文件登记制度

导读：　文件登记制度篇一《公司文件管理制度》 ...

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文件登记制度篇一
《公司文件管理制度》

公司文件管理制度

1． 总则

为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

2． 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。

3． 收文的管理

3．1 公文的签收

3．1．1 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交办公室机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

3．1．2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

3．2 公文的编号保管

3．2．1 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。

3．2．2 本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。

3．3 公文的阅批与分转

3．3．1 凡正式文件均需分别由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。

3．3．2 一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。如涉

及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。

3．3．3 为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。

3．4 文件的传阅与催办

3．4．1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

3．4．2 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

3．4．3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。

3．4．4 文件阅完后，应送交办公室机要秘书，切忌横传。

3．4．5 办公室机要秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

3．4．6 按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室机要室通知到机要室阅文。

信封

文件 文号 编号 批 示 签 名

4． 发文的管理

4．1 发文的规定

4．1．1 全公司上报下发正式文件的权力集中于公司，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

4．1．2 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交厂办审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以公司×字发文。

4．1．3 对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。

4．2 发文的范围

4．2．1 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

4．2．2 公司下发文件主要用于：

① 公布公司规章制度；

② 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；

③ 公布公司体制机构变动或干部任免事项；

④ 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

⑤ 发布有关奖惩决定和通报；

⑥ 其他有关公司的重大事项。

4．2．3 公司上行文、外发文主要用于：

① 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；

② 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。

4．2．4 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布。

4．2．5 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发会议纪要。

4．2．6 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写的名义对外发函（应各自编号备查），不用公司名义发文。

5．文件的立卷与归档

5．1 文件的归档范围

5．1．1 凡下列文件统一分别由两办负责归档：

① 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；

② 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划统计、季度、年度报表等；

③ 经理办公室、总务会、公司管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录；

④ 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；

⑤ 有保存价值的人民来信，来访记录及处理结果；

⑥ 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材

料等；

⑦ 上级机关领导同志来公司检查视察工作的报告、指示记录，以及公司向上级进行汇报的提纲和材料；

⑧ 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等的音像摄制品；

⑨ 公司日志和大事记；

⑩ 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

5．1．2 业务部门、各群众团体日常工作中形成的活动资料，由各业务科室、群众团体负责立卷归档。

5．2 立卷要求

5．2．1 文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。

5．2．2 立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。

5．2．3 要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。

5．2．4 上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案馆（室）移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。

6． 文件的销毁

6．1 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司机要室应定期清理造册，并按上级有关规定，办理申请销毁手续。

6．2 经审核同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和正（副）主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁。

文件登记制度篇二
《收发文件管理制度》

收发文件管理制度(草案)

文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料管理。 本公司各类文件统一由综合部办公室管理。

第一条 收文的管理

1、综合部在收到文件的当天，由综合部文秘进行收文登记后送综合部部长签批，收文人按照综合部部长阅批意见办理、保存，办理人员在收文登记簿上签名，以示负责。需传阅的文件，由综合部负责转送传阅。

2、综合部收到上级和有关单位会议文件等急件，应及时登记在收文登记簿上，按有关规定程序通知综合部部长，不得拖延。

3、实行公文催办制度，负责办理公文的人员，对自己经手处理的文件应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

4、公文办完后，应根据文书立卷、归档。

5、凡外出参加会议带回的文件，应及时送综合部登记保管。

6.公文的签收

（1）单位所有文件(除领导订启的外)均由综合办公室(文秘)登记签收。在签收和拆封时，综合部(文秘)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。

（2）对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。

7.公文的编号保管

（1） 综合部(文秘) 拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。

（2）本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交综合部(文秘)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。

8.公文的阅批与分转

（1）凡正式文件均需由综合部部长根据文件内容和性质阅签后，由综合部(文秘)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送总经理(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。

（2）一般性质的函、电、通知等，可由综合部直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。

（3）综合部文秘应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况除外）。

9.文件的传阅与催办

（1）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将

有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

（2）阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交综合部文秘，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”“拟办意见”，公司办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示要求办理有关事宜。

