会议室的使用

导读：　会议室的使用篇一《公司会议室使用管理规定》 ...

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会议室的使用篇一
《公司会议室使用管理规定》

广东华声电器实业有限公司文件

粤华声行［2008］第**号 签发：

会议室使用管理规定

第一章 总则

第一条 为规范公司各会议室管理，制订本办法。

第二条 公司会议室包括会议室一（研发大楼二楼）、会议室三（研发大楼三楼）、会议室六（新办公楼四楼）、培训室（研发大楼三楼）等，由行政人事部统一管理。销售系统专用会议室及接待室由销售系统直接管理，不在本办法管理范围。

第二章 会议室使用申请

第三条 会议室一、会议室三可容纳16人会议，会议室六可容纳38人会议。培训室可容纳100人会议或培训。会议召集人应根据与会人数申请会议室。

第四条 会议召集人应提前2小时向行政人事部提交书面申请。行政人事部负责安排会议室，并将安排结果及时通知申请人。

第三章 会议室的安排

第五条 会议室的安排遵循“先申请先安排”的原则。遇特别紧急或重要会议，申请人应通知行政人事部调整，如会议室不够用的，行政人事部应建议其他会议改期。

第六条 已安排的会议，应准时召开和完成，以免影响其他会议的召开。

第七条 会议改期或取消，会议召集人应及时通知行政人事部。

第八条 临时客人接待，设在新办公楼大堂，如需使用会议室，须提前通知行政人事部安排。

第四章 会议室的使用

第九条 行政人事部须于会议召开前15分钟，打开会议室门。

第十条 会议需使用音响、投影设备的，由行政人事部会前安装调试。

第十一条 公司级会议、重要宾客接待和董事长主持的会议，由行政人事部供应茶水，其他会议，请自备茶水。

第十二条 会议结束后，会议召集人应及时通知行政人事部。

第十三条 会议室内设备、设施的临时调用，由行政人事按需统筹安排，其他任何人不得以任何借口搬离。

第十四条 必须正确使用会议室内的设施、设备。如因使用不当致设施、设备损坏的，责任人须照价赔偿。

第五章 附则

第十五条 本办法由行政人事部负责解释。

第十六条 本办法为《办公设备及公用设施管理规定》之实施细则。 与《办公设备及公用设施管理规定》同时颁布实施。

广东华声电器实业有限公司

行政人事部

2008年11月20日

会议室的使用篇二
《会议室使用管理办法》

会议室使用管理办法

第一章 目 的

为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定。

第二章 定 义

会议室指的是1个大会议室和1个小会议室。

会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其它用途。

第三章 会议室使用规定

1. 2个会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理；

2. 部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向行政部提出申请并填写《会议室预约使用登记表》，经行政部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经行政部负责人同意。

3. 使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

4. 按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自己协商。 5. 遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。

6. 部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。

7. 部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通知行政部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

8. 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用。

9. 会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。 10.如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

江苏五丰置业有限公司

会议室预约使用登记表

会议室使用管理办法 第 3 页 共 3 页

会议室的使用篇三
《会议室使用手册》

会议室使用手册

目录

第一章 会议室管理规定 ....................................................................................................... 3

1.1 会议室使用规定 ........................................................................................................ 3

1.2 会议室注意事项 ........................................................................................................ 4

第二章 会议室使用 .............................................................................................................. 4

2.1会议室预订 ................................................................................................................ 4

2.2 取消预定 ................................................................................................................... 7

2.3 会议室征用 ............................................................................................................... 8

2.3.1 紧急征用 ....................................................................................................... 8

2.3.2 例会专用会议室 ............................................................................................ 8

2.3.3 专用（办公、会议）申请 .............................................................................. 8

第三章 会议操作说明 ........................................................................................................... 9

3.1会务服务介绍 ............................................................................................................. 9

3.2电话会议 .................................................................................................................. 13

3.2.1 电话会议账号申请 ....................................................................................... 13

3.2.2电话会议的使用 ........................................................................................... 13

3.3网络会议 .................................................................................................................. 15

3.3.1 关于账号 ..................................................................................................... 15

3.3.2 登陆网络会议 .............................................................................................. 15

3.3.3 网络会议使用 .............................................................................................. 17

3.4一般性洽谈 .............................................................................................................. 17

3.5 会议室常见问题解答 .............................................................................................. 18

3.5.1 电话会议问题 .............................................................................................. 18

3.5.2 网络会议问题 .............................................................................................. 18

3.5.3投影仪问题 .................................................................................................. 19

3.5.4笔记本问题 .................................................................................................. 21

第四章 上海总部会议室概况 .............................................................................................. 21

1.总部会议室概况 .......................................................................................................... 21

2.总部培训教室概况 ....................................................................................................... 21

3.放映厅和电教室概况 ................................................................................................... 22

