会议室如何管理

导读：　会议室如何管理(共5篇)会议室管理工作流程会议室管理1 会议室协调原则1) 先预定，先使用；2) 先客户，后内部；3) 优先使用公司内部会议系统，公司级重要会议并且有国外参会者方可使用商会通号码；4) 公司内部级会议，不提供瓶装矿泉水及可乐；2 会议室服务1) 会务管理员下班前，要查看一遍会议管理系统，并与第二天早上9...

本文是中国招生考试网（www.chinazhaokao.com）成考报名频道为大家整理的《会议室如何管理》，供大家学习参考。

篇一:《会议室管理工作流程》

会议室管理

1. 会议室协调原则

1) 先预定，先使用；

2) 先客户，后内部；

3) 优先使用公司内部会议系统，公司级重要会议并且有国外参会者方可使用商会通号码；

4) 公司内部级会议，不提供瓶装矿泉水及可乐；

2. 会议室服务

1) 会务管理员下班前，要查看一遍会议管理系统，并与第二天早上9：00前预定会议室的人员确认是否需要准备设备、饮料等；

2) 根据确认结果，做出相应的准备工作（如会议开始时间为8：00之前，可同保洁留言协助摆放，但需将物品准备好并同保洁做好交接）；

3) 早上到岗后先打开“会议室管理系统”，查询当天使用会议室人员所需要的设备，并开始计划怎样调配会议设备；

4) 上午还要对会议室进行不定时的巡视、检查。WAMS系统要不断的刷新，以便及时发现新的会议室预定信息，提前准备相关的需求；

5) 中午后要与预定下午会议室设备、饮料的人员进行确认，如出现申请设备冲突，要与预定人沟通协调解决；

6) 使用人领取设备及归还设备时，使用人均要要求在“会议设备领用登记表”上签字确认，设备方可领走；

7) 在会议开始前5分钟及结束后5分钟的时间段中，要查看会议室中的设备是否可以正常使用，发现问题及时协调解决；

8) 前一天要根据WAMS系统的预定情况做好第二天的会议室使用登记，提前做好各项准备工作；

9) 对于下班后还在继续的会议，可委托晚班人员帮助将设备收回锁好，帮助处理其它相关工作；

3. 会议室巡视

(1）早上来到公司后要对各会议室进行一次查看，确保会议室情况正常；

(2)中午12点左右要再次对会议室进行一次查看,确保会议室的整洁

(3）在每天的下班前要做好会议室的检查、收尾工作，检查设备仪器、白板笔、板擦是否齐全并好用；绿植、桌椅的整齐、清洁程度；

3）会务管理的巡视内容主要包括：电话会议设备、投影仪、投影仪遥控器、网线、电话线、白板、白板擦、白板笔、幕布遥控器、盒纸；会议桌、椅、地毯、绿植、卫生；

4. 会议饮品

1）需要饮品的会议，使用人需提前在WAMS系统中标明数量，前台要提前准备好；

2）只有公司级重要会议或客户来访的重要会议，由会务管理员负责在会议开始前摆放好所需要的饮品；其它会议由使用人到会议室管理员处登记领取；

3）饮品只提供给公司的会议使用，各部门内部的活动不予提供；

5. 商会通号码

1) 使用人如想长期占用一个商会通号码,需要向周总邮件申请,周总审批同意后,前台方

可发放.同时将发放的信息记录到“商会通号码使用登记表”中；

2) 临时使用人，需要邮件向前台申请并抄送给王总,等领导批准,(邮件中注明会议的起

始时间和申请使用商会通号码的原因)，前台根据手中可调配的号码以邮件的形式将号码及使用方法发给申请人；同时在“商会通使用登记表”中记录相关信息；会议室如何管理。

3) 月底将各部门的费用进行统计汇总，并制作“商会通费用分摊表”报上级领导；

4) 前台手中可调配的商会通号码，要每三个月更改一次主持人密码及与会人密码；对

于已分配的固定号码，前台要定期发邮件提醒使用人更改与会人密码，提醒邮件中要将更改方法告知使用人；

6.商会通使用方法

(1)主会方:国内用户拨打010-58851010/58851011;