（3）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，需办理借阅手续，以防止丢失泄密。

（4）文件阅完后，应交收综合部文秘，切忌横传。

（5）严格遵守保密制度，对有密级的问价应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。

第二条 发文的管理

1、严格执行公司内部发文程序及规范，发文工作要做到规范、准确、及时、安全，形成统一规范的编写格式和处理程序。

2、发文程序：

（1）由专职人员负责起草书面文稿，文字要准确精炼，用语要规范贴切，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密。

（2）书面文稿交由综合部文秘，由文秘递交综合部部长

进行审阅，审阅痕迹应保留在审核原稿上。

（3）经综合部部长审核的书面文稿，由文秘负责修订、打印、签发，发布文件时应按照发文审批表标注的相关对象和时间等要求进行发布。

（4）已经审批签发的书面文件应及时登记，存档。

（5）公司上报下发正式文件的权利归属公司综合部，各部门一律不得自行向上、下发送正式文件。

（6）凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由综合办公室统一进行登记编号印发。

（7）部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排不知重要工作要求发文应向综合部办公室提出发文申请，并将文件底稿交由综合部办公室审核，综合部办公室同意发文，方可按煤铝公司规定发文。

（8）公司文件均由煤铝公司总经理批准，集团公司盖章后签发。

第三条 发文的范围

1.凡是以公司综合部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、便函、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

2.公司综合部下发文件主要用于：

（1）公布单位规章制度；

（2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；

（3）公布单位体制机构变动或干部任免事项；

（4）公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；

（5）公布有关奖惩决定和通报；

（6）其他有关重大事项；

3.红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、任命，其他文件一般用A4纸印发。

附件：

1.收发文管理流程

2.收文记录表

3.发文记录表

4.接收传真记录表

文件登记制度篇三
《文件收发管理制度》

文件收发管理制度

为充分发挥公文的效用，保证公文上传下达、及时准确，制定本制度。 公司来文、来函、来电、信息、简报、出席会议带回的文件以及公司的请示、汇报、通知（以下统称“文件”）等公文，均由办公室机要文书负责登记和保管。

一、收文

1、文件登记。收到文件和信件要及时启封，并按密文和一般文件管理规定，进行分类、编号、登记。

2、文件传阅。文件登记后，及时按规定程序呈送领导审批，并根据领导批示，进行传阅。凡是急件、会议通知或时间性较强的文件，必须随收随送，尽快送到有关领导和部门；其他文件亦要抓紧传阅，一般不超过一星期传阅完成；要做到急文急办、特文特办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。

3、公司各部门要安排专人管理文件收发工作，按照上述规定认证登记并按文件批示要求及时送交部门领导和有关人员传阅，部门传阅完毕后，要及时返还公司机要文书室。

4、密级文件、资料，必须根据批示传阅范围由公司机要文书专人传送；密级文件要在当天内阅读，下班前交回公司机要文书保管，以确保文件的安全。

二、发文

1、认真做好登记和编号工作，按照发文规定和要求，编订文号，并审查审批程序是否完备。

2、按规定，为公司制发的文件盖章，并保留公文底稿和一份文件存档。 三、规范文件管理 1、认真做好文件的防火、防盗、防窃、防虫、防潮等防护工作；一切密级文件和资料应存放在指定的保密柜。

2、定期检查清理文件。公文阅办完毕后，各部门应主动、及时退还，不得自行存放，如工作需要可保留非密级文件复印件以备查；文书对逾期未退还文件要及时追回；按保密部门规定和要求定期清退秘密文件；做到及时传阅，保证文件无积压、无遗漏、无差错、无遗失。

3、公司印发剩余的文件材料，以及没有保存价值需要销毁的重要资料，各部门要统一送到公司机要文书室，由机要主管按规定到保密部门规定的地点销毁，确保公司秘密。

4、做好文件的立卷归档工作。年度终了，文书要将收发文件收集整理后，及时保管归档，对需要立卷的公文按规定时间和要求立卷，并及时归档。

编号 YCQ---04 序号 文件资料名称 文件编号 受控号 编制部门 发布日期 实施日期 发放部门 收件人 备注 1

文件登记制度篇四
《办公室文件管理制度》

办公室文件管理制度

第一条 管理要点

1、 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、 文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。

