文件管理制度

导读：　文件管理制度篇一《公司文件管理制度》 ...

本文是中国招生考试网（www.chinazhaokao.com）成考报名频道为大家整理的《文件管理制度》，供大家学习参考。

文件管理制度篇一
《公司文件管理制度》

公司文件管理制度

1． 总则

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

2． 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

3． 收文的管理

3．1 公文的签收

3．1．1 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

3．1．2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

3．2 公文的编号保管

3．2．1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

3．2．2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。

3．3 公文的阅批与分转

3．3．1 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。

3．3．2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉

及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

3．3．3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。

3．4 文件的传阅与催办

3．4．1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

3．4．2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3．4．3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

3．4．4 文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。

3．4．5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

3．4．6 按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。

信封

文件 文号 编号 批 示 签 名

4． 发文的管理

4．1 发文的规定

4．1．1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

4．1．2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。

4．1．3 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

4．2 发文的范围

4．2．1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

4．2．2 公司下发文件主要用于：

① 公布公司规章制度；

② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；

③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项；

④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

⑤ 发布有关奖惩决定和通报；

⑥ 其他有关公司的重大事项。

4．2．3 公司上行文、外发文主要用于：

① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

4．2．4 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

4．2．5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

4．2．6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。

5．文件的立卷与归档

5．1 文件的归档范围

5．1．1 凡下列文件统一分别由两办负责归档：

① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；

② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；

③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

⑤ 有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；

⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材

料等；

⑦ 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；

⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品；

⑨ 公司日志和大事记；

⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

5．1．2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

5．2 立卷要求

5．2．1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

5．2．2 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

5．2．3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

5．2．4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。

6． 文件的销毁

6．1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

6．2 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正（副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

文件管理制度篇二
《文件控制管理制度》

北瑞达电力自动化设备有限公司

BEIRUIDAELECTRIC AUTOMATICEQUIPMENT CO.,LTD

文

件

控

制

管

理

制

度

北瑞达电力自动化设备有限公司

文件控制管理制度

1、目的

为了在对公司文件的编写、审核、批准、发放、运行识别、废除、保存等进行规范化管理，特制定本制度。

2、范围

本制度适用于本公司各部门所有文件和其他外来外发文件的管理。

3、职责

3.1 行政管理部文印室负责对文件编码、标识、文件格式原件（电子版）存档、发放记录、控制管理、废除文件回收等管理工作。

3.2 公司机密、机要文件均由总经理批准，其他外来文件及部门文件由相关部门主管批准，特殊申报须由总经理批准。

3.3 各部门负责本部门文件的编写、登记、保管，以及相关外来文件的识别，并对本部门的文件进行整理、归类、保存。各部门负责对文件的编写并参与文件的正常执行，企管部协助编写及文件格式、标准的审核,并跟进督导文件执行。

3.4 管理者代表负责质量管理类文件的审核。

3.5 法务部负责合同类文件的法务审核，财务部负责相关财务、薪资制度、报表、凭证的审核。

3.6 企管部负责本制度的最终解释权及文件格式的审核，总经理负责

本制度的批准执行。

4、定义

4.1文件清单：指发放文件的一个清单，按文件发放时间，以文件名排序。

4.2文件目录：指文件的内容简介。

5、作业内容

5.1 文件的分类

5.1.1管理制度类文件：由企管部审核，总经理批准。包括：公司和部门管理制度、程序文件。如员工薪资管理制度、行政管理制度、质量管理体系管理制度、仓库管理制度、委外加工作业管理制度等，须加盖受控章。

5.1.2公文类文件：包括部门公告、规定、说明类和人事部人事调令、奖罚通知类。

5.1.3合约类文件:由部门负责人编制，文件格式由企管部审核，总经理批准。包括：公司各部门与外部机构签订的各种经销合同、采购合同、项目合作合约、劳动合同、还款计划书等，须加盖受控章。