4.总部会议室设备情况 ................................................................................................... 22

5.总部会议室低值易耗品情况 ......................................................................................... 22

6.会议室设备配臵建议 ................................................................................................... 23

第一章 会议室管理规定

目的：为了充分利用会议室功能，给员工创造一个良好的会议环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保各类会议正常召开，现结合本公司的实际情况，制定此规定。

范围：适用于公司所有人员。

1.1 会议室使用规定

①会议室是专门召开会议、研讨工作的地方，未经允许，不得挪借他用；

②总部会议室的管理统一由总务组负责，会议涉及使用的设备及设施由会务人员负责保管、管理和调试；

③为了避免会议发生冲突，均需先在OA会议室系统预订再使用，不预定使用将不能保证会议室的正常使用权利；

④各部门预定会议室时，需确定所需设备、参加人数、时间，会务将根据实际情况提前做好相关服务工作。

⑤会议室可提前7日预定，取消会议则需在系统取消或电话会务人员取消；

⑥紧急情况需使用会议的（系统已不能预定到会议室），会务将判断是否符合征用条件，符合则与其他预订人协调会议室，否则需等待其他会议室提前结束方能使用。

⑦对于延长时间的会议，若之后有人预定使用，会务将提前15分钟提醒，则使用人必须让出会议室给预订人使用。若无，则预订人提前通知会务。

⑧对于未预定使用者，会务人员有权征用其会议室给预定者使用，且当前使用者须无条件让出会议室。

⑨对于预定会议室不使用者，请在会议开始前取消，以方便他人预定，若会议超出预定时间30分钟（包含）后不使用，会务将自动在OA系统取消此次预定。

⑩借用设备如电脑、终端（除在系统里已选择）请自行到各区域会务处登记借用，不登记使用者会务有权征用给其他预订者（登记者）使用。非工作日借用会议室或设备需提前在会务处登记，设备使用完后保存至下周一中午12：00之前归还，若会议室内实施/设备有损坏或丢失，则借用者须承担相应赔偿责任。

1.2 会议室注意事项

①会中设备出现故障（如投影仪、电脑异常）需联系各区域会务，会务将帮助解决设备故障问题或更换设备，切勿自行调整。

②会议室使用者需注意：

 禁止随意挪用会议室（洽谈室）桌椅，需增加桌椅提前联系各区域会务，会务将帮助解决；

 会议结束后使用人需将投影仪、空调、灯、笔记本电脑关闭，将投影幕收起并将桌椅摆放整齐，投影幕摇控器、白板擦、白板笔等物品放回指定位臵，黑板擦拭干净，垃圾清理到垃圾桶内，保持桌面清洁。

 会议室内设备如音响、电线保持原样，不得随意挪动。

 请爱护会议室的设施，保持会议室清洁。与会人员要自觉维护环境卫生，做到不乱扔纸屑和杂物，不随地吐痰，禁止在会议室吃零食。一经发现，则全公司通报批评。

③会务时刻检查并关注会议室6S，如发现以上违规情况，查明责任部门后进行通报批评。

第二章 会议室使用

2.1会议室预订

会议室由会务进行管理，会务详细信息如下：

A区会务：021-31350604 办公地点：A区一楼

B区会务：021-31350532 办公地点：B区德邦学院

C区会务：021-31350576 办公地点：C区一楼

第一步：打开预定界面

登录OA，打开‚办公平台‛-‚后勤管理‛-‚会议室（新）‛-‚预定会议室‛，会议室详细信息如下：

第二步：查询空余时间段会议室

选择预定‚日期‛，开会‚地点‛，会议室状态为‚空闲‛，点击‚查询‛可查看该日期该地点能预定的会议室。如2012-2-13日上海B区可预定的会议室如下：

第三步：预定会议室

（1）查看会议室详情，点击‚详情‛。‚设备情况‛显示可预定的设备。如227提供音响设备和投影仪连接线，注：会议室提供：笔记本、电话终端、投影仪、音响设备、投影仪连接线等设备。

会议室的使用篇四
《会议室使用须知》

会议室使用须知

Notice of Conference Room Utilization

为了更有效的使用公司的会议室，请遵守以下规定：

In order to make efficient utilization on the conference rooms, please know below guidelines:

1、所有会议室（除培训室外）由前台文员统一安排，包括预订、钥匙领取登记等。

Conference rooms are arranged by the receptionist including reservation, key register and etc.

2、在使用会议室期间，借用人或使用人应保管好钥匙，离开或外出时请将会议室的门锁好、熄灯关空调。

The user should keep the key well during the period of using meeting room, and turn off the lights and the air condition when going out.