4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条 制度规范

1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。

7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、 根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条 文件管理流程设计

1、 内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、 借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

文件登记制度篇五
《文件管理制度》

文件管理制度

1. 目的：

为适应公司全方位规范化管理，做好公司文件管理工作，确保使用文件的统一性和有效性，使之规范化和制度化，特制定本制度。

2. 适用范围：

本制度适用于公司所有文件的管理。

3. 定义：

公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。

4. 文件处理程序：

公司各部门都应坚持实事求是、尊重客观、理论联系实际、认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

4.1总经办负责公司行政文件的编制、发放、登记、存档、更改、回收、作废等管理工作。

4.2公司各职能部门负责本部门的文件编制、编号、登记、存档、更改和专用文件的管理，发放文件必须在总经办备份存档，并接受总经办的检查与监督。

5. 文件分类：

公司的公文主要可分为以下类：

5.1管理制度：适用于公司各部门的规范性程序的明确，包括条例、制度、规定、管理办法。“条例”一般应用于系统性制度汇编；“制度”一般应用于某一方面职能的明确；“规定”应用于一项具体工作的明确；“管理办法”一般是对条例、制度或规定的细化性操作程序明确。

5.2工作通知：适用于转发上级文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项；

5.3人事通知：适用于公司人员录用、晋升、调动、降职、奖惩等事项的公布。

5.4工作报告：适用于下级因为某项工作对上级进行汇报请示的行文。

5.5会议纪要：适用于公司各级会议进行的记录的文件。

5.6对外发函：适用于公司因某项事情对外部机构或个人发送的文件。

5.7决定、决议：对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

5.8通报：表彰先进，批评错误，传达重要信息。

5.9请示：向上级请求批示与批准，用“请示”。

5.10批复：答复请示事项用“批复”

6. 文件格式：

6.1公司所有文件采用A4竖版模式，四周页边距设置为2.5CM，页脚设置为

1.5CM，采用数字形式；

6.2文件首页顶部添加公司徽标和中英文名称。

6.3文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成；

6.4文件标题使用华文中宋体小二号，其他均使用宋体五号，1.5倍行距。标题与公司徽标间空一行；标题下方靠右为发文编号；发文编号与正文之间可空一行；正文中小标题可使用粗体；章节段落之间可空一行；文件落款位置偏右，正文与落款之间空二行；有附件的文件，附件在文本正文后落款前列出，与正文间隔一行、与落款间隔二行。

6.5发文字号包括代号、年号、顺序号；公司各类文件须统一编制发文编号，编号数字不分按年度时间顺序排序。

6.5.1公司级发文 凌力 总字【XXXX】XXX号，一般适用公司级重大决定、战略、管理制度等方面发文，其他各部门发文为该部门为主要责任的相关工作文件，一般不具有全局性。

6.5.2人事任免类发文 凌力 人字【XXXX】XXX号

6.5.3总经办发文 凌力 办字【XXXX】XXX号

6.5.4财务部发文 凌力 财字【XXXX】XXX号

6.5.5研发部发文 凌力 研字【XXXX】XXX号

6.5.6品质部发文 凌力 质字【XXXX】XXX号

6.5.7销售部发文 凌力 销字【XXXX】XXX号

6.6签发人：制度类和通知类文件在落款处上方应加“签发人”项目，由相关负责人手写签名。文件底部应添加与文字页面等宽两横线，两横线间下添加“报送、发送、抄送、印制份数”等项目，1.5倍行距。“报送”为需要了解此文件的总监级以上领导，“主送”对象为该文件直接关系到的部门或人员，“抄送”对象为该文件不直接相关却应该了解的部门或人员。对于版面一页稍多的文件，文档正文部分可以适当缩小行距，使该文件保持在一页内，但是如果不能保证盖章生效和相关领导签字，在文件的第二页开头可写明此页无正文的字样。

6.7密级：公司文件密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”、“内部文件”四级，注在文件的右上角。

6.8紧急程度：最紧急、最重要、权重最大的工作或事项，标注“紧急”或“急”字样，经理、主管以上人员阅办此类文件要求引起高度关注，以最快的速度，组织最有力的资源，统筹安排、科学组织、协调配合、逐项落实，确保工作在规定的时间

内按期完成。

6.9具体要求：

6.9.1文件标题应准确简要概括文件的主要内容；

6.9.2文件中包括项目符号、文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写，分层标识。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称，文件必须加盖公司公章。

例：一.