5.1.4表单类文件：包括各部门报表类、凭证类和部门工作联络表和工作报告等。 财务报表及凭证须经财务部审核并加盖受控章。

5.1.5指导书：由部门项目、技术负责人编制，厂长核准。包括：流程图、工艺指导书、操作手册、工艺技术标准等，须加盖受控章。

5.1.6外来文件:包括行政法规、标准类，广告类以及部门外来外发文件。部门外来外发文件要经负责该项业务的部门主管确认，主管该项

业务的部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性。

5.1.7机密文件：只限于高层管理者有权查看或授权查阅，保管者不得外泄。如公司新技术研发文件、项目合同及相关特殊合同等涉及到高度利益性文件，须加盖机密章。

5.1.8机要受控文件：必须由总经理批准执行，只在少数受控部门发放的文件。如采购询价单、员工薪资管理制度等，须加盖机要章。

5.1.9普通文件：由部门主管批准，由公司员工翻阅。

5.2文件的编码和文字类型及文字格式

5.2.1各部门修订或编写、申请新增文件时，应按公司文件管理制度，咨询文印室进行文件编码，并进行登记。所有文件必须符合编码规定，文字或格式必须符合公司CIS要求，以便对公司文件的整体视觉形象进行统一。

5.2.2本制度中公司简称、部门简称均采用中文字拼音的首位字母大写为标准，如果出现相同简写则加上主管部门的简称如：生产部“SC”和市场部“SC”，则在市场部的前导面加上业务“YW” 则市场部简称为“YWSC”。

5.2.3管理制度、指导书类文件编码格式：

5.2.4 A：公司简称 B：编制部门简称 C：文件流水序号 D：文件版本号（用1.0、1.1…等表示）

5.2.5表单类文件编码格式：

5.2.6 A：公司简称或部门简称 B：表格流水序号

C：表格版本号（用1.0、1.0…等表示）

表格文件为公司通用A使用公司简称，为内部部门使用则用部门简称

5.2.7公文行文编码格式：

5.2.8 A：为郑州市简称 B：为公司简称 C：为部门简称

D、G：为编码统一格式固定字 E：为文件编写年份 F：为自然序列号

5.2.9外来文件编码格式：

5.2.10A：外来文件通用代码 B：文件接收月份和日期 C：文件流水序号

5.3文字格式和类型

5.3.1公司公文行文类文件文头统一用黑体一号字，文件编号用宋体加粗三号字，文件标题用黑体小二号字，文件内容用宋体小四号字。

5.3.2管理制度类、指导书类、合约类文件标题统一用宋体小二号字，内容统一用宋体小四号字。

5.3.3表单类文件：标题统一用黑体加精小二号字，文件编号用宋体四号字，内容用宋体小四号字。因为表单类文件的特殊性，表格内容字体可适当缩小，依表格大小而定。

5.4文件发放程序及记录

5.4.1文件格式经企管部审核、总经理批准后，由文印室加盖相应控制章后，按文件要求涉及所需的文件数量复印并发放到相关部门。

5.4.2普通部门行文文件经部门经理批准后即可生效执行，具体见文件评审、审核、批准及保存期限一览表。

文件管理制度篇三
《技术文件管理制度》

技术文件管理制度 1 、目的

明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的内容，确保技术文件的正确性及实施有效的管理。

2 、适用范围

适用于公司的技术文件的管理。

3 、职责

3.1 副总经理负责技术文件（工艺、检验规范）的编制、更改，审核。

3.2 总经理负责对技术文件的适宜性进行审批。

3.3办公室负责技术文件的归档管理、发放等管理工作。

4 、工作程序

4.1 生产设备科针对产品的要求，通过策划，确定应有的技术文件（包括配方、工艺、检验规范等）。

4.2 根据技术文件的要求相应落实到有关人员，收集有关资料，作为开发产品的依据，这些资料应由副总经理对其适宜性进行评审。

4.3 通过评审，由开发人员对产品进行开发，编制相应的技术文件，这些文件在适当的阶段，由总经理组织有关人员对其符合性进行评审，评审符合要求后，交 副总经理审核、总经理批准后进行小样试验。