3、为防止公司的资料外泄，使用人在用完会议室后，应及时清理里面的样板、资料、白板上的字迹等，否则清洁工在早上打扫会议室时将其清走。

The user should collect and clear the samples, data and the handwriting on the white-board in the conference room after use in order to prevent the exposure of our company’s information.

4、不得随意使用未经预订的会议室。

Do not occupy any conference room without reservation.

5、每次使用会议室的时间最长不得超过1周；如需续用需提前通知前台文员；不得私自转让钥匙给其他同事。

The maximum utilization period of each conference room does not exceed one week; the user needs to make renewal from the receptionist if he wants to use again. Do not transfer the conference room key to others without register.

6、有些会议室里配备有移动白板、投影仪等，如需借用请务必通知前台文员，请勿擅自取用。

It’s not allowed to move the equipments (white-boards, projectors, etc) out of the conference rooms, and the user need to inform the receptionist if he wants to borrow these equipments.

7、凡遗失钥匙、或损坏会议室门锁的，请告知前台文员，并自行赔偿10元/钥匙或100元/锁；不得私藏或私自配会议室的钥匙，否则按员工违纪处理。 Any lost of key or damage of lock in the conference room, the penalty of RMB10 per key and RMB 100 per lock are bear by the staff. It’s not allowed to keep any conference room key without authority, otherwise the staff will face the punishment of regulation violation.

8、培训室和东莞会议室由HR负责，长青和上海会议室由总经理秘书负责管理。 The training room & DongGuan Conference Room are in charge by HR, and ChangQing & ShangHai meeting rooms by the GM’s secretary.

感谢各位的配合！

Thank you for your kind cooperation!

行政部

Administration Dept

会议室的使用篇五
《会议室使用制度》

会议室使用制度

为了充分利用会议室的功能，给员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，制定本制度；

一、会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许，不得挪作他用。 二、公司会议室的管理由行政人事部统一负责。各类设备、设施由行政人事部指定专人管理、调试。

三、非参加会议及培训的人员，未经允许不得随意进入会议室。

四、为了避免会议发生冲突，各部门如需要使用会议室，需提前3天通知行政人事部，以便统一安排。

五、临时召开的紧急会议需要占用会议室时，需提前至少2个小时向行政人事部提出申请并登记，否则不予安排。

六、如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

七、各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加人员等，使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等会议需求，前台文员可以协助。 如有需要行政人事部协办的事项请提前注明，行政人事部可根据实际情况做好相关服务工作。

八、如遇会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则。遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。

九、部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到

达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。

十、部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不得超时使用。如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

十一、各部门如需使用会议室的设备，应提前向行政人事部说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。

十二、开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，贵重物品由专人负责操作,其他人不得擅自使用和操作。与会人员要自觉维护环境卫生，做到不乱扔烟头、纸屑和杂物，不随地吐痰。所有移动过的桌子，椅子等，在会议结束后必须还原。如果没有还原，将对该部门负责人或个人进行处罚，负责会议室的清洁卫生一个星期。

十三、会议结束后,相关人员应及时整理会议场地,关闭各种电器, 并立即报告行政人事部，配合行政助理检查设施使用情况；如因个人原因造成损坏无法维修的，需照价赔偿；如可以进行维修的，由行政人事部门做好登记，安排专业的修理人员进行修理,修理所产生的费用由当事人负责。如会议结束后会议负责人自行离开，没有上报行政人事部，超过三次将取消会议室使用资格。

十四、会议室的使用部门，要维持室内清洁，使用完毕后及时清理打扫，将移动的桌椅及时放回原位，以方便其他部门使用。 十五、本办法自公布之日起实施。

会议室使用登记表

注：1、使用部门如需要饮用开水和茶叶等，请自行准备。 3、非工作人员请不要随意使用有关设备。

4、请不要在桌椅上写画、敲击和刻画，请不要改变会议室设备、家具的位置，爱护会场设施（包括：麦克风、桌、椅、投影仪、屏幕、空调设施等）。

5、使用完毕后，使用部门负责清洁会场，并将登记表交至行政办公室。

会议室的使用篇六
《会议室使用注意事项》

会议室使用注意事项：

1、本会议室由设备部档案员负责管理;

2、如需使用会议室请预约，并填写《会议室使用登记表》;

3、本着先申请，后使用的原则。如未预约而临时使用，在没有冲突的情况下，可以使用，如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人；

4、会议期间使用的物品请使用部门自行准备（比如白板笔、插排、投影仪、电脑等）;

5、使用完毕请自觉将白板清理干净；所有移动过的桌子，椅子等，恢复原状、摆放整齐；保证会议室桌面、地面干净整洁，不留任何纸张文件或其他物品；请自觉关闭照明，空调等用电设备，并随手关门；