（一）

1、

（1）

2、

（1）……

或：1.

1.1

1.1.1

2.

2.1

2.1.1.

6.9.3文件最后一页的页脚横线上方有主题词;

6.9.4公司两页以上页数文件都必须添加页码，位置为页面底端，对齐方式为居中，首页显示页码，格式为默认格式；

6.9.5文件内容要求按章按条款依次排列，结构完整、层次清楚；实事求是、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、标点正确、用字准确、格式规范；

6.9.6本规定中其他未规定事宜，应按照应用文标准格式编辑。

7.收文：

7.1收文一律使用《福州凌力动力有限公司收文簿》；

7.2外单位来文均由总经办指定专人收文，由总经办统一拆封、登记，由行政总监填写《文件阅办单》提出处理意见后，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门或领导，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

7.3文书处理工作：

7.3.1文书处理包括文件的分送、传递、承办、催办、签收、保管、立卷归档等程序；

7.3.2部门文件平时的管理，要求实行分类管理，文件夹侧面标题设置为4个字，添加公司徽标和英文简称。如：行政管理、公司制度、公司证件、数据统计。文

件夹内设目录便于查找。标题格式详见附表；

8.发文：

8.1发文执行福州凌力动力有限公司发文流程，发文程序如下：

公司内部发文：

拟稿人→核稿人：部门主管领导（经理、总监）审核→公司主管领导（总监、副总经理）核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

对外发文：

拟稿人→部门经理或总监、副总经理审核→总经理核准→编号→打印→盖章（签字）→发文→备案

文件登记制度篇六
《文件管理制度(2014年修订版)》

红头文件管理制度

（2014年修订版）

一、 总则

(一) 为适应公司规范化、科学化管理需要，做好公司红头文件管理工作，根据公司实际情况修订本制度。

(二) 红头文件是接收传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复等问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具，必须认真做好管理，有效为公司发展服务。

(三) 综合办公室是公司红头文件处理工作的管理部门，负责公司红头文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作，对各部门的红头文件处理进行检查指导和监督管理。

(四) 红头文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。

二、 公司红头文件使用范围和红头文件代号

(一) 规定。

红头文件代号为“规”。用于发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施。

(二) 决定、决议。

红头文件代号为“决”。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。

(三) 通知、通报。

红头文件代号为“通”。转发上级机关红头文件，批转下级红头文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”；表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。

(四) 请示、报告。

红头文件代号为“请”。向上级请求批示与批准，用“请示”；向上级汇报工作、反映和说明情况、提出建议，用“报告”。

(五) 批复。

红头文件代号为“复”。用于答复请示事项。

(六) 联系函。

红头文件代号为“函”。用于商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等。

(七) 会议纪要。

红头文件代号为“纪”。用于传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守。

(八) 任免。

红头文件代号为“任”。用于对公司经营管理各岗位职务、职称等进行任免。

三、 红头文件分类编号和红头文件编码

(一) 公司发文，一定要由综合办公室统一按照红头文件使用范围标注红头文件分类编号 。

1. 以公司董事会名义发文，以“永青董字A【20BB】C号”进行编号；

2. 以公司行政名义发文，以“永青公司字A【20BB】C号”进行编号；

3. 以公司党委名义发文，以“永青党字A【20BB】C号”进行编号；

4. 以公司纪委名义发文，以“永青纪字A【20BB】C号”进行编号；

5. 以公司工会名义发文，以“永青工会字A【20BB】C号”进行编号；

6. 以公司监事会名义发文，以“永青监字A【20BB】C号”进行编号；

(二) 公司发文和收文，一定要由综合办公室统一进行红头文件编码，发文和收文分别以发【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE进行编码管理。