4.4 通过批准，由化验室负责小样试样，对小样进行产品特性的总体验证。

4.5 在验证中如发现不符原开发要求，应由原开发人员负责对设计开发文件作更改，更改后仍应进行审批。

4.6 通过验证，产品符合要求，可采用产品鉴定或顾客确认的方法对产品进行鉴定。

4.7 通过鉴定，由开发人员对技术进行一次完整性的检查，正式定稿，定稿的文件由副总经理进行审核、总经理批准后，作为批量投产的依据。

4.8 审批后的正稿，由生产设备科移交到办公室进行归档，根据需要，生产设备科负责指派专人对文件进行复制，发放到需使用的人员，进行使用。

4.9 在使用中发现文件中有差错或需进行更改，由使用人员提出报副总经理，副总经理签注意见后，由原开发人员进行更改 。

4.10 更改后，应通过 4.4 、 4.5 、 4.7 、 4.8 程序后，由生产设备科负责原稿进行修改，对发下文件同时进行修改。

4.11 任何人员、任何部门均不得擅自更改文件，对制订审批后的文件应严格执行。

4.12 本制度由生产设备科结合平时工艺执行情况一同监督实施情况。

4.13 当发现擅自更改或不执行情况，生产设备科将开出《纠正措施处理单》限期进行整改，严重的应按违反公司规定进行处理，对造成损失将追究经济责任，对造成事故的移交有关方面处理。

文件管理制度篇四
《技术文件管理制度-新版》

QC/SYHS-SJ/2010

上虞市华盛减速电机有限公司

技 术 文 件 管 理 制 度

（A版）

受控状态： □是 □非

编 制：

审 核：

批 准：

2010年9月20日发布 2010年9月24日实施

技 术 文 件 管 理 制 度

技术文件是本公司的核心机密，是本公司进行生产和管理工作共同的依

据，是本公司在同行中保持一定竞争力的有力保障。公司的技术文件属于公司所有，每一位员工都有义务和责任保证技术文件的完整性、一致性以及保密性。为了加强管理并规范员工的行为，特制定本制度，要求本公司员工互相监督、自觉遵守。

1、技术文件的定义

技术文件是指公司的产品设计图纸、生产图纸、工艺文件，操作规范、顾

客提供的图纸图样、各种技术标准，以及商务合同、客户资源、财务报表等等；与公司利益相关的各种文件的统称。

2、技术文件的编制和管理

生技部是技术文件的归口管理部门，负责技术文件的编制、审核，并从技

术人员中指定一人兼职做文件管理员，负责公司各部门所有技术文件编号、发放、回收、归档，以及文件更改、作废等处理。各使用部门负责人负责日常使用中各种技术文件的分发、登记并监督确保技术文件的清晰完整性，有效性。

2.1技术文件编号和签署栏的管理

编号管理是有效控制和使用技术文件的保证；签署栏是技术文件实际执行

的记录，也是分明执行人各自职责的明证；应统一技术文件的编号和签署栏格式。具体编号参考本公司文件管理人员制定的《技术文件统一编号标准》。未经文件管理员授权，任何人不得在技术文件、图纸、图样等资料的编号上作任何标记、涂改。

技术文件、内部技术标准及图纸资料的应严格执行设计（编制）、校对、审核三级把关制度；明确各级的责、权、利。技术文件标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中应签署齐全，签署不全的技术文件视为待审文件。

编制技术文件的技术人员应在编制的技术文件审批生效后对技术资料进行整理，并交文件管理员刻制光盘，备份、存档。

2.2技术文件的发放、借阅、复制、修改、回收及销毁

日常工作中，文件管理员按技术文件来源（内部或者外来文件）和文件类别（生产图纸、工艺文件、技术标准以及收集的参考资料等）明确区分，填写《文件受控清单》。同时在清单中标明文件现行修订状态，以防止作废或失效文件的被错误发放。

2.2.1技术文件的发放：技术文件发放时，必须在文件正面右上角加盖“受控”章，

生产图纸还需加盖“生产用图”章，领用部门或人员凭部门负责人签字批准的《文件领用单》在文件管理员处领出，文件管理员填写《文件发放记录本》，注明发放文件名称和编号以及发放日期，领用人在发放记录上签名；为方便文件的追踪，在发放文件的背面加盖《发放回收章》，同时添注日期。

2.2.2技术文件的复制和借阅：员工复制、借阅技术文件应凭部门负责人批准的《复

制、借阅申请单》到文件管理员处复制或借阅，管理员在《文件发放记录本》上做好登记，备注添注“复制”、“借阅”字样，借阅的文件用完后及时归还，并保证资料的清晰和完整性。

