿等有参考价值的原始资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，包括采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储的会计帐簿、报表和打印输出的书面形式的会计帐簿、报表等。它包括会计档案和财务文书档案。

1.1 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

1.1.1 会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，其他会计凭证。

1.1.2 会计帐簿类：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助帐

簿，其他会计帐簿。

1.1.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附

表、附注及文字说明，预算执行情况报告，审计报告，其他财务报告。

1.1.4 各类税务资料；

1.1.5 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的

会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计

档案销毁清册。

1.2 财务文书档案包括：

1.2.1 对外签订的各类合同和协议。

1.2.2 上级签发或有关部门转来的各类财会相关文件；

1.2.3 集团公司计划财务中心内部所统一制定的各类制度、授权书、

预算、决议和规定；

1.2.4各类公司注册、变更及注销资料；

1.2.5与财会事务有直接关系的其他信息性资料和各类统计报表； 2 会计档案的整理

2.1 会计凭证的整理

当月打印出的会计凭证连同所附原始凭证，应于次月10日前按凭证的编号顺序加以整理，并加具封面、封底、装订成册，在装订线上加贴封签。在封面上要写明单位名称、年度和月份，起讫日期和起讫号数，在封签处加盖单位财务章。在指定的档案柜内摆放整齐。

2.2 财务报告的整理：案卷由财务报告封面、编制说明、必要文字说明材料、财务报告封底构成。季度终了后，将季度财务报告，按会计报表的编号顺序排列，加封面装订，在保管期限上要标明"永久"保管。