(三) 字母释义。

A：为红头文件代号，如“规、决、通、请、复、函、纪、任”；

【20BB】：为所发红头文件的年份，如“【2014】”；

C号：为本年度所发红头文件的顺序号，如“1号”。

DD：为月份，如“01”；

EEEE：为本年度所收红头文件的顺序号，如“0001”。

四、 红头文件内容

(一) 红头文件内容一般由密级、紧急程度、标题、发文字号（分类编号）、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主送机构（部门）、抄报（送）机构（部门）、印发部门和时间等部份组成。

(二) 密级分为“A级”、“B级”、“C级”。

(三) 紧急程度分为“特急”、“紧急”、“普通”。

(四) 红头文件标题应准确、简要概括红头文件的主要内容。

(五) 发文字号包括代号、年份、顺序号。

(六) 公司对内发红头文件对全公司具有效力，对外发红头文件代表

公司的整体意志。

(七) 红头文件应在首页注明签发人姓名。

(八) 红头文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。

(九) 发文机构（部门）必须注明全称。

(十) 多页红头文件应标明页码。

(十一)

(十二) 红头文件须经盖章方为有效。 红头文件一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文档则应以信息联络单、报告、简报等形式流转，避免随意发文，发文由综合办公室统一进行编码，确保唯一性。

五、 红头文件排版格式

(一) 红头文件首页套印公司统一文头，红头文件最后一页页脚应注明：主题词、印发日期、印发份数等内容。

(二) 纸型一般采用A4纸。面页设置：上页边距2.5CM、下页边距2.0CM、左页边距2.5CM、右页边距2.0CM。

(三) 字体规定。文头：公司名称，仿宋体红色一号字；文号，宋体黑色四号字； 红头文件名称，黑体黑色小二号字； 红头文件台头称谓及一级标题，黑体黑色四号字； 红头文件正文，宋体黑色小四号字；红头文件页脚，楷体黑色四号字。

(四) 行间距1.5倍、字符间距标准。

六、 收文

(一) 所有收到的外来红头文件均交综合办公室专人收办，并统一拆封、编号、登记，及时报领导签批并送相关部门处理。

(二) 收文办理程序：综合办公室登记、分发→领导签批→各部门承办→综合办公室催办→立卷→归档→销毁。

(三) 收文的管理 。

1. 红头文件的签收 。通过各渠道收到的红头文件（除公司领导亲启的除外）均由综合办公室专人签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要红头文件由专职机要员签收管理）后，由综合办公室专人统一拆封、编号、登记。对上级机要部门发来的红头文件，由专职机要员进行信封、红头文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错红头文件的文号。