2.2.3技术文件的修改：技术文件修改前，负责修改部门填报《文件更改申请单》

填写修改理由及具体内容，由生技部组织技术人员会审，会审通过，指定相关技术人员修改文件，修改后的技术文件必须重新履行会审、会签及批准手续，修改通过的文件发放前，由文件管理员下达文件更改通知书，先收回原发放的旧有文件再发放。

2.2.4技术文件的回收和销毁：因工艺变更、产品技术标准变化等原因，导致技术

文件失效不再使用的，由文件管理员下达文件作废、失效声明及时收回；

收回的技术文件，由生技部统一归档、并决定文件的处置，完全没有保存

价值的技术文件，由有关技术人员同生技部负责人共同校对核实后，填写《文

件销毁申请单》（注明文件名称、编号和销毁理由），并经总经理批准，即可销毁。销毁申请单应妥善保存，有据可查。

为便于今后的产品技术改造、或因法律规定原因而保留的技术文件，应加盖“文件作废”章以防误用，并妥善贮存。

因图纸、文件的损坏、污损等原因不能再使用，需重新更换新图纸，更换时凭部门负责人批准的《文件领用申请单》，同时附上原有损坏文件到文件管理员处领用，原分发号不变，旧有的技术文件不必登记即时销毁。

文件回收和重新发放，必须加盖“发放回收章”，注明回收或重新发放日期并在《文件发放记录本》记录。 销毁的纸质文件必须经过碎纸机或者烧掉，光盘等文件必须锤击粉碎。

3、技术文件的保密

3.1受控的技术文件的电子文档资料存放在公司技术文件专用存放电脑，并做好纸质或光盘备份，纸质和光盘备份由文件管理员分类编号收存到资料柜内保管，资料柜钥匙和电脑密码由文件管理员负责保管。

3.2未经文件管理员授权，任何部门人员不得擅自打印、复制技术文件，不得

以电子文档等形式在网上传递或者用移动硬盘、U盘、软盘等进行备份。文件管理员的计算机作为公司唯一一个可以收发技术文件电子文档的窗口，其余员工的计算机只可以收发一般邮件，如需外发技术文件，需填写《文件领用申请单》，经部门负责人批准后，由文件管理员负责外发，并做好记录。

3.3日常工作使用中，文件使用者要保管好自己的文件，不得私自向外人转让

和借出技术资料，技术文件未经总经理批准，不能带离公司厂区范围，一经发现公司将给予严肃处理。

3.4公司内部用于工作的计算机未经部门负责人批准不得随意拆开，硬盘不准

任何人私自带离公司。若计算机出现故障，需部门负责人指定专人送修，并保证公司技术文件不会泄露。

3.5在公司厂区内的任何人，若不负责任的故意破坏、遗失技术文件或者因为种种原因泄漏公司的技术文件，公司将视情节轻重给予相应惩罚，严重者公司将追究其法律责任。

QC/SYHS-SJ/2010

上虞市华盛减速电机有限公司

技 术 文 件 管 理 制 度

（A版）

受控状态： □是 □非

编 制：

审 核：

批 准：

文件管理制度篇五
《公司文件管理制度》

公司文件管理制度（草案）

第一章： 总则

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

第二章：文件管理

一、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件管理，有效为公司发展服务。

二、办公室是公司公文处理工作的管理部门，负责公司公文的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作，对各部门的公文处理进行检查指导和监督管理。

三、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

第二节：文件分类

一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。

二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。

四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。

五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

六、批复。答复请示事项用“批复”。

七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。

八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。

九、联络单。 用于公司内部跨部门协同办公时进行信息反馈，相关人员会签完之后再提交给起草人，在由起草人按照工作完成情况选择结束流程或提交上级继续审批。

第三节：文件格式

一、公文一般由密级、紧急程度、标题、发文字号、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（平级部门）、抄报（送上级）单位（部门）、印发部门（发至下级部门）、张贴（公布栏）和时间等部份组成。

”、

、“。

三、紧急程度分为“加急”、“急件”。

四、公文标题应准确、简要概括文件的主要内容。

五、发文字号包括代号、年号、顺序号。

六、公司发文代号为“****”。内发文件对全公司具有效力，对

外发文应表公司的整体意志。

七、上报公文应在首页注明签发人姓名,签字后原件存档。

八、公文内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

九、发文单位必须注明全称。

十、多页文件应标明页码，重要文件须拼页骑缝章。

十一、文件对外须经盖章，对内主管、领导签字方为有效。 十二、发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。发文由办公室统一编号。