2.3 会计帐簿的整理：会计帐簿在年终决算后应于次年1月31日前，将电脑帐簿装订成册，加上封面，统一编号并在封面加盖单位财务章与各种订本帐一起收档保管。

2.4 财务文书档案的整理：

各类财务文书档案，如合同、协议等要在执行完毕后定期整理，另行存放；在本会计年度结束后，应于次月初10日内将其汇编成册，编上序号，收档保管。

2.5 每月20日前完成上月账务资料、会计报表及其他资料的电子文档的备份工作；

3 财务档案的保管

3.1 财务档案保管在集团计划财务中心的领导下进行，并实行分类分级管理的原则。

3.2 财务档案由管理员负责管理，管理员的职责为每月末、季末及年末负责对财务档案进行统一编号与保管和提供财务档案使用、借阅服务。

3.2.1 管理员于次月初10日内将已装订好的凭证登记后归档，登记的

内容为本册序号、总册数、起讫日期、起讫凭证号等。

3.2.2 月度会计报表及财务报告每月以电子版形式报送计划财务中心

相关部门及公司总经理，按季打印，签字齐全后于季末20日前报送计划财务中心财务管理部并进行部门归档。（计划预算报告及考核指标表仅上报电子版）

3.2.3 管理员于每年1月31日内将已装订好的上年帐册、财务报告在

登记本上登记后归档，登记的内容为帐册名称、所属期间、各明细科目名称等。

3.2.4 管理员于每年元月31日内将已装订好的上年财务文书档案在

登记本上登记后归档，登记的内容为档案序号和档案名称等。

3.2.5 审计/评估报告：公司委托会计师事务所/评估师事务所完成公

司的审计/评估工作后，取得的审计/评估报告应与财务报告放在一起保存。

3.2.6 管理员负责档案库的全面管理，除于每月初、年初将有关会计

档案登记归档外，应于每季末对会计档案进行整理，检查会计档案有无丢失、毁损情况。如发现丢失或毁损应查明原因分清责任并向主管负责人书面汇报请示处理。

3.2.7 管理员调动工作时，要对文件进行清点，办理交接手续，并有

负责人监交，尤其是电脑密码和使用资料。交接过程必须清楚，填制交接清单。交接清单上必须列明档案的名称、交接双方经手人、时间、地点以及册数、件数或份数。

3.3 所有档案必须按规定归类，将分类以后的档案材料装订成册，编排顺序号，与档案总目录表和分类目录表相对应，写在每页材料的右上角。

3.4 将应存档的材料名称、主要内容、册数、页数等登录上分类目录表后，装入统一标准制作的案卷内。

3.5 财务档案原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，

应当由公司计划财务部经理和经办人共同拆封整理，以分清责任。

3.6 对财务档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。

3.7 设立“财务档案保管清册”逐月或逐年对已装订成册的财务档案进行登记。

3.8 设立“会计档案查阅／借阅登记本”记载会计档案日常查阅情况和会计档案借阅及归还情况。

3.9 对档案库要采取防火、防盗、防蛀、防强光等措施。对以上设施要经常检查，发现问题要马上向计划财务中心报告，并及时采取补救措施。具体保管要求如下：

3.9.1 财务档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，

周围应备有适应的防火器材；

3.9.2 采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架；

3.9.3 财务档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以

防虫蛀；

3.9.4 财务档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，

以利查阅，并防止潮湿；

3.9.5 设置归档分类目录表、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失

和泄密；

3.9.6 会计电算化档案的保管要注意防盗、防磁等安全措施；

3.9.7 采用磁性介质存储的会计档案，要定期进行检查，定期进行复

制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

3.10 对入库档案随时进行更改补充工作，每半年清点一次，检查档案是否完整、准确、帐目与实物是否相符，对破损或截体、变质的档案及时修复和区别登记。

3.11 每月一次将上月新入档的资料用计算机软盘做出备份，另行保管（如保险柜）。该套软盘同样做出编号和内容登记。

3.12 各种财务档案的保管期限，根据财务档案保管期限表，分为永久、

定期二类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。财务档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

4 财务档案的查阅

4.1 财务档案的查阅遵从《财务保密管理制度》。

4.2 查阅范围：财务档案原则上按查阅人的部门所辖业务范围的规定查阅。如需查阅非本部门所辖业务范围的会计档案，需经各公司计划财务部负责人批准。

4.3 查阅方法：查阅人查阅财务档案时应填写“财务档案查阅／借阅记录”然后由档案管理员将需查阅的档案交给查阅人，查阅人应在管理员的监督下查阅，查阅完后交回档案，由管理员及时放回原处。财务档案原则上不得带出各公司计划财务部。

5 财务档案的借阅

5.1 财务档案原则上不外借。如有特殊情况需借出时，应由借阅人填写“财务档案查阅／借阅记录”，财务档案借阅单位由借阅人所在部门的经理签字，然后由各公司计划财务部经理签字批准后备案，方可将档案借出。集团总裁、首席财务官调阅档案可直接委派相关人员到财务部办理借阅，并办理登记手续。非财务部门工作人员需借阅档案时，还需有公司总经理的批示，经财务部经理签字后，方可借阅。

5.2 机密档案的借阅，须经集团总裁、首席财务官、公司总经理批准；档案借阅者要做到保密，不得转借他人，不得涂改、损毁档案。

5.3 财务档案借阅期不超过三天。如三天借阅期满需续借时应办理续借手续，重新填写“财务档案查阅／借阅记录”，经借阅部门经理和各公司计划财务部门经理签字批准后方可续借。

5.4 借阅人超过借阅期且未办续借手续不归还会计档案的，自借阅期满后一天起，每超期一天收借阅人10元的档案占用罚金，扣个人的占用罚金从个人的工资中扣收。

5.5 借阅及退还时，要当面清点，退还时办理注销登记。借阅人归还会计档案时，应保证档案完整、整洁，由管理员检查无误后方可归档。

5.6 如会计档案遗失，由借阅人负责查找。如在确认档案遗失后一个月

财务档案管理制度篇九
《会计档案管理制度》

会计档案管理制度

为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整、及时，更好地为公司经济业务服务，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》的规定，结合本公司实情，特制定符合公司现状的会计档案管理制度。

一、会计档案管理的定义

会计档案管理是指对会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，记录和反映单位经济业务的重要史料、证据建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

二、会计档案的范围

会计档案的范围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，记录和反映各公司经济业务的重要史料和证据。具体包括：

1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片（以记账凭证和原始发票代替）、辅助账薄和其他会计账薄。