2. 红头文件的编号保管。 综合办公室文件管理员对收到红头文件后应及时附上“红头文件专用处理签”，并分类编码、登记、传阅、存档。

3. 本公司外出人员开会带回的红头文件及资料应及时送交综合办公室进行分类编码、登记、传阅、存档，不得个人保存。

七、 发文

(一) 发文办理程序。

1. 董事会发文：

董事会秘书拟稿→董事长核准→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案 。

文件登记制度篇七
《文件管理制度(拟稿)》

文件档案管理制度

一 总则

目的： 为使公司的文件档案管理系统化、标准化、规范化，提高办公效

率，特制定本制度。

范围： 本制度适用于四川兴达明科机电工程有限公司所有文件档案管理。

二 文件分类

公司内文书分类主要分为A类机要文件、B类重要文件、C类普通文件三类。

（一） 机要文件 （A类）

1. 公司营业执照、工商税务登记证、组织机构代码证、工商变更登记

材料、合同书、专利证书、不动产权利书等特别重要的原始文件；

2. 公司董事会、经营层会材料，包括会议通知、会议材料、会议记录

（纪要）、会议决议及《任务督办书》等；

3. 公司级年度工作计划、工作总结及相关材料；

4. 财务类各种对内统计报表、各类单据；

5. 公司内重要的核心技术档案、技术成本预算等；

6. 所有涉及保密工作的文件资料；

7. 其他有所定义的机要文件。

（二） 重要文件（B类）

1. 外来文件：政府部门发来的与本公司生产经营相关的文件、各类标

准、法律法规、顾客提供的技术文件、供方的文件等；

2. 公司对外的正式发文，包括红头文件、请示汇报等；

3. 与公司经营管理相关的各类统计报表；

4. 合同类文件：各类销售合同、采购合同、合作协议书、备忘录等；

5. 质量管理体系文件：质量手册（包括质量方针和质量目标）、程序

文件、质量记录、作业文件等；

6. 技术文件：技术标准、规程规范、图纸、工艺文件、作业指导书、

任务书、协议书、验收标准、评审意见等。

7. 行政类文件：规章制度、行政管理办法、公司内部规章制度等；

8. 人事类文件：各类人事档案、劳动合同、保密协议等；

9. 公司内部会议相关材料：会议通知、领导讲话稿、决议、会议记录

（纪要）、发放/回收记录等；

10. 各部门的工作计划、总结等；

11. 本公司历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、音

像资料等；

12. 以公司名义参加的，由政府、各类社会团体召开的各类会议、培训

材料；

13. 各种形式的涉密文件，包括涉密的呈批文件、会议记录（纪要）等；

14. 公司内部培训的课件，包括PPT和其他相关的文字、音像材料。

（三） 普通文件（C类）

1. 各部门非涉密呈批文件。

2. 各部门内部非涉密会议的会议记录（纪要）。

3. 公司内部培训的课件，包括PPT和其他相关的文字、音像材料。

4. 公司的简报、内刊。

5. 公司购买的各类图书、报纸、杂志。

6. 其他公司定义的普通文件。

三 文件制作规定

凡公司内的公务文件，除有特殊规定外，一律依照本规定制作。

（一） 红头文件

1. 红头文件适用于以公司名义对外、对内的正式发文；

2. 以红头文件形式对内下发的文件具有极强的执行要求，凡接到文件

的公司或部门应严格按照文件内容执行；

3. 红头文件的格式须严格按照公司的规定制作，具体格式要求如下：

3.1 红头文件模板请参见附件MK/WJ-01《红头文件》模板；

3.2 用纸要求：标准A4纸；

3.3 字号要求：标题用3号宋体加粗，正文用4号宋体；

3.4 文件要素标识：

3.4.1 发文字号：由发文机构代字、年份和序号组成，用4号宋体，

居中排列。机构代字反映发文公司或部门的性质，如“明科司

发”是四川兴达明科机电工程有限公司发文，“明科系统部发”