文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

（另备：公文格式规定审核稿一份）

第三章： 收文的管理

第一节：公文的签收

一、凡来公司公启文件（除公司领导专启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

二、对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第二节： 公文的编号保管

一、办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管并建立台账。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

二、 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。

第三节：公文的阅批与分转

一、凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。

二、一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

三、为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。

第四节：文件的传阅与催办

一、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的

文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

二、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

三、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

四、文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。

五、办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

六、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。

文件管理制度篇六
《企业文件管理制度》

七、企业文件管理制度

(一)总则

第一条 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我厂的实际情况，特制订本制度。

第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。

第三条 按照党政分工的原则，全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口管理。

(二)收文的管理

第四条 公文的签收

1.凡来厂公启文件(除厂领导订启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2.对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

第五条 公文的编号保管

1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应分别交两办办理正常手续。

2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交两办机要秘书进行登记编号保管，不得个人保存。

第六条 公文的阅批与分转

1.凡正式文件均需分别由两办主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送厂领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。

2.一般函、电、单据等，分别由两办机要秘书直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

3.为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。

第七条 文件的传阅与催办。

1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

2.阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”两办应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

4.文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。

5.两办机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得两办同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

6.按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由两办机要室通知到机要室阅文。

(三)发文的管理

第八条 发文的规定

1.全厂上报下发正式文件的权力分别集中党委和厂部，各群众团体和部门一

律不得自行向上、向下发送正式文件。

2.各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党委、厂部提出发文申请，并将文件底稿分别交两办审核。党委、厂部同意发文，则两办分别按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。

3.对全厂影响较大，涉及两个以上厂领导分管范围的文件，须由党委书记或厂长批准签发。其余文件均由分管厂领导批准签发。

第九条 发文的范围：

1.凡是以党委、厂部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.党委、厂部下发文件主要用于：

(1)公布全厂规章制度；

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的工厂文件；

(3)公布工厂体制机构变动或干部任免事项；

(4)公布全厂性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

(5)发布有关奖惩决定和通报；

(6)其他有关全厂的重大事项。

3.党委、厂部上行文、外发文主要用于：

(1)对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

(2)同兄弟单位联系有关工厂重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

4.在工厂日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用厂部文件发布。

5.凡各业务科室如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以科室名义用《工作简讯》发会议纪要。

6.各业务科室与外单位发生的一般业务联系，可用各科室的名义对外发函(应各自编号备查)不用厂部名义发文。

(四)发文程序与要求

第十条 发文程序规定：

1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；

2.党委、厂部同意发文时，主办单位应以党的方针、政策和国家法令，上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；

3.草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；

4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；

5.两办应根据党委、厂部的要求和上级有关指示精神，有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；

6.经两办审查修改后的文稿，送部门主管领导核稿(对文稿内容、质量负责)；

7.对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新誊写清楚；

8.需经会签的文稿，应在交付打印前送会签部门会签；

9.文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送党委、厂部领导审定批准签发；

10.经领导批准签发后的文稿交两办机要秘书统一编号送打字室打印；

11.文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；

12.文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并检查落实情况，对印刷质量不好的文件，机要秘书应拒绝盖印分发。

(五)文件的借阅和清退

第十一条 各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写便条，对有密级的文件须两办主任同意后方可借阅。

第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。

第十三条 两办机要秘书对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的本厂文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