3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4发票类：增值税专用发票、普通发票、收据、服务业发票等其他发票。 5其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，发票领用登记簿，会计档案移交、保管、销毁清册，会计档案借阅登记本，各类财务证件以及其他应当保存的会计核算专业资料。

三、会计档案的立卷

各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

（一）会计凭证（案卷号：1－连续流水号，连续流水号每年从1开始连续） １、记账凭证于每月结账日（2月为最后一天，12月或春节月份根据通知要求，其他月均为30日）后一周内打印完毕，汇总打印到二级科目；每月20日前完成上月会计凭证装订工作，按年、分月妥善保管归档；

２、整理凭证，按编号顺序排列，检查日期、编号、附件张数、收讫、付讫章及有关部门人员印章是否齐全；

３、摘除凭证内的金属物(如钉书钉、大头针、回形针)，将大的附件按凭证大小折叠好，避开左上角装订位臵，便于翻阅；

４、在每本凭证上加附封皮、封底，于左上角打孔，棉线装订，并将装订处粘贴覆盖；

5、凭证封皮上填写凭证种类、本月总册数、本册编号、起止日期、号码，会计主管人员、凭证审核人员和装订人员（骑缝处）签章；

6、每月末将装订成册的凭证，统一登记目录，按编号顺序入柜保存； ７、出纳不得装订凭证。

（二）会计账簿（案卷号：2－连续流水号）

１、会计账簿每年打印一次，在第二年的3月底前必须将所有明细账打印完毕，并整理归档；

２、现金日记账和银行存款日记账科目需打印至最底层科目；资产、负债类科目辅助账类型按客户、职员、供应商核算的需分别按照每一个客户、

职员、供应商打印核算项目明细账，除上述科目以外的其他科目明细账打印至二级；

３、账簿整理：账簿启用表填写齐全，内容与各个账户相符，账页数齐全，序号排列连续；

４、会计账簿的装订顺序

（1） 会计账簿装订封面

（2）账簿启用表

（3）账户目录、备考表

（4）按本账簿页数，顺序装订项页

（5）会计账簿装订封底

５、会计账簿装订后应牢固、平整、不得有折角，掉页现象，账簿装订的封口处，应加盖装订人印章，装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号；

6、账簿封面上标明账簿名称、所属年度、编号，编号一年一编，顺序为：现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、核算项目明细账、固定资产卡片。

（三）会计报表（案卷号：3－连续流水号）

独立核算体次年1月份将上年12个月月度会计报表按照资产负债表、损益表、费用明细表、应交税金明细表、现金流量表等报表的顺序，加装报表封皮，填写报表目录，加盖企业负责人、会计主管人员、制表人印章后，入柜保存。合并报表及各核算体年报需在次年2月份按上述要求装订完成。

（四）其他会计档案立卷

１、发票类：

增值税专用发票抵扣联每月按认证的先后顺序，附“认证结果通知书”、“认证结果清单”并加“征税/扣税单证汇总封面”后装订成册，具体装订要求同记账凭证；

除增值税专用发票以外的其他发票、收据存根联（或记账联）均按25份/本、100 本/捆打包，并在包外易见处注明开票期间、发票（或收据）号码段。

2、其他类：

银行余额调节表须每月打印后签字（独立核算体由主办会计签字，公司由财务负责人指定的专人签字）；

银行余额调节表与银行对账单分银行，按1-12月顺序装订成册； 其他会计档案按类分别装订成册，并具名编制人、保管人。

四、会计档案的归档保管

１、独立核算体的会计档案管理员为主办会计，公司设立专职会计档案管理员。会计档案管理员负责全部会计档案的整理、装箱、保管、调阅、销毁等一系列工作。

２、出纳人员不得兼管会计档案。

３、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类，且以下会计档案保管期限为最低保管期限，如需增加细化档案名称的，可比照类似档案的保管期限。（详见附表）。

（１）保管期限为３年的：月/季度财务报告、内部往来对账表、会计档案

借阅登记清册。

（２）保管期限为5年的：银行存款余额调节表、银行对账单。 （３）保管期限为10年的：月度纳税申报表。

（４）保管期限为15年的：会计凭证类、除现金日记账和银行存款日记账以外的其他账薄、会计移交清册。

（５）保管期限为25年的：现金日记账和银行存款日记账。

（6）保管期限为永久的：固定资产卡片（以记账凭证和原始发票代替）、年度财务报告、年度纳税申报表、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