是四川兴达明科机电工程有限公司系统部发文；年份置于六角

括号〔 〕中，用阿拉伯数字标出全称，如2012年，不能简化

为“12”；序号是发文的流水号，保持1位虚位，如第01号。

3.4.2 签发人标识：仅是在上报的公文中才出现。签发人姓名平行排

列于发文字号右侧。发文字号于行首居左空1字，签发人姓名

于行尾居右空1字，用4号宋体字。

3.4.3 标题要求：一般由发文机关、发文事由和文种组成。标题用3

号宋体字加粗，可分1行或多行居中排列；回行时，要做到词

义完整（不能把完整的词拆开）。

3.4.4 正文要求：是文件的主体部分，正文的内容要准确，鲜明、完

整地表达发文件意图、目的和要求。正文用4号宋体字，文中

数字、年份不能分行。

3.4.5 附件要求：是正文内容的组成部分，与文件正文具有同等效力。

应在正文末尾下空1行，左空2字，用4号宋体字表明“附件”，

后标全角冒号和附件名称。附件名称后不加标点符号。附件应

与正文一起装订。

3.4.6 成文日期：是文件生效的时间，是文件的一项重要内容。成文

日期和落款用4号宋体字。为了加强其准确性，成文日期要用

汉字（一二三四五六七八九〇）书写，例如二〇一二年四月十

五日。

3.4.7 主题词：是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词

语。用4号宋体字，词目之间空2字，一般不超过5个主题词。

3.4.8 文件发送：分为主送、抄送和抄报三种形式。主送，是主要收

受文件的机关，指上级部门向同级部门或下级部门发送文件；

抄送，是指除主送机关之外需要知晓公文内容的其他机关；抄

报，是下级部门向上级部门或领导发送文件。

（二） 请示呈批文件

1. 用于向上级领导呈报文件。一般情况下，向上级领导呈报文件时都

应以呈批文件的形式上报，若文字内容太多，或有表格等其他文件

时，则以呈批文件附件的形式上报；

2. 《呈批文件》模板见附件MK/WJ-02《请示呈批文件》模板。

（三） 任务督办书

1. 主要用于公司领导对各部门下达重要任务时使用；

2. 承办部门应按照时间节点要求，将任务执行情况反馈至督办部门；

3. 《任务督办书》模板见附件MK/WJ-03《任务督办书》模板。

（四） 其他文件格式

1. 其他文件格式参照公司已经下发的格式要求执行；

2. 若无具体格式要求，可自行确定行文格式。

注意：报公司领导的各类文件内容不得任意涂改。

四 文件的收发规定

1.公司所有外来文件行政人力部指定专人负责收发、传递、登记及保管工作。

2.公司内部文件由各部门自行负责文件的收发、传递、登记及保管工作。

3.收文负责人在接受文件时应检查文件的完整性，对于不完整的文件应要求并督促来文单位/部门予以补齐。

4.收文负责人应将收到的文件及时交部门主管查阅，由部门领导视其重要程度决定是否报上一级主管领导审批。

5.对于需要向上一级领导呈报的收文，应由收文部门附《来文处理单》，向上一级领导呈报。

6.收文负责人应将收到的文件进行分类登记，设立专门的《收文薄》以备查。

7.《收文薄》中应注明收文日期、类别、来文单位、题目、需送达部门/个人、签收人、移交人等基本要素。

8.接到与公司经营管理相关的外部来电，应在《重要电话接听登记表》上做好记录，并与相关部门做好内容交接。

9.收文负责人应正确地判断文件的紧急程度，及时予以传递，不得延误。

10.收文负责人在传递文件至各部门时，各部门收文人员应在《收文薄》上签收，并写明签收时间。

五 文件的审批

1.各类须经过各级领导审批后方可执行的文件需先填写《请示呈批文件》。

2.根据文件牵涉范围提交各级领导审批。

3.领导对于不符合制作要求或有疑问的文件有权将其退回，各部门应根据要

求重新呈报。

4.在文件呈报过程中，若相关部门或各级领导提出疑问，呈报部门应负责收

集反馈信息，并将反馈信息以书面形式说明后，再向上一级领导呈报。

六 发文

上级主管部门需以正式文件形式向下级或相关部门发文时，应遵循以下流程：

（一） 第一步：相关人员起草文件。拟稿人根据工作需要以公司或者部门

名义拟制文件，文件起草完毕后，附《来文处理单》，交与部门主

管审核。红头文件发文采用《发文稿纸》。

（二） 第二步：部门主管审核。部门主管对文件进行初审，审查文件内容

是否与发文意图相吻合，并于发文稿纸上签写审核意见。

（三） 第三步：办公室负责人复核。对文件进行再审核、校正，负责人应

认真查阅文件格式是否符合以及文字是否存在错别字等明显错误

和漏洞。检查无误后由拟稿人将文件打印出来，办公室负责人人在

发文稿纸上签写意见和建议并同文件呈报分管领导审核批示。

（四） 第五步：公司分管领导或授权人审批通过后，拟稿人再根据拟发份

数打印相应数量的文件，加盖公司公章，文件交由相关人员发送，

并归口于行政人力部存档管理。

七 文件执行情况反馈

公司及部门对于需要定期反馈执行情况的文类、反馈形式及格式应明确做出规定，并严格按照时间节点统计完成情况，及时反馈给上级领导。

1.各部门内部的信息反馈流程由各部门自行确定。

2.由各部门向公司反馈的文件执行情况，必须经各部门负责人签字后报至公

司相应的督办部门。

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