第十四条 各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作。

(六)文件的立卷与归档

第十五条 文件的归档范围：

1.凡下列文件统一分别由两办负责归档：

(1)上级机关来文，包括上级对工厂报告、申请的批复；

(2)党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报表等；

(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

(5)有保存价值的人民来信、来访记录及处理结果；

(6)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等；

(7)上级机关领导同志来厂检查视察工作的报告、指示记录，以及本厂向上级进行汇报的提纲和材料；

文件管理制度篇七
《有限公司文件管理制度》

********有限公司

文件资料管理制度

起草人：钟树生 审批人： 文件实施日期：2011.10.01

唐山**********有限公司（行政中心） 发布

目 录

1 目的 .............................................. 3 2 适用范围 .......................................... 3 3 文件的换版说明 .................................... 3 4 规范性引用文件 .................................... 3 5 文件管理流程 ...................................... 4 6 文件层次架构及文件类别定义 ........................ 4 7 文件起草的基本原则 ................................ 5 8 文件资料各要素的基本要求 .......................... 5 9 正文各要素层次 .................................... 9 10 文件资料格式 ..................................... 9 11 文件资料编号 .................................... 11 12 文件资料的审批 .................................. 13 13 文件的发放 ...................................... 14 14 文件的更改、作废及销毁 .......................... 14 15 文件资料的管理 .................................. 16

********有限公司文件资料管理制度

1 目的

为了使企业内部文件管理的规范化、标准化、科学化，同时也便于企业内部各环节的交流与协作，特制定本制度。 2 适用范围

适用于企业各各部门、工段、处室所有文件资料的管理。 3 文件的换版说明

本制度为2011年第一版文件。 4 规范性引用文件

GB/T1.1-2000《标准化工作导则 第1部分：标准的结构和编写规则》；

GB/T13017-1995《企业标准体系表编制指南》GB/T15496-2003《企业标准体系 要求》

GB/T15497-2003《企业标准体系 技术标准体系》 GB/T15498-2003《企业标准体系 管理标准和工作标准体系》 GB/T19001-2000《质量管理体系 要求》

GB/T24001-2004《环境管理体系 标准及使用指南》 GB/T28001-2001《职业健康安全管理体系 规范》 GB/T22000-2006《食品安全管理体系 要求》

5 文件管理流程

图1：文件资料管理流程图

6 文件层次架构及文件类别定义 6.1 文件层次架构

企业文件框架

图2：企业文件框架

6.2 文件类别定义

程序：为进行某项活动或过程所规定的途径，当“程序”形成书面文件时，常称 “程序文件”。程序文件是指导三级文件起草的依据。

技术性文件：对产品、工艺、设备、采购物资等做出技术要求的文件称为技术性文件，技术性文件也称对“物”的全方位管理。

管理性文件：主要针对如何实现技术性文件要求而制定的操作性文件，常见的作业指导书、各项规章制度等，管理性文件也称对“事”的全方位管理。

工作标准：针对岗位，对于本岗位人员应遵守的管理性文件和技术性文件的要求。工作标准也称对“人”的管理。 7 文件起草的基本原则

符合国家的法律法规、公司企业文化和经营管理基本准则的精神。

观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，词字规范，标点正确，篇幅力求简短。

如需要人名、地点、数字、引文准确，结构层次一致。 必须使用国家法定的计量单位。

缩略语的使用要慎重，只有在文件中随后多次使用某缩略语时，才能规定缩略语。文件第一次使用缩略语时，应在该缩略语后给出其完整的词或词组，并加上圆括号。 8 文件资料各要素的基本要求

文件资料是由封面、目录、正文名称、目的、适用范围、换版说明、规范性引用文件、术语和定义、工作流程、正文等基本要素组成。

文件分汇编本文件及单份文件两种形式：

（1）汇编本文件：由一个文件框架代码下的多个子文件组

文件管理制度篇八
《文件管理制度》

文件管理制度

1. 目的：

为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。

2. 适用范围：

本制度适用于公司所有文件的管理。

3. 定义：

公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

4. 文件处理程序：

公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

4.1总经办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。

4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总经办备份存档，并接受总经办的检查与监督。

5. 文件分类：

公司的公文主要可分为以下类：

5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项；

5.3人事通知：适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

5.4工作报告：适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

5.5会议纪要：适用于公司各级会议进行的记录的文件。

5.6对外发函：适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。

5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。

5.10批复：答复请示事项用“批复”

6. 文件格式：

6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为

1.5CM，采用数字形式；

6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成；

6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。

6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。

6.5.1公司级发文 凌力 总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。

6.5.2人事任免类发文 凌力 人字【XXXX】XXX号

6.5.3总经办发文 凌力 办字【XXXX】XXX号

6.5.4财务部发文 凌力 财字【XXXX】XXX号

6.5.5研发部发文 凌力 研字【XXXX】XXX号

6.5.6品质部发文 凌力 质字【XXXX】XXX号

6.5.7销售部发文 凌力 销字【XXXX】XXX号

6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。

6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间

内按期完成。

6.9具体要求：

6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；

6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。

例：一.