根据提示输入：*会议号码*

根据下一步提示输入：*主持人密码*

(2)参会方:国内用户拨打010-58851010/58851011;国外客户拨打各个国家的接入号 根据提示输入：*会议号码*

常用操作：（1）自我静音/取消静音：*6*

（2）将所有参会人静音/取消静音：*52*

（3）会议中加锁/解锁：*7*

（4）外拨电话：*电话号码*

（5）会议中寻求帮助：*10*

（6）结束会议：*9*

7.内部会议号码申请

(1)申请人需要发邮件向前台人员申请,邮件中注明会议的起始时间和参会方的数量以及会议室的号码,前台人员根据手中可调配的分机号以邮件形式发给申请人。

(2)在开会的前10分钟申请人需联系前台人员要求协助搭建电话会议,并且在会议室等待会议召集的电话,接到电话后不要挂断电话,此电话会议召集完毕。

(3)电话会议开完后需要向前台人员说明解除此次电话会议。

8.内部电话会议搭建方法

内部电话会议：一般情况下指所有的参会方都在国内，我们通知主会方的信息就是一个分机号码，例如：8972，但是这个号码只是为建立电话会议做准备的，不能对外宣布这个号码，主持人拿到这个号码以后会通知所以的参会方拨打这个号码参加电话会议。我们所做的就是告诉她们一个号码和建立电话会议，建立电话会议的步骤如下：

※：建会议室

*81*+2或3*+前台分机号（8972/8973）＃ 。。。。。（2或3是建立电话会议的号码） *81*+2或3*+我方会议室分机号＃

注：通知参会人前台号即可参加会议，对方拨前台号用外线总机号+分机号

※：招集会议

*84*2或3＃

※：取消会议

＃83*2或3＃

每次会后要取消电话会议

例如：前台号为8972，会议室号为8169，会议室分配号为2即可如下拨号：

1)：建立会议

*81*2*8972＃。。。。。。。。。。。。。。。(8972为前台分机的号码)

*81*2*8888#。。。。。。。。。。。。。。。。（8888为北京会议室的号码）

2)：招集会议

*84*2＃

3)：取消会议

＃83*2＃

备注：内部电话会议方式也支持国际电话会议。会议室如何管理。

常见问题：

（1）在电话会议建成之后，在客户打进来的同时，我们不能拨外线

（2）使用这种内部电话会议时，我们不建议我们拨给客户，一般都是让客户打进来

我们打出去给客户的情况,我们以8972电话为例

(1)*81*2*8972#

(2)*81*2*会议室电话号码#

(3)*81*2*9客户电话号码#（我们要给几方打电话，就搭建几个号码）

(4)*84*2#（召集电话会议，几方必须同时接听）

9.polycom和投影仪的分配原则

(1)先预定,先使用

(2)先重要客户会议,后内部会议

10.投影仪的使用方法

(1)投影仪设备包括:投影仪、电源线、数据线

(2)电源线一头插电源,一头插投影仪上

(3)打开投影仪上的总电源

(4)手提电脑需切换一下,台式电脑不用换

11.polycom的使用方法

(1)polycom设备包括:soundstation2控制台、接口模块、移动电话连接装置电缆、控制台电缆、电话电缆、扩展麦克风

(2)polycom电源插在电源插口上,电话线一边连接电话接口,另一连连接接品模块即可.

篇二:《最标准的会议室使用管理办法》

会议室使用规定

一 目的

为进一步加强会议室管理，充分发挥作用，提高使用率，明确各部门使用公司会议室的规定及申请使用流程，现对会议室的使用作如下规定： 二 定义

会议室指的是1008室的1个大会议室和1个小会议室。

会议室用途：公司会议、部门会议、员工培训、员工工作面谈、招聘面试、客户接待以及适合在会议室举办的小型活动、竞赛活动等的场所，不做其它用途。 三 会议室使用规定

1、 2个会议室均由行政部统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内

设备物品的管理；

2、 部门或个人需要使用会议室时，需提前一天向人事行政部提出申请并填写《会议室使

用申请表》，经人事行政部准许后方可使用。临时性使用会议室，必须经人事行政部负责人同意。

3、 使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可

以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人。

4、 按申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政

部不负责协商，由使用者自己协商。

5、 遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情

况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议。会议室如何管理。

6、 部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室

的，行政部有权对会议室的使用权另作安排。

7、 部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如需延长使用时，请及时通

知行政部，如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

8、 任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私

自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿。 9、 会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室。

10、 会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等

会议需求，前台接待员可以协助。

11、 会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的整洁，不允许有乱扔垃圾等不讲卫

生的行为；使用完毕后，务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原，离开时关闭电源、空调。

12、 如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。 四 程序

1、 申请流程

1) 部门或个人到前台接待员处查询会议室的使用状况；

2) 部门或个人向前台接待员申请并提出使用会议室的大小的要求；

3) 前台接待员根据部门或个人的申请需求作出安排，并记录在《会议室使用登记

表》；

4) 前台接待员将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处； 5) 部门或个人按时间使用会议室。 2、 使用流程