五、 会计档案保管清册的建立

1、根据会计档案立卷编号，按年分月顺序登记会计档案的保管清册。

2、会计档案保管清册以书面形式建立，次年装订成册。

六、 会计档案的借阅使用规定

1借阅对象:财务人员、法务部、审计部、外审机构等。

2借阅地点：除国家行政执法部门以外的借阅人，借阅地点只能在公司及所属门店的办公区域内，不得将会计档案携带外出；如遇特殊情况，须经财务经理批准后方可携带外出。

3借阅时间：借阅档案必须在借阅日起两天内归还，如需延期使用，须再次办理借阅手续，行政执法部门的除外。

4借阅要求:借阅会计档案人员，不得转借他人，不准在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，做到归还档案完好无损。需要复制会计档案的，也应经财务经理批准后，由档案管理人员负责办理。

5借阅登记:建立会计档案借阅登记簿，将借阅人姓名、部门、日期、内容、用途、审批人、归还时间等情况逐项登记清楚。借阅登记清册归档保管。 6借阅审批管理:

6.1公司财务及内审人员借阅会计档案的审批规定

6.1.1除出纳外财务及内审人员借阅当年凭证、账簿等纸质会计档案：需报档案保管员登记备查。

6.1.2除出纳外财务及内审人员借阅以前年度凭证、账簿等纸质会计档案：需到档案保管员处登记，经财务经理审批同意后方可借阅。

6.1.3出纳人员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案。

6.2独立核算门店财务人员借阅会计档案的审批规定

6.2.1除出纳外财务人员如需借阅凭证、账簿等纸质会计档案均需经主办会计审批，由档案保管员登记，如无档案保管员的由主办会计负责登记。

6.2.2出纳与主办会计在同一地点办公的，则出纳人员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案；出纳与主办会计不在同一地点办公的，如有其他财务人员则出纳人员一律不得借阅凭证、账簿等会计档案；

出纳与主办会计不在同一地点办公的，且无其他财务人员的则需将借阅用途由主办会计报财务经理审批后方可。

6.3非财务人员借阅会计档案的审批规定

6.3.1一律凭内部工作联系单经所属部门负责人审批后，到档案保管员处登记，经财务经理审批同意后方可借阅。

6.3.2为确保公司财务信息安全，除财务人员及公司内审人员外不得开通30天（含）以上的财务核算软件（ＥＡＳ）操作权限。如确有工作需要的，需经分管

财务副总审批后，仅开通工作期内与工作内容相关的账套查询权限，该工作期不得超过30天。

七、会计档案的交接

１、财务负责人调动时，应办理会计档案移交手续。

２、单位机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容，并将全部装箱逐一点交，接管人员逐一接收。

３、单位机构变动如公司终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的上级财务负责人安排落实档案存放地点及相关人员代管；如公司之间合并的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管，单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

４、会计档案交接时由财务负责人及上级财务指定人员负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

５、会计档案交接时由于未按照规定及时办理交接手续进行档案移交导致责任不清的，一律由接替人承担。

八、会计档案的销毁

保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：

１、由会计档案管理人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

２、财务负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

３、销毁会计档案时，应当会同会计机构、审计部门、保安部门共同监销。 ４、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案，报上一级财务部门审批；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章。

５、保管期限已满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，产权凭证、注册资本入账凭证、股权转让凭证等，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

九、会计档案的检查

１、公司、门店会计档案保管人员应按规定严格进行会计档案管理，不定期进行自查，如因个人主观原因造成会计档案的散失、损坏、被窃取，则按公司员工手册规定给予处理；如给企业带来经济损失，则全额赔偿损失。

２、财务核算主管或内控督导（或以财务核算辅导小组自查、互查的形式）需每年对下属每家核算体的会计档案进行不少于1次检查，检查后需做好检查记录，对不符合规定的，责令限期整改。

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