（一）

1、

（1）

2、

（1）……

或：1.

1.1

1.1.1

2.

2.1

2.1.1.

6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词;

6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；

6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范；

6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。

7.收文：

7.1收文一律使用《福州凌力动力有限公司收文簿》；

7.2外单位来文均由总经办指定专人收文，由总经办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

7.3文书处理工作：

7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；

7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文

件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表；

8.发文：

8.1发文执行福州凌力动力有限公司发文流程，发文程序如下：

公司内部发文：

拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总经理）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

对外发文：

拟稿人→部门经理或总监、副总经理审核→总经理核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

文件管理制度篇九
《文件资料记录管理制度》

文件、资料、记录管理制度

1、 目的

为了保证质量体系文件和资料的适用性、相容性、完整性、使质量体系运行的各个环节使用相应的文件的有效版本。

2、 适用范围

适用于与质量体系有关的文件和资料的控制。

3、 职责

质量技术服务中心负责对管理性文件和资料、技术性文件和资料实施控制，营业部负责对有关商品的文件和资料实时控制，各使用部门配合。

4、 活动内容

4.1 文件和资料的分类

a、管理性文件资料：质量手册、程序文件及其他管理性文件等。 b、技术性文件资料：图纸、作业指导书、操作规程及与产品质量有关的技术性标准、资料等。

c、其他有关商品的资料：产品相关证照、产品宣传图片。

4.2 文件和资料的编制、批准和发布

4.2.1质量手册由管理者代表组织有关职能部门编写，管理者代表审核、总经理批准发布。

4.2.2 程序文件及其他管理性文件由管理者代表组织各职能部门编写，管理者代表批准后实施。

4.2.3 作业指导书、操作规程由各有关职能部门编写，有部门负责人

批准。

4.2.4 所有受控文件由归口管理部门加盖“受控”章。

4.3 文件和资料的发放

文件和资料的归口管理部门确定文件和资料的发放范围，经部门负责人批准后方可发放，发放时填写“文件资料领用登记表”，领用人签字方可领用。

4.4 文件的更改

4.4.1 文件更改由提出更改要求的人员填写“文件更改申请表”，说明更改理由，按原审批程序经行文件更改的审批。

4.4.2 文件更改的审批由原审批部门的审批人负责，如遇特殊情况，需指定其他部门或其他人审批时，原审批部门提供作为审批所需依据的背景材料。更改批准后由申请人将申请表送归口管理部门，按文件发放范围进行控制。

4.4.3 文件经多次更改或一次大幅度更改时，应进行换版，原版次文件作废。需换版的文件，由归口管理部门提出书面建议，经原审批人员批准后进行。

4.5 作废文件的处理

4.5.1 对被损严重，不能继续使用的文件或已经换版的原版次文件由归口管理部门收回，并发放新文件。

4.5.2 对收回的没有保留价值的文件资料应填写“文件销毁申请单”，由归口管理部门负责人批准后进行销毁，销毁时应有监督人员在场。对有保留价值的作废文件资料应加盖“作废”，“保留”掌，并和其他

文件资料分开保管。

4.6外来文件的控制

4.6.1 国家、行业、地方标准由质量技术服务中心核查其有效性，凡有效标准均应加盖“有效”掌。

4.6.2 其他外来文件有对应的职能部门实施控制。

4.7 文件资料的保管

4.7.1 文件、资料的领用人要妥善保管好领用的文件和资料，未经归口管理部门同意不得将文件、资料复印或供给他人。

4.7.2 当文件遗失时，领用人要办理申请补发文件手续，经归口管理部门确认无法寻找后，方可重新补发。

4.7.3 文件的借阅要经文件管理部门负责人批准，借用期间不得擅自复印，借阅人填写“文件借阅登记表”。

4.7.5 文件的归档保管部门要建立“文件保管台账”。

4.8 在文件和资料的控制活动中形成的质量记录由归口部门按“质量记录控制程序”收集、整理、归档。

5、 相关文件和资料

质量记录控制程序

相关热词搜索：文档管理制度 文件和档案管理制度 公司文件管理制度