6、会议室内的所有设施、设备，未经允许，不可随意带出会议室;有何问题请及时反应给设备部档案员；

谢谢合作！

企 管 部 2011年7月

会议室的使用篇七
《会议室使用管理制度》

会议室使用管理办法

一、制定目的

为加强公司会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于集团各公司各部门。

二、管理办法

第一条：会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由行政处统一管理，负责使用登记与调度、设备维护等相关内容。会议涉及使用的设备设施由专人负责保管、管理与调试。

第二条：为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前通知行政处，填写《会议室使用申请单》，以便统一安排。

第三条：填写《会议室使用申请单》时，需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等，如有需要行政处协办的事项需提前注明，以便行政处根据情况做好相关协调安排。

第四条：正常工作日，各部门提前到行政处填写申请单，并到前台备案，即可使用会议室。若周六日使用，需提前半天到行政处填写《会议室使用申请单》，领用会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。

第五条：如有外来领导或客人来我公司，需提前一天通知行政处， 以备整理会议室及准备果盘等。如公司培训等内部使用，需提前半天申请。

第六条：会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知行政处负责人，

立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。

第七条：部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由综合办另作安排。

第八条：如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请。部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。

第九条：如需使用会议室设备，应提前说明，以备提前准备，确保会议顺利进行。

第十条：各部门在会议期间要宣导参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。

第十一条：会后使用部门及时整理，关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内干净整洁。如发现设备故障和公物损坏应及时告知综合办，以便及时修理。

第十二条：未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需得到行政处负责人许可。借用完毕后，需及时归还。

附件：

会议室使用申请表

年 月 日

部门主管： 行政部主管：

内蒙古正能化工集团有限公司行政处 二○一二年十二月二日

会议室的使用篇八
《申请使用会议室流程》

会议室使用申请实施细则

目的：为了充分利用会议室的功能，给公司同仁创造一个良好的工作环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，制定此会议室使用申请实施细则；

责任：会议室使用管理由公司人力资源中心行政部门负责，并实施监督。

1.会议室使用申请办法：

1.1会议室是用于召开会议、内部培训、接待客户、研究工作的地方，未经允许不得挪借他用。

1.2公司的会议室管理由公司人力资源中心行政部门统一负责。会议室涉及使用的设备由IT部门负责管理与调试。

1.3非参加会议以及培训人员，未经允许不得随意进出会议室。

1.4为了避免使用会议室的时间发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天通知前台，若临时会议则至少提前一个小时通知前台。前台根据会议室预约使用申请依据预约时间的先后统一安排。

1.5会议室安排原则上：已经填写预约申请使用为主且优先使用小会议室，如遇突发急需使用会议室的，申请人应与已预约申请人适当协商解决，并知会前台。

1.6各部门使用会议室时，需要填写会议室使用登记表，明确使用时间、是否使用设备、参加人员等，如需前台协调的事情请提前注明，前台会根据情况做好相关的服务工作。如不提前注明，发生特殊情况请自行解决。

1.7如遇到会议室使用时间发生冲突，要坚持局部服从整体原则。公司会议优先于部门会议，部门会议本着重要性，紧急有限的原则自行解决。

1.8开会期间，请爱惜会议室的设施以及物品，如投影仪、麦克风、电脑等，其他人员不得擅自使用和操作，会议室的相关设备请勿随意带离会议室。

1.9会议结束后，相关人员应及时整理会议场地，关闭各种电器，切断电源。如发现设备故障和公共物品损害应及时知会前台，以便及时报修，保证其他会议的准时进行。

会议室的使用篇九
《会议室使用通知》

第一条 公司会议室使用由行政部统一安排。

第二条 各部门如需使用会议室，应提前三日向行政部申请，会议室如需使用

音响、话筒、投影设备、参会人员席位卡等提前24小时申请，便于行政部协调安排时间

第三条 如果会议室的使用发生碰撞，按申请的先后顺序、会议缓急作调整。

第四条 会议开始前半个小时打开会议室门、窗、空调、排气扇、香薰灯、加

湿器等设备。

第五条 每次会议之前，申请人（部门）要对音响及有关电器设备进行一次试

运行的检查以确保会议如期进行；每次会议结束后，要对音响及所有电器设备进行检查，使之处于正常状态，保证会议室设备完好，用品齐全，会议室的任何设备未经允许不得带出会议室。

第六条 会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议室的模式安排，会议

记录等会议需求，前台可协助。但所有移动过的桌椅，在会议结束后必须第一时间还原。

第七条 注意保持室内卫生，禁止在会议室内吸烟、随地吐痰或乱扔杂物、废

纸、饮料瓶等。

第八条 完会后行政部及时检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门

或个人整改，未在第一时间改正的处以负激励100元。

第九条 会议结束后，申请人（部门）由使用部门将桌椅还原，关好门窗，要

确保做到会散、人走、窗闭、电源关、设备齐、以确保安全。

此制度自通知自发布之日起开始执行

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