1) 部门或个人按会议室使用规定使用会议室； 2) 部门或个人自行指定人员安排会务工作。 3、 交还流程

1) 部门或个人使用完毕后，前台接待员检查会议室，发现不按规定使用的，及时要

求部门或个人改正；

2) 如部门或个人不改正，前台接待员应及时上报人事行政部经理协调；

3) 如部门或个人拒绝改正，人事行政部经理将出处罚通告，对部门或个人作出处罚。 会议室使用流程：

附件：

1、会议室使用申请表 2、会议室使用登记表

篇三:《会议室使用及管理制度》

会议室使用规范及管理制度会议室如何管理。

为规范会议室的使用及管理，为各种会议提供充分的后勤保障和接待服务，特制定本制度。

一、使用程序

1、使用会议室前，需向办公室预约登记，并说明使用时间等情况，由办公室统筹并公示会议安排。

2、使用会议室前，由使用部门提前布置会议室，必要时办公室可提供协助。

3、使用会议室期间，使用部门要在会议室门前自觉将告示牌调整为“会议中”，室内物品设施使用方法见背页“会议室使用须知”。如需其他帮助可致电88888888。

4、会议结束后，使用部门负责将会议室恢复原状，并将告示牌调整为“空闲”。

二、管理制度

1、办公室负责定期检查会议室，并督促清洁人员每天上、下午上班前对会议室进行清理。

2、使用部门和与会人员要爱护室内公物，保持室内清洁，不得随意将会议室用品带走或挪作他用，损害公物照价赔偿。

3、会议室使用后，使用部门需关闭灯、空调，擦净白板，清理垃圾，摆放用水，摆正座椅，将会议室恢复到使用状态。会议室物品摆放标准见背页。

三、本制度自2013年12月起施行。

图一：

图二：

图三：

篇四:《会议室管理制度》

[篇一:会议室管理制度]

为了加强会议室的管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序使用，提高会议室的利用率，特制定会议室管理规定。

一、会议室的管理，由局办公室负责。各科室安排的各种会议需提前登记，由办公室负责安排时间，避免发生冲突。

二、办公室按每周会议安排表提前准备好会议室。会议室管理制度。及时做好会议室内设施设备、会务方面的一切安排。做到会议室干净整洁，桌椅排放整齐，按会议需要备好茶杯，饮用水，会后及时打扫清理。

三、凡使用会议室的科室负责会议室内席签摆放及座次的安排，提供会议用品，使用人员应爱护会议室的公共设备，会议室内不得随意乱贴乱画。

四、会议室的卫生、照明、空调、设备的使用及管理由办公室负责。会议室配置的设备、桌椅未经许可，不得随意搬动挪作它用。

五、会议室使用完毕后，

篇五:《办公室日常管理制度》

[篇一:办公室日常管理制度]

第一条为规范办公区域的管理，创造文明、整洁的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，利于公司各项工作的开展，特制定本制度。

本制度适用于总公司、各子(分)公司、各管理处办公室。

第二条员工应严格遵守考勤制度，准时上班按时下班，上下班时间按现有规定执行。

第三条上班打卡后不得外出吃早点或办私事，如确有需要须向直管领导报备，午休后应准时上班。办公室日常管理制度。

第四条不得将可能影响办公环境的与工作无关的物品带入公司。

第五条员工上班时必须着装整洁、得体，不得穿军靴、露出脚趾及后跟的凉鞋及其他不适宜的装束，不准佩戴夸张、异类、过大的饰物上班。整体形象符合<基本服务礼仪标准>中的仪容仪表要求。

第六条办公时间因私会客需和直管领导报备，时间不得超过30分钟；因私打电话必须简短。

第七条上班时间内办公区不得大声喧哗、嘻笑打闹、聚堆聊天、玩游戏、浏览与工作无关网站；任何时候不得使用不文明语言和肢体动作。

第八条上班时间内不得用餐、吃零食；

第九条个人所属的桌椅、设备、垃圾桶由各使用人自行清洁；部门所属的存储柜、文件柜内部由各部门指定专人负责整理和清洁；

第十条办公室环境要求:环境整洁、摆放有序；随手清洁，及时归位；办公室内不得摆放鞋、雨伞等有碍形象和环境的杂物(鞋、雨伞存放于指定场所)；严禁随地吐痰、乱丢纸屑；垃圾桶不超过3/4满。

第十一条公司办公区域、公用区域严禁吸游烟，

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